Cara menghapus dokumen secara massal di Dropbox Sign

Admin dapat menghapus dokumen tim mereka secara massal dari Konsol Admin. Sebelum Anda menggunakan penghapusan massal, kami sarankan Anda mengaktifkan sinkronisasi cloud tim. Ketahui selanjutnya tentang cara menggunakan sinkronisasi cloud tim.

Penghapusan massal tersedia pada paket Premium.

Admin dapat menghapus dokumen secara massal dengan 2 cara.

Cara menggunakan penghapusan satu kali

Penghapusan satu kali adalah opsi penghapusan massal manual yang menghapus semua dokumen yang telah selesai hingga saat ini (ditandatangani atau ditolak) dari akun Dropbox Sign Anda. Opsi ini tidak dapat dibatalkan dan memiliki periode retensi 72 jam yang memungkinkan Anda dan administrator lain mengunduh dokumen apa pun yang ingin Anda simpan, sebelum dihapus. 

Untuk melakukan penghapusan satu kali, ikuti langkah-langkah di bawah ini: 

1. Masuk ke hellosign.com dengan kredensial admin Anda.
2. Arahkan kursor ke inisial Anda di pojok kanan atas.
3. Klik Konsol Admin.
4. Klik Pengaturan di bilah sisi kiri.
5. Klik Dokumen dan Templat di bilah sisi kiri.
6. Klik Konfigurasikan di sebelah kanan Hapus dokumen.
7. Temukan Hapus satu kali dan klik Hapus Dokumen di samping deskripsi.
8. Tinjau ketentuan dan teks, lalu klik kotak centang untuk menyetujui.
9. Klik Hapus Dokumen.

Cara menggunakan penghapusan berkelanjutan

Dengan penghapusan berkelanjutan, admin dapat memilih agar semua dokumen mendatang dihapus secara otomatis dari akun Dropbox Sign mereka setelah selesai. Mengaktifkan fitur ini berarti ke depannya, semua dokumen akan dihapus 72 jam setelah selesai. Jika penghapusan berkelanjutan dinonaktifkan, penghapusan dokumen yang tertunda (yang masih dalam periode penyimpanan 72 jam) akan dibatalkan dan dokumen tersebut tidak akan dihapus.

Untuk mengaktifkan penghapusan berkelanjutan:

1. Masuk ke hellosign.com dengan kredensial admin Anda.
2. Arahkan kursor ke inisial Anda di pojok kanan atas.
3. Klik Konsol Admin.
4. Klik Pengaturan di bilah sisi kiri.
5. Klik Dokumen dan templat pada bilah sisi kiri.
6. Klik Konfigurasikan di sebelah kanan opsi Hapus dokumen.
7. Temukan opsi Penghapusan berkelanjutan dan klik Aktifkan di samping deskripsinya. 
8. Tinjau ketentuan dan teks, lalu klik kotak centang untuk menyetujui.

9. Klik Hapus dokumen mendatang. Anda akan menerima notifikasi yang menyatakan bahwa fitur ini berhasil diaktifkan.

Cara menggunakan penghapusan massal dengan sinkronisasi awan

Sebaiknya admin mengaktifkan sinkronisasi awan tim sebelum menggunakan opsi penghapusan massal. 

Penghapusan satu kali + sinkronisasi

Sebaiknya konfirmasikan bahwa semua dokumen yang ada telah disinkronkan ke layanan penyimpanan awan pilihan Anda sebelum menggunakan fitur penghapusan satu kali untuk memastikan kelanjutan akses Anda. Penghapusan satu kali tidak mengonfirmasi apakah suatu dokumen berhasil disinkronkan sebelum dihapus.

Penghapusan berkelanjutan + sinkronisasi

Jika organisasi Anda menggunakan sinkronisasi cloud dan penghapusan berkelanjutan, dokumen akan dihapus dari Dropbox Sign 72 jam setelah sinkronisasi berhasil. Jika dokumen gagal disinkronkan ke solusi penyimpanan cloud terintegrasi, Dropbox Sign akan memberi tahu administrator organisasi dan tidak akan menempatkan dokumen dalam antrean untuk dihapus. Jika itu terjadi dan Anda masih ingin menghapus dokumen dari Dropbox Sign, Anda dapat menggunakan fitur penghapusan satu kali untuk melakukannya. 

Informasi lebih lanjut tentang penghapusan massal

Notifikasi

Dropbox Sign akan memberi tahu semua admin dan manajer lain untuk organisasi Anda saat Anda menggunakan salah satu opsi penghapusan massal di atas. Ini memberi visibilitas kepada rekan tim Anda, dan kesempatan untuk mencadangkan dokumen apa pun yang ingin mereka pertahankan aksesnya.

Dokumen yang terpengaruh

• Kedua opsi penghapusan massal berlaku untuk semua dokumen yang telah selesai di organisasi Dropbox Sign Anda, bukan hanya dokumen milik Anda. 
• Permintaan tanda tangan aktif dan dokumen draf tidak akan dihapus dengan penghapusan satu kali. Anda dapat menghapus kedua jenis dokumen ini secara terpisah dengan membatalkan permintaan tanda tangan atau menghapus draf di bagian Dokumen Anda. Jika Anda telah mengaktifkan penghapusan berkelanjutan, semua dokumen ini akan otomatis dihapus setelah diselesaikan.
• Dokumen yang disimpan di luar organisasi Dropbox Sign Anda, seperti dokumen yang disinkronkan ke solusi penyimpanan cloud Anda atau salinan penandatangan yang bukan bagian dari organisasi Anda, tidak akan dihapus.