Memulai: Dropbox untuk para admin

Selamat telah memilih Dropbox Business! Panduan ini akan memandu Anda melalui delapan langkah sederhana untuk mengatur akun Anda. Transisi ke Dropbox Business akan membantu tim Anda tetap teratur, berkolaborasi dengan lebih mudah, dan menjaga semua data mereka aman.

Sebagai admin, Anda dapat dengan mudah menambah atau menghapus anggota tim, memantau aktivitas berbagi, dan melindungi data perusahaan. Untuk membuat tim Anda berkolaborasi secepat dan sesukses mungkin, kami sarankan menyelesaikan langkah-langkah ini dalam 30 hari pertama.

Apakah ada orang lain yang mungkin membantu mengatur tim Anda? Ketahui cara menambahkan atau mengganti admin.

Catatan sebelum memulai

1. Berikan ruang pada tim Anda untuk bekerja bersama

Dengan ruang tim yang terorganisir dengan baik, tim Anda dapat mulai memaksimalkan Dropbox Business, segera. Tim Anda memiliki ruang kerja bersama yang berfungsi seperti drive bersama. Buat folder hanya untuk orang-orang tertentu, atau untuk seluruh tim Anda. Pengaturan default memberi semua orang akses, tetapi Anda dapat mengubahnya dengan setiap folder. Anda juga akan memiliki folder sendiri untuk file pribadi.

Bagikan folder di ruang tim, dan simpan pekerjaan pribadi di ruang anggota.
Bagikan folder di ruang tim, dan simpan pekerjaan pribadi di ruang anggota.

Untuk memulai dengan ruang tim Anda:

  • Buat struktur folder awal (Anda selalu dapat memperbarui dan menambahkannya nanti). Ruang tim berfungsi paling baik ketika Anda mengatur folder Anda dengan jelas berdasarkan struktur organisasi Anda. Anda dapat mulai dengan menambahkan folder untuk setiap sub-tim, seperti "Akuntansi," "Penjualan," dan "Pemasaran."
  • Tambahkan beberapa file kerja. Mulailah tim Anda dengan menambahkan beberapa dokumen, PDF, atau spreadsheet. Dorong tim Anda memimpin untuk mengambil di mana Anda tinggalkan.
  • Saat melakukannya, Anda dapat mempertimbangkan mengatur pengguna ke dalam grup berdasarkan sub-tim atau departemen dalam organisasi Anda.

kotak suara dengan cekKonfigurasikan ruang tim Anda

2. Berkomunikasi dengan tim Anda

Mempertahankan setiap orang dalam lingkaran adalah penting untuk peluncuran yang sukses. Untuk membuat menambahkan anggota tim semudah mungkin, kami telah membuat beberapa templat email dengan poin paling penting. Jelajahi daftar pesan templat di sini, atau cukup buat sendiri.

kotak suara dengan cekLihat templatnya

bolamTahukah Anda?

Jika anggota tim Anda menggunakan alamat email kantor mereka untuk membuat akun Dropbox yang terpisah, mereka dapat memigrasikan akun itu ke tim bisnis Dropbox Anda.

3. Tambahkan orang ke tim Anda

Bergantung pada seberapa besar perusahaan Anda, Anda mungkin ingin memilih beberapa pengguna pilot untuk menguji alat Dropbox sebelum diluncurkan ke seluruh tim. Jika Anda memiliki kurang dari 50 karyawan, mungkin boleh memulai semuanya sekaligus.

Anda memiliki dua opsi untuk mengundang pengguna ke tim Anda:

kotak suara dengan cekMasukkan alamat email melalui konsol admin (sederhana, dan disarankan untuk sebagian besar tim)

kotak suara dengan cekGunakan konektor Active Directory atau mitra manajemen identitas (kurang umum, tetapi berguna untuk perusahaan dengan banyak integrasi yang sudah ada)

4. Jadikan Dropbox lebih mudah digunakan dengan aplikasi desktop

Dengan aplikasi diinstal, Dropbox berfungsi seperti folder lain di komputer Anda. Seret dan lepaskan (atau klik kanan) file untuk memindahkannya ke folder Dropbox Anda. File akan otomatis diunggah ke Dropbox, dan Anda akan dapat mengaksesnya di mana saja menggunakan aplikasi desktop dan mobile, atau dengan membuka situs web Dropbox.

kotak suara dengan cekUnduh dan instal aplikasi untuk Mac, Windows, atau Linux

bolamTahukah Anda?

Anggota tim Dropbox Business dapat "memasangkan" akun pribadi dan kerja, yang berarti mereka dapat mengakses kedua akun dari perangkat yang sama.

Anda dapat membantu anggota tim Anda menghubungkan atau memutuskan akun pribadi.

5. Menghemat ruang hard drive dengan Sinkronisasi Smart

Sinkronisasi Smart adalah fitur Dropbox yang memungkinkan tim Anda melihat dan mengakses setiap file dan folder di Dropbox mereka, langsung dari desktop mereka, sementara praktis tidak ada ruang hard drive. Ini cara sempurna untuk mendapatkan kembali ruang gigabyte tanpa mengubah alur kerja tim Anda. Di bawah ini, Anda dapat memilih apakah file baru secara otomatis diunduh ke komputer tim Anda, atau jika mereka mulai sebagai online saja.

kotak suara dengan cekTinjau pengaturan Sinkronisasi Smart

6. Lindungi tim Anda dengan pengaturan keamanan ekstra

Sementara Dropbox mengikuti beberapa enkripsi dan standar keamanan yang paling banyak diterima secara default, kami sangat menyarankan Anda mengambil langkah-langkah tambahan ini untuk menjaga tim dan data Anda seaman mungkin.

kotak suara dengan cekAktifkan verifikasi dua langkah (2FA) untuk seluruh tim Anda

kotak suara dengan cekTetapkan izin berbagi di seluruh tim

kotak suara dengan cekAktifkan sistem masuk tunggal (khusus tim Advanced)

bolamTahukah Anda?

Anda dapat menggunakan Dropbox Business untuk memigrasikan data perusahaan dari server ke Dropbox.

7. Sambungkan Dropbox ke aplikasi produktivitas favorit Anda

Minimalkan gangguan dalam alur kerja Anda dengan menghubungkan Dropbox dengan aplikasi yang sudah Anda kenal dan sukai. Baik Anda menggunakan Google, Microsoft, Adobe, Slack, Salesforce, atau Atlassian, kami mungkin memiliki integrasi sehingga tim Anda dapat menghindari pergantian di antara alat dan pekerjaan duplikasi. Lihatlah daftar lengkap mitra, dan cobalah menghubungkan setidaknya satu aplikasi pihak ketiga saat Anda memulai.

kotak suara dengan cekHubungkan aplikasi pihak ketiga

8. Pelajari lebih lanjut tentang Dropbox

Ada banyak hal lain di Dropbox selain sinkronisasi file dan folder. Sementara panduan ini membantu memandu Anda melalui langkah-langkah paling penting untuk memulai, Anda dan tim Anda dapat belajar lebih banyak lagi dengan kursus pelatihan mandiri:

kotak suara dengan cek Hadiri pelatihan langsung, atau lihat panduan mulai cepat lainnya

kotak suara dengan cek Undang tim Anda menghadiri pelatihan

Itu dia! Dengan langkah-langkah ini selesai, Anda sudah siap dan siap untuk menggunakan Dropbox bersama tim Anda. Berikut adalah beberapa tautan jika Anda ingin memeriksa sumber daya tambahan:

kotak suara dengan cekPelajari lebih lanjut tentang Dropbox di pusat bantuan

kotak suara dengan cekHubungi Dukungan Dropbox

kotak suara dengan cekPeriksa apakah Dropbox sedang berfungsi

 

Sejauh apa artikel ini bisa membantu Anda?

Kami mohon maaf atas masalah tersebut.
Beri tahu kami apa yang perlu kami perbaiki:

Terima kasih atas umpan balik Anda!
Beri tahu kami bagaimana artikel ini bermanfaat:

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Cara lain untuk mendapatkan bantuan