Gestion du contenu d’un espace Dropbox DocSend (salle de données)

Ajoutez du contenu à votre espace (salle de données) pour le préparer au partage en important des fichiers, en ajoutant du contenu depuis votre bibliothèque ou en connectant des applications pour importer du contenu. 

Vous pouvez mettre à jour, supprimer et restaurer le contenu de votre espace à tout moment, même après l’avoir partagé, et informer les visiteurs lorsque des mises à jour sont effectuées. En savoir plus sur les notifications d’espace.

Annuler l’importation de contenu

Si vous avez importé le mauvais contenu et que vous souhaitez annuler cette action, cliquez sur X (supprimer) à côté du contenu que vous souhaitez supprimer, ou cliquez sur Annuler.

Vous pouvez également créer une demande de fichiers pour autoriser les visiteurs à importer des fichiers directement dans votre espace. Les fichiers importés sont immédiatement visibles par les collaborateurs. En savoir plus sur les demandes de fichiers. 

Accessibilité du contenu dans un espace

Vous pouvez gérer l’accessibilité du contenu d’un espace à tout moment, même après l’avoir partagé.

Pour gérer l’accessibilité d’un espace

1. Connectez-vous à votre compte sur docsend.com.
2. Cliquez sur Espaces.
3. Basculez l’option Actif sur Oui ou Non à côté de l’espace pour lequel vous souhaitez gérer l’accessibilité.

 

Pour gérer l’accessibilité du contenu

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur Espaces.
3. Cliquez sur votre espace. 
4. Basculez l’option Visible sur Oui ou Non à côté du contenu pour lequel vous souhaitez gérer l’accessibilité.

Vous pouvez mettre à jour le contenu existant dans un espace depuis la Bibliothèque de contenu. Lors de cette opération, tous les liens associés seront automatiquement mis à jour pour refléter la version la plus récente. En savoir plus sur la mise à jour de contenu.

Fonctionnement de l’archivage

• Le contenu archivé n’est pas pris en compte dans la limite des éléments de l’espace.
• Vous pouvez restaurer du contenu à tout moment ; celui-ci deviendra alors à nouveau consultable.
• La suppression de contenu d’un espace n’a aucune incidence sur les données d’historique des visites. Si vous sélectionnez Supprimer dans la bibliothèque de contenu, le contenu est déplacé dans le dossier « Contenu supprimé » et non dans la corbeille. Il sera définitivement supprimé après 30 jours. En savoir plus sur la suppression de contenu.
• Les visiteurs ne sont pas informés des modifications, sauf si les notifications automatiques sont activées.

Déplacer du contenu au sein d’un espace

Pour déplacer un ou plusieurs éléments au sein d’un espace : 

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur Espaces.
3. Cliquez sur votre espace. 
4. Cochez la case située à côté du ou des éléments que vous souhaitez déplacer.
5. Cliquez sur Déplacer.
6. Cliquez sur Modifier pour choisir un dossier de destination.
7. Cliquez sur Déplacer.

Organiser le contenu au sein des dossiers de l’espace

Organisez le contenu de votre espace à l’aide de dossiers, de structures de dossiers, de sections, de modèles ou de l’outil d’organisation par l’IA. En savoir plus sur l’outil d’organisation par l’IA pour les clients disposant du forfait Advanced Data Rooms.

Dossiers d’espace et structures de dossiers

Les dossiers d’espace vous permettent de regrouper le contenu dans des sous-dossiers par étape, par sujet ou par processus de travail.

Pour créer une structure de dossiers, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

• Créer des dossiers manuellement.
• Importer depuis un autre espace.
• Utiliser un modèle.
• Importer un fichier CSV.
• Utiliser l’outil d’organisation par l’IA pour générer une structure.

Chaque espace peut contenir : 

• 2 000 éléments (Advanced, Enterprise)
• 4 000 éléments (Advanced Data Rooms)

Chaque dossier peut contenir jusqu’à 200 éléments, et les sous-dossiers sont pris en compte dans la limite du nombre total d’éléments de votre espace. Toutefois, vous ne pouvez pas partager les dossiers individuellement ; en revanche, vous pouvez partager le lien d’espace. En savoir plus sur les limites d’importation de fichiers.

Créer manuellement un dossier dans un espace

Pour créer un dossier unique :

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur Espaces.
3. Cliquez sur un espace existant ou créez un nouvel espace.
4. cliquez sur Créer un dossier.
   •  Pour masquer le dossier aux visiteurs, cliquez sur Modifier à côté de Le dossier sera visible par les visiteurs de l’espace et activez l’option Masqué pour les visiteurs de l’espace.
5. Nommez votre dossier, puis cliquez sur Créer.

Vous pouvez désormais cliquer sur le nouveau dossier et ajouter du contenu.

Pour importer une structure de dossiers à partir d’un autre espace :

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur Espaces.
3. Cliquez sur Créer un espace.
4. Cliquez sur Autre espace à côté de Ou importer une structure de dossiers depuis, sous la boîte de dialogue. 
5. Saisissez le nom de l’espace dans le champ de recherche.
6. Cliquez sur votre espace. 
7. Cliquez sur Ajouter à l’espace pour finaliser l’ajout de la structure de dossiers à votre espace nouvellement créé.

 

Pour importer une structure de dossiers à partir d’un modèle :

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur Espaces.
3. Cliquez sur Créer un espace.
4. Cliquez sur Modèle à côté de Ou importer une structure de dossiers depuis, sous la boîte de dialogue. 
5. Saisissez le nom du modèle dans le champ de recherche ou cliquez sur Afficher plus pour consulter tous les modèles disponibles. 
6. Choisissez le modèle.
7. Cliquez sur Ajouter à l’espace pour finaliser l’ajout de la structure de dossiers à votre espace nouvellement créé.

 

Pour importer plusieurs dossiers à partir d’un fichier CSV :

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur Espaces.
3. Cliquez sur un espace existant ou créez un nouvel espace.
4. cliquez sur Créer un dossier.
5. Cliquez sur Importer depuis un fichier CSV.
   • Remarque : lorsque vous importez un fichier .csv, le format doit afficher les informations d’indexation dans la colonne A et les noms de dossiers dans la colonne B.

Filtrer le contenu (visiteur)

Pour filtrer le contenu :

1. Cliquez sur Ajouts récents sur le côté droit. 
2. Sous Accueil, cliquez sur le menu déroulant pour filtrer les fichiers en fonction de la date de leur ajout. 
   • Remarque : cette fonctionnalité ne sera pas affichée si l’administrateur l’a désactivée. 

 

Gérer le filtre de contenu (administrateur)

Pour gérer le filtre de contenu :

1. Cliquez sur l’espace que vous souhaitez gérer. 
2. Cliquez sur ☑(plus d’options) à côté d’Aperçu, sur le côté droit. 
3. Cliquez sur Désactiver le filtre Ajouts récents sous Expérience visiteur. 

Éléments importants à prendre en compte

• Les dossiers ne peuvent pas être recherchés au sein d’un espace.
• Le regroupement des dossiers en sections peut permettre d’optimiser la navigation.
• Lors de la duplication d’un espace, ses dossiers et son contenu sont copiés.
• Le déplacement de contenu entre les dossiers ne s’applique pas aux sections.
• Si vous passez à un forfait inférieur à partir d’un forfait prenant en charge les dossiers d’espace, ces espaces seront désactivés. Pour restaurer l’accès aux dossiers, déplacez-les dans Archive. 

Comment télécharger des dossiers, des fichiers ou un index à partir d’un espace

Vous pouvez télécharger un espace entier, télécharger un dossier ou télécharger des fichiers spécifiques à partir d’un espace. Les clients disposant d’un forfait Advanced Data Rooms peuvent également télécharger l’index d’un espace. En savoir plus sur le téléchargement d’un espace ou le téléchargement d’éléments à partir d’un espace.