Partager avec Dropbox

Gagnez en efficacité chaque jour en partageant facilement des fichiers, en toute sécurité. Au lieu d'envoyer des fichiers en pièce jointe, partagez vos fichiers professionnels instantanément à partir de votre compte Dropbox. Les modifications que vous apportez aux fichiers sont mises à jour en temps, pour l'ensemble des personnes partageant le fichier. Dropbox vous permet de simplifier vos workflows, qu'il s'agisse de collaborer avec des collègues ou avec des clients extérieurs à votre entreprise.

Dans ce chapitre, nous allons vous montrer comment partager des fichiers avec les personnes de votre choix, inviter un groupe à rejoindre un dossier partagé et demander des commentaires dans Dropbox ou Dropbox Paper.

Autorisations de lecture seule

Partagez tous vos fichiers stockés dans Dropbox. Décidez d’abord si vous voulez que les autres utilisateurs puissent modifier vos fichiers ou uniquement les consulter.

Si vous souhaitez que d'autres personnes puissent consulter vos fichiers et dossiers, mais pas les modifier, Dropbox vous offre deux possibilités pour les partager. Vous pouvez inviter des personnes directement à partir du fichier ou dossier, ou créer un lien unique vers le site Web, que vous enverrez par e-mail ou par le biais de votre application de messagerie préférée.

Lecture seule avec invitation

Comment partager un fichier ou dossier via une invitation directe dans Dropbox

Pour partager des contenus via une invitation par e-mail :

  1. Sélectionnez le fichier à partager.
  2. Cliquez sur l'icône représentant trois points (...).
  3. Cliquez sur Partager.
  4. À côté de À, saisissez l'adresse e-mail ou le nom des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le contenu.
  5. Si vous partagez un dossier, vous pouvez contrôler la manière dont les utilisateurs interagissent avec vos fichiers. Pour cela, sélectionnez Peut modifier ou Peut consulter dans le menu déroulant situé à droite.
  6. Cliquez sur Partager. Les destinataires recevront un e-mail contenant un lien permettant d'accéder au fichier ou au dossier.

Pour partager des contenus via Slack ou Zoom :

  1. Sélectionnez le fichier à partager.
  2. Cliquez sur l'icône représentant trois points (...).
  3. Cliquez sur Partager dans.
  4. Cliquez sur Slack ou Zoom.
  5. Choisissez la personne, la chaîne ou la réunion avec laquelle vous souhaitez partager les contenus.
  1. Connectez-vous à dropbox.com.

  2. Cliquez sur Mes fichiers dans la colonne de gauche.

  3. Passez la souris sur le fichier ou le dossier que vous voulez partager.

  4. Cliquez sur Partager.

  5. À côté de À, saisissez l'adresse e-mail ou le nom des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le contenu.

  6. Si vous partagez un dossier, vous pouvez contrôler la manière dont les utilisateurs interagissent avec vos fichiers. Pour cela, sélectionnez Peut modifier ou Peut consulter dans le menu déroulant situé à droite.

  7. Cliquez sur Partager. Les destinataires recevront un e-mail contenant un lien permettant d'accéder au fichier ou au dossier.

  1. Si vous ne l'avez pas déjà fait, installez Dropbox sur votre ordinateur.
  2. Faites un clic droit sur le fichier ou cliquez dessus en maintenant la touche Ctrl enfoncée, puis sélectionnez Copier le lien Dropbox.
  3. Le lien est alors copié dans votre presse-papiers. Il vous suffit ensuite de le coller dans un e-mail, un message ou tout autre moyen de communication.
  1. Accédez au fichier ou dossier que vous souhaitez partager.

  2. Appuyez sur “⋯” (trois points).

  3. Appuyez sur Partager.

  4. Appuyez sur Créer un lien.

  5. Si un lien vers ce fichier ou ce dossier a déjà été créé, appuyez sur Partager à côté de Accessible à toute personne disposant du lien.

  6. Choisissez parmi les options proposées la façon dont vous souhaitez partager le lien.

Partage avec modification autorisée

Si vous souhaitez que les personnes avec qui vous partagez des fichiers puissent les modifier, vous pouvez utiliser Dropbox pour partager directement un dossier avec elles.

  • Lorsque vous partagez le dossier, sélectionnez Peut modifier.

  • Pour pouvoir accéder à vos contenus et les modifier, les destinataires doivent être connectés à un compte Dropbox.

  • Les modifications apportées au contenu d'un dossier partagé sont synchronisées avec les membres de ce dossier.

  • Partagez des fichiers simultanément avec un groupe de personnes.

En savoir plus sur les dossiers partagés

Comment créer un groupe ?

Les membres d'une équipe peuvent créer des groupes gérés par des utilisateurs si leur administrateur les y autorise :

  1. Connectez-vous au site dropbox.comen utilisant les identifiants de votre compte Dropbox Business.

  2. Cliquez sur le nom de votre équipe en bas à gauche de l'écran.

  3. Cliquez sur le bouton situé à côté du nom de votre équipe : Groupes et membres.

  4. Cliquez sur Créer un groupe.

  5. Saisissez le nom du groupe.

    - Ce nom sera visible par tous les membres du groupe. Si vous êtes gestionnaire du groupe, vous pouvez modifier ce nom à tout moment.

  6. Cliquez sur Créer un groupe.

Découvrez comment ajouter des membres à un groupe ou les supprimer.

Demandes de fichiers

Utilisez des demandes de fichiers pour collecter et recevoir des fichiers (jusqu'à 20 Go) des personnes de votre choix, directement dans votre compte Dropbox. Lorsque quelqu'un clique sur votre lien de demande de fichiers, il ne lui reste plus qu'à choisir des fichiers sur son ordinateur, à saisir son nom et son adresse e-mail, puis à cliquer sur Transférer. Et c'est tout : pas besoin de se connecter à un compte. Tout le monde peut ajouter des fichiers, même sans compte Dropbox. C'est la solution facile pour obtenir des fichiers (des devis de fournisseurs, par exemple) sans devoir guider les utilisateurs tout au long du processus.

Tous les fichiers que vous collectez sont automatiquement organisés dans un seul et même dossier Dropbox. Vous seul pouvez consulter les fichiers transférés par d'autres personnes, à moins que vous ne décidiez de les partager.

Comment créer une demande de fichiers

  1. Connectez-vous à dropbox.com.

  2. Cliquez sur Fichiers.

  3. Cliquez sur Demandes de fichiers.

  4. Cliquez sur Créer une demande de fichier.

  5. Sous Que demandez-vous ?, saisissez le nom du dossier qui contiendra tous les fichiers collectés.

  6. Le chemin d'accès du nouveau dossier apparaît sous Où souhaitez-vous placer ces fichiers dans votre Dropbox ?. Si vous souhaitez modifier l'emplacement du dossier, cliquez sur Changer de dossier. Vous pouvez également cliquer sur Ajouter une date butoir pour définir une date butoir pour la demande de fichiers. Enfin, vous pouvez aussi sélectionner Autoriser les transferts en retard et choisir un délai.

  7. Cliquez sur Suivant.

  8. Copiez le lien de demande de fichiers ou envoyez directement des invitations à partir de votre compte Dropbox :

    - Cliquez sur Copier le lien pour copier le lien de demande de fichiers et l'envoyer à toutes les personnes auprès desquelles vous souhaitez collecter des fichiers.

    - Vous pouvez aussi saisir les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez demander des fichiers, et envoyer la demande directement à partir de votre compte Dropbox. Cliquez sur OK pour envoyer les e-mails d'invitation et revenir à l'écran Demandes de fichiers.

Vous recevrez un e-mail à chaque fois qu'une personne importera des fichiers en réponse à votre demande de fichiers.

Dropbox Paper

Partagez des idées avec Dropbox Paper, une fonctionnalité offerte avec chaque compte Dropbox. Dropbox Paper, c'est bien plus qu'un simple document : c'est un espace de travail qui centralise les activités de création et de coordination. Avec Paper, vous pouvez écrire, organiser le travail avec les membres de votre équipe, donner et recevoir des avis, ajouter des commentaires sur les designs, organiser des réunions et collaborer en temps réel autant qu'il vous plaira. Vous pouvez choisir avec qui partager vos documents, et si les destinataires peuvent les modifier, les consulter ou y apporter des commentaires.

Paper garder votre équipe sur la même longueur d'onde à partir de votre navigateur Web préféré. Vous pouvez aussi télécharger les applications de bureau et mobile pour travailler sans distractions. Bien que Paper stocke des documents dans le cloud, il n'utilise pas d'espace sur le disque dur de votre ordinateur ni d'espace de stockage sur votre compte Dropbox.

Comment utiliser Dropbox Paper

Pour créer un document Paper vierge :

  1. Connectez-vous à Paper.

  2. Cliquez sur Créer un document.

Vous pouvez utiliser un modèle Paper pour les formats de document que vous utilisez régulièrement. Pour faire avancer vos projets rapidement, découvrez nos conseils d'utilisation des modèles :

Vous pouvez également convertir n'importe quel document en modèle que vous pouvez partager. Personnalisez le format adapté au workflow de votre équipe.

Comment créer, utiliser et partager un modèle dans Dropbox Paper.

  1. Ouvrez le document Paper à partager.

  2. Cliquez sur le bouton bleu Inviter dans la partie supérieure du document.

  3. Saisissez les adresses e-mail des destinataires et ajoutez un message si vous le souhaitez.

  4. Cliquez sur Peut modifier pour choisir les autorisations d'accès que vous souhaitez accorder :

    - L'option “Peut commenter” permet aux autres utilisateurs de laisser des commentaires sur votre contenu.

    Peut modifier permet aux utilisateurs de modifier directement le contenu, d'en ajouter ou d'en supprimer, mais aussi d'inviter d'autres personnes à rejoindre le document.

  5. Cliquez sur Envoyer.

Remarque : si le destinataire ne possède pas encore de compte Dropbox Paper, il sera invité à en créer un avant de consulter le document.

Par défaut, toutes les personnes possédant le lien que vous avez partagé peuvent modifier le fichier. En savoir plus sur la modification de ce paramètre

  1. Ouvrez le document Paper à partager.

  2. Cliquez sur le bouton Copier le lien (icône en forme de chaîne) situé dans la partie supérieure du document.

  3. Collez le lien dans un e-mail, un message de chat ou un SMS.

Remarque : si vous créez un document privé qui ne figure dans aucun dossier (non classé), vous seul pourrez rechercher ce document et le modifier, jusqu'à ce que vous décidiez de le partager. Si vous créez un document dans un dossier, tous les membres de ce dossier peuvent l'ouvrir, le rechercher et le modifier.

Commentaires et collaboration

Collaborez aisément en sachant que les commentaires importants ne seront pas enfouis dans votre boîte de réception. Au lieu d'envoyer des commentaires par e-mail, ajoutez des suggestions directement dans les fichiers sur lesquels vous travaillez. Donnez votre avis sur des textes, des images et des vidéos, ou @mentionnez un utilisateur pour l'informer que vous avez laissé des commentaires. En fonction de vos autorisations, vous pourrez peut-être même modifier le texte dans le document.

Comment commenter et collaborer

Tous les utilisateurs ayant accès à un fichier Dropbox peuvent y ajouter un commentaire et voir les commentaires des autres utilisateurs, à moins que le propriétaire ou l'administrateur du fichier n'ait désactivé cette fonctionnalité.

 

Pour commenter un fichier à partir de l'application de bureau Dropbox :

  1. Dans l'application de bureau, sélectionnez le fichier à commenter.
  2. Cliquez sur le champ Ajouter un commentaire.
    - Vous pouvez alors saisir un commentaire et @mentionner quelqu'un.
  3. Cliquez sur Publier.

Pour commenter un fichier à partir du site dropbox.com ou de l'application mobile :

  1. Ouvrez le fichier que vous voulez commenter.
  2. Pour commenter l'ensemble d'une page ou d'une image, cliquez ou appuyez sur le champ Ajouter un commentaire.
    - Vous pouvez alors saisir votre commentaire, @mentionner quelqu'un ou ajouter un émoji.
  3. Cliquez sur Publier.

 

Vous pouvez aussi ajouter un commentaire à un endroit spécifique d'un fichier, à condition que vous soyez connecté au site dropbox.com et que le fichier fasse partie des types de fichiers compatibles.

Remarque : lorsque vous laissez un commentaire, le propriétaire du fichier et toute personne abonnée au fichier, toute personne ayant ajouté un commentaire dans le fil de discussion ou ayant été @ mentionnée dans le fil de discussion seront notifiés.

En savoir plus sur la modification ou la suppression d'un commentaire, le masquage du volet de commentaires et la modification des préférences de notification.

Dans Dropbox Paper, vous collaborez en :

  • Mentionnant des personnes directement ou dans des commentaires. Mentionnez un collaborateur ou un ami  où vous voulez dans un document Paper ou laissez un commentaire en saisissant le signe @ (arrobase) suivi de son nom. Dropbox envoie alors une notification à cette personne, ce qui lui permet de répondre immédiatement.

  • Créant des listes de tâches pour tout ce qui doit être accompli. Vous pouvez ensuite attribuer ces tâches à des amis ou collègues, et ajouter des dates d'échéance.

Commentaires sur du texte et des images :

  1. Surlignez une ligne de texte pour faire apparaître la barre d'outils de mise en forme.

  2. Cliquez sur l'icône de commentaire (une bulle de texte) dans le menu qui s'affiche.

Pour laisser un commentaire sur un endroit précis d'une image :

  1. Cliquez sur l'image à laquelle vous souhaitez ajouter un commentaire.

  2. Pour ajouter un commentaire sur un point précis d'une image, cliquez sur l'icône représentant un cercle avec le signe plus.

  3. Cliquez sur la section de l'image sur laquelle vous souhaitez laisser un commentaire.

  4. Saisissez votre commentaire, puis cliquez sur Publier.

En savoir plus sur la collaboration de contenus avec Dropbox Paper