Gestion des paramètres de partage pour votre équipe
Cet article décrit les paramètres proposés à certains types d’administrateurs Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus et Enterprise.
En tant qu’administrateur d’un compte d’équipe Dropbox, vous pouvez gérer les paramètres de partage pour toute votre équipe. Pour accéder aux paramètres de partage dans l’interface d’administration :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Paramètres.
- Dans la section Contenu, cliquez sur Partage.
Remarque : les modifications apportées à ces paramètres ne sont pas rétroactives.
Partage en dehors de votre équipe
Ces paramètres vous permettent de choisir des produits Dropbox individuels pour autoriser ou limiter le partage en dehors de l’équipe.
Partager des fichiers par e‑mail
Ce paramètre contrôle si les membres de l’équipe peuvent inviter des personnes extérieures (en saisissant leur adresse e‑mail ou des domaines entiers de messagerie) à consulter ou modifier des fichiers et dossiers.
Remarque importante : lorsque ce paramètre est activé, toute personne ayant accès au contenu peut également le partager. Assurez-vous que votre équipe partage uniquement des fichiers et dossiers avec des personnes en qui vous avez confiance. Vous pouvez également surveiller l’activité de partage de l’équipe dans l’interface d’administration.
- Activé (tout le monde) : les membres de l’équipe peuvent partager des contenus avec les personnes qui font partie de l’équipe et avec celles qui n’en font pas partie.
- Si ce paramètre est désactivé, votre équipe n’a pas accès à Dropbox Replay, sauf si vous avez déjà acheté l’option Replay. Si c’est le cas, vous aurez toujours accès à Replay, mais vos paramètres globaux de partage externe Dropbox ne seront pas applicables.
- Activé (équipe + personnes approuvées) : les membres de l’équipe peuvent partager des contenus uniquement avec les personnes faisant partie de l’équipe et les personnes figurant sur la liste approuvée de l’équipe.
- Désactivé (équipe uniquement) : les membres de l’équipe peuvent uniquement partager des contenus avec les personnes faisant partie de l’équipe.
Remarques :
- Si vous choisissez d’autoriser le partage à l’extérieur de l’équipe, vous pouvez afficher dans le tableau de bord d’administration une liste des principaux domaines de messagerie auxquels votre équipe envoie des fichiers. Sachez toutefois que cette liste n’inclura pas le partage via des liens.
- Ce paramètre n’a aucune incidence sur les accès existants.
- Les membres de l’équipe peuvent gérer les autorisations de consultation et d’ajout de commentaires directement dans Dropbox Replay, dans les paramètres de partage de chaque fichier multimédia.
- Les membres de l’équipe peuvent révoquer les autorisations dans Dropbox Replay en désactivant les liens partagés existants. Découvrez comment gérer les autorisations dans Dropbox Replay.
Si le paramètre Partage à l’extérieur de l’équipe est défini sur Activé (équipe + personnes approuvées), vous pouvez ajouter des utilisateurs individuels en saisissant leur adresse e‑mail ou des domaines entiers de messagerie. Pour ajouter des personnes ou des domaines de messagerie valides à la liste approuvée :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Paramètres.
- Dans la section Contenu, cliquez sur Partage.
- Cliquez sur Afficher la liste approuvée.
- Renseignez les adresses e‑mail ou les noms de domaine que vous souhaitez ajouter à la liste des exceptions.
- Cliquez sur le signe X à côté d’une adresse e‑mail ou d’un domaine à supprimer.
Remarques :
- L’ajout d’un domaine de premier niveau, par exemple “exemple.com”, permet également aux membres de partager des sous-domaines du type “x.exemple.com” ou “y.exemple.com”.
- La liste approuvée ne concerne pas les liens partagés.
Partager des liens vers des fichiers
Ce paramètre permet aux membres de l’équipe de décider s’ils souhaitent ou non partager des liens avec des personnes extérieures à l’équipe.
Remarque : vos règles de restriction de lien s’appliquent uniquement aux membres de l’équipe. Si vous accordez à un partenaire externe l’accès à un fichier ou à un dossier, il peut créer un lien pour partager ce contenu avec d’autres personnes, même si la règle de partage de liens à l’extérieur de l’équipe est désactivée.
- Activé : les membres de l’équipe peuvent partager des liens avec des personnes extérieures à l’équipe et ignorer le paramètre Confidentialité par défaut des liens partagés décrit ci-dessous.
- Désactivé : les membres de l’équipe ne peuvent pas créer de liens ni en partager avec des personnes extérieures à l’équipe. De plus, les liens existants créés par des membres de l’équipe ne fonctionneront plus pour les personnes extérieures à l’équipe.
Remarques :
- Dropbox passe à une nouvelle architecture pour les liens partagés, ces derniers étant désormais basés sur le contenu plutôt que sur les utilisateurs. Cela affecte leur mode de création et de partage. Les nouveaux liens peuvent être identifiés par la présence d’un paramètre « rlkey » dans l’URL. Pour ces liens, le comportement décrit plus haut sera différent.
- Si vous partagez un fichier ou un dossier avec un partenaire externe à l’aide d’un lien, le destinataire peut utiliser ce même lien pour le partager à son tour avec d’autres parties externes. Il ne peut toutefois pas créer son propre lien partagé, car chaque fichier ou dossier ne peut être associé qu’à un seul lien avec accès en écriture et à un seul lien avec accès en lecture seule.
Partager des liens « Envoyer et suivre »
Ce paramètre s’applique aux fichiers envoyés à l’aide du workflow Envoyer et suivre. Pour gérer ce paramètre :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Paramètres.
- Dans la section Contenu, cliquez sur Partage.
- Sous Autoriser le partage à l’extérieur de votre équipe, activez l’option Partager des liens « Envoyer et suivre » pour autoriser les membres de l’équipe à partager des liens « Envoyer et suivre » à l’extérieur de l’équipe.
Envoyer des demandes de signature
Ce paramètre s’applique aux fichiers envoyés à l’aide de la page Signatures. Pour gérer ce paramètre :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Paramètres.
- Dans la section Contenu, cliquez sur Partage.
- Sous Autoriser le partage à l’extérieur de votre équipe, activez l’option Envoyer des demandes de signature pour autoriser les membres de l’équipe à envoyer des demandes de signature à l’extérieur de l’équipe.
Partager des fichiers avec Transfer
Ce paramètre s’applique aux fichiers envoyés à l’aide de Dropbox Transfer. Pour gérer ce paramètre :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Paramètres.
- Dans la section Contenu, cliquez sur Partage.
- Sous Autoriser le partage à l’extérieur de votre équipe, activez l’option Partager des fichiers avec Transfer.
Partager des liens Replay
Ce paramètre s’applique aux liens envoyés à l’aide de Dropbox Replay. Pour gérer ce paramètre :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Paramètres.
- Dans la section Contenu, cliquez sur Partage.
- Sous Autoriser le partage à l’extérieur de votre équipe, cliquez sur Gérer à côté de Partager des liens Replay pour ouvrir Replay et gérer les liens partagés directement.
Partager des liens Capture
Ce paramètre s’applique aux liens envoyés à l’aide de Dropbox Capture. Pour gérer ce paramètre :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Paramètres.
- Dans la section Contenu, cliquez sur Partage.
- Sous Autoriser le partage à l’extérieur de votre équipe, cliquez sur Gérer à côté de Partager des liens Capture pour ouvrir Capture et gérer les liens partagés directement.
Paramètres du lien du fichier partagé
Ces paramètres s’appliquent aux fichiers partagés via des liens. Ils ne s’appliquent pas à l’activité Signatures, ni aux liens Dropbox Replay, Dropbox Capture, Dropbox Transfer ou « Envoyer et suivre ».
Paramètre d’accès par défaut pour les liens partagés
Ce paramètre contrôle la confidentialité par défaut des liens partagés créés par des membres de l’équipe.
- Membres de l’équipe : seuls les membres de l’équipe peuvent accéder par défaut aux liens partagés.
- Toutes les personnes disposant du lien : tous les utilisateurs peuvent accéder par défaut aux liens partagés, même s’ils ne font pas partie de l’équipe.
- Personnes invitées : seules les personnes invitées peuvent accéder aux liens créés par les membres de l’équipe.
Autorisations par défaut pour les liens partagés
Ce paramètre contrôle les autorisations par défaut des liens partagés créés par les membres de l’équipe.
- Désactivé : les membres de l’équipe peuvent spécifier leurs propres autorisations par défaut pour les liens partagés.
- Modifier : toute personne ayant accès au fichier via le lien peut le modifier.
- Lecture seule : toute personne ayant accès au fichier via le lien peut uniquement le consulter.
Remarques :
- Les membres de l’équipe peuvent ignorer les paramètres par défaut d’autorisation et de confidentialité des liens partagés et choisir d’accorder l’accès à ces liens à tout le monde.
- Si vous voulez définir un délai de validité ou exiger un mot de passe, vous devez définir le paramètre d’accès par défaut pour les liens partagés sur Membres de l’équipe ou Personnes invitées.
Définition d’un délai de validité pour les nouveaux liens partagés en dehors de l’équipe
Ce paramètre vous permet de définir un délai de validité spécifique pour les liens partagés créés par les membres de l’équipe. Au terme du délai sélectionné, Dropbox désactivera automatiquement le lien partagé. Tous les utilisateurs qui tenteront d’accéder au lien après la date d’expiration recevront un message d’erreur.
Remarque : vous pouvez définir un délai de validité pour les liens partagés en dehors de votre équipe. Vous avez ici la possibilité d’autoriser les membres à supprimer ou à modifier le délai de validité du lien partagé.
Mot de passe requis pour les nouveaux liens partagés en dehors de l’équipe
Ce paramètre permet aux membres de votre équipe de définir un mot de passe d’accès lors de la création d’un lien partagé.
- Activé : les personnes disposant du lien ont besoin d’un mot de passe pour le consulter. Le membre de l’équipe qui crée le lien doit transmettre le mot de passe au destinataire.
- Désactivé : le destinataire n’a besoin d’aucun mot de passe pour accéder aux liens partagés.
Restrictions des liens non ciblés
Si vous êtes administrateur d’une équipe Dropbox, vous pouvez gérer l’accès par lien aux dossiers et sous-dossiers partagés de votre équipe. L’activation des restrictions portant sur les liens empêche les utilisateurs Dropbox d’accéder aux dossiers partagés auxquels ils n’ont pas été ajoutés. Cette configuration remplace les paramètres de partage des dossiers individuels.
- Activé : les restrictions portant sur les liens sont activées pour tous les dossiers partagés.
- Désactivé : les restrictions portant sur les liens ne sont pas activées par défaut, mais les membres de l’équipe peuvent les activer sur des dossiers partagés spécifiques.
Remarque : les restrictions des liens non ciblés s’appliquent uniquement aux dossiers et sous-dossiers de votre équipe. Elles ne sont pas valables pour les dossiers partagés appartenant à des utilisateurs extérieurs à l’équipe.
Si vous n’êtes pas administrateur, vous pouvez restreindre les liens menant aux dossiers personnels vous appartenant.
Voici la marche à suivre :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.
- Passez le curseur sur le nom du dossier, puis cliquez sur l’icône de partage (un rectangle avec une flèche vers le haut).
- Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Paramètres.
- Sélectionnez l’onglet Paramètres du dossier.
- Activez l’option Restrictions des liens.
Dossiers partagés avec l’équipe
Ajout de dossiers appartenant à des utilisateurs extérieurs à l’équipe
Choisissez si les membres de l’équipe peuvent ajouter des dossiers modifiables créés par des personnes extérieures à votre équipe Dropbox :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Paramètres.
- Cliquez sur Partage.
- Sous Dossiers partagés avec l’équipe, activez l’option Ajout de dossiers appartenant à des utilisateurs extérieurs à l’équipe .
Remarque : la désactivation de ce paramètre n’a aucune incidence sur les dossiers que les membres sont uniquement invités à consulter.
