Créer des groupes de salles de données dans Dropbox DocSend

Les espaces sont ce que nous appelons des salles de données virtuelles. Les salles de données vous permettent d’organiser et de partager des volumes importants de contenus à l’aide d’un seul lien. Vous pouvez également partager l’accès via des groupes, ce qui vous permet d’inviter des personnes spécifiques et de contrôler qui peut consulter votre salle de données ou y apporter sa contribution.

 

Création de groupes dans les salles de données

Vous pouvez partager une salle de données de deux manières :

• Groupes : invitez des personnes spécifiques et contrôlez l’accès via une liste de membres.
• Liens : partagez l’accès via un lien avec des paramètres de sécurité facultatifs.

Les groupes offrent un plus grand contrôle en garantissant que seuls les membres autorisés peuvent accéder à la salle de données. Les visiteurs doivent être ajoutés au groupe et s’authentifier avec leur adresse e-mail pour y accéder. À la différence des liens, qui peuvent être partagés librement, les invitations à rejoindre un groupe sont envoyées directement depuis DocSend à l’adresse e‑mail de chaque destinataire. En savoir plus sur la différence entre les groupes et les liens.

Création d’un groupe

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur Espaces dans la barre latérale de gauche.
3. Cliquez sur la salle de données pour laquelle vous créez un groupe.
4. Cliquez sur Partager.
5. Cliquez sur Créer un groupe. 
6. Saisissez un nom de groupe. 
7. Configurez les paramètres de sécurité :
   
   • Autoriser les téléchargements : permet aux visiteurs de télécharger du contenu.
   • Ajouter un filigrane : ajoute un filigrane aux documents.
   • Exiger la signature d’un accord pour la consultation: les visiteurs doivent signer un accord de confidentialité (NDA) avant d’accéder au contenu. 
     • Remarque: ces paramètres s’appliquent à l’ensemble de la salle de données. 

8. Cliquez sur Créer un groupe. 

Après avoir créé un groupe, vous pouvez appliquer des autorisations à des fichiers et des dossiers spécifiques en cliquant sur (verrouiller un fichier ou un dossier).

Comment inviter les membres d’un groupe dans un espace (salle de données)

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur Autorisations dans la barre latérale de gauche. 
3. Cliquez sur Groupes.
4. Cliquez sur Inviter.
5. Saisissez les adresses e-mail. 
   • Facultatif : ajoutez un message.
6. Cliquez sur Inviter.

Les destinataires recevront par e‑mail une invitation à accéder à la salle de données.

Les limites d’invitations peuvent varier pour les nouveaux utilisateurs et augmenter au fil du temps. Si vous avez besoin de limites plus élevées, contactez l’assistance. Avec les forfaits Advanced Data Rooms, vous pouvez importer des adresses e‑mail à l’aide d’un fichier CSV.

Accès au groupe et authentification

L’accès au groupe est limité aux utilisateurs invités :

• Seuls les utilisateurs ajoutés au groupe peuvent accéder à la salle de données.
• L’accès nécessite une authentification par e-mail, même si l’utilisateur dispose du lien.
• Les modifications apportées aux membres d’un groupe (par exemple, ceux qui ont été invités ou supprimés) se trouvent dans le journal d’audit. En savoir plus sur les journaux d’audit des salles de données. 
• Pour prévenir les utilisations abusives, DocSend utilise des systèmes automatisés pour détecter les activités suspectes. Si un compte est signalé, la possibilité d’envoyer de nouvelles invitations de groupe ou d’ajouter de nouveaux membres peut être restreinte, tandis que les groupes existants peuvent toujours être gérés (par exemple, supprimer des membres ou des groupes).

Modification des paramètres et des autorisations d’un groupe

Seuls les propriétaires et les collaborateurs peuvent créer et modifier des groupes. 

• Nom du groupe : vous pouvez définir et enregistrer un nom unique pour identifier votre groupe.
• Autoriser les téléchargements : activez cette option pour autoriser les visiteurs à télécharger et imprimer tous les documents contenus dans votre espace. 
• Ajouter un filigrane : activez cette option pour incruster un filigrane à vos documents.
• Exiger la signature d’un accord pour la consultation : activez cette option pour imposer aux membres de signer un accord avant de pouvoir consulter le contenu de votre espace.
  
• Envoyer un e-mail de rappel : envoyez des e-mails de rappel aux visiteurs qui n’ont pas encore visité l’espace. Vous pouvez programmer cet e-mail pour qu’il soit envoyé à une date ultérieure. 
  • Remarque : l’activité liée aux e-mails de rappel est suivie dans le journal d’audit.