Gestion des utilisateurs dans Dropbox DocSend

Présentation

La gestion des utilisateurs est essentielle pour garantir la sécurité de vos documents et maintenir la facturation à jour. Dans DocSend, les propriétaires et les administrateurs peuvent se rendre sur la page Paramètres des utilisateurs de l’entreprise pour ajouter de nouveaux utilisateurs, en supprimer, etc. 

Envoi d’une invitation à un utilisateur

Pour inviter un nouvel utilisateur à rejoindre votre équipe :

1. Ouvrez la page Paramètres des utilisateurs de l’entreprise.
2. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs.
3. Saisissez l’adresse e‑mail de l’utilisateur, puis sélectionnez les droits d’accès à lui accorder. Si vous ajoutez plusieurs utilisateurs, séparez l’adresse e‑mail de chaque utilisateur par une virgule.
4. Cliquez sur Envoyer une invitation.

Désactivation d’un utilisateur

Si un membre de votre équipe n’a plus besoin d’accéder à DocSend, vous pouvez facilement le désactiver sur la page Paramètres des utilisateurs de l’entreprise. 

Voici ce qui se passe lorsque le compte d’un utilisateur est désactivé :

• L’utilisateur ne peut plus se connecter.
• Les liens de l’utilisateur sont désactivés.
• Les documents de l’équipe de l’utilisateur sont toujours accessibles.
• Les espaces de l’utilisateur ne sont plus accessibles, sauf ceux partagés avec un collaborateur actif.
• Les données historiques liées aux visiteurs de l’utilisateur peuvent toujours être consultées par les propriétaires et les administrateurs.
• L’utilisateur est supprimé de votre abonnement DocSend.

Pour désactiver un utilisateur :

1. Ouvrez la page Paramètres des utilisateurs de l’entreprise.
2. Cliquez sur ☑ (points de suspension) à côté du nom de l’utilisateur que vous souhaitez désactiver.
3. Cliquez sur Désactiver.
4. Cliquez sur Désactiver pour confirmer.

Suspension d’un utilisateur

Vous pouvez également suspendre un utilisateur pour l’empêcher de se connecter tout en conservant ses documents et ses liens actifs.

Voici ce qui se passe lorsque le compte d’un utilisateur est suspendu :

• L’utilisateur ne peut plus se connecter ; un nouveau mot de passe est défini et ne peut pas être réinitialisé.
• Tous les documents, liens et espaces de l’utilisateur restent actifs.
• Les documents de l’équipe de l’utilisateur sont toujours accessibles.
• Les données historiques liées aux visiteurs de l’utilisateur sont toujours accessibles.
• L’utilisateur fait toujours partie de votre abonnement DocSend.

Pour suspendre un utilisateur :

1. Ouvrez la page Paramètres des utilisateurs de l’entreprise. 
2. Cliquez sur ... (points de suspension) à côté du nom de l’utilisateur que vous souhaitez désactiver.
3. Cliquez sur Suspendre le compte. 
4. Cliquez sur Oui, suspendre… pour confirmer.
5. Saisissez un nouveau mot de passe, puis cliquez sur Modifier le mot de passe.

Réactivation d’un utilisateur

Vous pouvez également réactiver un utilisateur désactivé ou suspendu à tout moment en suivant la procédure ci-après. Si vous avez besoin d’accéder de nouveau à DocSend après avoir été désactivé ou suspendu, veuillez contacter le propriétaire ou l’administrateur de votre entreprise pour lui demander de réactiver votre compte DocSend.

Pour réactiver un utilisateur :

1. Ouvrez la page Paramètres des utilisateurs de l’entreprise.
2. Accédez à l’onglet Inactifs.
3. Cliquez sur ... (points de suspension) à côté du nom de l’utilisateur que vous souhaitez réactiver.
4. Cliquez sur Réactiver.
5. Cliquez sur Réactiver pour confirmer.

Éléments à prendre en compte

• Les utilisateurs de comptes gérés doivent demander de l’aide à leur responsable relation clients pour ajouter et supprimer des utilisateurs en cas de besoin. 
• Si votre entreprise a activé l’authentification unique, la gestion des utilisateurs peut différer de celle décrite plus haut.
• Au lieu de suspendre un utilisateur, vous pouvez le désactiver et transférer ses données dans votre propre compte. Consultez la section ci-dessous pour en savoir plus sur ce processus.