Création d’un espace (salle de données) dans Dropbox DocSend

Les espaces sont ce que nous appelons des salles de données virtuelles. Créez un espace à partir de la page Espaces ou à partir de fichiers ou de dossiers sur la page Contenu. Chaque compte peut avoir son propre espace. Pour un partage de contenu plus souple, vous pouvez aussi créer plusieurs liens vers le même espace. L’onglet Espaces affiche un aperçu de vos espaces, tandis que, dans la liste déroulante, la sélection des espaces d’équipe affiche tous ceux créés par votre équipe

Création d’un espace 

Pour créer un nouvel espace :

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur Spaces dans la barre latérale de gauche.
3. Pour commencer, cliquez sur Créer un espace ou choisissez un modèle.

Par défaut, le titre de l’espace est « Sans titre ». Modifiez-le en cliquant dessus pour le renommer. De la même manière, vous pouvez également ajouter un sous-titre.

Une fois l’espace créé, vous pouvez ajouter du contenu, personnaliser l’arrière-plan et le logo, et plus encore. Découvrez comment gérer le contenu et personnaliser un espace.

Création d’un espace depuis de la Bibliothèque de contenu

Il existe plusieurs méthodes pour créer un espace directement à partir de la Bibliothèque de contenu.

Création d’un espace depuis de la Bibliothèque de contenu

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur Bibliothèque de contenu.
3. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez utiliser pour créer un espace.
4. Cliquez sur Partager.
5. Configurez les paramètres du lien.
6. Cliquez sur Créer le lien.
7. Vous pouvez maintenant copier et coller votre lien pour commencer le partage.

Vous serez redirigé vers votre espace nouvellement créé.

Pour créer un nouvel espace à partir de la bibliothèque de contenu à l’aide de la sélection multiple :

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur Bibliothèque de contenu.
3. Sélectionnez les fichiers et les dossiers que vous souhaitez ajouter à votre nouvel espace.
4. Cliquez sur Partager en tant qu’espace. 

Cela vous redirigera vers votre nouvel espace avec les fichiers et dossiers sélectionnés. 

Création d’espaces à partir de dossiers

Afin de faciliter sa création et la gestion du contenu existant, vous pouvez également créer un espace à partir de dossiers importés sur la page Bibliothèque de contenu.

Pour créer un espace à partir d’un dossier :

1. Cliquez sur Bibliothèque de contenu.
2. Cliquez sur   (plus d’options).
3. Cliquez sur Partager en tant qu’espace.
4. Configurez les paramètres du lien.
5. Cliquez sur Créer un lien.
6. 6. Cela vous redirigera vers votre espace nouvellement créé.
7. Cliquez sur Copier le lien pour partager votre nouvel espace.

Dossiers d’espace créés automatiquement

Créer un dossier dans un espace

1. Cliquez sur l’espace dans lequel vous souhaitez créer un dossier.
2. Cliquez sur Créer un dossier dans le coin supérieur droit.
3. Attribuez un nom à votre dossier.
4. Cliquez sur Créer ou Importer depuis un fichier CSV.

Vous pouvez voir le nombre d’éléments contenus dans un dossier et les types de fichiers contenus dans un espace.

Liens et paramètres de l’espace

Une fois votre espace configuré et prêt à être partagé, la création d’un lien est tout aussi simple.

Pour créer un lien vers un espace à l’aide de l’option Partager dans un espace sélectionné :

1. Cliquez sur Spaces dans la barre latérale de gauche.
2. cliquez sur le nom de l’espace que vous souhaitez partager ;
3. dans le coin supérieur droit de la page, cliquez sur Partager ;
4. Cliquez sur Créer un lien.
5. Configurez les paramètres du lien.
6. Cliquez sur Copier le lien pour partager le lien de l’espace.
   

Pour créer un lien vers un espace au sein de l’onglet Espaces :

1. cliquez sur l’espace pour lequel vous souhaitez créer un lien ;
2. Cliquez sur Partager.
   
3. Cliquez sur Créer le lien.
4. Configurez les paramètres du lien.
5. Cliquez sur Copier le lien pour partager.
   
   

Paramètres des liens

De même que pour les liens de contenu, vous pouvez modifier les paramètres d’un lien d’espace à tout moment ;

1. cliquez sur le nom de l’espace pour lequel vous souhaitez modifier les paramètres du lien ;
2. Cliquez sur Partager.
3. Cliquez sur   (icône de modification).
   
4. configurez les paramètres du lien.

Vos modifications seront enregistrées automatiquement.

En savoir plus sur les autorisations d’espace granulaires.

Télécharger l’index d’un espace.

Un index de data room contient une arborescence de contenu qui comprend une ventilation de tous les dossiers et fichiers d’un espace. Les administrateurs, les collaborateurs et les visiteurs externes peuvent télécharger l’index d’un espace sous forme fichier CSV, qui comprend des métadonnées pour chaque élément qu’il contient. En savoir plus sur le téléchargement de l’index d’un espace.

Visites de l’espace

Les visites d’un espace sont suivies uniquement au niveau du document. Lorsqu’un visiteur ouvre un espace et consulte un document, la visite est enregistrée dans le document et attribuée à l’espace. Les visites de l’espace sont également des détenues par le propriétaire de l’espace.

Pour afficher toutes les visites de documents dans un espace : 

1. cliquez sur le nom de l’espace pour lequel vous souhaitez voir les données des visiteurs ;
2. Cliquez sur Analyses dans la barre latérale de gauche.

Si vous souhaitez voir qui a visité l’espace sans consulter le contenu :

1. cliquez sur le nom de l’espace pour lequel vous souhaitez voir les données des visiteurs ;
2. cliquez sur Journal d’audit ;
3. cliquez sur Utilisateurs pour filtrer l’activité d’une personne spécifique ;
4. cliquez sur Télécharger pour exporter les données.