Créer des groupes de salles de données dans Dropbox DocSend

Mis à jour Dec 05, 2025

Présentation

Les espaces sont ce que nous appelons des salles de données virtuelles. Ces salles de données permettent de regrouper, d’organiser et de partager avec d’autres personnes des volumes importants de contenus à l’aide d’un seul et même lien. Désormais, vous pouvez partager des salles de données en envoyant une invitation à un groupe. Les groupes simplifient les paramètres de sécurité. Ils offrent la garantie que seules les personnes approuvées peuvent accéder aux documents ou y apporter leur contribution dans une salle de données.

Création de groupes dans les salles de données

Les espaces, ou salles de données, vous permettent de partager des volumes importants de contenus avec d’autres personnes de deux façons différentes. Vous pouvez créer un groupe avec une liste de membres approuvés ou vous pouvez créer des liens d’accès à votre salle de données.

Les groupes simplifient les mesures de sécurité en faisant en sorte que seules les personnes autorisées puissent accéder aux contenus d’une salle de données. Ces personnes doivent faire partie de la liste des membres d’une salle de données et s’authentifier à l’aide de leur adresse e-mail pour pouvoir accéder à la salle de données. Les liens disposent d’une configuration similaire grâce à la liste d’autorisation et aux options d’authentification par e-mail.

Remarque : à la différence des liens, qui peuvent être partagés par copier-coller, les invitations à rejoindre un groupe sont envoyées directement depuis DocSend à l’adresse e‑mail du destinataire. En savoir plus sur la différence entre les groupes et les liens.

Comment créer un groupe :

Connectez-vous à votre compte DocSend.
Cliquez sur l’onglet Espaces dans la barre latérale de gauche.
Cliquez sur la salle de données pour laquelle vous créez un groupe.
Cliquez sur Partager.
Cliquez sur Créer un groupe.
Saisissez un nom de groupe.
Activez les autorisations que vous souhaitez accorder dans Paramètres de sécurité.
- Autoriser les téléchargements : permet aux visiteurs de la salle de données de télécharger les ressources qui s’y trouvent.
- Ajouter un filigrane : superpose un filigrane sur les documents de la salle de données.
- Exiger la signature d’un accord pour la consultation : les visiteurs doivent signer un accord de confidentialité (NDA) avant de consulter un document.
  - Remarque : les paramètres de sécurité s’appliquent à l’ensemble de la salle de données.

Cliquez sur Créer un groupe.

Après avoir créé un groupe, vous pouvez appliquer des autorisations à des fichiers et des dossiers spécifiques en cliquant sur l’icône représentant un cadenas à côté de votre salle de données.

Comment inviter les membres d’un groupe dans votre espace (salle de données)

Remarques :
Le nombre de personnes que vous pouvez inviter par jour dépend de votre forfait :

Les clients disposant d’un abonnement payant DocSend Advanced Data Rooms (ADR) peuvent envoyer jusqu’à 2 000 invitations de groupe par jour.
Les utilisateurs en période d’essai peuvent envoyer jusqu’à 50 invitations de groupe par jour.

Connectez-vous à votre compte DocSend.
Cliquez sur Autorisations dans la barre latérale de gauche.
Cliquez sur l’onglet Groupes sous Autorisations.
Cliquez sur Inviter.
Ajoutez des adresses e‑mail dans le champ Ajouter des adresses e‑mail.
- Facultatif : ajoutez un message.
Cliquez sur Inviter.

Vos destinataires recevront un e‑mail contenant une invitation à rejoindre la salle de données.

Authentification des membres d’un groupe et des visiteurs

Un visiteur dont l’adresse e‑mail ne figure pas sur la liste des membres d’un groupe ne sera pas autorisé à consulter les contenus de la salle de données de ce groupe, même s’il dispose du lien. Cela limite les risques d’accès non autorisé ou d’exposition accidentelle des informations sensibles.

Lorsque les membres d’un groupe accèdent à une salle de données, ils doivent saisir et authentifier leur adresse e‑mail.

Remarques :

Les modifications apportées aux membres d’un groupe (p. ex. ceux qui ont été invités ou supprimés) se trouvent dans le journal d’audit. En savoir plus sur les journaux d’audit des salles de données.
Aucune liste de blocage n’est établie pour les groupes, car ils suivent le principe du moindre privilège. Autrement dit, l’accès est refusé par défaut et accordé par exception. Les visiteurs doivent être explicitement autorisés à accéder au contenu de l’espace (salle de données) de votre groupe.
Pour inviter des visiteurs, vous pouvez importer un fichier CSV contenant un maximum de 500 e‑mails si vous possédez le forfait Advanced, et jusqu’à 2 000 e‑mails avec le forfait Advanced Data Rooms.

Modification des paramètres et des autorisations d’un groupe

Plusieurs options vous permettent de personnaliser votre groupe :

Nom du groupe : vous pouvez définir et enregistrer un nom unique pour identifier votre groupe.
Autoriser les téléchargements : cette option peut être activée pour autoriser les visiteurs à télécharger et imprimer tous les documents contenus dans votre espace.
Ajouter un filigrane : cette option peut être activée pour incruster un filigrane à vos documents.
Exiger la signature d’un accord pour la consultation : l’activation de cette option impose aux membres de signer un accord avant de pouvoir consulter un document dans votre espace.
Envoyer un e-mail de rappel : envoyez des e-mails de rappel aux visiteurs qui n’ont pas encore visité l’espace. Vous pouvez programmer cet e-mail pour qu’il soit envoyé à une date ultérieure.

Remarques :

Le journal d’audit indique qui crée un e-mail de rappel, quand le rappel a été envoyé et qui reçoit le rappel.
Seuls les propriétaires et les collaborateurs peuvent créer et modifier des groupes.

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