Envoi d'un document pour signature avec Dropbox Sign

L'intégration Dropbox Sign vous permet d'envoyer des fichiers pour signature ou de signer vous-même des fichiers, sans quitter Dropbox. Les fichiers signés sont enregistrés automatiquement dans votre compte Dropbox.

Remarque : pour en savoir plus sur Dropbox Sign, consultez le centre d'assistance de Dropbox Sign.

Association des comptes Dropbox et Dropbox Sign

La première fois que vous envoyez un document pour signature via Dropbox, vous êtes invité à associer vos comptes Dropbox et Dropbox Sign puis à accepter les conditions d'utilisation. Un compte gratuit Dropbox Sign est créé avec l'adresse e‑mail que vous utilisez pour Dropbox. Si vous possédez déjà un compte Dropbox Sign avec la même adresse e‑mail que celle utilisée pour Dropbox, la connexion entre les comptes est établie. Une fois vos comptes associés, vous pourrez aussi vous connecter sur le site hellosign.com en cliquant sur Se connecter avec Dropbox.

Envoi d'un document pour signature ou signature d'un fichier

Depuis Dropbox, vous pouvez envoyer un fichier pour signature ou en signer un vous-même. Pour cela, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Passez le curseur sur le nom du fichier, puis cochez la case qui apparaît sur la gauche.
  3. Dans la barre latérale de droite, cliquez sur la flèche à côté de Partager au-dessus de la vignette du fichier.
    • Si la vignette n'est pas affichée, cliquez sur l'icône en forme de flèche dans la barre latérale de droite.
  4. Cliquez sur Envoyer pour signature.
  5. Choisissez qui doit signer le document :
    • Si vous êtes l'unique signataire, cliquez sur Je suis le seul signataire.
    • Si vous n'êtes pas le seul signataire, saisissez le nom et l'adresse e‑mail des autres personnes concernées dans les champs prévus à cet effet. Pour ajouter des signataires, cliquez sur Ajouter un signataire. Pour supprimer un signataire, cliquez sur l'icône de suppression (une corbeille) à côté de son adresse e‑mail. 
    • Pour demander une pièce jointe à un signataire, cliquez sur l'icône en forme de trombone à côté de son adresse e‑mail (option disponible avec les forfaits Dropbox Sign Standard et Premium).
  6. Cliquez sur Suivant.
  7. Faites glisser les champs et déposez-les aux endroits du document où les signataires doivent apposer leur signature, puis attribuez chaque champ à un signataire dans la barre latérale de droite.
    • Remarque : il est nécessaire d'attribuer au moins un champ (autre qu'un champ de date) à chaque signataire pour pouvoir passer à l'étape suivante.
  8. Cliquez sur Suivant en haut à droite.
  9. Choisissez un nom de fichier pour la version signée du fichier et le dossier Dropbox dans lequel elle sera enregistrée.
    • Remarque : le fichier d'origine n'est ni renommé ni déplacé.
  10. Cliquez sur Suivant en haut à droite.
  11. Confirmez vos signataires et ajoutez toute personne que vous souhaitez mettre en copie dans la demande.
  12. Ajoutez un message à l'e‑mail si vous le souhaitez.
  13. Cliquez sur Envoyer pour signature.

Une fois vos fichiers signés, vous et tous les signataires recevez des confirmations par e‑mail. Vos fichiers signés sont enregistrés automatiquement dans votre compte Dropbox (à l'emplacement que vous avez choisi) et dans votre compte Dropbox Sign associé. Si vous supprimez un fichier signé de Dropbox, il reste enregistré dans Dropbox Sign et vice-versa.

Dans votre compte Dropbox, lorsqu'un fichier est en attente de signature, une version PDF en cours est enregistrée à l'emplacement de votre choix sous le nom “[nom du fichier](en cours).pdf”. Une fois signé, ce fichier est remplacé par le fichier PDF signé, nommé “[nom du fichier] (signé).pdf”.

Suivi et gestion des demandes de signature

Vous pouvez suivre et gérer vos demandes de signature Dropbox Sign directement depuis Dropbox. Pour commencer, connectez-vous au tableau de bord Dropbox Sign pour Dropbox puis :

  • Trouvez les fichiers dont vous avez besoin à l'aide de la barre Rechercher en haut de l'écran.
  • Cliquez sur le bouton Envoyer pour signature pour demander une signature.
  • Cliquez sur l'onglet En attente pour suivre et gérer vos demandes en cours. Vous pouvez :
    • Consulter l'état, le signataire et la date de l'état actuel.
    • Cliquer sur l'icône représentant trois points () à droite pour réaliser différentes actions en fonction de l'état, comme Afficher un aperçu, Télécharger, Trouver un fichier, Envoyer un rappel aux signataires ou Annuler la demande.
    • Cliquer pour sélectionner un fichier et en voir les détails à droite.
  • Cliquez sur l'onglet Terminées pour gérer vos demandes achevées. Vous pouvez :
    • Cliquer sur l'icône représentant trois points () à droite pour réaliser différentes actions, comme Afficher un aperçu, Télécharger ou Trouver un fichier.
    • Cliquer pour sélectionner un fichier et en voir les détails à droite.

Vous recevrez également des notifications dans Dropbox et par e‑mail au fur et à mesure de la progression de vos demandes. Consultez le centre d'assistance de Dropbox Sign pour obtenir de l'aide concernant la création de modèles, la demande de signatures, la gestion de vos demandes, etc.

Limites du nombre de demandes, de taille et d'espace de stockage à prendre en compte

Si le compte Dropbox Sign associé à votre compte Dropbox utilise le forfait gratuit limité (celui par défaut), vous pouvez envoyer trois demandes de signature gratuites par mois. En savoir plus sur le forfait gratuit limité et le passage à un forfait supérieur

Chaque fichier importé pour signature doit avoir une taille inférieure à 40 Mo ou compter moins de 500 pages. En savoir plus sur les types et tailles de fichiers acceptés

Les fichiers signés occupent de l'espace de stockage dans votre compte Dropbox. Si vous manquez d'espace dans votre compte Dropbox alors que le traitement d'un fichier est en cours (en attente de signature), un message d'erreur s'affiche et la version signée du fichier n'est enregistrée que dans votre compte Dropbox Sign. Vérifiez l'espace de stockage dont vous disposez dans Dropbox et découvrez comment l'augmenter.

Administrateurs : gestion de l'intégration Dropbox Sign pour votre équipe

Les administrateurs de comptes d'équipe peuvent activer ou désactiver l'intégration Dropbox Sign pour l'ensemble de leur équipe.

Pour activer ou désactiver l'intégration :

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur. 
  2. Cliquez sur Interface d'administration à gauche.
  3. Cliquez sur Paramètres à gauche.
  4. Faites défiler vers le bas jusqu'à Paramètres supplémentaires et cliquez sur Envoyer pour signature.
  5. Cliquez sur Activé ou Désactivé.
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