Gestion des utilisateurs dans Dropbox DocSend

La gestion des utilisateurs est essentielle pour garantir la sécurité de vos documents et maintenir la facturation à jour. Dans DocSend, les propriétaires et les administrateurs peuvent se rendre sur la page Paramètres de l’entreprise pour ajouter de nouveaux utilisateurs, en supprimer et gérer l’accès au compte.

Avant de commencer, gardez à l’esprit les points suivants : 

• L’ajout de nouveaux utilisateurs peut entraîner des frais supplémentaires en fonction de votre forfait (consultez notre page de tarification pour plus de détails). 
• DocSend repose sur un système d’invitation. Les utilisateurs invités reçoivent un e‑mail qui contient un lien leur permettant de rejoindre votre équipe.  
  • Remarque : les limites d’invitations peuvent varier pour les nouveaux utilisateurs et augmenter au fil du temps. Si vous avez besoin de limites plus élevées, contactez l’assistance. Avec les forfaits Advanced Data Rooms, vous pouvez importer des adresses e‑mail à l’aide d’un fichier CSV. 
• Si vous avez un compte géré, contactez votre responsable relation clients pour obtenir de l’aide sur l’ajout ou la suppression d’utilisateurs. 
• Si votre entreprise utilise l’authentification unique, la gestion des utilisateurs peut différer de celle décrite ci-dessous.

Envoi d’une invitation à un nouvel utilisateur

Pour inviter un nouvel utilisateur à rejoindre votre équipe :

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur votre avatar (votre photo de profil ou vos initiales) en haut à droite.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Cliquez sur Entreprise.
5. Cliquez sur Utilisateurs.
6. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs.
7. Saisissez l’adresse e‑mail de l’utilisateur, puis sélectionnez les droits d’accès à lui accorder. 
   • Remarque : si vous ajoutez plusieurs utilisateurs, séparez l’adresse e‑mail de chaque utilisateur par une virgule.
8. Cliquez sur Envoyer une invitation.

Pour inviter à nouveau un utilisateur à rejoindre votre équipe :

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur votre avatar (votre photo de profil ou vos initiales) en haut à droite.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Cliquez sur Entreprise.
5. Cliquez sur Utilisateurs.
6. Cliquez sur Invité.
7. Cliquez sur (plus d’options) à côté du nom de l’utilisateur que vous souhaitez inviter à nouveau.
8. Cliquez sur Renvoyer l’invitation.

Désactivation d’un utilisateur

Si un membre de votre équipe n’a plus besoin d’accéder à DocSend, vous pouvez facilement le désactiver sur la page Paramètres des utilisateurs de l’entreprise. 
 

Lorsque le compte d’un utilisateur est désactivé :

• L’utilisateur ne peut plus se connecter.
• Les liens de l’utilisateur sont désactivés.
• Les documents de l’équipe de l’utilisateur sont toujours accessibles.
• Les données historiques liées aux visiteurs de l’utilisateur peuvent toujours être consultées par les propriétaires et les administrateurs.
• L’utilisateur est supprimé de votre abonnement DocSend.

Pour éviter de perdre l’accès aux liens et aux espaces de l’utilisateur, les administrateurs ou les propriétaires doivent transférer la propriété à un autre utilisateur lors de la désactivation de l’utilisateur. Les administrateurs et les propriétaires verront une liste des liens et des espaces concernés avant de confirmer la désactivation.

Pour désactiver un utilisateur :

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur votre avatar (votre photo de profil ou vos initiales) en haut à droite.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Cliquez sur Entreprise.
5. Cliquez sur Utilisateurs.
6. Cliquez sur (plus d’options) à côté du nom de l’utilisateur que vous souhaitez désactiver.
7. Cliquez sur Désactiver.
   • Pour transférer la propriété des liens ou des espaces de l’utilisateur, cliquez sur Transférer et continuer, puis cliquez sur Désactiver et transférer.
   • Pour désactiver sans transférer la propriété, cliquez sur Ignorer, puis sur Continuer.
   • Si l’utilisateur ne possède aucun lien ni espace, cliquez sur Désactiver.

Suspension d’un utilisateur

Vous pouvez suspendre un utilisateur pour l’empêcher de se connecter tout en conservant ses documents et ses liens actifs.

Lorsque le compte d’un utilisateur est suspendu :

• L’utilisateur ne peut plus se connecter ; un nouveau mot de passe est défini et ne peut pas être réinitialisé.
• Tous les documents, liens et espaces de l’utilisateur restent actifs.
• Les documents de l’équipe de l’utilisateur sont toujours accessibles.
• Les données historiques liées aux visiteurs de l’utilisateur sont toujours accessibles.
• L’utilisateur fait toujours partie de votre abonnement DocSend.

Pour suspendre un utilisateur :

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur votre avatar (votre photo de profil ou vos initiales) en haut à droite.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Cliquez sur Entreprise.
5. Cliquez sur Utilisateurs.
6. Cliquez sur (plus d’options) à côté du nom de l’utilisateur que vous souhaitez désactiver.
7. Cliquez sur Suspendre le compte. 
8. Cliquez sur Oui, suspendre pour confirmer.
9. Saisissez un nouveau mot de passe, puis cliquez sur Modifier le mot de passe.

Réactivation d’un utilisateur

Vous pouvez également réactiver un utilisateur désactivé ou suspendu à tout moment en suivant la procédure ci-après. Si vous avez besoin d’accéder de nouveau à DocSend après avoir été désactivé ou suspendu, veuillez contacter le propriétaire ou l’administrateur de votre entreprise pour lui demander de réactiver votre compte DocSend.

Pour réactiver un utilisateur :

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur votre avatar (votre photo de profil ou vos initiales) en haut à droite.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Cliquez sur Entreprise.
5. Cliquez sur Utilisateurs.
6. Cliquez sur Inactif.
7. Cliquez sur  (plus d’options) à côté du nom de l’utilisateur que vous souhaitez réactiver.
8. Cliquez sur Réactiver.
9. Cliquez sur Réactiver pour confirmer.