Admin: Cara menggunakan pengelola folder tim
Artikel ini menjelaskan fitur yang tersedia bagi jenis admin tertentu di akun tim Dropbox. Jika Anda adalah anggota tim yang mencari informasi tentang pengelolaan folder tim, baca artikel ini.
Pengelola folder tim adalah alat untuk mengelola struktur folder tim. Beberapa jenis admin tertentu juga dapat mengelola keanggotaan folder tim dan subfolder yang dibagikan.
Untuk mengakses pengelola folder tim:
- Masuk ke dropbox.com dengan kredensial admin tim Anda.
- Klik Konsol admin.
- Klik Konten.
Bagaimana cara membuat folder tim?
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol admin.
- Klik Konten.
- Klik Buat folder tim di sebelah kanan.
- Tindakan ini akan membuat folder tim tingkat atas. Anda juga dapat memilih untuk membuat folder tim di dalam folder tim. Untuk melakukannya, klik salah satu folder, lalu klik opsi Folder baru.
- Pada kotak di bawah Nama, ketikkan nama untuk folder tim baru Anda.
- Pilih apakah Anda ingin membagikan folder tim baru kepada Semua Orang di [Nama tim], atau hanya dengan Orang tertentu.
- Hapus centang pada kotak di samping opsi Sinkronkan folder ini secara otomatis ke komputer anggota untuk mencegah sinkronisasi otomatis.
- Klik Buat.
- Jika Anda memilih untuk membagikan folder tersebut kepada orang tertentu, jendela pop-up akan muncul. Masukkan nama grup atau individu yang ingin Anda bagikan folder tim, dan klik menu tarik-turun untuk memilih akses edit atau hanya lihat.
- Anda juga dapat mengundang grup ke folder tim dengan memasukkan nama grup. Ketahui cara untuk membuat grup.
- Klik Tambahkan.
- Catatan: Folder tim hanya dibagikan kepada orang setelah Anda memasukkan nama atau email mereka dan mengeklik Tambahkan. Jika Anda membatalkan dan keluar dari layar ini tanpa menambahkan siapa pun, folder tim tidak akan dibagikan kepada orang lain dan hanya dapat dilihat oleh admin dari konsol admin.
Catatan:
- Admin juga dapat mengelola akses ke folder seraya mengundang anggota baru ke suatu tim.
- Admin juga dapat menghapus, mengarsipkan, menyalin, dan mengganti nama folder tim.
- Anggota tim dengan akses edit ke tingkat atas ruang tim dapat mengubah folder bersama di ruang pribadi mereka menjadi folder tim. Mereka juga dapat mengubah folder tim menjadi folder pribadi. Ketahui selanjutnya tentang mengelola ruang tim di sini.
Cara mengganti nama folder tim
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol admin.
- Klik Konten.
- Klik ikon "..." (elipsis) di samping folder tim yang ingin Anda sesuaikan.
- Klik Ganti nama.
- Ganti nama folder tim dalam kotak teks.
- Klik Ganti nama.
Nama ini akan berubah untuk semua anggota folder tim.
Cara mengganti nama subfolder di dalam folder tim
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Telusuri subfolder yang ingin Anda ganti namanya
- Sorot subfolder dan pilih Ganti nama.
- Ganti nama subfolder ke nama yang baru.
- Klik Enter.
Nama akan berubah untuk setiap anggota folder induk yang berisi subfolder tersebut. Orang yang bukan anggota folder induk akan tetap melihat nama yang lama.
Mengeluarkan subfolder dari folder tim
Anggota tim akan melihat pop-up yang memperingatkan mereka bahwa pengguna yang ada akan kehilangan akses ketika mengeluarkan subfolder dari folder tim.
Cara menghapus folder tim
Catatan: Tergantung pada pengaturan manajemen konten tingkat atas tim Anda, anggota tim mungkin dapat menghapus folder tim di tingkat atas. Admin dapat mengelola pengaturan ini dari konsol admin. Namun, hanya admin yang dapat memulihkan folder tim yang terhapus.
Untuk menghapus folder tim:
- Masuk ke dropbox.com.
- Arahkan ke folder tim yang ingin Anda hapus.
- Klik “…” (elipsis) di samping nama folder tim.
- Klik Hapus.
- Klik Hapus sekali lagi untuk mengonfirmasi.
Ketika terhapus, folder tim akan dihapus dari ruang tim. Namun, siapa pun yang sebelumnya memiliki akses ke folder tersebut akan tetap memiliki akses. Untuk mengakses folder tim yang terhapus, buka Beranda di bilah sisi paling kiri dan klik Tampilkan file terhapus di bilah sisi kiri.
Cara mengarsipkan folder tim
Catatan:
- Mengarsipkan akan menghapus semua anggota dari folder tim dan menempatkan folder tim di dalam tab arsip.
- Folder tim yang diarsipkan masih dapat diakses oleh admin melalui pengelola konten tim; folder tim yang diarsipkan tidak tersedia bagi anggota tim.
- Hanya admin yang dapat mengarsipkan folder tim.
- Folder yang diarsipkan masih diperhitungkan terhadap pemakaian penyimpanan tim Anda.
Untuk mengarsipkan folder tim:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol admin.
- Klik Konten.
- Klik ikon "..." (elipsis) di samping folder tim yang ingin Anda sesuaikan.
- Klik Arsipkan.
Dari tab arsip, klik ikon roda gigi di samping folder tim yang diarsipkan untuk:
- Memulihkan folder.
- Menghapus folder tim secara permanen.
Cara memulihkan folder tim yang terhapus
Catatan: Hanya admin yang dapat memulihkan atau menghapus secara permanen suatu folder tim setelah terhapus.
Untuk memulihkan folder tim yang terhapus:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin.
- Klik Kontendi bilah sisi kiri.
- Klik Tampilkan file terhapus di sebelah kanan.
- Pilih folder tim yang ingin Anda pulihkan.
- Klik Pulihkan.
Setiap orang yang sebelumnya memiliki akses sekarang akan melihat folder tim yang dipulihkan di ruang tim. Untuk mencegah orang lain terus mengakses folder tim ini, admin harus menghapusnya secara permanen.
Cara menghapus folder tim secara permanen
Anda hanya dapat menghapus folder tim tingkat atas secara permanen jika folder tersebut sudah diarsipkan. File dan folder yang dihapus secara permanen tidak dapat dipulihkan.
Untuk menghapus folder tim secara permanen:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin.
- Klik Konten
- Klik Diarsipkan.
- Klik kotak centang di samping arsip folder yang ingin Anda hapus secara permanen.
- Klik Hapus permanen di sebelah kanan.
- Klik Hapus permanen sekali lagi untuk mengonfirmasi.
Catatan: Jika Anda menghapus folder tim secara permanen, folder tersebut tidak dapat dipulihkan, bahkan oleh Dukungan Dropbox.
Menurunkan akun Anda
Jika akun tim Dropbox Anda dibatalkan, Anda akan kehilangan akses ke pengelola folder tim. Ini berarti Anda akan kehilangan akses ke folder tim yang diarsipkan. Jika tidak ingin kehilangan akses ke folder tim tertentu, sebaiknya Anda membagikan semua folder tim di akun Anda kepada grup Semua orang di [NAMA TIM] .
Untuk membatalkan atau menurunkan akun tim Dropbox Anda:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol admin.
- Klik Konten.
- Klik opsi Arsipkan dan pulihkan semua folder tim yang ingin Anda pertahankan aksesnya.
- Setelah dipulihkan, klik ikon roda gigi di samping folder tim.
- Klik Kelola akses.
- Tambahkan grup Semua orang di [NAMA TIM] .
- Ulangi untuk semua folder tim yang Anda kembalikan.
Jika menginginkan agar beberapa anggota tim tertentu tidak bisa mengakses folder tim saat Anda membatalkan, bagikan folder tim dengan grup selain Semua orang di dalam [NAMA TIM] (misalnya grup yang hanya terdiri dari anggota tim yang tetap bisa mengakses folder tim setelah pembatalan). Langkah ini penting karena grup yang diundang ke folder tim tidak dapat diubah setelah Anda membatalkan.
