Comment créer un rapport sur les fichiers en double

Le rapport sur les fichiers en double de Dropbox permet aux administrateurs de détecter les fichiers en double qui utilisent l'espace de stockage disponible d'une équipe. 

Le rapport CSV exportable est basé sur une analyse de tous les dossiers pris en compte dans l'espace de stockage disponible de votre équipe, ce qui vous permet d'identifier les doublons indésirables. Il est accessible depuis l'interface d'administration et fournit le détail du contenu dupliqué par emplacement, propriétaire, date de création et taille. 

Raisons courantes de la présence de fichiers en double

Les fichiers en double sont le plus souvent dus aux raisons suivantes :

• Copies intentionnelles : les membres de l'équipe copient des ressources partagées dans leurs propres dossiers de projet pour plus de commodité.
• Copies en conflit de synchronisation : Dropbox génère deux versions d'un document partagé lorsque deux utilisateurs le modifient en même temps.
• Copies de remise : les fichiers envoyés aux clients ou aux partenaires sont stockés à la fois dans le dossier du projet de travail et dans un dossier de remise distinct.

Comment trouver les fichiers en double de votre équipe sur dropbox.com

Pour créer un rapport sur les fichiers en double, vous devez avoir accès à l'interface d'administration :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
3. Sous Produits, cliquez sur le menu déroulant à gauche de Dropbox.
4. Cliquez sur Contenu.
5. Cliquez sur Exporter le rapport sur les fichiers en double.
6. Cliquez sur Démarrer le rapport.

Le rapport généré est enregistré dans un dossier appelé « Rapports Dropbox Business ». Vous recevez un e-mail lorsque le rapport est prêt. 

Que contient le rapport sur les fichiers en double ?

Le rapport sur les fichiers en double fournit les informations suivantes pour chaque fichier en double : 

• Chemin d'accès complet du fichier : l'emplacement du fichier en double.
• Identifiant du fichier : l'identifiant unique d'un fichier en double. 
• Numéro de groupe en double : le groupe numéroté auquel appartient le fichier. Les copies en double d'un même fichier sont regroupées dans le même groupe.
• Fichier original : s'il s'agit de la version la plus ancienne du fichier, en fonction de la date de création du fichier. 
• Propriétaire : le membre de l'équipe propriétaire du fichier en double.  
• Taille (Mo) : la quantité d'espace de stockage utilisée par le fichier. 
• Date de modification : date à laquelle un fichier a été modifié pour la dernière fois.
• Date de création : date à laquelle un fichier a été créé.