Partage avec Dropbox

Vous pouvez partager les fichiers que vous stockez dans Dropbox, puis décidez si vous voulez que les autres utilisateurs puissent les modifier ou uniquement les consulter.

Gagnez en efficacité chaque jour en partageant facilement des fichiers, en toute sécurité. Au lieu d'échanger des pièces jointes, partagez votre travail instantanément depuis votre compte Dropbox. Les modifications que vous apportez à un fichier sont répercutées en temps réel sur les appareils de toutes les personnes qui y ont accès. Dropbox vous permet de simplifier vos méthodes de travail, qu'il s'agisse de collaborer avec vos collègues ou de partager des fichiers avec vos clients.

Dans ce chapitre, nous allons vous montrer comment partager des contenus, inviter un groupe à rejoindre un dossier partagé ou un Dropbox Space et demander certains fichiers aux utilisateurs de votre choix, même s'ils ne possèdent pas de compte Dropbox.

Partage avec Dropbox

Partage en lecture seule

Si vous souhaitez que d'autres personnes puissent consulter vos fichiers sans pouvoir les modifier, Dropbox vous offre deux possibilités de partage. Vous pouvez inviter des personnes directement à partir d'un fichier, dossier ou Dropbox Space, ou créer un lien unique que vous envoyez par e‑mail ou via votre application de messagerie préférée.

Quand vous invitez une personne et lui accordez directement des autorisations en lecture seule, le destinataire reçoit un e‑mail contenant un lien permettant d'accéder au contenu. Le destinataire a accès au fichier, dossier ou Dropbox Space via son propre compte Dropbox, mais il ne peut pas en modifier le contenu. Pour plus de sécurité, vous pouvez modifier les autorisations ou rétablir le caractère privé du fichier ou du dossier.

Avec un partage au moyen d'un lien en lecture seule, les destinataires peuvent afficher l'aperçu du fichier, dossier ou Space sur dropbox.com. Ils peuvent aussi consulter le contenu ou le télécharger. Ils n'ont pas besoin de compte Dropbox pour cela, mais ils en auront besoin d'un pour afficher l'en-tête et utiliser les fonctionnalités de Dropbox Spaces.

Partage en lecture seule

Comment partager un fichier, dossier ou Dropbox Space avec des autorisations en lecture seule

Pour partager des contenus via une invitation par e-mail :

1. Sélectionnez l'élément à partager.

2. Cliquez sur Partager sur le côté droit de la fenêtre de l'application de bureau.

3. Cliquez sur Inviter via email.

4. À côté de À, saisissez l'adresse e–mail ou le nom des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le contenu.

5. Sélectionnez Peut modifier dans le menu déroulant situé à droite.

6. Cliquez sur Partager. Les destinataires recevront un e‑mail contenant un lien permettant d'accéder au fichier ou au dossier.

Partage de contenus via un lien :

1. Sélectionnez l'élément à partager.

2. Cliquez sur Partager sur le côté droit de la fenêtre de l'application de bureau.

3. Cliquez sur Copier le lien.

4. Le lien est alors copié dans votre presse-papiers. Il vous suffit ensuite de le coller dans un e‑mail, un message instantané ou tout autre moyen de communication.

Pour partager des contenus via une invitation par e-mail :

1. Connectez-vous au site dropbox.com.

2. Cliquez sur Mes fichiers dans la colonne de gauche.

3. Passez la souris sur l'élément à partager.

4. Cliquez sur Partager.

5. À côté de À, saisissez l'adresse e‑mail ou le nom des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le contenu.

6. Sélectionnez Peut modifier dans le menu déroulant situé à droite.

7. Cliquez sur Partager. Les destinataires recevront ensuite un e‑mail contenant un lien permettant d'accéder au contenu que vous partagez.

Pour partager un contenu via un lien :
1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.

2. Cliquez sur Mes fichiers dans la colonne de gauche.

3. Passez la souris sur l'élément à partager.

4. Cliquez sur Partager. (Si aucun lien n'a été créé, cliquez sur Créer un lien.)

5. Pour personnaliser les droits d'accès ou désactiver le téléchargement, cliquez sur Paramètres du lien.

6. Cliquez sur Copier le lien.

7. Le lien est alors copié dans votre presse-papiers. Il vous suffit ensuite de le coller dans un e-mail, une session de chat ou tout autre moyen de communication.

1. Faites un clic droit sur le fichier ou cliquez dessus tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, puis sélectionnez Copier le lien Dropbox.

2. Le lien est alors copié dans votre presse-papiers. Il vous suffit ensuite de le coller dans un e‑mail, un message instantané ou tout autre moyen de communication.

1. Accédez au fichier, au dossier ou au Space que vous souhaitez partager.

2. Appuyez sur l'icône représentant trois points ().

3. Appuyez sur Partager.

4. Appuyez sur Créer un lien.

5. Si un lien vers ce contenu a déjà été créé, appuyez sur Partager à côté de Accessible à toute personne disposant du lien.

6. Choisissez parmi les options proposées la façon dont vous souhaitez partager le lien.

Les liens Dropbox restent disponibles sans limite de durée, même si vous renommez ou déplacez les fichiers, les dossiers ou les Spaces de votre compte Dropbox. Si le destinataire d'un lien partagé télécharge le contenu sur son ordinateur local avant d'y apporter des modifications, celui-ci n'est pas mis à jour dans votre compte Dropbox.

Vous pouvez définir un mot de passe ou un délai de validité, ou encore désactiver le téléchargement d'un lien partagé.

Partage avec modification autorisée

Si vous voulez que d'autres utilisateurs puissent modifier les contenus que vous partagez avec eux, invitez-les directement depuis un fichier, un dossier ou un Dropbox Space.

  • Pour pouvoir accéder à vos contenus partagés et les modifier, les destinataires doivent être connectés à un compte Dropbox.
  • Les destinataires de dossiers et Spaces partagés en deviennent membres.
  • Les modifications apportées au contenu d'un dossier partagé ou d'un Space sont synchronisées pour l'ensemble des membres. 
  • Vous pouvez partager des contenus avec un groupe de personnes et autoriser ou non l'ensemble de ses membres à modifier les contenus en question.

En savoir plus sur les dossiers partagés et les Spaces

Partage de contenus avec modification autorisée

1. Sélectionnez l'élément à partager.

2. Cliquez sur Partager sur le côté droit de la fenêtre de l'application de bureau.

3. Cliquez sur Inviter via email.

4. À côté de À, saisissez l'adresse e–mail ou le nom des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le contenu.

5. Sélectionnez Peut modifier depuis le menu déroulant situé à droite.

6. Cliquez sur Partager. Les destinataires recevront un e‑mail contenant un lien permettant d'accéder au fichier ou au dossier.

1. Connectez-vous au site dropbox.com.

2. Cliquez sur Fichiers dans la colonne de gauche.

3. Passez la souris sur l'élément à partager.

4. Cliquez sur Partager.

5. À côté de À, saisissez l'adresse e‑mail ou le nom des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le contenu.

6. Sélectionnez Peut modifier dans le menu déroulant situé à droite.

7. Cliquez sur Partager. Les destinataires recevront ensuite un e‑mail contenant un lien permettant d'accéder au contenu que vous partagez.

Les membres d'une équipe peuvent créer des groupes gérés par des utilisateurs si leur administrateur les y autorise :

1. Connectez-vous à votre compte sur le site  dropbox.com en utilisant les identifiants de votre compte Dropbox Business.

2. Cliquez sur le nom de votre équipe en bas à gauche de l'écran.

3. Cliquez sur le bouton situé à côté du nom de votre équipe : Groupes et membres.

4. Cliquez sur Créer un groupe.

5. Saisissez le nom du groupe.

- Ce nom sera visible par tous les membres du groupe. Si vous êtes gestionnaire du groupe, vous pouvez modifier ce nom à tout moment.

6. Cliquez sur Créer un groupe.

Découvrez comment ajouter des membres à un groupe ou les supprimer.

Demandes de fichiers

Utilisez les demandes de fichiers pour collecter et recevoir des fichiers (jusqu'`a 20 Go) des personnes de votre choix, directement dans votre compte Dropbox. Lorsque quelqu'un clique sur le lien de demande de fichiers, il lui suffit de choisir des fichiers sur son ordinateur, de saisir son nom et son adresse e-mail, et de cliquer sur Importer. C'est tout ! Nul besoin de se connecter à un compte. Tout le monde peut ajouter des fichiers, même sans compte Dropbox. C'est une solution simple pour obtenir des fichiers (des devis de fournisseurs, par exemple) sans devoir guider les utilisateurs tout au long du processus.

Tous les fichiers que vous collectez sont automatiquement organisés dans un seul et même dossier Dropbox. Vous seul pouvez consulter les fichiers transférés par d'autres personnes, à moins que vous ne décidiez de les partager.

Comment créer une demande de fichiers

  1. Connectez-vous à dropbox.com.

  2. Cliquez sur Fichiers.

  3. Cliquez sur Demandes de fichiers.

  4. Cliquez sur Créer une demande de fichier.

  5. Sous Que demandez-vous ?, saisissez le nom du dossier qui contiendra tous les fichiers collectés.

  6. Le chemin d'accès du nouveau dossier apparaît sous Où souhaitez-vous placer ces fichiers dans votre Dropbox ?. Si vous souhaitez modifier l'emplacement du dossier, cliquez sur Changer de dossier. Vous pouvez également cliquer sur Ajouter une date butoir pour définir une date butoir pour la demande de fichiers. Enfin, vous pouvez aussi sélectionner Autoriser les transferts en retard et choisir un délai.

  7. Cliquez sur Suivant.

  8. Copiez le lien de demande de fichiers ou envoyez directement des invitations à partir de votre compte Dropbox :

    - Cliquez sur Copier le lien pour copier le lien de demande de fichiers et l'envoyer à toutes les personnes auprès desquelles vous souhaitez collecter des fichiers.

    - Vous pouvez aussi saisir les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez demander des fichiers, et envoyer la demande directement à partir de votre compte Dropbox. Cliquez sur OK pour envoyer les e-mails d'invitation et revenir à l'écran Demandes de fichiers.

Vous recevrez un e-mail à chaque fois qu'une personne importera des fichiers en réponse à votre demande de fichiers.

Commentaires et collaboration

Collaborez aisément en sachant que les commentaires importants ne seront pas enfouis dans votre boîte de réception. Au lieu d'envoyer des commentaires par e-mail, ajoutez des suggestions directement dans les fichiers sur lesquels vous travaillez. Donnez votre avis sur des textes, des images et des vidéos, ou @mentionnez un utilisateur pour l'informer que vous avez laissé des commentaires. En fonction de vos autorisations, vous pourrez peut-être même modifier le texte dans le document.

Comment commenter et collaborer

Tous les utilisateurs ayant accès à un fichier Dropbox peuvent y ajouter un commentaire et voir les commentaires des autres utilisateurs, à moins que le propriétaire ou l'administrateur du fichier n'ait désactivé cette fonctionnalité.

Pour commenter un fichier à partir de l'application de bureau Dropbox :

1. Accédez au fichier à commenter.

2. Cliquez sur la zone de texte Ajouter un commentaire située à droite. 

- Vous pouvez alors saisir votre commentaire, @mentionner quelqu'un ou ajouter un émoji.

3. Cliquez sur Publier.

Pour commenter un fichier à partir du site dropbox.com ou de l'application mobile :

1. Ouvrez le fichier à commenter.

2. Pour commenter l'ensemble d'une page ou d'une image, cliquez ou appuyez sur la zone de texte Ajouter un commentaire.

- Vous pouvez alors saisir votre commentaire, @mentionner quelqu'un ou ajouter un émoji.

3. Cliquez sur Publier.

Vous pouvez aussi ajouter un commentaire à un endroit spécifique d'un fichier, à condition que vous soyez connecté au site dropbox.com et que le fichier fasse partie des types de fichiers compatibles.

Remarque : lorsque vous laissez un commentaire, le propriétaire du fichier et toute personne abonnée au fichier, toute personne ayant ajouté un commentaire dans le fil de discussion ou ayant été @ mentionnée dans le fil de discussion seront notifiés.

En savoir plus sur la modification ou la suppression d'un commentaire, le masquage du volet de commentaires et la modification des préférences de notification.

Dans Dropbox Paper, vous collaborez en :

Mentionnez des personnes directement ou dans des commentaires. Mentionnez un collaborateur ou un ami  où vous voulez dans un document Paper ou laissez un commentaire en saisissant le signe @ (arobase) suivi de son nom. Dropbox envoie alors une notification à cette personne, ce qui lui permet de répondre immédiatement.

Créez des listes de tâches pour toutes les actions à accomplir. Vous pouvez ensuite attribuer des tâches spécifiques à un ami ou un collègue, et ajouter des dates butoir.

Ajout de commentaires à du texte et des images :

1. Surlignez une ligne de texte pour faire apparaître la barre d'outils de mise en forme.

2. Cliquez sur l'icône de commentaire (une bulle de texte) dans le menu qui s'affiche.

Pour laisser un commentaire sur un endroit précis d'une image :

1. Cliquez sur l'image à laquelle vous souhaitez ajouter un commentaire.

2. Pour ajouter un commentaire sur un point précis d'une image, cliquez sur l'icône représentant un cercle avec le signe plus.

3. Cliquez sur la section de l'image sur laquelle vous souhaitez laisser un commentaire.

4. Saisissez votre commentaire, puis cliquez sur Publier.

En savoir plus sur la collaboration de contenus avec Dropbox Paper

Chapitre suivant : Dropbox et la sécurité

Maintenant que nous savons comment partager des contenus et collaborer dans Dropbox, voyons comment modifier les paramètres, comment surveiller facilement les appareils associés au compte ainsi que les sessions Web actives et les applications tierces ayant accès à votre compte, comment configurer des mots de passe difficiles à deviner et la validation en deux étapes, et comment restaurer et récupérer des fichiers.