Planification du déploiement de Dropbox

Nous avons vu comment configurer les groupes, dossiers d’équipe et autorisations. Pour que votre équipe adopte facilement Dropbox Business, nous vous conseillons à présent de planifier les invitations à envoyer à vos collègues et de réaliser la migration des données de l'entreprise. Selon la complexité de votre organisation, le processus de planification et de provisionnement des utilisateurs peut prendre plusieurs semaines. À ce stade, nous vous recommandons d'effectuer des séances de brainstorming pour trouver une méthode de déploiement qui vous convienne (déploiement pilote à petite échelle, déploiement en plusieurs phases ou envoi des invitations à tous les utilisateurs d'un coup), d'étudier les compétences techniques de votre équipe et de réfléchir à d'éventuelles intégrations.

Analyse approfondie du déploiement

Téléchargez le guide de déploiement de Dropbox Business pour approfondir vos connaissances relatives au déploiement.

Comment consulter les licences de votre équipe et en ajouter ?

En tant qu'administrateur d'un compte Dropbox Business, vous pouvez consulter le nombre de licences et l'espace disponible pour votre équipe :

  1. Connectez-vous sur le site dropbox.com. avec vos identifiants d'administrateur.

  2. Ouvrez l'interface d'administration.

  3. Cliquez sur Tableau de bord.

Sur cette page, vous pouvez consulter l'espace de stockage disponible pour votre équipe, mais aussi visualiser le nombre de licences et en acheter davantage si besoin.

Si votre équipe manque d'espace, veuillez contacter l'assistance Dropbox. Nous pourrons peut-être augmenter votre quota de stockage. Pour contacter l'assistance, cliquez sur l'onglet Aide de l'interface d'administration.

Ajout de licences ou d'espace à votre équipe Dropbox Business

Configuration d'une série de tests

Avant d'inviter toute votre équipe, vérifiez auprès d'une poignée d'utilisateurs que vos paramètres ont bien été configurés. Par exemple, envisagez de tester la configuration de votre compte, les communications et le plan de formation avec l'équipe informatique ou un groupe d'utilisateurs avancés dans votre entreprise. Après avoir invité quelques utilisateurs à rejoindre l'équipe, accordez-leur plusieurs jours pour valider les tests et confirmer qu'ils répondent bien aux attentes définies.

Comment ajouter des membres à l'équipe

Seuls les administrateurs d'équipe et les administrateurs des comptes utilisateur peuvent inviter des membres à rejoindre votre compte Dropbox Business. Chaque membre invité utilise une licence de votre forfait.

Vous pouvez inviter des membres à partir de l'interface d'administration ou d'une intégration (dont nous allons vous parler dans quelques instants). Nous vous recommandons d'utiliser l'interface d'administration pour inviter des utilisateurs pilotes.

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant vos identifiants d'administrateur.

  2. Cliquez sur Interface d'administration.

  3. Cliquez sur Membres.

  4. Cliquez sur Inviter des membres.

  5. Saisissez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter, puis cliquez sur Envoyer des invitations.

Si un membre de l'équipe possède déjà un compte Dropbox personnel qu'il utilise à des fins professionnelles, il peut le convertir en compte Dropbox Business. Il peut également créer un autre compte.

Remarque

Si un utilisateur de Dropbox fait déjà partie d'une autre équipe Dropbox Business, vous ne pouvez pas l'inviter à rejoindre votre équipe en envoyant l'invitation à cette même adresse e-mail. Envoyez l'invitation à une autre adresse e-mail.

Formez votre équipe

La réussite de votre déploiement dépend grandement de la façon dont vous formerez les utilisateurs et de l'aide que vous leur fournirez. Vous pouvez réduire les coûts informatiques et encourager l'adoption du nouvel espace d'équipe Dropbox en organisant de façon proactive la formation des utilisateurs. Dropbox propose des formations flexibles et gratuites pour répondre au mieux à vos besoins et au style d'apprentissage souhaité.

Nous vous recommandons de demander à tous les membres de votre équipe de lire le guide Dropbox destiné aux membres d'équipe. Ce guide apprend aux nouveaux utilisateurs professionnels à ajouter et à partager des fichiers, et à trouver des astuces de dépannage, entre autres.

Autres formations

Dans notre bibliothèque de cours d'autoformation, votre équipe peut choisir les rubriques qui l'intéressent et explorer les fonctionnalités de Dropbox à son rythme, au moment qu'elle juge opportun selon le travail en cours. En tant qu'administrateur, vous pouvez créer le parcours de formation idéal pour votre équipe en lui assignant des rubriques bien précises.

Votre équipe peut également rejoindre une session de formation Dropbox en direct. Ces sessions aident les nouveaux utilisateurs à découvrir les principales fonctionnalités de Dropbox dans une salle de classe virtuelle ou l'interactivité est de mise.

Invitez votre équipe

Maintenant que les utilisateurs pilotes ont testé votre configuration et suivi la formation, il est temps d'inviter toute l'équipe à rejoindre Dropbox Business. La méthode que vous utilisez pour inviter les utilisateurs dépend de votre environnement actuel, de la taille de votre équipe et de la façon dont le provisionnement est géré par votre entreprise. Vous pouvez choisir d'inviter des membres via l'interface d'administration ou une intégration.

Comment inviter votre équipe à rejoindre Dropbox Business

Via l'interface d'administration

Recommandé pour les utilisateurs pilotes et les petites équipes

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant vos identifiants d'administrateur.

  2. Cliquez sur Interface d'administration.

  3. Cliquez sur Membres.

  4. Cliquez sur Inviter des membres.

  5. Saisissez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter, puis cliquez sur Envoyer des invitations.

Remarque : vous pouvez aussi importer un fichier CSV pour inviter des membres de façon groupée à rejoindre votre équipe.

Via une intégration

Cette procédure est moins courante, mais nous la recommandons si vous avez configuré l'authentification unique ou si vous prévoyez de le faire.

Gérez les demandes d'adhésion à l'équipe pour votre équipe Dropbox Business.

Modèles d'e-mail

N'hésitez pas à simplifier le déploiement de Dropbox en communiquant vos attentes à l'équipe. Pour inviter des membres à rejoindre votre équipe et simplifier cette procédure, nous avons créé quelques modèles d'e-mail qui répertorient les points les plus importants.

Nous vous laissons découvrir cette liste. Vous y trouverez des suggestions pour communiquer avec votre équipe informatique, vos responsables, les utilisateurs pilotes et les utilisateurs finaux.

Modèles d'e-mail

Envoyer un e-mail de pré-invitation

Nous recommandons à tous les administrateurs d'envoyer une annonce de pré-invitation une à deux semaines avant le déploiement de Dropbox Business.

 

Objet : Prochainement : nouvelle solution de stockage centralisé et de partage de fichiers

[INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE] commencera à utiliser Dropbox Business pour permettre à nos équipes de mieux s'organiser, de collaborer plus facilement et de protéger les données de l'entreprise. Vous devriez recevoir une invitation par e-mail de Dropbox le [INSÉRER LA DATE].

Dropbox vous permettra de réaliser les actions suivantes :

  • Stocker tous vos fichiers professionnels et y accéder au même endroit

  • Collaborer sur des fichiers facilement et en toute sécurité

  • Accéder à vos fichiers à distance, sans VPN

Que devez-vous faire ?

  • Patientez jusqu'à réception de l'e-mail de Dropbox et acceptez l'invitation

  • Pour un aperçu du processus d'inscription et pour être certain que vos données existantes sont stockées au bon endroit, consultez ces instructions destinées aux nouveaux utilisateurs.

  • Si vous possédez déjà un compte Dropbox associé à votre adresse e-mail [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE], passez à un compte Business pour profiter de plus d'espace et de fonctionnalités supplémentaires. Vous pourrez cloisonner parfaitement vos fichiers professionnels et vos fichiers personnels.

  • Découvrez comment utiliser Dropbox en suivant notre autoformation.

Des questions ? Envoyez un message à ADMIN@NOMENTREPRISE.COM.

Inviter des membres de l'équipee l'équipe par le biais de l'interface d'administration

Envoyez cet e-mail le jour où vous invitez votre équipe par le biais de l'interface d'administration de Dropbox Business (ou la veille).

 

Objet : Vous êtes invité à rejoindre l'équipe Dropbox [ENTREPRISE]

Nous avons choisi la solution Dropbox Business pour le stockage, la consultation et le partage des fichiers [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE]. D'ici [LA FIN DE LA JOURNÉE/DEMAIN], vous recevrez un e-mail vous invitant à rejoindre l'équipe. Pour profiter des fonctionnalités de collaboration avancées et de l'accès à distance, sélectionnez Rejoindre l'équipe dans l'e-mail d'invitation, puis suivez les instructions relatives à l'inscription.

J'utilise déjà un compte Dropbox dans le cadre de mon travail. Que dois-je faire ?

Désormais, vous n'aurez plus à utiliser l'espace de votre compte personnel. Avec un compte Dropbox Business, vous pourrez plus facilement partager vos fichiers volumineux et collaborer au sein de votre équipe ou avec des personnes extérieures. Lorsque vous rejoignez l'équipe, vous pouvez choisir la destination des fichiers de votre compte existant. Si vous sélectionnez “Conserver mes fichiers dans ma Dropbox [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE]”, vous n'aurez pas à transférer ni à partager de nouveau le moindre fichier.

Que faire si j'ai déjà réglé l'abonnement relatif à mon compte Dropbox personnel ?

Aucun problème ! Dropbox vous remboursera automatiquement le solde restant de votre compte au moment où vous rejoindrez le compte Dropbox Business de [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE]. Pour en savoir plus sur le transfert d'un compte existant, consultez notre centre d'assistance.

Que faire si je stocke des fichiers personnels dans mon compte Dropbox ?

Si vous avez créé un compte personnel avec votre adresse e-mail professionnelle, vous pouvez déplacer vos fichiers dans un compte Dropbox personnel associé à une adresse e-mail personnelle au moment de rejoindre l'équipe. Lorsque vous êtes invité à choisir la destination des fichiers, sélectionnez “Déplacer mes fichiers vers une nouvelle Dropbox personnelle”.

Si vous avez créé un compte Dropbox avec votre adresse e-mail personnelle, votre compte [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE] n'aura pas d'incidence sur votre compte personnel. Vos fichiers personnels resteront privés. Si vous associez vos comptes, vous pourrez accéder à vos fichiers personnels et professionnels où que vous soyez, tout en les maintenant cloisonnés.

Pour mieux comprendre comment rejoindre l'équipe, consultez ces instructions destinées aux nouveaux utilisateurs.

Pour en savoir plus sur l'utilisation de votre nouveau compte Dropbox Business, suivez notre autoformation.

Cordialement,

[NOM DE L'ADMINISTRATEUR]

Envoyer un rappel d'invitation par e-mail par le biais de l'interface d'administration

Au bout d'une semaine, si certains membres de l'équipe n'ont toujours pas accepté l'invitation, envoyez-leur un rappel en vous aidant de ce modèle.

 

Objet : Rappel ! Rejoignez la Dropbox [ENTREPRISE] aujourd'hui

Chez [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE], nous avons mis en place la solution Dropbox Business pour optimiser l'organisation de nos fichiers et protéger les données de l'entreprise. Vous avez dû recevoir un e-mail vous invitant à rejoindre le compte de l'entreprise, mais vous ne vous êtes pas encore inscrit. La procédure est simple. Cela ne devrait vous prendre que quelques instants.

Veuillez accepter l'invitation Dropbox Business d'ici le [INSÉRER LA DATE] afin de commencer à collaborer avec vos collègues et à accéder à vos fichiers à distance. Pour mieux comprendre comment rejoindre l'équipe, consultez ces instructions. Si vous ne trouvez pas l'invitation ou si vous rencontrez des difficultés, veuillez répondre à ce message ou nous contacter à l'adresse [INSÉRER L'ADRESSE E-MAIL] pour obtenir de l'aide.

Pourquoi dois-je rejoindre l'équipe Dropbox Business ?

  • Accédez partout à vos fichiers, depuis n'importe quel appareil.

  • Restaurez les versions précédentes d'un fichier ou des fichiers supprimés

  • Partagez des fichiers volumineux sans vous soucier de la taille des pièces jointes.

  • Prévisualisez et commentez plus de 150 types de fichiers, sans avoir à télécharger d'autres logiciels.

  • Obtenez plus d'espace de stockage.

Pour en savoir plus sur l'utilisation de votre nouveau compte Dropbox Business, suivez notre autoformation.

Merci,

[NOM DE L'ADMINISTRATEUR]

Inviter des membres de l'équipe par le biais de l'authentification unique

Si vous avez intégré Dropbox avec un fournisseur d'authentification unique, utilisez ce modèle pour inviter les nouveaux membres à rejoindre votre équipe.

 

Objet : Vous êtes invité à rejoindre l'équipe Dropbox [ENTREPRISE]

Nous avons opté pour la solution Dropbox Business pour le stockage, la consultation et le partage des fichiers [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE]. Pour profiter des fonctionnalités de collaboration avancées et de l'accès à distance, cliquez ici et inscrivez-vous en utilisant votre adresse e-mail professionnelle afin de vous identifier via l'authentification unique.

J'utilise déjà Dropbox dans le cadre de mon travail. Que dois-je faire ?

Désormais, vous n'aurez plus à utiliser l'espace de votre compte personnel. Avec un compte Dropbox Business, vous pourrez plus facilement partager vos fichiers volumineux et collaborer au sein de votre équipe ou avec des personnes extérieures. Lorsque vous rejoignez l'équipe, vous pouvez choisir la destination des fichiers de votre compte existant. Si vous sélectionnez “Conserver mes fichiers dans ma Dropbox [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE]”, vous n'aurez pas à transférer ni à partager de nouveau le moindre fichier.

Que faire si j'ai déjà réglé l'abonnement relatif à mon compte Dropbox personnel ?

Aucun problème ! Dropbox vous remboursera automatiquement le solde restant de votre compte Dropbox Pro/Plus au moment où vous rejoindrez le compte Dropbox Business de [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE]. Pour en savoir plus sur le transfert d'un compte existant, consultez notre centre d'assistance.

Que faire si je stocke des fichiers personnels dans mon compte Dropbox ?

Si vous avez créé un compte personnel avec votre adresse e-mail professionnelle, vous pouvez déplacer vos fichiers dans un compte Dropbox personnel associé à une adresse e-mail personnelle au moment de rejoindre l'équipe. Lorsque vous êtes invité à choisir la destination des fichiers, sélectionnez “Déplacer mes fichiers vers une nouvelle Dropbox personnelle”.

Si vous avez créé un compte Dropbox avec votre adresse e-mail personnelle, votre compte [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE] n'aura pas d'incidence sur votre compte personnel. Vos fichiers personnels resteront privés. Si vous associez vos comptes, vous pourrez accéder à vos fichiers personnels et professionnels où que vous soyez, tout en les maintenant cloisonnés.

Pour en savoir plus sur l'utilisation de votre nouveau compte Dropbox Business, suivez notre autoformation.

Cordialement,

[NOM DE L'ADMINISTRATEUR]

Envoyer un rappel d'invitation par le biais de l'authentification unique

Au bout d'une semaine, si certains membres de l'équipe n'ont toujours pas accepté l'invitation, envoyez-leur un rappel en vous aidant de ce modèle.

 

Objet : Rappel ! Rejoignez la Dropbox [ENTREPRISE] aujourd'hui

Chez [INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE], nous avons mis en place la solution Dropbox Business pour optimiser l'organisation de nos fichiers et protéger les données de l'entreprise. Vous avez dû recevoir un e-mail vous invitant à rejoindre le compte de l'entreprise, mais vous ne vous êtes pas encore inscrit. La procédure est simple et rapide. Merci de prendre le temps de le faire d'ici le [INSÉRER LA DATE].

Pour commencer à collaborer avec vos collègues, accédez au site https://www.dropbox.com/sso et inscrivez-vous en utilisant votre adresse e-mail professionnelle.  Si vous avez besoin de conseils supplémentaires relatifs à la connexion, consultez ces instructions. Si vous rencontrez des difficultés, répondez-nous ici ou contactez-nous à l'adresse [INSÉRER L'ADRESSE E-MAIL] pour obtenir de l'aide.

Pourquoi dois-je rejoindre l'équipe Dropbox Business ?

  • Accédez partout à vos fichiers, depuis n'importe quel appareil.

  • Restaurez les versions précédentes d'un fichier ou des fichiers supprimés

  • Partagez des fichiers volumineux sans vous soucier de la taille des pièces jointes.

  • Prévisualisez et commentez plus de 150 types de fichiers, sans avoir à télécharger d'autres logiciels.

  • Obtenez plus d'espace de stockage.

Pour en savoir plus sur l'utilisation de votre nouveau compte Dropbox Business, suivez notre autoformation.

Merci,

[NOM DE L'ADMINISTRATEUR]

Inviter les membres de votre équipe à suivre une formation Dropbox

Quel que soit le niveau des membres de votre équipe, qu'ils soient nouveaux utilisateurs de Dropbox ou plus expérimentés, notre solution Dropbox Business présente un certain nombre de nouveautés et de spécificités. Nous proposons plusieurs guides et formations conçus pour faciliter la prise en main et l'utilisation de cet outil par votre équipe. Utilisez ce modèle pour inviter les membres de votre équipe à se familiariser avec notre solution.

 

Objet : Familiarisez-vous avec Dropbox

[INSÉRER LE NOM DE L'ENTREPRISE] a récemment commencé à utiliser Dropbox Business. Vous avez en principe déjà reçu une invitation par e-mail de la part de Dropbox et rejoint notre équipe.

Dropbox propose de nombreuses ressources de formation très bien conçues, qui vous aideront à vous familiariser avec cet outil. Si vous n'avez jamais utilisé Dropbox auparavant, ces formations vous aideront à comprendre les principes de base. Si vous connaissez déjà Dropbox, vous découvrirez les spécificités de Dropbox Business et apprendrez à utiliser de nouvelles fonctionnalités avancées.

Pour suivre une formation, trois possibilités s'offrent à vous :

Que devez-vous faire ?

  • Inscrivez-vous à une session de formation et soyez présent à l'heure programmée.

  • En fonction de vos disponibilités, consultez l'une des autres ressources.

  • Familiarisez-vous avec le centre d'assistance Dropbox, qui vous permettra d'obtenir des réponses aux questions simples et de résoudre les problèmes que vous êtes susceptible de rencontrer.

  • Partagez ces formations avec les autres membres de votre équipe.

Des questions ? Envoyez un message à ADMIN@NOMENTREPRISE.COM.

   

Obtenir de l'aide

Dropbox ne se limite pas aux points que nous avons abordés ici. Si ce guide vous indique les étapes les plus importantes pour bien débuter, les ressources suivantes vous en apprendront davantage.

Trouvez toutes les réponses à vos questions dans le centre d'assistance Dropbox. FAQ, solutions rapides et informations officielles sur toutes les fonctionnalités Dropbox. La réponse à vos questions n'est jamais loin.

Rejoignez notre communauté

Les forums Dropbox permettent à notre communauté de participer et de collaborer pour fournir des réponses, des solutions et des idées sur les produits et les services que nous adorons et souhaitons améliorer. Nous vous invitons également à vous joindre à la conversation sur l'assistance Twitter.

Bienvenue sur Dropbox.

Avez-vous trouvé cet article utile ?

Nous en sommes désolés.
Selon vous, quelles améliorations pourrions-nous apporter ?

Merci d'avoir donné votre avis !
En quoi cet article vous a-t-il été utile ?

Merci d'avoir donné votre avis !