Votre espace d'équipe Dropbox

Avec Dropbox Business, vous disposez d'une nouvelle solution pour mettre toute votre équipe sur la même longueur d'onde. Cet espace d'équipe vous permet de stocker, de consulter, de partager et de modifier des fichiers, des dossiers et des Dropbox Spaces avec vos collègues, d'obtenir des commentaires et plus encore.

Cette section propose une présentation de l'interface de votre espace d'équipe et explique comment prendre en main certains outils utiles tels que Smart Sync et Dropbox Paper.

Votre espace d'équipe Dropbox

Dossiers d'équipe Dropbox

Une fois connecté à votre espace d'équipe, vous verrez peut-être des dossiers bleus surmontés d'une icône représentant un immeuble. Il s'agit des dossiers d'équipe configurés par votre administrateur. Si vous avez déjà utilisé Dropbox Basic, ces dossiers particuliers viennent s'ajouter aux dossiers existants pour vous aider à vous organiser.

Considérez les dossiers d'équipe comme des espaces qui vous permettent de partager des contenus avec vos collègues. Lorsque vous ajoutez un fichier à un dossier d’équipe, ce fichier est automatiquement mis à la disposition de tous les membres du ou des groupes qui y ont accès. Les administrateurs peuvent inviter d'autres personnes extérieures au groupe à consulter ou modifier des fichiers ou sous-fichiers spécifiques, ou limiter l'accès aux contenus. Les dossiers d'équipe sont configurés et gérés par votre administrateur, mais vous pouvez également créer vos propres dossiers partagés.

En savoir plus sur les dossiers d'équipe

Dossiers des membres de l'équipe

Les fichiers enregistrés dans un dossier d'équipe Dropbox Business sont automatiquement partagés avec les membres d'équipe ajoutés au dossier. Si vous n'êtes pas prêt à partager votre fichier, ajoutez‑le plutôt à votre dossier personnel. Ce dossier est réservé à vos propres fichiers professionnels. Que votre fichier soit stocké dans un dossier d’équipe ou dans l'un de vos propres dossiers, vous pouvez personnaliser le partage pour définir qui peut le consulter et le modifier.

Remarque : vos dossiers personnels ne sont pas partagés automatiquement, mais les administrateurs peuvent y accéder, soit par le biais de l'interface d'administration soit en se connectant à votre compte.

Dossiers des membres de l'équipe

Smart Sync

Dropbox Smart Sync vous permet de libérer de l'espace sur votre disque dur en déplaçant des fichiers et dossiers dans le cloud (en ligne).

Pour faciliter la gestion des fichiers et dossiers stockés avec Smart Sync, ces derniers s'affichent dans le dossier Dropbox sur votre ordinateur, mais aussi dans l'application mobile Dropbox et sur dropbox.com. Pour accéder au fichier stocké avec Smart Sync, il vous suffit de double-cliquer sur celui-ci. Dropbox télécharge alors rapidement le fichier et l'ouvre pour vous. 

Smart Sync vous permet également de libérer automatiquement de l'espace en identifiant les fichiers et dossiers peu utilisés et en les déplaçant dans le cloud.

Même si votre administrateur peut définir des paramètres de synchronisation par défaut pour l'équipe, vous pouvez à tout moment activer Smart Sync pour certains dossiers et fichiers, et décider de les rendre disponibles en local ou en ligne. Avec Smart Sync et d'autres fonctionnalités telles que la synchronisation sélective, vous passez moins de temps à gérer votre espace de stockage et vous avez ainsi plus de temps à consacrer aux tâches vraiment utiles.

Guide pratique : Utilisation de Smart Sync

Comment gérer vos contenus avec Smart Sync dans l'application de bureau ?

1. Ouvrez l'application de bureau.
2. Repérez le contenu que vous souhaitez rendre accessible en ligne ou en local.
3. Faites un clic droit sur le fichier ou le dossier (ou cliquez dessus en maintenant la touche CTRL enfoncée).
4. Choisissez Smart Sync.
5. Choisissez En ligne ou Local.

Comment gérer des contenus avec Smart Sync dans le dossier Dropbox

1. Ouvrez le dossier Dropbox sur le disque dur de votre ordinateur.
2. Repérez le contenu que vous souhaitez rendre accessible en ligne ou en local.
3. Faites un clic droit sur l'élément ou appuyez sur celui-ci tout en maintenant la touche CTRL enfoncée.
4. Choisissez Smart Sync.
5. Choisissez En ligne ou Local.
 

Utilisation de Smart Sync pour synchroniser du contenu disponible en ligne uniquement sur un ordinateur

Ouvrez un fichier comme vous le feriez habituellement, via l'application de bureau Dropbox, son application native, le Finder (Mac) ou l'Explorateur Windows. Dropbox télécharge immédiatement le fichier sur votre ordinateur. Il reste synchronisé avec votre compte Dropbox, mais il occupe également de l'espace sur votre disque dur.

Synchronisation sélective

La synchronisation sélective est une autre fonctionnalité de Dropbox qui vous permet de choisir les fichiers à supprimer de votre disque dur. Vous pourrez toujours y accéder sur dropbox.com, mais ils n'apparaîtront plus sur votre ordinateur. La synchronisation sélective vous permet de libérer de l'espace sur votre disque dur sans rien supprimer de votre compte Dropbox.

Comment résoudre les problèmes liés à la synchronisation sélective

Accès aux contenus hors ligne

Dropbox ne fonctionne pas de la même façon sur votre téléphone et sur votre ordinateur : l'application mobile n'enregistre pas les fichiers sur l'appareil, mais affiche ceux qui sont dans le cloud, comme sur dropbox.com. Même lorsque vous ouvrez et modifiez un fichier sur votre téléphone, vous interagissez dans le cloud sans le télécharger directement sur votre appareil.

Pour accéder à vos fichiers professionnels sans réseau Wi-Fi ni connexion de données mobiles, vous pouvez rendre les fichiers accessibles hors ligne en activant l'option Accessible hors ligne. Vous avez besoin d'aller plus loin encore ? Marquez tout un dossier pour rendre son contenu disponible hors ligne sur votre téléphone ou votre tablette.

Guide pratique : Accessibilité des contenus hors ligne

Rendre des fichiers accessibles hors ligne

1. Dans l'application mobile Dropbox, recherchez le fichier à rendre accessible hors ligne.
2. Appuyez sur l'icône représentant trois points (… ) à côté du nom du fichier.
3. Activez l'option
Accessible hors ligne.

Pour accéder à vos fichiers hors ligne, appuyez sur Hors ligne dans le menu (Android) ou l'onglet Dropbox (iOS) de votre application mobile Dropbox.

Accessibilité d'un dossier hors ligne

1. Dans l'application mobile Dropbox, recherchez le dossier à rendre accessible hors ligne.
2. Appuyez sur l'icône représentant trois point () sous le nom de l'élément.
3. Activez l'option
Accessible hors ligne.

Pour accéder à vos dossiers hors ligne, appuyez sur Hors ligne dans le menu (Android) ou l'onglet Dropbox (iOS) de votre application mobile Dropbox.

Chapitre suivant : Coordination et création

Dropbox transforme vos dossiers en espaces de travail connectés. Voyons maintenant comment être mieux organisés grâce aux en-têtes de dossiers et aux fonctionnalités de collaboration de l'application de bureau, mais aussi comment créer et gérer les différents types de contenus.