Smart Sync

Dropbox Smart Sync permet aux membres de l'équipe de facilement libérer de l'espace sur leur disque dur en déplaçant des fichiers et dossiers dans le cloud (en ligne).

Pour faciliter la gestion des fichiers et dossiers stockés avec Smart Sync, ces derniers s'affichent dans le dossier Dropbox sur l'ordinateur des membres de l'équipe, mais aussi dans l'application mobile Dropbox et sur dropbox.com. Pour accéder au fichier stocké avec Smart Sync, il suffit aux membres de l'équipe de double-cliquer sur celui-ci. Dropbox télécharge alors rapidement le fichier et l'ouvre sur leur ordinateur. 

Smart Sync permet également de libérer automatiquement de l'espace en identifiant les fichiers et dossiers peu utilisés et en les déplaçant dans le cloud.

En tant qu'administrateur, vous pouvez choisir si les nouveaux fichiers doivent être téléchargés automatiquement sur les ordinateurs de votre équipe, ou s'ils doivent être disponibles en ligne. Avec Smart Sync, vous passez moins de temps à gérer l'espace de stockage de votre équipe et plus de temps sur ce qui compte vraiment.

Guide pratique : Utilisation de Smart Sync

 

1. Cliquez sur l'icône Dropbox dans la barre des tâches (Windows) ou la barre des menus (Mac).
2. Cliquez sur l'icône représentant un dossier.
3. Repérez le contenu à rendre accessible en ligne ou à garder en local.
4. Sélectionnez-le tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée ou faites un clic droit sur cet élément.
5. Sélectionnez
Smart Sync.
6.
 Choisissez En ligne ou Local.

 

En savoir plus sur la sélection du mode de synchronisation par défaut des nouveaux contenus avec Smart Sync

Comment l'extension système et le pilote fonctionnent-ils ?

Vous pouvez ouvrir un fichier normalement dans son application native, dans le Finder (Mac) ou dans l'Explorateur de fichiers (Windows). Dropbox télécharge immédiatement le fichier sur votre ordinateur. Ce fichier continue d'être synchronisé avec votre compte Dropbox (et il utilise également de l'espace sur votre disque dur).

1. Connectez-vous à dropbox.com avec votre compte d'administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale de gauche.
3. Cliquez sur
Paramètres dans la barre latérale de gauche.
4. Cliquez sur
Smart Sync.
5. Sélectionnez l'option par défaut pour Smart Sync :
- En local
- En ligne

Remarque : vous n'avez pas à configurer l'utilisation par défaut de Smart Sync pour les membres de l'équipe. Le mode choisi par l'administrateur est appliqué par défaut, mais les membres de l'équipe peuvent en choisir un autre dans les paramètres de leurs appareils.

Synchronisation sélective

La synchronisation sélective est une autre fonctionnalité de Dropbox qui permet aux membres d'équipe de choisir les fichiers à supprimer de leur disque dur. Les fichiers restent accessibles sur dropbox.com, mais ils n'apparaissent pas sur l'ordinateur du membre de l'équipe. La synchronisation sélective permet aux utilisateurs de libérer de l'espace sur leur disque dur sans rien supprimer de leur compte Dropbox.

Découvrez comment configurer la synchronisation sélective pour les équipes, une fonctionnalité qui permet aux administrateurs de créer un paramètre de synchronisation par défaut pour les dossiers de l'équipe.

Partage avec Dropbox

En tant qu'administrateur, vous pouvez configurer et gérer le partage automatique au moyen des dossiers d’équipe. Vous pouvez aussi personnaliser les règles qui s'appliquent à l'échelle de l'équipe pour tous les dossiers partagés créés par votre équipe. Dans l'interface d'administration, vous avez la possibilité d'empêcher les utilisateurs de partager des contenus avec des personnes extérieures à votre équipe (ou de rejoindre les dossiers de personnes extérieures à l'équipe).

Apposition de votre marque aux fichiers partagés

Vous pouvez utiliser la personnalisation du partage pour ajouter le nom et le logo de votre organisation aux fichiers et dossiers partagés à l'extérieur de votre équipe. Ainsi, lorsque les membres de votre équipe enverront des liens partagés ou des invitations directes de partage, les destinataires verront les éléments de marque que vous avez ajoutés aux paramètres de votre compte. 

Les administrateurs d'équipes Dropbox Business Advanced et Enterprise peuvent définir les éléments de marque pour l'intégralité de l'équipe ou permettre aux membres de leur équipe de personnaliser le partage de leurs fichiers et dossiers en ajoutant le logo et l'image d'arrière-plan de leur choix.

Comment gérer la personnalisation du partage

1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale de gauche.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Cliquez sur Profil de l'équipe et faites défiler l'écran jusqu'à Personnalisation du partage.
5. Cliquez sur Ajouter un logo à côté de Logo d'entreprise pour importer le logo de votre organisation.
6. Cliquez sur Choisir une image à côté de Image d'arrière-planL'image que vous importez apparaît sur l'écran qui s'affiche lorsqu'un destinataire ouvre un lien vers vos fichiers partagés.  

1. Connectez-vous sur le site dropbox.com en utilisant vos identifiants d'administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale de gauche.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Cliquez sur Profil de l'équipe et faites défiler l'écran jusqu'à Personnalisation du partage.
5. Activez ou désactivez l'option Les membres peuvent définir leur propre identité de marque. Les membres de l'équipe pourront ainsi gérer la personnalisation du partage dans les paramètres de leur compte.

Remarques :
- Seuls les administrateurs d'équipes Dropbox Business Advanced et Enterprise peuvent permettre aux membres de leur équipe de personnaliser le partage de leurs fichiers et dossiers.

- Si les administrateurs autorisent les membres de leur équipe à personnaliser l'identité de marque et que ces membres n'ajoutent aucun logo ni aucune image d'arrière-plan dans leurs propres paramètres, aucun élément de marque n'apparaîtra sur leurs liens partagés.

Sauvegarde de l'ordinateur

La sauvegarde de l'ordinateur permet aux membres de l'équipe de sauvegarder automatiquement certains dossiers clés situés sur leur ordinateur. Les dossiers tels que “Bureau”, “Documents” et “Téléchargements” restent accessibles au même emplacement sur chaque ordinateur tout en étant sauvegardés dans Dropbox. Les administrateurs peuvent autoriser ou non les membres de l'équipe à activer la sauvegarde de l'ordinateur.

Comment gérer les paramètres de sauvegarde de l'ordinateur

1. Connectez-vous sur le site dropbox.com en utilisant vos identifiants d'administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Cliquez sur Sauvegardes.
5. Activez ou désactivez l'option Autoriser votre équipe à activer la sauvegarde de l'ordinateur.

Remarque : l'application de cette modification peut prendre jusqu'à une heure.

Dropbox Paper

Gardez votre équipe sur la même longueur d'onde avec les contrôles d'administration pour Dropbox Paper. 

Gérez les paramètres de toute l'équipe pour Paper. Par exemple :
- Décidez si votre équipe peut créer et partager des documents Paper ou seulement les consulter.
- Décidez de la façon dont les membres de l'équipe peuvent partager des documents Paper.

En tant qu'administrateur :
- Obtenez une meilleure visibilité sur l'activité des utilisateurs en consultant les événements Paper dans le journal d'activité.
- Utilisez la fonctionnalité Se connecter en tant qu'utilisateur pour consulter les documents Paper en tant que membre de l'équipe.

En savoir plus sur l'utilisation de Dropbox Paper

Dropbox Transfer

Dropbox Transfer permet à votre équipe d'envoyer facilement des fichiers volumineux pour livrer un projet.

En plus d'envoyer des fichiers individuels, les membres de l'équipe peuvent aussi inclure plusieurs fichiers et dossiers dans un seul et même transfert, personnaliser les transferts au moyen de logos, de dates d'expiration et de mots de passe, et surveiller les activités de téléchargement des transferts créés. Les destinataires n'ont pas besoin de compte Dropbox pour recevoir les fichiers transférés. Dropbox Transfer offre donc un moyen simple d'envoyer en toute sécurité des propositions, des contrats et des projets finalisés.

Les administrateurs d'équipe peuvent gérer les paramètres de transfert de l'équipe et surveiller les activités de transfert dans l'interface d'administration.

Procédure : Dropbox Transfer

1. Connectez-vous sur le site dropbox.com en utilisant vos identifiants d'administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale gauche.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Cliquez sur Partage.
5. À côté de Partage de fichiers avec Dropbox Transfer, sélectionnez Activé ou Désactivé.

Remarque : une fois les transferts désactivés, les liens de transfert deviennent inaccessibles.

1. Connectez-vous sur le site dropbox.com en utilisant vos identifiants d'administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale gauche.
3. Cliquez sur Activité.
4. Ajoutez une date, un membre d'équipe et des critères de contenu si vous le souhaitez.
5. Cliquez sur Ajouter une activité pour sélectionner l'activité de transfert de fichiers à afficher.

Intégrations

Des centaines d'éditeurs tiers exploitent la puissance de l'API Dropbox pour développer des applications qui fonctionnent de façon transparente avec Dropbox. Parmi les applications de Google, Microsoft et Adobe, mais aussi Zoom, Slack et Salesforce (et bien d'autres), vous trouverez certainement une intégration Dropbox qui permettra à votre équipe de travailler efficacement sans devoir jongler avec différents outils.

Les administrateurs peuvent gérer les intégrations d'applications à partir de l'interface d'administration, tandis que les membres d'équipe peuvent connecter et gérer les applications tierces dans les paramètres de leur compte. Les membres d'équipe des forfaits Dropbox Standard et Advanced peuvent également utiliser le Dropbox App Center pour découvrir et connecter des applications.

Dropbox gère un réseau de points de terminaison d'API pour accélérer vos processus d'administration et faciliter l'intégration de vos applications avec Dropbox. Passez en revue les API et créez vos applications.

Chapitre suivant : Dropbox et la sécurité

Maintenant que vous savez comment partager des contenus et collaborer avec Dropbox, nous allons aborder les fonctionnalités et paramètres de sécurité tels que l'authentification des utilisateurs, les emplacements et les limites de stockage, les paramètres de partage par défaut, et l'ajout ou la suppression de membres d'équipe.