Votre espace d'équipe

Avec Dropbox Business, votre équipe dispose d'un espace de travail qui fonctionne comme un lecteur partagé. Simplifiez le processus de travail de votre équipe en organisant les dossiers et les groupes pour optimiser la gestion des fichiers.

Dans cette section, nous allons étudier les types de dossiers créés par les administrateurs dans l'espace d'équipe et expliquer comment configurer des autorisations pour toute l'équipe.

Si vous êtes l'administrateur d'une équipe Dropbox Business qui compte plus de 250 membres, lisez le guide de prise en main pour les grandes équipes.

Dossiers d'équipe et groupes

Dropbox Business fonctionne de façon optimale quand les dossiers de l'espace d'équipe reflètent la structure de votre organisation. Avant d'inviter des collègues à rejoindre leur équipe, les administrateurs configurent généralement une structure de dossiers et créent les groupes d'utilisateurs qu'ils prévoient d'attribuer à ces dossiers. Intéressons-nous maintenant à ce que nous appelons les dossiers d’équipe et les groupes d'utilisateurs.

Groupes d'utilisateurs

Un groupe d'utilisateurs rassemble les personnes de l'équipe, du service ou du projet qui ont besoin d'accéder aux mêmes informations. Vous utiliserez ces groupes pour attribuer l'accès aux dossiers d'équipe.

Guide pratique : groupes d'utilisateurs

Création d'un groupe

Seuls les administrateurs Dropbox Business peuvent créer un groupe géré par l'entreprise.

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.

  2. Cliquez sur Interface d'administration.

  3. Cliquez sur Groupes.

  4. Cliquez sur Créer un groupe.

  5. Saisissez le nom du groupe.

    - Ce nom sera visible par tous les membres du groupe. Si vous êtes gestionnaire du groupe, vous pouvez modifier ce nom à tout moment.

  6. Choisissez si le groupe sera géré par l'entreprise ou par les utilisateurs.

  7. Cliquez sur Créer un groupe.

Ajout de membres à un groupe

Seuls les administrateurs peuvent ajouter des membres à un groupe géré par l'entreprise. Les membres de l'équipe ne peuvent pas demander à rejoindre ce type de groupe.

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.

  2. Cliquez sur Interface d'administration.

  3. Cliquez sur Groupes.

  4. Sélectionnez le nom du groupe auquel vous souhaitez ajouter des membres.

  5. Cliquez sur Ajouter des membres.

  6. Saisissez le nom de la personne à inviter, puis cliquez sur Ajouter des membres.

Comment ajouter des membres à un groupe ou en supprimer

Dossiers d'équipe

Imaginez le dossier d'équipe comme un espace qui vous permet de partager des contenus. Lorsque vous ajoutez un fichier à un dossier d’équipe, ce fichier est automatiquement disponible pour tous les membres du groupe associé au dossier. Seuls les administrateurs peuvent configurer et gérer les dossiers d'équipe. Les administrateurs peuvent aussi inviter des personnes en dehors du groupe à consulter ou à modifier des fichiers ou sous-fichiers spécifiques d'un dossier d’équipe.

Tout le monde peut configurer des dossiers partagés supplémentaires, ce qui permet à vos collègues de collaborer avec des personnes spécifiques.

Comment créer un dossier d'équipe ?

Utilisez le gestionnaire de contenu pour organiser l'arborescence des dossiers dans votre nouvel espace d'équipe. Dans celui-ci, les administrateurs d'équipe peuvent également gérer les membres du contenu partagé.

  1. Connectez-vous sur le site dropbox.com. en utilisant votre compte d'administrateur.

  2. Cliquez sur Interface d'administration.

  3. Cliquez sur Contenu.

  4. Cliquez sur Nouveau dossier.

  5. Décidez si tous les utilisateurs de votre équipe ou certains groupes ou membres uniquement ont accès à ce dossier.

  6. Indiquez si les membres disposent d'un accès Peut modifier ou Peut consulter sur le contenu du dossier.

    - Peut modifier : les membres peuvent consulter, modifier et gérer l'accès au contenu du dossier.

    - Peut consulter : les membres peuvent uniquement consulter (et télécharger) le contenu de ce dossier.

    - Remarque : par défaut, tous les utilisateurs ayant des autorisations de modification sur un dossier peuvent en modifier l'ensemble des dossiers. Par exemple, si un membre d'un groupe peut modifier le dossier “Design”, il peut aussi modifier tous les dossiers qu'il contient, à moins que vous ayez limité l'accès à l'un d'entre eux.

  7. Cliquez sur Créer.

Organisez les dossiers de votre équipe

Vous pouvez créer une arborescence initiale de dossiers en ajoutant les dossiers d’équipe des services de comptabilité, des services commerciaux ou des services marketing, par exemple. Lorsque vous aurez attribué un dossier d'équipe à un groupe, le dossier apparaîtra automatiquement dans le compte Dropbox des membres concernés.