Comment commencer à utiliser l'application de bureau Dropbox Business

Dropbox est un espace sécurisé pour les fichiers les plus importants de votre entreprise. En outre, Dropbox fait gagner beaucoup de temps à tous les membres de votre équipe, vous y compris. Les fonctionnalités de Dropbox vous facilitent la tâche en réduisant le désordre et la surcharge de travail qu'il entraîne.

L'application de bureau Dropbox compte parmi les fonctionnalités essentielles.

L'application de bureau peut être exécutée sur des ordinateurs sous Windows, Mac ou Linux (de la même manière que vous pouvez utiliser une application mobile sur votre téléphone). Entre autres fonctionnalités remarquables, l'application de bureau installe un dossier Dropbox sur votre disque dur. Le fonctionnement de ce dossier est similaire à celui des autres dossiers de votre ordinateur, à deux différences importantes près :

  • Les fichiers stockés dans le dossier Dropbox sont sauvegardés dans Dropbox.
  • Ces fichiers sont dès lors disponibles automatiquement sur tout ordinateur, téléphone ou tablette que vous avez associé à votre compte Dropbox.

Prêt à vous lancer ?

1. Créez votre compte Dropbox Business

Vous devriez avoir reçu un e-mail d'invitation à rejoindre votre équipe Dropbox Business. Pour commencer, cliquez sur le lien se trouvant dans cet e-mail et suivez les instructions. Si vous n'avez pas reçu d'e-mail ou s'il est nécessaire de vous le renvoyer, demandez à votre service informatique ou à votre administrateur Dropbox Business de vous aider.

Conseils de pro : synchronisation

En tant qu'utilisateur Dropbox, vous allez constater que le terme “synchronisation” revient souvent. La synchronisation désigne la possibilité de voir la même version d'un fichier sur tous les appareils connectés à votre compte Dropbox. Les fichiers que vous faites glisser dans le dossier Dropbox sont automatiquement synchronisés dans Dropbox en ligne. Les modifications apportées aux fichiers de ce dossier sont aussi synchronisées dans Dropbox.

2. Ouvrir l'application de bureau Dropbox

Maintenant que vous avez créé un compte, vous pouvez démarrer (ou “lancer”) l'application de bureau Dropbox. Dans certains cas, l'application est déjà installée sur votre ordinateur. Si ce n'est pas le cas, vous devez la télécharger et l'installer.

Si l'application de bureau est déjà installée

Si l'application de bureau est déjà installée sur votre ordinateur, elle apparaît dans la liste Applications ou sur le bureau. Si c'est le cas, double-cliquez sur l'application pour la lancer et passez à l'étape 3 de ce guide.

Si l'application de bureau n'est pas installée

Si l'application de bureau n'est pas déjà installée sur votre ordinateur, vous devez la télécharger. Il existe trois façons de procéder :

Après que l'application a été téléchargée, elle apparaît dans la liste Applications ou directement sur le bureau de votre ordinateur. Double-cliquez sur l'application pour la lancer, puis passez à l'étape 3 de ce guide.

Conseils de pro : action automatique

L'application de bureau s'exécute en arrière-plan et se charge de la synchronisation automatique de vos fichiers (dès l'instant que votre ordinateur est connecté à Internet). Cela signifie que vous n'avez pas besoin de transférer ni de télécharger des fichiers vous-même.

3. Connectez-vous à votre compte

Une fois l'application téléchargée, un dossier Dropbox apparaît sur votre disque dur (vous pouvez le trouver dans le menu Démarrer, dans la vue du Finder ou dans un autre système d'affichage des fichiers). Par ailleurs, l'icône Dropbox doit s'afficher dans la zone de notification ou la barre de menus. Cliquez sur l'application pour la lancer. Vous serez alors invité à vous connecter.

Vous devez vous connecter avec l'adresse e-mail et le mot de passe que vous avez utilisés pour rejoindre votre équipe Dropbox Business. En vous connectant, vous “associez” directement votre ordinateur à votre compte Dropbox. Une fois connecté, passez à l'étape 4 de ce guide.

  • Remarque : vous serez peut-être invité à saisir un code de validation en deux étapes. Contactez votre équipe informatique ou votre administrateur Dropbox Business si vous ne savez pas comment procéder.

Conseils de pro : installation rapide

Si vous utilisez déjà Dropbox, vous pouvez aussi terminer la configuration sur le bureau au moyen d'un lecteur de code QR sur votre téléphone.

Que faire si la zone du mot de passe n'apparaît pas ?

Si vous ne voyez aucune zone où saisir votre mot de passe, cela signifie certainement que  l'administrateur de votre équipe a activé l'authentification unique.  Dans ce cas, suivez les instructions ci-dessous pour accéder à Dropbox. Vous utiliserez le nom d'utilisateur et le mot de passe dont vous vous servez pour vous connecter au réseau ou à d'autres outils de l'entreprise (comme Active Directory).

  1. Ouvrez l'application de bureau Dropbox.
  2. Sélectionnez J'ai déjà un compte Dropbox et cliquez sur Continuer.
  3. Saisissez votre adresse e-mail, mais laissez le champ du mot de passe vide.
  4. Cliquez sur Continue.
  5. Cliquez sur Obtenir le code d'association.
  6. Si vous n'êtes pas connecté à la page d'authentification unique de votre entreprise, vous êtes invité à le faire dans un navigateur Web qui s'ouvre. Indiquez votre adresse e-mail, votre mot de passe professionnel (et non votre mot de passe Dropbox) et toute autre information demandée par votre entreprise.
  7. Une page Dropbox contenant un code spécial apparaît. Cliquez sur Copier le code d'association
  8. Retournez dans l'application Dropbox et cliquez sur Coller.
  9. Cliquez sur Continuer et suivez les instructions pour terminer le processus d'association de votre compte Dropbox.

4. Ajoutez des fichiers à votre dossier Dropbox

Lorsque vous vous connectez à Dropbox sur votre ordinateur, certains dossiers se trouvent peut-être déjà dans votre compte. Différentes icônes vous aident à comprendre ce que sont ces dossiers. Vous pouvez utiliser ces dossiers comme vous le feriez avec n'importe quel autre dossier de votre disque dur.

Il existe quatre types de dossiers :

Dossier bleu avec une icône représentant un bâtiment

 

Dossier d'équipe (ou un dossier dans l'espace d'équipe) - Ces dossiers sont partagés avec toute votre équipe Dropbox Business ou une partie de l'équipe, et sont gérés par votre administrateur. Ils peuvent également être partagés avec des utilisateurs qui ne font pas partie de votre équipe.

Dossier violet avec une icône représentant une personne

 

Dossier personnel (ou dossier personnel) - Par défaut, votre dossier personnel n'est partagé avec personne. Toutefois, vous pouvez décider de le partager.

Dossier bleu

 

Dossier classique - Un dossier classique fonctionne exactement comme n'importe quel autre dossier de votre ordinateur. Vous pouvez y organiser des fichiers que vous ne partagez avec personne.

 

Dossier bleu avec deux personnes

 

Dossier partagé - Vous pouvez à tout moment transformer un dossier classique en dossier partagé. Les membres d'un dossier partagé (les personnes avec lesquelles vous le partagez) peuvent consulter, commenter et modifier les fichiers qu'il contient.

  • Remarque : les dossiers partagés à l'intérieur d'un dossier d'équipe portent une icône représentant un bâtiment.

Remarque : l'apparence de ces icônes de dossiers varie en fonction de l'interface sur laquelle vous les consultez. Les icônes ci-dessus proviennent du site Web de dropbox (dropbox.com).

Pour ajouter des fichiers dans ces dossiers, deux possibilités s'offrent à vous :

  • Vous pouvez les faire glisser à partir d'un autre emplacement de votre ordinateur (ou d'un autre dossier dans Dropbox) et les y déposer.
  • Vous pouvez ouvrir un fichier, cliquez sur Enregistrer sous et l'enregistrer dans Dropbox.

5. Associez votre compte à votre appareil mobile

Les fichiers de votre dossier Dropbox sont disponibles sur tout ordinateur, téléphone ou tablette que vous avez associé à votre compte Dropbox. Si vous disposez déjà de l'application Dropbox sur votre téléphone ou sur votre tablette, connectez-vous simplement avec votre compte professionnel. Si l'application n'est pas encore installée sur vos appareils mobiles, vous pouvez la télécharger :

Conseils de pro : accès sur plusieurs appareils

La synchronisation s'opère sur tous les appareils que vous avez associés à votre compte. Les mêmes fichiers sont systématiquement disponibles lorsque vous vous connectez à Dropbox sur un ordinateur, un téléphone ou une tablette avec le même nom d'utilisateur.

Si vous utilisez l'application mobile pour la première fois, lancez-la et connectez-vous avec le nom d'utilisateur et le mot de passe de votre compte professionnel. Si vous êtes déjà un utilisateur Dropbox, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Ouvrez l'application Dropbox.
  2. Appuyez sur J'utilise déjà Dropbox.
  3. Saisissez votre adresse e-mail, mais laissez le champ du mot de passe vide. Cliquez sur Se connecter à Dropbox.
  4. Si vous vous êtes déjà connecté à la page de gestion des appareils de votre entreprise, l'application devrait démarrer automatiquement. Sinon, une fenêtre du navigateur s'ouvre et vous invite à continuer. Indiquez votre adresse e-mail, votre mot de passe professionnel (et non votre mot de passe Dropbox) et toute autre information demandée.
  5. Si votre entreprise utilise l'authentification unique, une nouvelle page s'ouvre dans votre navigateur, sur laquelle il vous est demandé d'autoriser l'utilisation de l'authentification unique pour cette application. Appuyez sur Autoriser.
  6. Suivez les étapes restantes pour terminer la configuration de l'application.

6. Associez votre compte Dropbox personnel

L'administrateur de votre équipe Dropbox Business peut vous autoriser à vous connecter à votre compte Dropbox personnel sur votre ordinateur professionnel. Cela signifie que vous pouvez accéder à vos fichiers personnels et à vos fichiers professionnels sur le même appareil.

  • Remarque : si votre administrateur n'autorise pas cette connexion, vous pouvez toujours accéder à votre compte personnel et à votre compte professionnel sur le site Web de Dropbox (dropbox.com).

Si vous avez connecté vos comptes personnel et professionnel, deux dossiers Dropbox distincts apparaissent sur votre disque dur ou dans l'application mobile. Dropbox (Nom de votre entreprise) est votre compte professionnel, tandis que Dropbox (Personnel) désigne votre compte personnel.

Conseils de pro : accès hors ligne

Vous pouvez accéder à des fichiers de votre dossier Dropbox sur votre ordinateur même lorsque vous êtes hors ligne, car des versions de ces fichiers sont également stockées sur votre disque dur. Dropbox synchronisera les changements apportés à un fichier hors ligne la prochaine fois que vous serez en ligne.

7. Commencez à utiliser Dropbox

Et voilà. Vous avez installé Dropbox, vous vous êtes connecté à tous vos appareils et vous avez ajouté vos fichiers les plus importants. Vous êtes fin prêt à utiliser Dropbox et à libérer votre potentiel créatif.

Vous avez besoin d'autre chose ? L'administrateur de votre équipe Dropbox Business peut vous donner des conseils et répondre à vos questions ou à vos suggestions.

Trouver l'administrateur de votre équipe Dropbox Business

 

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