Sharing
Partager avec Dropbox
Gagnez en efficacité chaque jour en partageant facilement des fichiers, en toute sécurité. Au lieu d'envoyer des fichiers en pièce jointe, partagez vos fichiers professionnels instantanément à partir de votre compte Dropbox. Les modifications que vous apportez aux fichiers sont mises à jour en temps, pour l'ensemble des personnes partageant le fichier. Dropbox vous permet de simplifier vos workflows, qu'il s'agisse de collaborer avec des collègues ou avec des clients extérieurs à votre entreprise.
Dans ce chapitre, nous allons vous montrer comment partager des fichiers avec les personnes de votre choix, inviter un groupe à rejoindre un dossier partagé et demander des commentaires dans Dropbox ou Dropbox Paper.
Autorisations de lecture seule
Partagez tous vos fichiers stockés dans Dropbox. Décidez d’abord si vous voulez que les autres utilisateurs puissent modifier vos fichiers ou uniquement les consulter.
Si vous souhaitez que d'autres personnes puissent consulter vos fichiers et dossiers, mais pas les modifier, Dropbox vous offre deux possibilités pour les partager. Vous pouvez inviter des personnes directement à partir du fichier ou dossier, ou créer un lien unique vers le site Web, que vous enverrez par e-mail ou par le biais de votre application de messagerie préférée.
Lecture seule avec lien partagé
Créez un lien unique permettant d'accéder à votre fichier ou dossier en lecture seule.
Les liens partagés permettent d'afficher un aperçu du fichier ou du dossier sur dropbox.com. Les destinataires peuvent consulter ou télécharger le contenu. Les destinataires n'ont pas besoin de compte Dropbox pour consulter et télécharger vos contenus. En revanche, l'ajout de commentaires nécessite un compte.
Les personnes avec lesquelles vous partagez des fichiers ont accès aux dernières mises à jour, même après la création du lien. Les liens Dropbox ne sont jamais rompus, même si vous renommez ou déplacez un fichier ou un dossier de votre Dropbox.
Pour encore plus de sécurité, vous pouvez aussi définir un mot de passe, ajouter un délai de validité, et désactiver les téléchargements pour les liens partagés. Vous pouvez à tout moment désactiver un lien partagé. Si le destinataire d'un lien partagé télécharge le fichier ou le dossier sur son ordinateur local avant d'y apporter des modifications, celui-ci n'est pas mis à jour dans votre compte Dropbox.
Comment partager un fichier ou un dossier par le biais d'un lien unique
Lecture seule avec invitation
Vous pouvez également utiliser Dropbox pour inviter directement une personne à accéder en lecture seule à un fichier ou dossier.
Lorsque vous partagez le dossier, sélectionnez Peut consulter. Pour accepter votre invitation de partage, le destinataire doit posséder un compte Dropbox.
Le destinataire a accès au fichier ou au dossier via son propre compte Dropbox, mais il ne peut pas en modifier le contenu.
Pour plus de sécurité, modifiez les autorisations ou rendez de nouveau le fichier ou dossier privé.
Comment partager un fichier ou dossier via une invitation directe dans Dropbox
Partage avec modification autorisée
Si vous souhaitez que les personnes avec qui vous partagez des fichiers puissent les modifier, vous pouvez utiliser Dropbox pour partager directement un dossier avec elles.
Lorsque vous partagez le dossier, sélectionnez Peut modifier.
Pour pouvoir accéder à vos contenus et les modifier, les destinataires doivent être connectés à un compte Dropbox.
Les modifications apportées au contenu d'un dossier partagé sont synchronisées avec les membres de ce dossier.
Partagez des fichiers simultanément avec un groupe de personnes.
Comment créer un groupe ?
Les membres d'une équipe peuvent créer des groupes gérés par des utilisateurs si leur administrateur les y autorise :
Connectez-vous au site dropbox.comen utilisant les identifiants de votre compte Dropbox Business.
Cliquez sur le nom de votre équipe en bas à gauche de l'écran.
Cliquez sur le bouton situé à côté du nom de votre équipe : Groupes et membres.
Cliquez sur Créer un groupe.
Saisissez le nom du groupe.
- Ce nom sera visible par tous les membres du groupe. Si vous êtes gestionnaire du groupe, vous pouvez modifier ce nom à tout moment.
Cliquez sur Créer un groupe.
Découvrez comment ajouter des membres à un groupe ou les supprimer.
Demandes de fichiers
Utilisez des demandes de fichiers pour collecter et recevoir des fichiers (jusqu'à 20 Go) des personnes de votre choix, directement dans votre compte Dropbox. Lorsque quelqu'un clique sur votre lien de demande de fichiers, il ne lui reste plus qu'à choisir des fichiers sur son ordinateur, à saisir son nom et son adresse e-mail, puis à cliquer sur Transférer. Et c'est tout : pas besoin de se connecter à un compte. Tout le monde peut ajouter des fichiers, même sans compte Dropbox. C'est la solution facile pour obtenir des fichiers (des devis de fournisseurs, par exemple) sans devoir guider les utilisateurs tout au long du processus.
Tous les fichiers que vous collectez sont automatiquement organisés dans un seul et même dossier Dropbox. Vous seul pouvez consulter les fichiers transférés par d'autres personnes, à moins que vous ne décidiez de les partager.
Comment créer une demande de fichiers
Connectez-vous à dropbox.com.
Cliquez sur Fichiers.
Cliquez sur Demandes de fichiers.
Cliquez sur Créer une demande de fichier.
Sous Que demandez-vous ?, saisissez le nom du dossier qui contiendra tous les fichiers collectés.
Le chemin d'accès du nouveau dossier apparaît sous Où souhaitez-vous placer ces fichiers dans votre Dropbox ?. Si vous souhaitez modifier l'emplacement du dossier, cliquez sur Changer de dossier. Vous pouvez également cliquer sur Ajouter une date butoir pour définir une date butoir pour la demande de fichiers. Enfin, vous pouvez aussi sélectionner Autoriser les transferts en retard et choisir un délai.
Cliquez sur Suivant.
Copiez le lien de demande de fichiers ou envoyez directement des invitations à partir de votre compte Dropbox :
- Cliquez sur Copier le lien pour copier le lien de demande de fichiers et l'envoyer à toutes les personnes auprès desquelles vous souhaitez collecter des fichiers.
- Vous pouvez aussi saisir les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez demander des fichiers, et envoyer la demande directement à partir de votre compte Dropbox. Cliquez sur OK pour envoyer les e-mails d'invitation et revenir à l'écran Demandes de fichiers.
Vous recevrez un e-mail à chaque fois qu'une personne importera des fichiers en réponse à votre demande de fichiers.
Dropbox Paper
Partagez des idées avec Dropbox Paper, une fonctionnalité offerte avec chaque compte Dropbox. Dropbox Paper, c'est bien plus qu'un simple document : c'est un espace de travail qui centralise les activités de création et de coordination. Avec Paper, vous pouvez écrire, organiser le travail avec les membres de votre équipe, donner et recevoir des avis, ajouter des commentaires sur les designs, organiser des réunions et collaborer en temps réel autant qu'il vous plaira. Vous pouvez choisir avec qui partager vos documents, et si les destinataires peuvent les modifier, les consulter ou y apporter des commentaires.
Paper garder votre équipe sur la même longueur d'onde à partir de votre navigateur Web préféré. Vous pouvez aussi télécharger les applications de bureau et mobile pour travailler sans distractions. Bien que Paper stocke des documents dans le cloud, il n'utilise pas d'espace sur le disque dur de votre ordinateur ni d'espace de stockage sur votre compte Dropbox.
Comment utiliser Dropbox Paper
Commentaires et collaboration
Collaborez aisément en sachant que les commentaires importants ne seront pas enfouis dans votre boîte de réception. Au lieu d'envoyer des commentaires par e-mail, ajoutez des suggestions directement dans les fichiers sur lesquels vous travaillez. Donnez votre avis sur des textes, des images et des vidéos, ou @mentionnez un utilisateur pour l'informer que vous avez laissé des commentaires. En fonction de vos autorisations, vous pourrez peut-être même modifier le texte dans le document.
