Comment gérer les dossiers de contenu Dropbox DocSend

Sur la page Bibliothèque de contenu, utilisez des dossiers pour organiser votre contenu. Créez-en pour classer le contenu par équipe, prospect ou client, ou même par type de document.

• Les dossiers personnels sont parfaits pour stocker des documents privés ou sensibles. Cette section est privée et n’est pas visible ni accessible aux autres utilisateurs du compte.
  • Lorsque du contenu stocké dans un dossier personnel est ajouté à un espace, seul le nom du fichier accompagné d’une icône de cadenas, indiquant un accès restreint, n’est visible par les membres de l’équipe.
• Les dossiers d’équipe peuvent être utilisés pour stocker et organiser le contenu public auquel votre équipe a accès. Lorsque les fichiers d’un dossier d’équipe sont ajoutés à un espace, ils sont visibles par tous les membres de l’équipe ayant accès à cet espace. Les dossiers d’équipe se trouvent dans la section Dossiers d’équipe de la page Bibliothèque de contenu.

Création d'un dossier

Vous pouvez facilement créer un dossier ou un sous-dossier dans la Bibliothèque de contenu:

Pour créer un nouveau dossier :

1. dans la barre latérale de gauche, cliquez sur Bibliothèque de contenu.
2. Cliquez sur Dossiers d’équipe ou Dossiers personnels.
3. cliquez sur Créer un dossier.
4. Attribuez un nom à votre dossier.
5. Cliquez sur Ajouter un dossier.
6. Cliquez sur Confirmer. 

Ensuite, vous pouvez importer du contenu dans le nouveau dossier ou y glisser et déposer du contenu existant.

La bibliothèque de contenu affiche le nombre total de visites récentes pour chaque fichier de votre dossier, incluant les visiteurs internes et externes.

Gérer les dossiers

Sur la page Contenu, vous pouvez effectuer des actions supplémentaires pour gérer vos dossiers de contenu. Lorsque vous passez le curseur sur un dossier et cliquez sur « … » (Plus d’options), vous pouvez :

• Partager en tant qu’espace : créez un lien d’espace contenant tous les documents du dossier. Découvrez comment créer un espace à partir de dossiers de contenu.
• Créer un dossier : créez un nouveau dossier ou sous-dossier.
• Renommer : renommez un dossier.
• Demander des fichiers : utilisez le formulaire pour demander des fichiers à un compte.
• Supprimer : supprimez un dossier. Lorsque vous le faites, un message de confirmation s’affiche avant la suppression du dossier.
• Espaces associés : affiche les espaces associés aux fichiers. 

Filtres

• Équipe : affiche uniquement le contenu de l’équipe.
• Personnel : affiche uniquement le contenu personnel. 
• Dossiers partagés : affiche le contenu partagé avec d’autres personnes.

Déplacer plusieurs fichiers dans un dossier

1. Cochez les cases à côté des fichiers que vous souhaitez déplacer.
2. Cliquez et faites glisser les fichiers dans le dossier souhaité. 
   • Remarque : vous pouvez cliquer sur Replacer dans la fenêtre d’état inférieure pour annuler cette action.

Déplacer un fichier unique dans un dossier

1. Sélectionnez le fichier que vous voulez déplacer.
2. Cliquez et faites glisser ce fichier dans le dossier souhaité. 
   • Remarque : vous pouvez cliquer sur Replacer dans la fenêtre d’état inférieure pour annuler cette action.

Déplacer des fichiers et des dossiers dans un dossier spécifique

1. Sélectionnez les fichiers et les dossiers que vous souhaitez déplacer.
2. Cliquez et faites glisser le contenu dans le dossier souhaité. 

Supprimer plusieurs fichiers et dossiers

1. Cochez les cases à côté des fichiers que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur Supprimer. 
   • Une boîte de confirmation apparaîtra pour confirmer cette action.
3. Cliquez à nouveau sur Supprimer pour confirmer.
   • Remarque : cette opération supprimera l’accès de tous les utilisateurs invités et désactivera tous les liens actifs vers ces fichiers et dossiers.

Déplacer du contenu dans des dossiers avec différents paramètres de confidentialité

• Le déplacement du contenu d’un dossier d’équipe vers un autre n’a généralement aucun effet sur le contenu ni sur sa visibilité.
• En déplaçant le contenu d’un dossier personnel vers un dossier d’équipe, vous partagez immédiatement le contenu avec votre équipe et permettez aux autres utilisateurs de le voir.
• Déplacer du contenu d’un dossier d’équipe vers un dossier personnel supprime immédiatement les liens des coéquipiers et empêche les autres utilisateurs d’accéder au contenu. Un message de confirmation s’affiche avant que le contenu ne soit déplacé.
  
  

• Pour faciliter le travail collaboratif, utilisez des dossiers d’équipe pour les documents qui doivent être examinés par plusieurs membres de l’équipe.
• Pour les documents confidentiels ou sous forme de brouillon, utilisez des dossiers personnels pour garder le contrôle sur qui peut y accéder.
• Vérifiez régulièrement le contenu de vos dossiers personnels et d’équipe pour vous assurer que les bons fichiers sont accessibles aux utilisateurs qui en ont véritablement besoin.
• Vous pouvez faire glisser et déposer des fichiers d’un dossier d’équipe vers un dossier personnel, et vice-versa. En savoir plus sur les dossiers de contenu.
  • Remarque : les paramètres de confidentialité et d’accès seront modifiés si vous déplacez des fichiers d’un dossier d’équipe vers un dossier personnel et vice-versa.