Contrôle de l'activité de partage de l'équipe

Si vous êtes administrateur d'équipe ou des utilisateurs d'une équipe Dropbox Business, vous pouvez effectuer le suivi de certaines données partagées dans votre organisation et à l'extérieur de celle-ci.

Affichage de l'activité de partage

  1. Connectez-vous au site dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale située à gauche.
  3. Sur la page Activité, les événements de partage apparaissent au côté des autres types d'événement. Pour n'afficher que les événements de partage, sélectionnez Partage dans le menu déroulant.

La page Activité affiche un résumé des activités récentes de l'équipe. Elle n'affiche pas toutes les actions effectuées par votre équipe. Vous pouvez générer un rapport sur les activités complet pour une période donnée en cliquant sur Créer un rapport complet dans l'onglet Activité. Vous pouvez également afficher l'activité de partage récente d'un membre de l'équipe en particulier en cliquant sur Membres dans la barre latérale située à gauche, puis sur le nom de la personne souhaitée dans la liste.

Que se passe-t-il si une personne inconnue rejoint un dossier partagé ?

Quand un inconnu rejoint un dossier partagé, les administrateurs ont accès à cette information dans l'onglet Activité. Ils peuvent également voir qui est à l'origine de l'invitation.

Quels types d'événements sont enregistrés ?

Les événements d'un dossier partagé sont enregistrés lorsque quelqu'un :

  • crée un dossier partagé
  • invite une personne à rejoindre un dossier
  • rejoint un dossier
  • retire une personne d'un dossier
  • modifie les droits d'accès d'une autre personne dans un dossier
  • transfère la propriété d'un dossier à une autre personne
  • annule le partage d'un dossier
  • modifie les autorisations de partage d'un dossier
  • modifie les autorisations générales de partage des dossiers partagés à partir de l'interface d'administration
  • déplace un dossier partagé d'une Dropbox professionnelle vers une Dropbox personnelle (ou vice versa), en particulier lorsque les paramètres définis au niveau des dossiers et au niveau de l'équipe autorisent le partage à l'extérieur de l'équipe.

Les événements d'un fichier partagé sont enregistrés lorsqu'un fichier est :

  • Ajouté
  • Téléchargé
  • Modifié
  • Affiché sous forme d'aperçu
  • Supprimé
  • Supprimé définitivement
  • Restauré (lorsque la suppression d'un fichier est annulée ou qu'un fichier est replacé à son emplacement d'origine)
  • Rétabli (lorsque la version précédente d'un fichier est rétablie à son état avant la réalisation d'un ensemble de modifications)
  • Renommé
  • Déplacé (lorsqu'un fichier est déplacé dans un autre dossier)
  • Copié
  • Récupéré (lorsque l'état précédent du compte d'un utilisateur et des fichiers qu'il contient sont récupérés)

Les événements de liens partagés sont enregistrés lorsque :

  • Un membre de l'équipe crée ou partage un lien.
  • Un membre qui ne fait pas partie de l'équipe crée ou partage un lien depuis un dossier partagé qui appartient à un membre de l'équipe
  • Un lien est partagé ou créé par l'intermédiaire d'une application tierce.
  • Un membre de l'équipe supprime un lien.
  • Un membre de l'équipe modifie la visibilité d'un lien.
  • Un membre de l'équipe configure un mot de passe ou délai de validité pour un lien.
  • Un administrateur modifie les autorisations générales de partage des liens partagés à partir de l'interface d'administration.
  • Quelqu'un ouvre ou enregistre des fichiers à partir d'un lien partagé par un membre de l'équipe.

Les événements relatifs aux demandes de fichiers sont enregistrés dans les cas suivants :

  • Lorsqu'un membre de l'équipe crée une demande de fichiers
  • Lorsqu'un membre de l'équipe reçoit un fichier transféré en réponse à une demande de fichiers

Les événements de partage Paper sont enregistrés lorsque :

  • Un document ou un dossier Paper est partagé avec un membre de l'équipe ou lorsque son partage est annulé
  • Un document ou un dossier Paper appartenant à l'équipe est partagé avec une personne extérieure à l'équipe ou lorsque son partage est annulé
  • Un membre de l'équipe consulte un document Paper
  • Une personne extérieure à l'équipe consulte un document Paper
  • Un membre de l'équipe est mentionné dans un document Paper
  • Une personne extérieure à l'équipe est mentionnée dans un document Paper appartenant à l'équipe
  • Le paramètre de partage par défaut du document Paper est modifié
  • Les autorisations d'un membre d'un document Paper sont modifiées
  • L'accès au document Paper est requis par un membre de l'équipe ou une personne extérieure à l'équipe

Les événements d'ouverture de lien ou d'ajout de fichiers à un compte Dropbox ne figurent que dans le rapport d'activité complet. Un événement est consigné dès lors qu'un membre de l'équipe ou une personne extérieure à celle-ci ouvre ou ajoute le lien à sa Dropbox.

Lorsqu'un membre quitte ou ajoute à nouveau un dossier partagé, aucune activité n'est consignée dans le journal d'audit des activités de partage, car ce membre a toujours accès au dossier et peut l'ajouter à nouveau à tout moment.

Affichage de l'activité de partage dans le tableau de bord

Pour obtenir des informations détaillées sur l'activité de partage de votre équipe sur une période donnée, consultez le tableau de bord analytique. Vous y trouverez des statistiques d'utilisation générales, telles que le nombre de liens partagés créés et le nombre de dossiers partagés actifs. En savoir plus sur le tableau de bord analytique

Affichage et gestion du partage à l'extérieur de l'équipe

Les administrateurs d'équipes Advanced et Enterprise peuvent visualiser les fichiers, dossiers et liens qui sont partagés avec des personnes extérieures à leur équipe ainsi que la façon dont ils sont effectivement partagés, y compris :

  • Éléments partagés : type, taille et chemin d'accès
  • Sécurité : niveau d'accès, protection par mot de passe ou délai de validité
  • Partage : personne à l'origine du partage, date, heure et destinataires
  • Activité : si le contenu a été consulté ou modifié

Les administrateurs d'équipe peuvent consulter ces informations en téléchargeant un rapport ou en affichant la page des partages à l'extérieur de l'équipe. Ils peuvent également gérer l'accès à ces fichiers et dossiers depuis une page dédiée aux partages à l'extérieur de l'équipe.

Remarque : concernant la page dédiée et le rapport : 

  • Ils ne mentionnent que les fichiers et dossiers qui sont partagés directement. Par exemple, tout dossier partagé y figure, contrairement aux fichiers qu'il contient. 
  • Ils mentionnent les fichiers et dossiers pour lesquels un membre de l'équipe a créé un lien partagé.
  • Ils ne sont disponibles que pour les équipes ayant effectué moins de cinq millions de partages avec des personnes extérieures.
  • Ils ne contiennent aucun document Dropbox Paper.

Téléchargement d'un rapport de partage à l'extérieur de l'équipe

Les administrateurs d'équipes Advanced et Enterprise peuvent cliquer sur Créer un rapport pour créer un rapport depuis la page des partages à l'extérieur de l'équipe et le tableau de bord. Ce rapport contient toutes les données des partages à l'extérieur de l'équipe, et elles ne peuvent pas être filtrées.

Affichage, filtrage et gestion des partages à l'extérieur de l'équipe

Les administrateurs d'équipes Advanced et Enterprise ont accès à une page dédiée aux partages à l'extérieur de l'équipe dans l'interface d'administration. De là, ils peuvent afficher, filtrer et gérer les fichiers et dossiers partagés à l'extérieur de l'équipe.

Remarque : même si Dropbox s'efforce de maintenir cette page le plus à jour possible, le rapport comprend les informations les plus récentes.

Pour ouvrir la page des partages à l'extérieur de l'équipe :

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration dans la barre latérale située à gauche.
  3. Cliquez sur Sécurité dans la barre latérale gauche.
  4. Cliquez sur Partage à l'extérieur de l'équipe.

Les administrateurs d'équipes peuvent rechercher et filtrer les fichiers partagés à l'extérieur de l'équipe selon plusieurs critères : le nom des fichiers, le moment où ils ont été partagés, l'utilisateur à l'origine du partage et le type de fichier. 

Pour gérer un fichier ou un dossier partagé à l'extérieur de l'équipe depuis la page des partages :

  1. Suivez les étapes ci-dessus pour ouvrir la page des partages à l'extérieur de l'équipe. 
  2. Passez le curseur sur le nom du fichier ou du dossier que vous souhaitez gérer.
  3. Cliquez sur l'icône représentant trois points ().
  4. Cliquez sur Gérer l'accès.

Si le fichier ou le dossier se trouve dans un dossier d’équipe, vous verrez la fenêtre de partage. Si le fichier ou le dossier ne se trouve pas dans un dossier d’équipe, vous verrez l'option permettant de vous connecter en tant qu'un membre de l'équipe. Dans les deux cas, dès que la fenêtre de partage associée au fichier ou au dossier s'ouvre, vous pouvez en gérer l'accès comme pour tout autre fichier ou dossier partagé dans Dropbox.

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