Gestion des conservations légales pour votre équipe Dropbox Business

La création d'une conservation légale permet aux administrateurs de consulter et d'exporter l'ensemble des contenus créés ou modifiés par certains membres de l'équipe. Les membres concernés par une conservation légale n'en sont pas informés. Ils gardent la possibilité de créer, modifier et supprimer des fichiers.

Création d'une conservation légale

Pour créer une conservation légale :

1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration.
3. Cliquez sur Gouvernance des données.
4. Cliquez sur Conservations légales.
5. Cliquez sur Nouvelle conservation.
6. Saisissez le nom et les détails de la conservation, puis cliquez sur Continuer.
7. Saisissez le nom ou l'adresse e‑mail du ou des membres pour lesquels vous souhaitez mettre en place une conservation légale, puis cliquez sur Continuer.
8. Sélectionnez les dates de début et de fin de la conservation légale.
   • La date de début peut être la date du jour ou une date antérieure, mais elle ne peut pas être ultérieure à la date du jour.
   • La date de fin peut être la date du jour, une date antérieure ou une date ultérieure. Vous pouvez aussi cocher l'option Ne pas définir de date de fin.
9. Cliquez sur Activer.

Si vous créez une conservation légale dont la date de début est antérieure à la date du jour, son activation peut prendre un certain temps. Vous recevrez une notification par e‑mail lorsqu'elle sera activée. Vous pouvez également consulter l'état d'une conservation à partir de la page Conservations légales dans l'interface d'administration.

Remarque : une conservation légale est considérée comme active jusqu'à ce qu'un administrateur l'annule, et ce, même si la date de fin est passée. Après la date de fin, les nouvelles versions des fichiers ne seront plus copiées, mais les copies existantes seront disponibles jusqu'au moment où la conservation sera annulée.

Pour quels types de fichiers puis-je mettre en place une conservation légale ?

Lorsque vous créez une conservation légale, des copies de tous les fichiers qu'un membre crée ou modifie entre la date de début et la date de fin sont conservées, à l'exception des fichiers suivants :

• Documents cloud (Dropbox Paper, Google Docs/Sheets/Slides, etc.)
• Fichiers dont le membre a affiché un aperçu, mais qu'il n'a pas consultés
• Fichiers auxquels le membre a accès, mais qu'il n'a pas modifiés
• Fichiers créés et modifiés avant que l'utilisateur ne rejoigne l'équipe
• Fichiers auxquels le membre n'a plus accès au moment de la mise en place de la conservation légale
• Fichiers créés ou modifiés par unadministrateur connecté en tant que membre de l'équipe

Remarque : dans de rares cas, il est possible que des fichiers ne soient pas conservés si un membre en perd l'accès très peu de temps après les avoir créés ou modifiés. Pour éviter cette situation, mieux vaut vous assurer que la conservation légale est entièrement activée avant de supprimer des membres.

Qui peut mettre en place une conservation légale ?

Vous pouvez mettre en place des conservations légales pour des membres actifs, invités ou suspendus de votre équipe, y compris pour d'autres administrateurs et pour vous-même.

Vous ne pouvez pas mettre en place des conservations légales pour des membres supprimés, ni des groupes entiers ou des équipes entières. En revanche, vous pouvez supprimer un membre même s'il fait l'objet d'une conservation légale.

Consultation d'une conservation légale

Vous pouvez à tout moment consulter les conservations légales actives ou annulées. Pour cela :

1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration.
3. Cliquez sur Gouvernance des données.
4. Cliquez sur Conservations légales.
5. Servez-vous des onglets Actives et Annulées pour voir l'ensemble des conservations légales de votre équipe.

Modification d'une conservation légale

Vous pouvez modifier le nom et les détails d'une conservation légale, et ajouter ou supprimer des membres. En revanche, vous ne pouvez pas modifier les dates de la conservation. Pour modifier une conservation légale :

1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration.
3. Cliquez sur Gouvernance des données.
4. Cliquez sur Conservations légales.
5. Cochez la case qui apparaît lorsque vous survolez le nom de la conservation légale à modifier.
6. Cliquez sur Modifier la conservation.
7. Modifiez le nom ou les détails de la conservation.
8. Cliquez sur Continuer.
9. Ajoutez ou supprimez des membres de la conservation.
10. Cliquez sur Continuer.
11. Vérifiez vos modifications.
12. Cliquez sur Enregistrer.

Annulation d'une conservation légale

Si vous n'avez plus besoin d'une conservation légale, vous pouvez l'annuler. Tous les fichiers associés à cette conservation seront supprimés. Cette opération est irréversible. Pour annuler une conservation légale :

1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration.
3. Cliquez sur Gouvernance des données.
4. Cliquez sur Conservations légales.
5. Cochez la case qui apparaît lorsque vous survolez le nom de la conservation légale à annuler.
6. Cliquez sur Annuler la conservation.

Exportation d'une conservation légale

Vous pouvez exporter tous les fichiers d'une conservation légale à la fois ou choisir ceux que vous souhaitez exporter en les filtrant en fonction du nom de membre, d'une plage de dates, du type de fichier ou de la version de fichier. L'exportation peut être enregistrée dans n'importe quel dossier de votre compte Dropbox.

Pour voir quels fichiers sont conservés sans pour autant exporter l'intégralité de la conservation, exportez le récapitulatif de la conservation légale sous forme de fichier CSV. 

Remarques :

• Les fichiers créés dans les 24 heures précédant l'exportation peuvent être manquants.
• Les noms des fichiers et dossiers exportés sont en minuscules.
• Dans de rares cas, les noms des fichiers et dossiers dans l'exportation seront tronqués en raison des limites de caractères appliquées à leurs chemins d'accès.

Pour exporter une conservation légale :

1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration.
3. Cliquez sur Gouvernance des données.
4. Cliquez sur Conservations légales.
5. Cliquez sur l'icône représentant trois points (…) à droite de la conservation légale que vous souhaitez exporter.
6. Cliquez sur Créer une exportation.
7. Sélectionnez les filtres de fichiers à utiliser pour votre exportation.
   • Remarque : pour exporter tous les fichiers, sélectionnez Les fichiers de tous les membres, Toutes les dates, Tous les types et Toutes les versions disponibles. 
8. (Facultatif) Cliquez sur Sélectionner un dossier à exclure pour exclure des dossiers spécifiques de l'exportation. Une fois le dossier sélectionné, cliquez sur Sélectionner.
   • Remarque : vous pouvez exclure 100 dossiers au maximum.
9. Cliquez sur Continuer.
10. Donnez un nom à l'exportation et ajoutez une description facultative dans les champs correspondants.
11. Cliquez sur Continuer.
12. Sachez que le traitement de l'exportation peut prendre un certain temps et qu'il vous faudra attendre pour la télécharger. Une fois le traitement effectué, cliquez sur Télécharger.