Votre espace d'équipe Dropbox

Avec Dropbox Business, vous disposez d'une nouvelle solution pour mettre toute votre équipe sur la même longueur d'onde. Cet espace d'équipe vous permet de stocker, de consulter, de partager et de modifier des fichiers, des dossiers et des Dropbox Spaces avec vos collègues, d'obtenir des commentaires et plus encore.

Cette section offre une présentation de l'interface de votre espace d'équipe et explique comment prendre en main certains outils utiles tels que Smart Sync et Dropbox Paper.

Dossiers d'équipe Dropbox

Une fois connecté à votre espace d'équipe, vous verrez peut-être des dossiers bleus surmontés d'une icône représentant un immeuble.Il s'agit des dossiers d'équipe configurés par votre administrateur. Si vous avez déjà utilisé Dropbox Basic, ces dossiers particuliers viennent s'ajouter aux dossiers existants pour vous aider à vous organiser.

Considérez les dossiers d'équipe comme des espaces qui vous permettent de partager des contenus avec vos collègues. Lorsque vous ajoutez un fichier à un dossier d’équipe, ce fichier est automatiquement mis à la disposition de tous les membres du ou des groupes qui y ont accès. Les administrateurs peuvent inviter d'autres personnes extérieures au groupe à consulter ou modifier des fichiers ou sous-fichiers spécifiques, ou limiter l'accès aux contenus. Les dossiers d'équipe sont configurés et gérés par votre administrateur, mais vous pouvez également créer vos propres dossiers partagés et Spaces (nous en reparlerons dans le prochain chapitre).

En savoir plus sur les dossiers d'équipe

Dossiers des membres de l'équipe

Les fichiers enregistrés dans un dossier d'équipe Dropbox Business sont automatiquement partagés avec les membres d'équipe ajoutés au dossier. Si vous n'êtes pas prêt à partager le fichier, ajoutez-le plutôt à votre dossier personnel. Ce dossier est réservé à vos propres fichiers professionnels. Qu'il se trouve dans un dossier d’équipe, dans l'un de vos propres dossiers ou dans des Spaces, vous pouvez personnaliser le partage pour définir qui peut consulter et modifier vos fichiers.

Remarque : vos dossiers personnels et vos Spaces ne sont pas partagés automatiquement, mais les administrateurs peuvent y accéder, soit par le biais de l'interface d'administration soit en se connectant à votre compte.

Smart Sync

Avec Dropbox, vous pouvez libérer facilement de l'espace disque en déplaçant des contenus de votre ordinateur vers le cloud. Grâce à Dropbox Smart Sync, vous avez toujours accès à tous vos contenus directement dans l'application de bureau Dropbox ou le dossier Dropbox de votre ordinateur. Quand vous en avez besoin, il vous suffit de sélectionner le fichier, le dossier ou le Space souhaité pour qu'il se télécharge automatiquement sur votre disque dur.

Même si votre administrateur peut définir des paramètres de synchronisation par défaut pour l'équipe, vous pouvez à tout moment activer Smart Sync pour certains fichiers, dossiers et Spaces, et décider de les rendre disponibles en local ou en ligne. Avec Smart Sync et d'autres fonctionnalités telles que la synchronisation sélective, vous passez moins de temps à gérer votre espace de stockage et vous avez ainsi plus de temps à consacrer aux tâches vraiment utiles.

Comment utiliser Smart Sync

  1. Ouvrez l'application de bureau.
  2. Repérez le contenu que vous souhaitez rendre accessible en ligne ou en local.
  3. Faites un clic droit sur le fichier, le dossier ou le Space (ou appuyez sur celui-ci tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée).
  4. Choisissez Smart Sync.
  5. Choisissez En ligne ou Local.
  1. Ouvrez le dossier Dropbox sur le disque dur de votre ordinateur.
  2. Repérez le contenu que vous souhaitez rendre accessible en ligne ou en local.
  3. Faites un clic droit sur l'élément ou appuyez sur celui-ci tout en maintenant la touche CTRL enfoncée.
  4. Choisissez Smart Sync.
  5. Choisissez En ligne ou Local.Comment choisir le mode de synchronisation par défaut des nouveaux contenus avec Smart Sync

    Comment fonctionnent l'extension système et le pilote ?

Ouvrez un fichier comme vous le feriez habituellement, via l'application de bureau Dropbox, son application native, le Finder (Mac) ou l'Explorateur Windows. Dropbox télécharge immédiatement le fichier sur votre ordinateur. Il reste synchronisé avec votre compte Dropbox, mais il occupe également de l'espace sur votre disque dur.

La synchronisation sélective est une autre fonctionnalité de Dropbox qui vous permet de choisir les fichiers à supprimer de votre disque dur. Vous pourrez toujours y accéder sur dropbox.com, mais ils n'apparaîtront plus sur votre ordinateur. La synchronisation sélective vous permet de libérer de l'espace sur votre disque dur sans rien supprimer de votre compte Dropbox.

Comment résoudre les problèmes liés à la synchronisation sélective.

Accès aux contenus hors ligne

Dropbox ne fonctionne pas de la même façon sur votre téléphone et sur votre ordinateur : l'application mobile n'enregistre pas les fichiers sur l'appareil, mais affiche ceux qui sont dans le cloud, comme sur dropbox.com. Même lorsque vous ouvrez et modifiez un fichier sur votre téléphone, vous interagissez dans le cloud sans le télécharger directement sur votre appareil.

Pour accéder à vos fichiers professionnels sans réseau Wi-Fi ni connexion de données mobiles, vous pouvez rendre les fichiers accessibles hors ligne en activant l'option Accessible hors ligne. Cela ne vous suffit pas ? Ajoutez un tag à l'intégralité d'un dossier ou d'un Dropbox Space pour rendre son contenu disponible hors ligne sur votre téléphone ou votre tablette.

Comment rendre des contenus accessibles hors ligne

  1. Dans l'application mobile Dropboxobileobile Dropbox, accédez au fichier que vous souhaitez rendre accessible hors ligne.

  2. Appuyez sur l'icône représentant trois points () à côté du nom du fichier.

  3. Appuyez sur Accessible hors ligne.


Pour accéder à vos fichiers hors ligne, appuyez sur Hors ligne dans le menu (Android) ou l'onglet Dropbox (iOS) de votre application mobile Dropbox.

  1. Dans l'application mobile Dropbox, accédez au dossier que vous souhaitez rendre accessible hors ligne.

  2. Appuyez sur l'icône représentant trois points () à côté du nom de l'élément.

  3. Appuyez sur Accessible hors ligne.


Pour accéder à vos dossiers et Spaces hors ligne, appuyez sur Hors ligne dans le menu (Android) ou l'onglet Dropbox (iOS) de votre application mobile Dropbox.

Chapitre suivant : Partage

Maintenant que nous savons comment gérer les fichiers de l'espace d'équipe Dropbox, examinons comment partager des contenus, définir les préférences de partage et collaborer au moyen de commentaires, d'annotations et de Dropbox Paper.

 

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