L’option Dropbox Sign Standard
Cet article décrit une fonctionnalité proposée aux clients Dropbox Business.
Grâce à l’option Dropbox Sign Standard, les équipes peuvent accéder à des fonctionnalités avancées de signature électronique qui permettent à la fois de signer et de demander des signatures en ligne, rapidement et facilement.
Fonctionnalités de l’option Dropbox Sign Standard
Les fonctionnalités de l’option Dropbox Sign Standard incluent :
- Intégrations : envoyez des demandes de signature, créez des modèles et stockez des documents dans les outils que vous utilisez déjà.
- Modèles réutilisables : enregistrez une mise en forme et des champs et créez en quelques secondes des documents à utiliser fréquemment.
- Sécurité avancée : utilisez l’authentification par SMS et les codes d’accès envoyés aux signataires pour vous assurer que les bonnes personnes ouvrent et signent vos documents.
En savoir plus sur les fonctionnalités de Dropbox Sign Standard.
Les membres disposant de l’option Dropbox Sign Standard pourront accéder à ces fonctionnalités avancées de signature électronique sur sign.dropbox.com.
Attribution de l’option Dropbox Sign Standard à un membre de l’équipe
Les administrateurs d’équipe peuvent attribuer cette option aux membres de l’équipe via l’interface d’administration.
Pour l’attribuer à des utilisateurs individuels dans l’équipe :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Membres.
- Cliquez sur Aucune option sous Options, à côté de la personne à qui vous souhaitez attribuer une option.
- Cliquez sur Ajouter à côté de Sign Standard dans la fenêtre contextuelle qui apparaît.
- Cliquez sur Acheter maintenant.
- Une fois l’option attribuée, Aucune option disparaît au profit de Sign Standard sous Options.
Suppression de l’option Dropbox Sign Standard accordée à un membre de l’équipe
Pour supprimer une option :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Membres.
- Cliquez sur Sign Standard sous Options, à côté de la personne dont vous souhaitez supprimer l’option.
- Cliquez sur Supprimer à côté de Sign Standard dans la fenêtre contextuelle qui apparaît.
- Cliquez sur Confirmer.
- Une fois l’option supprimée, Sign Standard disparaît au profil de Aucune option sous Options.
Achat ou suppression de l’option Sign Standard pour plusieurs membres de l’équipe
Si vous souhaitez ajouter ou supprimer des options pour plusieurs membres de l’équipe :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Membres.
- Cochez la case à côté de Nom, ce qui aura pour effet de sélectionner tous les membres de l’équipe. Décochez la case à côté de tout membre que vous ne souhaitez pas inclure.
- Cliquez sur Ajouter des options pour ajouter plusieurs membres de l’équipe, puis cliquez sur Confirmer.
- Cliquez sur Supprimer des options pour supprimer plusieurs membres de l’équipe, puis cliquez sur Confirmer.
Si vous souscrivez cette option, nous vous facturerons au prorata de votre période de facturation en cours. Au début de votre prochain cycle de facturation, nous vous facturerons le montant total de l’option, en plus du coût de votre abonnement.
Si vous supprimez l’option, votre sélection entrera en vigueur lors de votre prochain renouvellement.
Fonctionnalités de l’interface d’administration
Les administrateurs ayant souscrit l’option Dropbox Sign Standard auront accès à la fois à l’interface d’administration sur dropbox.com et à l’interface d’administration de Dropbox Sign.
L’interface d’administration de Dropbox Sign vous permet de modifier les paramètres dans trois catégories différentes : Rapports, Paramètres et Sécurité.
En savoir plus sur l’interface d’administration de Dropbox Sign.
Les administrateurs qui n’ont pas souscrit l’option pour eux-mêmes ne pourront pas visualiser les demandes de signature sur sign.dropbox.com ni accéder à certaines fonctionnalités réservées aux administrateurs dans Dropbox Sign, comme l’envoi de rappels et la modification des signataires pour les demandes de signature en attente.
Cependant, ils pourront voir les demandes et les modèles de signature créés par les membres de leur équipe possédant cette option dans le hub de signature. Ils auront également accès à l’interface d’administration de Dropbox Sign pour modifier les paramètres des membres de leur équipe.
Paramètres de signature
Le fait d’activer ou de désactiver le paramètre Signatures dans l’interface d’administration de Dropbox a uniquement un impact sur les fonctionnalités de signature dans Dropbox. Les utilisateurs disposant de cette option pourront toujours accéder aux fonctionnalités de signature avancées sur sign.dropbox.com.
Si ce paramètre est désactivé, les administrateurs n’ont pas accès au hub de signature sur dropbox.com pour visualiser l’activité de signature des membres de l’équipe. À la place, il leur est possible de se connecter au site sign.dropbox.com et se rendre sur la page d’accueil pour gérer les documents et les modèles de signature de l’équipe.
Journal d’activité
L’activité de signature des membres de votre équipe possédant l’option est consultable sur sign.dropbox.com. Par contre, elle n’apparaît pas dans le journal d’activité ni dans le rapport de partage externe de l’interface d’administration de Dropbox. Pour accéder à ces informations, rendez-vous dans la section Rapports de l’interface d’administration de Dropbox Sign.
Partage à l’extérieur de l’équipe
Pour supprimer le partage des documents en dehors des membres de l’équipe, les administrateurs d’équipe peuvent accéder à la section Partage des paramètres dans l’interface d’administration de Dropbox et désactiver l’option Faire signer des documents. Cela empêchera le partage à l’extérieur de l’équipe dans Dropbox et Dropbox Sign.
Modèles
Pour empêcher les membres de l’équipe de créer et modifier des modèles, les administrateurs d’équipe peuvent accéder à la section Signatures des paramètres dans l’interface d’administration de Dropbox et désactiver l’option Création et modification de modèles. Cela empêchera la modification et la création de modèles à la fois dans Dropbox et Dropbox Sign.
FAQ sur l’option Dropbox Sign Standard
Que se passe-t-il si je passe à un forfait supérieur ?
L’option Dropbox Sign Standard est réservée aux clients Dropbox Business. Si vous passez d’un forfait Dropbox Business à Business Plus, l’option Sign Standard sera supprimée. Les membres de votre équipe qui avaient souscrit cette option perdront l’accès à ces fonctionnalités sur sign.dropbox.com.
Que se passe-t-il si je dissous ou supprime mon équipe ?
Si vous dissolvez ou supprimez votre équipe Dropbox Business, tous ses membres perdront l’accès aux fonctionnalités avancées de signature sur sign.dropbox.com. Si vous avez choisi de résilier votre abonnement d’équipe avant de dissoudre ou de supprimer votre équipe, vous pouvez toujours utiliser l’option Dropbox Sign Standard jusqu’à la fin de votre période de facturation, après quoi l’état de votre équipe sera verrouillé.
Que se passe-t-il si un membre est retiré de l’équipe ?
Une fois qu’un membre de l’équipe possédant l’option est supprimé, l’option est résiliée à la fin du cycle de facturation en cours. En tant qu’administrateur, vous pouvez transférer la propriété des fichiers de cet utilisateur à un autre membre de l’équipe, y compris ses documents et modèles créés sur sign.dropbox.com. Vous ne pourrez pas réaffecter cette option à un autre membre de l’équipe.
Si un membre est retiré de l’équipe et que son compte est supprimé, cette suppression est définitive et il ne conservera aucun accès aux modèles ou documents de signature dans Dropbox ou Dropbox Sign.
Si un membre est retiré de l’équipe et qu’il passe à un forfait Dropbox Basic, il pourra toujours accéder à ses documents de signature à la fois dans Dropbox et Dropbox Sign.
Que se passe-t-il si l’état de mon équipe devient verrouillé ?
Si votre équipe passe à l’état verrouillé, ses membres possédant l’option perdront l’accès aux fonctionnalités sur sign.dropbox.com. Si un membre décide de quitter l’équipe alors que cette dernière est verrouillée, puis de convertir son compte Dropbox en compte Basic, il aura toujours accès à Dropbox Sign ainsi qu’à ses modèles et documents de signature.
Que se passe-t-il si je passe à un forfait inférieur ?
Si vous passez d’un forfait Dropbox Business à Advanced ou Standard, vous perdez l’accès à l’option, et un remboursement au prorata vous est proposé.
J’ai signé un accord de partenariat (BAA, Business Associate Agreement). Puis-je quand même acheter l’option Dropbox Sign Standard ?
Si vous avez signé un accord de partenariat, vous pouvez acheter l’option Dropbox Sign Standard. Cependant, cette option et les fonctionnalités de signature électronique qu’elle offre ne sont pas conformes à la loi HIPAA et ne doivent pas être utilisées pour traiter des informations de santé protégées (PHI).
