Guide de l'administrateur de Dropbox

Dropbox Business héberge tous les fichiers professionnels de votre équipe. Avec son interface d'administration intuitive, son espace d'équipe et ses puissantes fonctionnalités de sécurité, Dropbox vous offre les outils dont vous avez besoin pour rendre votre équipe rapidement opérationnelle.

En tant qu'administrateur du compte de votre entreprise, vous bénéficiez de droits particuliers. Vous pouvez ajouter ou supprimer des membres de l'équipe, surveiller les activités de partage, superviser les informations de facturation et protéger les données de l'entreprise.

Ce guide vous présente les fonctionnalités, autorisations et contrôles de sécurité que vous gérerez en tant qu'administrateur. Pour en savoir plus sur les notions de base de Dropbox (comment synchroniser et partager des documents, par exemple), consultez le guide destiné aux membres de l'équipe.

Il est maintenant temps d'apprendre à configurer votre équipe.

Dropbox dans le cloud

Dropbox stocke vos fichiers professionnels en ligne, dans le cloud, en toute sécurité. Ainsi, vous y enregistrez tout ce qui est important, vous y accédez et vous le partagez où que vous soyez, à tout moment et sur tous vos appareils.

Quand un fichier est stocké dans le cloud, vous n'êtes plus limité à votre disque dur ni à un seul appareil pour y accéder. Tout ce que vous ajoutez à votre compte Dropbox est mis à jour sur dropbox.com et sur tous les appareils (ordinateurs, téléphones ou tablettes) associés à votre compte. Vous avez apporté une modification ou supprimé un document ? Cela apparaît également. Gardez l'esprit tranquille : Dropbox assure vos arrières.

Dropbox dans le cloud

Accès à votre compte

Pour accéder à votre compte Dropbox, trois possibilités s'offrent à vous : l'expérience de bureau Dropbox, dropbox.com et l'application mobile Dropbox. Pour commencer, connectez-vous à votre compte sur dropbox.com. Afin de profiter au mieux de votre compte, installez ensuite les applications sur votre ordinateur, votre tablette et votre téléphone. Pour en savoir plus sur les applications, consultez le guide réservé aux membres d'équipe.

 

dropbox.com

Dans ce guide, nous nous intéressons à dropbox.com. Connectez-vous à votre compte Dropbox pour ajouter et partager des fichiers, connaître l'activité récente de l'équipe, gérer les paramètres et les préférences du compte de l'équipe, accéder à des fonctionnalités comme Paper, et gérer les paramètres de votre compte personnel.

En savoir plus

Soyez attentif aux informations supplémentaires fournies sur certaines fonctionnalités. Cliquez simplement sur le lien En savoir plus. Vous aurez ainsi accès à des informations supplémentaires, des instructions détaillées et des ressources du centre d'assistance, le tout sur la même page.

Connexion sur dropbox.com

Lors de votre inscription à un compte Dropbox Business, nous vous invitons à configurer un compte sur dropbox.com en tant qu'administrateur d'équipe. Pour utiliser Dropbox, il vous suffit de vous connecter à votre compte avec les identifiants choisis pendant la configuration initiale.

Comment vous connecter à votre compte Dropbox

Comment vous connecter à Dropbox en utilisant la connexion Google

Je ne parviens pas à me connecter à mon compte Dropbox

Administrateurs secondaires

Votre réussite en tant qu'administrateur ne dépend pas du nombre d'heures passées à gérer le centre d'assistance de votre entreprise. D'ailleurs, pourquoi devriez-vous configurer seul votre équipe ? Nous vous recommandons de désigner au moins deux administrateurs par équipe et de leur attribuer des tâches spécifiques comme la gestion de la sécurité du compte ou l'accueil des nouveaux utilisateurs. Si une autre personne peut participer à la configuration de votre équipe, ajoutez un administrateur ou modifiez ceux en place.

Interface d'administration de Dropbox

L'interface d'administration sur dropbox.com constitue le cœur de votre système, un élément indispensable à la visibilité et au contrôle. En fonction de votre rôle d'administrateur et de votre compte Dropbox Business, vous accédez à différents onglets qui vous aident à surveiller le workflow des utilisateurs et de l'équipe, mais aussi à inviter des membres à créer des comptes.

Guide pratique : Accès à l'interface d'administration

Dans l'interface d'administration, vous pouvez définir les contrôles et autorisations de toute l'équipe, mais aussi rechercher des informations sur le compte et obtenir de l'aide. Étudiez chacune des sections de l'interface d'administration ci-dessous avant de configurer votre équipe.

  • Membres : ajoutez ou supprimez des membres de l'équipe, surveillez leur activité et intervenez rapidement (par exemple, en réinitialisant les mots de passe ou en ajoutant un autre membre en tant qu'administrateur). (Tous les administrateurs)

  • Activité : surveillez le workflow de votre équipe en consultant des événements spécifiques ou en générant des rapports complets. Pour accéder à des informations plus détaillées, cliquez sur le nom d'un membre de l'équipe. (Administrateurs d'équipe et administrateurs des utilisateurs)

  • Contenus : gérez et surveillez les dossiers d'équipe, les dossiers partagés et les Dropbox Spaces partagés. Les administrateurs peuvent ajouter, supprimer et copier des dossiers partagés et d'équipe, mais aussi gérer les membres de ces dossiers. (Administrateurs d'équipe*)
  • Groupes : avec les groupes, les administrateurs et les membres de l'équipe peuvent créer des listes d'utilisateurs ayant accès aux mêmes fichiers, dossiers et Dropbox Spaces, en fonction des services de l'entreprise, des équipes ou des projets. (Tous les administrateurs)

  • Compte : ajoutez des licences à votre forfait, mettez à jour vos informations de facturation et consultez votre historique de facturation. (Administrateurs d'équipe)

  • Aide : accédez à des ressources, comme le centre d'assistance et ce guide, ou contactez votre équipe de compte pour tout besoin d'aide supplémentaire. (Tous les administrateurs)

* Fonctionnalité proposée à tous les administrateurs d'une équipe Enterprise.

En savoir plus sur les différents types d'administrateurs

 

 

Chapitre suivant : Espace d'équipe Dropbox

L'espace d'équipe Dropbox est l'endroit où votre équipe peut partager des contenus et collaborer. Découvrez comment intégrer les membres de votre équipe, organiser les dossiers et les Dropbox Spaces dans l'espace d'équipe, définir les autorisations de partage, associer des applications tierces, et gérer les paramètres par défaut de sécurité, de synchronisation et de Dropbox Paper.

 

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Glossaire

  • @mention : façon d'avertir quelqu'un de l'ajout d'un commentaire ou d'une tâche dans un fichier, un document Paper ou un aperçu.
  • interface d'administration : zone de dropbox.com dans laquelle les administrateurs peuvent surveiller les flux de travail et gérer les utilisateurs et paramètres de leurs équipes.
  • rôles d'administrateur : ensembles d'autorisations dont bénéficie un administrateur, par exemple un administrateur d'assistance, un administrateur des utilisateurs ou un administrateur d'équipe.
  • avatar : image représentant un utilisateur ou votre compte et affichant votre image de profil, vos initiales ou l'icône d'une personne.
  • cloud : réseau de sites de stockage qui vous permettent d'accéder à vos contenus sur Internet plutôt qu'à partir d'un disque dur local ou d'un dispositif de stockage amovible.
  • stockage dans le cloud : espace de stockage en ligne auquel ont accès différents appareils connectés.
  • contenu : tout type de fichier et de dossier que vous créez ou stockez sur vos appareils.
  • contenu dans le cloud : fichiers créés et stockés en ligne, par exemple des documents Dropbox Paper et G Suite ou des fichiers Microsoft Online.
  • tableau de bord analytique : écran de l'interface d'administration à partir duquel les administrateurs peuvent gérer les invitations des membres de l'équipe, ajouter des licences, surveiller l'activité des membres et consulter les statistiques d'utilisation.
  • Dropbox App Center : emplacement du site dropbox.com dans lequel rechercher, connecter et gérer des applications tierces.
  • Dropbox Business : forfaits Dropbox conçus pour les entreprises ayant plusieurs utilisateurs. Quatre forfaits offrent aux clients un large panel de fonctionnalités susceptibles de répondre à leurs besoins : Standard, Advanced, Enterprise et Education.
  • Dropbox Paper : espace de travail en ligne doté d'outils de rédaction, de partage et de collaboration simples à utiliser.
  • Dropbox Spaces : dossiers dotés de fonctionnalités supplémentaires qui vous aident à organiser vos fichiers et à travailler avec vos contenus en local et dans le cloud, de manière centralisée.
  • Dropbox Transfer : fonctionnalité vous permettant d'envoyer des fichiers et dossiers volumineux ou qui ne supposent aucune collaboration.
  • accès en écriture : façon de partager les fichiers et dossiers avec d'autres utilisateurs en les autorisant à modifier vos contenus.
  • modèles d'e‑mail : messages normalisés utilisés par les administrateurs pour inviter des utilisateurs et intégrer leur équipe.
  • demandes de fichiers : invitation que vous pouvez envoyer à d'autres utilisateurs pour leur demander d'importer des fichiers dans votre compte Dropbox.
  • arborescence des dossiers : mode d'organisation des dossiers d'équipe au sein de l'espace d'équipe, qu'ils soient partagés avec toute l'équipe ou avec des groupes précis.
  • groupes: ensemble de membres de l'équipe configurés par les administrateurs ou les utilisateurs afin de simplifier le partage des contenus au sein de l'équipe.
  • membres : tout utilisateur d'un compte Dropbox Business autre qu'un administrateur.
  • authentification multifacteur : fonctionnalité de sécurité qui ajoute une couche de protection au moment de la connexion en exigeant un code en plus d'un mot de passe.
  • pilote : période test au cours de laquelle un administrateur peut demander à un petit groupe d'utilisateurs de tester des outils Dropbox avant de les rendre disponibles auprès de toute l'équipe.
  • épingle : fonctionnalité affichant un fichier donné en haut d'un dossier ou d'un Dropbox Space pour aider à le retrouver facilement.
  • récupérer : rétablir un fichier ou un dossier supprimé de votre compte Dropbox.
  • restaurer : revenir à la version précédente d'un fichier telle qu'elle est enregistrée dans votre compte Dropbox.
  • administrateur secondaire : administrateur proposant une assistance et partageant des tâches avec l'administrateur d'équipe principal.  
  • synchronisation sélective : fonctionnalité qui vous aide à libérer de l'espace sur votre disque dur en déplaçant des contenus dans un espace de stockage en ligne auquel vous accédez depuis dropbox.com.
  • Smart Sync : fonctionnalité vous aidant à stocker des fichiers et dossiers en ligne tout en vous permettant de les consulter et d'y accéder depuis votre ordinateur ou un appareil mobile.
  • SSO : acronyme de "single sign-on". Méthode de connexion qu'un administrateur peut configurer pour permettre aux membres de l'équipe de se connecter via un prestataire unique comme Google.
  • ajouter au favori : fonctionnalité qui vous aide à retrouver des fichiers en les affichant dans une liste, quel que soit le dossier ou Dropbox Space dans lequel ils sont stockés.
  • administrateur d'assistance : utilisateur disposant de privilèges lui permettant de gérer certains paramètres au niveau des groupes et des membres.
  • synchroniser : processus mettant à jour vos contenus en local et dans le cloud afin que la version la plus récente soit toujours disponible, quel que soit l'appareil utilisé.
  • activité de l'équipe : récapitulatif de l'utilisation de Dropbox par les membres de l'équipe figurant dans l'interface d'administration. Il comprend les membres actifs, l'espace de stockage utilisé, les liens stockés et les dossiers et appareils actifs. 
  • administrateur d'équipe : utilisateur détenant des privilèges lui permettant de gérer le compte de l'équipe ou de l'entreprise et les paramètres des utilisateurs.
  • dossiers d'équipe : dossiers simplifiant le partage en rendant les contenus qui s'y trouvent disponibles auprès de tous les membres qui y ont accès.
  • paramètres d'équipe : paramètres que les administrateurs peuvent configurer pour gérer la façon dont l'équipe utilise des fonctionnalités et outils comme la synchronisation et l'intégration des applications.
  • espace d'équipe : dossier ou ensemble de dossiers créé par l'administrateur d'une équipe afin de simplifier le partage et l'organisation des contenus.
  • règles pour toute l'équipe : paramètres que les administrateurs peuvent configurer pour gérer la façon dont l'équipe partage des contenus, aussi bien au sein de l'équipe qu'en dehors de celle-ci.
  • administrateur des utilisateurs : utilisateur disposant de privilèges lui permettant de gérer la plupart des paramètres au niveau des membres.
  • autorisations en lecture seule : façon de partager vos fichiers et dossiers avec les autres utilisateurs en les laissant consulter vos contenus, sans toutefois pouvoir y apporter de modifications.