Comment gérer les dossiers de contenu Dropbox DocSend

Sur la page Bibliothèque de contenu, utilisez des dossiers pour organiser votre contenu. Créez-en pour classer le contenu par équipe, prospect ou client, ou même par type de document.

• Les dossiers d’équipe peuvent être utilisés pour stocker et organiser le contenu public auquel votre équipe a accès. Lorsque les fichiers d’un dossier d’équipe sont ajoutés à un espace, ils sont visibles par tous les membres de l’équipe ayant accès à cet espace. Les dossiers d’équipe se trouvent dans la section Dossiers d’équipe de la page Bibliothèque de contenu.

• Les dossiers personnels sont parfaits pour stocker des documents privés ou sensibles. Cette section est privée et n’est pas visible ni accessible aux autres utilisateurs du compte.
  • Lorsque du contenu stocké dans un dossier personnel est ajouté à un espace, seul le nom du fichier accompagné d’une icône de cadenas, indiquant un accès restreint, n’est visible par les membres de l’équipe.

Création d'un dossier

Vous pouvez facilement créer un dossier ou un sous-dossier dans la Bibliothèque de contenu:

Pour créer un nouveau dossier :

1. dans la barre latérale de gauche, cliquez sur Bibliothèque de contenu.
2. Cliquez sur Dossiers d’équipe ou Dossiers personnels.
3. cliquez sur Créer un dossier.
4. Attribuez un nom à votre dossier.
5. Cliquez sur Ajouter un dossier.
6. Cliquez sur Confirmer. 

Ensuite, vous pouvez importer du contenu dans le nouveau dossier ou y glisser et déposer du contenu existant.

La bibliothèque de contenu affiche le nombre total de visites récentes pour chaque fichier de votre dossier, incluant les visiteurs internes et externes.

Pour créer un dossier dans un espace :

1. Cliquez sur l’espace dans lequel vous souhaitez créer un dossier.
2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l’icône de dossier (ajouter un dossier).
3. Attribuez un nom à votre dossier.
4. Cliquez sur Créer ou Importer depuis un fichier CSV.

Vous pouvez voir le nombre d’éléments contenus dans un dossier et les types de fichiers contenus dans un espace.

Gérer les dossiers

Sur la page Contenu, vous pouvez effectuer des actions supplémentaires pour gérer vos dossiers de contenu. Lorsque vous passez le curseur sur un dossier et cliquez sur « … » (Plus d’options), vous pouvez :

• Partager : créez un lien d’espace contenant tous les documents du dossier.
• Ajouter un dossier : créez un nouveau dossier ou sous-dossier.
• Renommer : renommez un dossier.
• Demander des fichiers : utilisez le formulaire pour demander des fichiers à un compte.
• Supprimer : supprimez un dossier. Lorsque vous le faites, un message de confirmation s’affiche avant la suppression du dossier.

Vous pouvez également déplacer du contenu en le glisant-déposant dans un autre dossier. À retenir lorsque vous déplacez du contenu vers des dossiers différents :

• Le déplacement du contenu d’un dossier d’équipe vers un autre n’a généralement aucun effet sur le contenu ni sur sa visibilité.
• En déplaçant le contenu d’un dossier personnel vers un dossier d’équipe, vous partagez immédiatement le contenu avec votre équipe et permettez aux autres utilisateurs de le voir.
• Le déplacement du contenu d’un dossier d’équipe vers un dossier personnel supprime immédiatement les liens des coéquipiers et empêche les autres utilisateurs d’accéder au contenu. Un message de confirmation s’affiche avant que le contenu ne soit déplacé.
  
  

Télécharger l’index d’un espace.

Un index de salle de données contient une arborescence de contenu qui comprend une ventilation de tous les dossiers et fichiers d’un espace. Les administrateurs, les collaborateurs et les visiteurs externes peuvent télécharger l’index d’un espace sous forme fichier CSV, qui comprend des métadonnées pour chaque élément qu’il contient. En savoir plus sur le téléchargement de l’index d’un espace.

• Pour faciliter le travail collaboratif, utilisez des dossiers d’équipe pour les documents qui doivent être examinés par plusieurs membres de l’équipe.
• Pour les documents confidentiels ou sous forme de brouillon, utilisez des dossiers personnels pour garder le contrôle sur qui peut y accéder.
• Vérifiez régulièrement le contenu de vos dossiers personnels et d’équipe pour vous assurer que les bons fichiers sont accessibles aux utilisateurs qui en ont véritablement besoin.
• Vous pouvez faire glisser et déposer des fichiers d’un dossier d’équipe vers un dossier personnel, et vice-versa. En savoir plus sur les dossiers de contenu.
  • Remarque : les paramètres de confidentialité et d’accès seront modifiés si vous déplacez des fichiers d’un dossier d’équipe vers un dossier personnel et vice-versa.