Cara mulai menggunakan aplikasi desktop Dropbox Business

Ya, Dropbox adalah rumah yang aman untuk hal terpenting perusahaan Anda. Tapi itu juga penghemat waktu yang tepat untuk setiap anggota tim — termasuk Anda. Fitur Dropbox mengurangi kekacauan dan kesibukan, dan dapat membuat pekerjaan Anda lebih mudah.

Salah satu fitur terpenting dari ini adalah aplikasi desktop Dropbox.

Aplikasi desktop berjalan pada komputer Windows, Mac, atau Linux (seperti halnya aplikasi seluler yang berjalan di ponsel Anda). Di antara banyak fitur hebat lainnya, aplikasi desktop memasang folder Dropbox di hard drive Anda. Folder ini berfungsi seperti folder lain di komputer Anda, tetapi dengan dua perbedaan penting:

  • File yang disimpan di folder Dropbox dicadangkan ke Dropbox
  • File-file ini secara otomatis tersedia di komputer, ponsel, atau tablet apa pun yang Anda tautkan ke akun Dropbox Anda

Siap memulai?

1. Buat akun Dropbox Business Anda

Anda seharusnya menerima undangan email untuk bergabung dengan tim Dropbox Business Anda. Untuk memulai, klik tautan di email ini dan ikuti petunjuknya. Jika Anda tidak menerima email, atau Anda perlu mengirim ulang, minta bantuan departemen TI atau admin Dropbox Business Anda.

Kiat pro: Sinkronisasi

Anda akan sering melihat kata "sinkronisasi" saat menggunakan Dropbox. Sinkronisasi berarti Anda melihat versi file yang sama pada perangkat apa pun tempat Anda masuk ke akun Dropbox Anda. File yang Anda seret ke folder Dropbox secara otomatis disinkronkan ke Dropbox online. Perubahan atau pengeditan file di folder ini juga akan disinkronkan ke Dropbox.

2. Buka aplikasi desktop Dropbox

Sekarang setelah Anda membuat akun, langkah selanjutnya adalah memulai (atau "meluncurkan") aplikasi desktop Dropbox. Dalam beberapa kasus, aplikasi mungkin sudah diinstal di komputer Anda. Jika tidak, Anda harus mengunduh dan menginstal aplikasi.

Jika aplikasi desktop sudah diinstal

Jika aplikasi desktop sudah diinstal di komputer Anda, Anda akan melihatnya di daftar Aplikasi di komputer Anda, atau sebagai ikon di layar desktop komputer Anda. Jika Anda melihat salah satu dari opsi ini, klik dua kali untuk meluncurkan aplikasi, dan lanjutkan ke langkah 3 dalam panduan ini.

Jika aplikasi desktop belum diinstal

Jika aplikasi desktop belum diinstal di komputer Anda, Anda harus mengunduhnya. Ada tiga cara untuk melakukan ini:

Setelah aplikasi diunduh, Anda akan melihatnya di daftar Aplikasi di komputer Anda atau langsung di layar desktop komputer Anda. Klik dua kali untuk memulai, dan kemudian lanjutkan ke langkah 3 dalam panduan ini.

Kiat pro: Tindakan otomatis

Aplikasi desktop berjalan di latar belakang, dan secara otomatis menyimpan file Anda dalam sinkronisasi (selama komputer Anda online). Ini berarti Anda tidak perlu mengunggah atau mengunduh file secara manual.

3. Masuk ke akun Anda

Setelah aplikasi diunduh, Anda akan melihat folder Dropbox di hard drive Anda (ditemukan di menu Mulai, tampilan Finder, atau penampil file lainnya). Anda juga akan melihat ikon Dropbox di baki sistem atau bilah menu. Klik aplikasi untuk meluncurkannya; Anda kemudian akan diminta untuk masuk.

Pastikan untuk masuk dengan alamat email dan kata sandi yang sama dengan yang Anda gunakan untuk bergabung dengan tim Dropbox Business Anda. Dengan masuk, Anda akan "menautkan" komputer Anda langsung ke akun Dropbox Anda. Jika Anda dapat masuk, lanjutkan ke langkah 4 panduan ini.

  • Petunjuk: Anda mungkin juga diminta memasukkan kode verifikasi dua langkah. Hubungi tim IT Anda atau admin Dropbox Business jika Anda tidak yakin apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Kiat Pro: Instal cepat

Jika Anda sudah menggunakan Dropbox, Anda juga dapat menyelesaikan pengaturan desktop menggunakan pembaca kode QR di ponsel Anda.

Apa yang harus dilakukan jika Anda tidak melihat kotak kata sandi

Jika Anda tidak melihat kotak untuk memasukkan kata sandi Anda, kemungkinan admin tim Anda mengaktifkan sistem masuk tunggal (SSO). Jika ini benar, ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk mengakses Dropbox. Anda akan menggunakan nama pengguna dan kata sandi yang sama dengan yang Anda gunakan untuk masuk ke jaringan perusahaan atau alat perusahaan lainnya (seperti Direktori Aktif).

  1. Buka aplikasi desktop Dropbox.
  2. Pilih Saya sudah memiliki akun Dropbox, dan klik Lanjutkan.
  3. Masukkan alamat email Anda, tetapi biarkan bidang kata sandi kosong.
  4. Klik Lanjutkan.
  5. Klik Dapatkan kode tautan Anda.
  6. Jika Anda belum masuk ke halaman SSO perusahaan Anda, browser web akan terbuka dan Anda akan diminta untuk masuk. Masukkan alamat email, kata sandi kerja (bukan kata sandi Dropbox) , dan informasi lainnya yang diwajibkan perusahaan Anda.
  7. Anda akan melihat halaman Dropbox yang menampilkan kode khusus. Klik Salin kode tautan.
  8. Kembali ke aplikasi Dropbox dan klik Tempel.
  9. Klik Lanjutkan, dan ikuti petunjuk untuk menyelesaikan menautkan akun Dropbox Anda.

4. Tambahkan file ke folder Dropbox Anda

Ketika Anda masuk ke Dropbox di komputer Anda, Anda mungkin melihat beberapa folder sudah ada di akun Anda. Mereka akan memiliki ikon yang berbeda untuk membantu Anda memahami apa artinya masing-masing. Anda dapat bekerja dengan folder ini seperti yang Anda lakukan dengan folder lain di hard drive Anda.

Ada empat jenis folder yang mungkin Anda lihat:

Folder biru dengan ikon bangunan

 

Folder tim (atau folder di ruang tim).Folder ini dibagikan dengan semua atau bagian dari tim Dropbox Business Anda, dan dikelola oleh admin Anda. Mereka juga dapat dibagikan dengan orang-orang di luar tim Anda.

Folder ungu dengan ikon orang

 

Folder pribadi (atau folder anggota tim). Secara default, folder anggota tim Anda tidak dibagikan dengan orang lain. Tetapi Anda dapat membagikannya jika Anda mau.

Folder biru

 

Folder biasa. Folder biasa berfungsi seperti folder lain di komputer Anda: ini adalah cara yang baik untuk mengatur file, tetapi tidak dibagi dengan siapa pun.

 

Folder biru dengan dua orang

 

Folder bersama. Anda dapat mengubah folder biasa menjadi folder bersama kapan saja. Anggota folder yang dibagikan (dengan siapa Anda berbagi) dapat melihat, mengomentari, dan mengedit file di folder itu.

  • Catatan: Folder bersama di dalam folder tim memiliki ikon bangunan.

Catatan: Tampilan ikon-ikon folder ini berbeda-beda tergantung di mana Anda melihatnya. Ikon di atas berasal dari situs web Dropbox (dropbox.com).

Ada dua cara untuk menambahkan file ke folder ini:

  • Seret dan lepas dari lokasi lain di komputer Anda (atau dari folder lain di dalam Dropbox)
  • Buka file, klik "Simpan sebagai," dan simpan ke Dropbox sebagai lokasi

5. Tautkan akun Anda ke perangkat mobile

File di folder Dropbox tersedia di komputer, ponsel, atau tablet apa pun yang Anda tautkan ke akun Dropbox Anda. Jika Anda sudah memiliki aplikasi Dropbox di ponsel atau tablet Anda, cukup masuk ke sana dengan akun kantor Anda. Jika Anda belum memiliki aplikasi di perangkat lain, Anda dapat mengunduhnya:

Kiat pro: Akses multi perangkat

Sinkronisasi berfungsi di semua perangkat yang Anda tautkan ke akun Anda. Cukup masuk ke Dropbox dengan nama pengguna dan kata sandi yang sama di komputer, ponsel, atau tablet apa pun, dan Anda akan selalu melihat file yang sama.

Jika Anda menggunakan aplikasi seluler untuk pertama kalinya, luncurkan dan masuklah dengan nama pengguna dan kata sandi untuk akun kantor Anda. Jika Anda sudah menjadi pengguna Dropbox, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

  1. Buka aplikasi Dropbox.
  2. Ketuk Saya Sudah Menjadi Pengguna Dropbox.
  3. Masukkan alamat email Anda tapi biarkan bidang kata sandi kosong. Ketuk Masuk ke Dropbox.
  4. Jika Anda sudah masuk ke halaman manajemen perangkat perusahaan Anda, aplikasi akan diluncurkan secara otomatis. Jika belum, jendela browser akan terbuka dan meminta Anda untuk melanjutkan. Masukkan alamat email Anda, kata sandi kantor (bukan kata sandi Dropbox Anda), dan info lain yang diperlukan.
  5. Jika perusahaan Anda menggunakan SSO, halaman baru akan terbuka di browser Anda, meminta persetujuan agar aplikasi menggunakan SSO. Ketuk Izinkan.
  6. Ikuti langkah-langkah yang tersisa dalam alur pengaturan aplikasi untuk menyelesaikan.

6. Tautkan ke akun Dropbox pribadi Anda

Admin tim Dropbox Business Anda memungkinkan Anda untuk menghubungkan akun Dropbox pribadi di komputer kantor Anda. Ini berarti Anda dapat mengakses file pribadi dan kantor pada perangkat yang sama.

  • Petunjuk: Jika admin Anda tidak mengizinkan ini, Anda selalu dapat mengakses akun kantor dan pribadi di situs web Dropbox (dropbox.com).

Setelah Anda menghubungkan akun pribadi dan kantor Anda, Anda akan melihat dua folder Dropbox terpisah di hard drive Anda atau di aplikasi seluler. Akun kantor Anda akan muncul sebagai Dropbox (nama Perusahaan), sedangkan akun pribadi akan muncul sebagai Dropbox (Pribadi)

Kiat pro: Akses offline

Anda dapat mengakses file di folder Dropbox di komputer Anda bahkan saat sedang offline. Itu karena salinan file-file ini juga disimpan di hard drive Anda. Jika Anda mengedit file saat sedang offline, Dropbox akan menyinkronkan perubahan ini saat berikutnya Anda online.

7. Mulai gunakan Dropbox

Oke. Anda selesai menginstal Dropbox dan masuk di semua perangkat Anda, dan Anda telah menambahkan file terpenting Anda. Anda siap untuk mulai menggunakan Dropbox, dan lepaskan energi kreatif Anda sendiri.

Butuh yang lain? Admin di tim Dropbox Business Anda adalah penasihat Anda, dan tempat terbaik untuk membawa ide atau pertanyaan.

Temukan admin di tim Dropbox Business Anda.

 

Baru mengenal Dropbox?

Tidak soal Anda baru kenal Dropbox atau butuh sesuatu yang baru, dapatkan hasil terbaik akun Dropbox Anda dengan memanfaatkan kelas belajar mandiri atau pelatihan yang dipandu instruktur virtual kami. 

Sejauh apa artikel ini bisa membantu Anda?

Kami mohon maaf atas masalah tersebut.
Beri tahu kami apa yang perlu kami perbaiki:

Terima kasih atas umpan balik Anda!
Beri tahu kami bagaimana artikel ini bermanfaat:

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Cara lain untuk mendapatkan bantuan