Les informations contenues dans cet article concernent les clients disposant de DocSend Standard, Advanced et Advanced Data Rooms.
Ajoutez du contenu à votre espace (salle de données) pour le préparer au partage en important des fichiers, en ajoutant du contenu depuis votre bibliothèque ou en connectant des applications pour importer du contenu.
Vous pouvez mettre à jour, supprimer et restaurer le contenu de votre espace à tout moment, même après l’avoir partagé, et informer les visiteurs lorsque des mises à jour sont effectuées. En savoir plus sur les notifications d’espace.
Important :
Vous pouvez ajouter du contenu à un espace avant et après son partage avec des visiteurs externes. Le dossier de la bibliothèque d’accueil peut contenir jusqu’à 200 fichiers.
Pour ajouter du contenu à un espace depuis un appareil :
Vos fichiers nouvellement importés sont désormais ajoutés à votre espace.
Remarque : vous pouvez configurer des notifications automatiques pour les visiteurs qui les alerteront chaque fois qu’une nouvelle version de document ou un nouveau contenu est ajouté à un espace. En savoir plus sur les notifications d’espace.
Importer du contenu dans un espace depuis votre bibliothèque
Vous pouvez également déplacer du contenu en le faisant glisser et en le déposant dans des espaces vides.
Important : par défaut, tous les espaces que vous créez sont visibles par vos collègues, y compris le nom de l’espace et la structure du dossier. Les propriétaires de compte, les administrateurs d’équipe et les collaborateurs peuvent consulter tout le contenu ajouté à un espace, même si celui-ci se trouve dans un dossier personnel ou s’ils n’ont pas accès à l’emplacement où ce contenu est stocké dans la bibliothèque de contenu. En savoir plus sur la collaboration au sein d’un espace.
Annuler l’importation de contenu
Si vous avez importé le mauvais contenu et que vous souhaitez annuler cette action, cliquez sur X (supprimer) à côté du contenu que vous souhaitez supprimer, ou cliquez sur Annuler.
Créez une demande de fichiers pour autoriser les visiteurs à importer des fichiers directement dans votre espace. Les fichiers importés sont immédiatement visibles par les collaborateurs. En savoir plus sur les demandes de fichiers.
Pour créer une demande de fichiers :
Les demandes de fichiers sont liées à l’espace et peuvent être gérées directement depuis votre espace ou supprimées à tout moment. La suppression d’une demande est irréversible.
Vous pouvez gérer l’accessibilité du contenu d’un espace à tout moment, même après l’avoir partagé.
Pour gérer l’accessibilité d’un espace :
Remarque : vous pouvez également cliquer sur ... (plus d’options) à droite du nom de l’espace pour afficher un aperçu du contenu, modifier la description, mettre à jour la vignette ou archiver le contenu.
Pour gérer l’accessibilité du contenu :
Vous pouvez mettre à jour le contenu existant dans un espace depuis la Bibliothèque de contenu. Lors de cette opération, tous les liens associés seront automatiquement mis à jour pour refléter la version la plus récente. En savoir plus sur la mise à jour de contenu.
Pour archiver du contenu, déplacez-le vers la corbeille. Le contenu déplacé dans la corbeille est archivé, et non supprimé. Il peut être restauré à tout moment. Toutefois, le contenu archivé n’est pas visible pour les visiteurs.
Fonctionnement de l’archivage
Remarque : si vous sélectionnez Supprimer dans la bibliothèque de contenu, la suppression est permanente et le contenu est déplacé dans Contenu supprimé, et non dans la corbeille.
Pour supprimer du contenu :
Pour restaurer du contenu :
Remarque : cette fonctionnalité est limitée aux clients disposant des forfaits Advanced, Advanced Data Rooms et Enterprise.
Les dossiers d’espace vous permettent de regrouper le contenu dans des sous-dossiers par étape, par sujet ou par processus de travail.
Pour créer une structure de dossiers, plusieurs possibilités s’offrent à vous :
Chaque espace peut contenir :
Chaque dossier peut contenir jusqu’à 200 éléments, et les sous-dossiers sont pris en compte dans la limite du nombre total d’éléments de votre espace. Toutefois, vous ne pouvez pas partager les dossiers individuellement ; en revanche, vous pouvez partager le lien d’espace. En savoir plus sur les limites d’importation de fichiers.
Créer manuellement un dossier dans un espace
Pour créer un dossier unique :
Vous pouvez désormais cliquer sur le nouveau dossier et ajouter du contenu.
Remarque : les noms de dossiers de l’espace peuvent être modifiés à tout moment. Vous pouvez modifier le nom en cliquant sur ... (plus d’options) à droite du nom du fichier, puis en sélectionnant Modifier le nom du dossier. Le seul dossier qui ne peut pas être modifié est le dossier de l’utilisateur.
Pour importer une structure de dossiers à partir d’un autre espace :
Pour importer une structure de dossiers à partir d’un modèle :
Pour importer plusieurs dossiers à partir d’un fichier CSV :
Remarque : cette fonctionnalité est limitée aux clients disposant des Advanced Data Rooms.
L’indexation attribue des numéros aux fichiers afin que vous puissiez les localiser et les référencer facilement sans avoir à vous souvenir de leur nom. Les propriétaires et les collaborateurs peuvent activer l’indexation d’un espace à tout moment. Les valeurs d’index restent les mêmes pour tous les utilisateurs qui consultent l’espace, même s’ils n’ont pas accès à tous les fichiers.
Les utilisateurs devraient maintenant voir une colonne Index à côté de chaque élément dans leur salle de données. Les documents seront automatiquement indexés au fur et à mesure de leur importation.
L’index téléchargé comprend les numéros de contenu, les noms de fichiers, les URL, les types, les descriptions, l’état en cours et la date de la dernière mise à jour.
Pour télécharger un index (visiteurs) :
L’index téléchargé comprend les numéros de contenu, les noms de fichiers, les URL, les types et les descriptions.
Remarque : un index destiné aux visiteurs affichera uniquement le contenu activé pour la personne qui le télécharge.
Vous pouvez télécharger un espace entier, télécharger un dossier ou télécharger des fichiers spécifiques à partir d’un espace.
Pour télécharger un Espace entier :
Vos dossiers seront téléchargés sous la forme d’un fichier ZIP, et un message en bas de l’écran vous informera lorsque le téléchargement sera terminé.
Pour télécharger des dossiers à partir d’un espace :
Un fichier ZIP de votre dossier se trouvera dans votre dossier « Téléchargements ».
Pour télécharger un fichier spécifique à partir d’un espace :
Votre contenu se trouvera dans votre dossier « Téléchargements ».
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