Votre espace d'équipe

Avec Dropbox Business, votre équipe dispose d'un espace de travail qui fonctionne comme un lecteur partagé. Simplifiez le processus de travail de votre équipe en organisant les dossiers et les groupes pour optimiser la gestion des fichiers.

Dans cette section, nous allons étudier les types de dossiers créés par les administrateurs dans l'espace d'équipe et expliquer comment configurer des autorisations pour toute l'équipe.

Si vous êtes l'administrateur d'une équipe Dropbox Business qui compte plus de 250 membres, lisez le guide de prise en main pour les grandes équipes.

Dossiers d'équipe et groupes

Pour profiter au mieux de Dropbox Business, veillez à ce que la structure de l'espace d'équipe reflète celle de votre organisation. Avant d'inviter des collègues à rejoindre leur équipe, les administrateurs configurent généralement une structure de dossiers et créent les groupes d'utilisateurs qu'ils prévoient d'attribuer à ces dossiers. Intéressons-nous maintenant à ce que nous appelons les dossiers d’équipe et les groupes d'utilisateurs.

Groupes d'utilisateurs

Un groupe d'utilisateurs rassemble des personnes qui ont besoin d'accéder aux mêmes informations, qu'elles fassent partie de l'équipe, du service ou du projet seulement. Vous utiliserez ces groupes pour attribuer l'accès aux dossiers d'équipe.

Guide pratique : Groupes d'utilisateurs

Seuls les administrateurs Dropbox Business peuvent créer un groupe géré par l'entreprise.

    1. Connectez-vous sur le site dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.

    2. Cliquez sur Interface d'administration.

    3. Cliquez sur Groupes.

    4. Cliquez sur Créer un groupe.

    5. Attribuez un nom au groupe.

- Ce nom sera visible par tous les membres du groupe. Si vous êtes gestionnaire du groupe, vous pouvez modifier ce nom à tout moment.

    6. Choisissez si le groupe sera géré par l'entreprise ou par les utilisateurs.

    7. Cliquez sur Créer un groupe.

Seuls les administrateurs peuvent ajouter des membres à un groupe géré par l'entreprise. Les membres de l'équipe ne peuvent pas demander à rejoindre ce type de groupe.

    1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.

    2. Cliquez sur Interface d'administration.

    3. Cliquez sur Groupes.

    4. Sélectionnez le nom du groupe auquel vous souhaitez ajouter des membres.

    5. Cliquez sur Ajouter des membres.

    6. Saisissez le nom de la personne à inviter, puis cliquez sur Ajouter des membres.

Découvrez comment supprimer des membres d'un groupe ou en ajouter. 

Dossiers d'équipe

Considérez le dossier d'équipe comme un espace qui vous permet de partager des contenus. Lorsque vous ajoutez un fichier à un dossier d’équipe, il est automatiquement mis à la disposition de tous les membres du groupe qui ont accès à ce dossier. Seuls les administrateurs peuvent configurer et gérer des dossiers d'équipe. Ils peuvent aussi inviter des personnes extérieures au groupe à consulter ou à modifier des fichiers, dossiers et Dropbox Spaces spécifiques au sein d'un dossier d’équipe.

Tout le monde peut configurer des dossiers partagés et des Dropbox Spaces supplémentaires, ce qui permet à vos collègues de collaborer avec des personnes spécifiques.

Guide pratique : Création d'un dossier d'équipe

Utilisez le gestionnaire de contenu pour organiser l'arborescence des dossiers dans votre nouvel espace d'équipe. Dans celui-ci, les administrateurs d'équipe peuvent également gérer les membres du contenu partagé.

     1. Connectez-vous sur le site dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.

     2. Cliquez sur Interface d'administration.

     3. Cliquez sur Contenu.

     4. Cliquez sur Nouveau dossier.

     5. Décidez si tous les utilisateurs de votre équipe, ou certains groupes ou membres uniquement, ont accès à ce dossier.

     6. Indiquez si les membres disposent d'un accès de type Peut modifier ou Peut consulter sur le contenu du dossier.

- Peut modifier : les membres peuvent consulter, modifier et gérer l'accès au contenu du dossier.

- Peut consulter : les membres peuvent uniquement consulter (et télécharger) le contenu de ce dossier.

     7. Cliquez sur Créer.

Remarque : par défaut, tous les utilisateurs autorisés à modifier un dossier peuvent en modifier l'ensemble des sous-dossiers. Par exemple, si un membre d'un groupe peut modifier le dossier “Design”, il peut aussi modifier tous les dossiers qu'il contient, à moins que vous ayez limité l'accès à l'un d'entre eux.

Organisation des dossiers de votre équipe

Vous pouvez créer une arborescence initiale de dossiers en ajoutant des dossiers d’équipe pour les différents services de l'entreprise (comptabilité, ventes et marketing, par exemple). Dès que vous attribuez un dossier d'équipe à un groupe, il apparaît automatiquement dans le compte Dropbox des membres concernés.

Chapitre suivant : Paramètres de l'équipe

Maintenant que vous savez comment organiser et partager vos contenus dans l'espace d'équipe, découvrons ensemble les outils et les paramètres qui facilitent la collaboration au sein de votre équipe et le suivi du travail des autres membres.