Pour créer plusieurs tâches à l’aide d’un fichier CSV :
- Connectez-vous à docsend.com.
- Cliquez sur Espaces (salles de données) dans la barre latérale gauche.
- Accédez à l’espace (salle de données) pour lequel vous souhaitez créer une tâche.
- Cliquez sur Outil de suivi de diligence dans la barre latérale gauche.
- Cliquez sur Importer des tâches.
- Cliquez sur Télécharger le modèle CSV.
- Remarque : le modèle CSV doit être utilisé pour garantir que les champs de tâche sont importés correctement.
- Remplissez le modèle CSV.
- Cliquez sur Importer des tâches.
- Cliquez sur Sélectionner un fichier.
- Importez le modèle CSV rempli.
- Cliquez sur Enregistrer.
Comment gérer les tâches (administrateur)
L’outil de suivi de la diligence fournit aux administrateurs une vue centralisée de toutes les tâches, notamment les responsables, les dates d’échéance et le statut d’achèvement, ainsi que des outils intégrés pour les gérer.
Sur la page de l’outil de suivi de la diligence, les administrateurs et les propriétaires de compte peuvent :
- Examiner les tâches en attente, finalisées, refusées ou en retard.
- Ouvrir une tâche pour consulter les fichiers importés ou les commentaires.
- Mettre à jour le responsable, la date d’échéance ou le statut de la tâche.
- Mettre à jour l’emplacement du fichier dans l’espace où les responsables importent des documents.
- Rouvrir une tâche qui présente une erreur et ajouter une note expliquant ce qui doit être corrigé.
- Appliquer des actions groupées pour mettre à jour plusieurs tâches à la fois.
- Filtrer les tâches par responsable, par statut ou par date d’échéance.
Pour gérer une tâche :
- Sélectionnez la tâche souhaitée.
- Cliquez sur
(plus d’options).
- Sélectionnez Modifier, Supprimer ou Marquer comme terminée.
Pour gérer des tâches individuelles :
- Cliquez sur (plus d’options) à côté de la tâche que vous souhaitez modifier.
- Modifiez manuellement le nom de la tâche, le responsable, la date d’échéance, la description, l’emplacement du fichier dans l’espace ou les pièces jointes.
- Cliquez sur Enregistrer.
Pour modifier manuellement le statut d’une tâche :
- Cochez la case à côté de la tâche que vous souhaitez mettre à jour.
- Cliquez sur
(modifier).
- Mettez à jour le statut.
- Cliquez sur Enregistrer.
Pour gérer plusieurs tâches à la fois :
- Cochez la case à côté de Nom de la tâche pour gérer toutes les tâches disponibles, ou cochez les cases individuelles à côté des tâches que vous souhaitez gérer de manière groupée.
- Cliquez sur (modifier).
- Mettez à jour les champs souhaités.
- Cliquez sur Enregistrer.
Toutes les tâches seront mises à jour de manière groupée et intégreront vos modifications.
Pour rouvrir une tâche qui a été refusée :
- Sélectionnez la tâche souhaitée.
- Cliquez sur (plus d’options).
- Cliquez sur Demander des modifications.
- Laissez un commentaire concernant les modifications demandées.
- Cliquez sur Envoyer la demande.
Un e-mail sera envoyé pour informer le destinataire des modifications demandées et la tâche sera rouverte.
Comment effectuer des tâches en tant que visiteur
Lorsque les administrateurs vous attribuent des tâches, vous recevez une notification par e-mail contenant un lien pour vous connecter à l’outil de suivi de la diligence. Une fois la connexion établie, une liste des tâches qui vous sont attribuées s’affiche ; vous pouvez y importer des documents, fournir des informations ou effectuer d’autres actions demandées.
Pour accéder aux tâches qui vous ont été attribuées :
- Cliquez sur l’e-mail d’invitation dans votre boîte de réception.
- Cliquez sur Afficher le contenu.
- Saisissez votre adresse e-mail.
- Cliquez sur Confirmer.
- Retournez dans votre boîte de réception.
- Cliquez sur l’e-mail de confirmation de votre identité.
- Cliquez sur Vérifier l’adresse e‑mail.
Vous serez redirigé vers la page d’accueil de l’outil de suivi de la diligence.
Pour effectuer une tâche :
- Sélectionnez la tâche concernée pour afficher les détails de l’attribution.
- Importez le ou les fichiers demandés dans la tâche.
- Cliquez sur Envoyer pour vérification.
Refuser une tâche
Si un visiteur estime qu’une tâche ne le concerne pas :
- Sélectionnez la tâche concernée pour afficher les détails de l’attribution.
- Sélectionnez Refuser la tâche.
- Laissez un commentaire concernant le refus.
- Cliquez sur Refuser pour confirmer.
Si un envoi est refusé
Si un administrateur rouvre une tâche, le visiteur verra une note expliquant pourquoi. Il peut alors importer un nouveau fichier et le soumettre à nouveau.
Rappels par e-mail relatifs aux tâches
Vous recevrez des e-mails de rappel lorsque des tâches sont dues, ainsi que des e-mails de récapitulatif hebdomadaire lorsque des tâches sont en retard.
Gérer les rappels par e-mail
Pour gérer les rappels par e-mail relatifs à vos tâches :
- Connectez-vous à docsend.com.
- Cliquez sur
(Paramètres).
- Cochez ou décochez les notifications souhaitées.
Paramètres de notification
Les administrateurs peuvent modifier les paramètres de notification par e-mail pour l’outil de suivi de la diligence. Découvrez comment modifier les paramètres de notification par e-mail.
