Comment gérer les conservations légales

Les équipes Dropbox Business qui ont souscrit l'option Gouvernance des données ont accès à la fonctionnalité Conservations légales. Pour souscrire l'option Gouvernance des données, contactez votre responsable commercial Dropbox ou remplissez le formulaire de contact Dropbox Business.

La mise en place d'une conservation légale sur un membre d'équipe permet aux administrateurs d'équipe de consulter et d'exporter l'ensemble des contenus créés ou modifiés par ce membre. Les membres concernés par une conservation légale n'en sont pas informés. Ils gardent la possibilité de créer, modifier et supprimer des fichiers.

Les administrateurs d'équipe peuvent :

Remarque : les administrateurs des comptes utilisateur et les administrateurs d'assistance ne peuvent pas créer ni gérer de conservations légales.

Création d'une conservation légale

Pour créer une conservation légale :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur Gouvernance des données.
  5. Cliquez sur Conservations légales.
  6. Cliquez sur Nouvelle conservation.
  7. Saisissez le nom et les détails de la conservation, puis cliquez sur Continuer.
  8. Saisissez le nom ou l'adresse e‑mail du ou des membres pour lesquels vous souhaitez mettre en place une conservation légale, puis cliquez sur Continuer.
    • Vous pouvez ajouter jusqu'à cinq membres à une même conservation légale.
  9. Sélectionnez les dates de début et de fin de la conservation légale.
    • La date de début peut être la date du jour ou une date antérieure, mais elle ne peut pas être ultérieure à la date du jour.
    • La date de fin peut être la date du jour, une date antérieure ou une date ultérieure. Vous pouvez aussi cocher l'option Ne pas définir de date de fin.
  10. Cliquez sur Activer.

Si vous créez une conservation légale dont la date de début est antérieure à la date du jour, son activation peut prendre un certain temps. Vous recevrez une notification par e-mail lorsqu'elle sera activée.

Remarque : une conservation légale est considérée comme active jusqu'à ce qu'un administrateur d'équipe l'annule, et ce, même si la date de fin est passée. Après la date de fin, les nouvelles versions des fichiers ne seront plus copiées, mais les copies existantes seront disponibles jusqu'à ce que vous annuliez la conservation.

Pour quels types de fichiers puis-je mettre en place une conservation légale ?

Lorsque vous créez une conservation légale, des copies de tous les fichiers qu'un membre crée ou modifie entre la date de début et la date de fin sont conservées, à l'exception des fichiers suivants :

  • Documents cloud (Dropbox Paper, Google Docs/Sheets/Slides, etc.)
  • Fichiers dont le membre a affiché un aperçu, mais qu'il n'a pas consultés
  • Fichiers auxquels le membre a accès, mais qu'il n'a pas modifiés
  • Fichiers créés et modifiés avant que l'utilisateur ne rejoigne l'équipe
  • Fichiers auxquels le membre n'a plus accès au moment de la mise en place de la conservation légale

Remarque : dans certains cas exceptionnels, des fichiers peuvent ne pas être conservés si un membre perd l'accès à ces fichiers très peu de temps après les avoir créés ou modifiés.

Qui peut mettre en place une conservation légale ?

Vous pouvez mettre en place des conservations légales pour les membres actifs, invités ou suspendus de votre équipe, y compris pour les autres administrateurs d'équipe et vous-même.

Vous ne pouvez pas mettre en place des conservations légales pour des membres supprimés, ni des groupes entiers ou des équipes entières. En revanche, vous pouvez supprimer un membre même s'il fait l'objet d'une conservation légale.

Consultation d'une conservation légale

Vous pouvez à tout moment consulter les conservations légales actives ou annulées. Pour cela :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur Gouvernance des données.
  5. Cliquez sur Conservations légales.
  6. Servez-vous des onglets Actifs et Débloqué pour voir l'ensemble des conservations légales de votre équipe.

Modification d'une conservation légale

Vous pouvez modifier le nom et les détails d'une conservation légale, et ajouter ou supprimer des membres. En revanche, vous ne pouvez pas modifier les dates de la conservation. Pour modifier une conservation légale :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur Gouvernance des données.
  5. Cliquez sur Conservations légales.
  6. Cochez la case qui apparaît lorsque vous survolez le nom de la conservation légale à modifier.
  7. Cliquez sur Modifier la conservation.
  8. Modifiez le nom ou les détails de la conservation.
  9. Cliquez sur Continuer.
  10. Ajoutez ou supprimez des membres de la conservation.
  11. Cliquez sur Continuer.
  12. Vérifiez vos modifications.
  13. Cliquez sur Enregistrer.

Annulation d'une conservation légale

Si vous n'avez plus besoin d'une conservation légale, vous pouvez l'annuler. Tous les fichiers associés à cette conservation seront supprimés. Cette opération est irréversible. Pour annuler une conservation légale :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur Gouvernance des données.
  5. Cliquez sur Conservations légales.
  6. Cochez la case qui apparaît lorsque vous survolez le nom de la conservation légale à annuler.
  7. Cliquez sur Annuler la conservation.

Exportation d'une conservation légale

Pour voir quels fichiers sont conservés sans pour autant exporter l'intégralité de la conservation, vous pouvez exporter le récapitulatif de la conservation légale sous forme de fichier .CSV.

Vous pouvez exporter les conservations légales dans n'importe quel dossier de votre compte Dropbox. L'exportation contient toutes les versions de fichiers que les membres ont créées et modifiées entre les dates de la conservation légale.

Remarques :

  • Les fichiers créés dans les 24 heures précédant l'exportation peuvent être manquants.
  • Les noms des fichiers et dossiers exportés sont en minuscules.

Pour exporter une conservation légale :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur Gouvernance des données.
  5. Cliquez sur Conservations légales.
  6. Cochez la case qui apparaît lorsque vous survolez le nom de la conservation légale à annuler.
  7. Cliquez sur Exporter la conservation.
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