Cara mengelola pengaturan berbagi untuk tim Anda
Artikel ini menjelaskan pengaturan yang tersedia untuk jenis admin tertentu di Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus, dan Enterprise.
Jika Anda adalah admin suatu akun tim Dropbox, Anda dapat mengelola pengaturan berbagi untuk seluruh tim Anda. Untuk mengakses pengaturan berbagi di konsol admin:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
- Klik Pengaturan.
- Di bawah Konten, klik Berbagi.
Catatan: Perubahan pada pengaturan ini tidak berlaku surut.
Berbagi di luar tim Anda
Dengan pengaturan ini, Anda dapat memilih tiap produk Dropbox untuk mengizinkan atau membatasi berbagi di luar tim.
Berbagi file lewat email
Pengaturan ini mengontrol apakah anggota tim dapat mengundang orang di luar tim untuk melihat atau mengedit file dan folder melalui email atau seluruh domain email.
Catatan penting: Jika pengaturan ini Aktif, siapa pun yang memiliki aksesnya dapat membagikan konten tersebut. Pastikan tim Anda hanya berbagi file dan folder dengan orang tepercaya. Anda juga dapat memantau aktivitas berbagi tim di konsol admin.
- Aktif (siapa saja): Anggota tim dapat berbagi dengan orang di dalam maupun di luar tim.
- Jika pengaturan ini Nonaktif, tim Anda tidak dapat mengakses Dropbox Replay kecuali Anda sudah membeli Add-On Replay. Jika sudah membelinya, Anda tetap akan melihat Replay namun pengaturan berbagi eksternal Dropbox global akan tidak diterapkan.
- Aktif (tim + pihak disetujui): Anggota tim hanya dapat berbagi dengan sesama anggota tim serta orang yang tercantum dalam daftar pihak yang disetujui.
- Nonaktif (hanya tim): Anggota tim hanya dapat berbagi dengan sesama anggota tim.
Catatan:
- Jika memilih untuk mengizinkan aktivitas berbagi secara eksternal, Anda dapat melihat daftar domain alamat email yang paling sering dituju untuk pengiriman file tim di dasbor admin. Namun, daftar ini tidak akan mencakup aktivitas berbagi melalui tautan.
- Pengaturan ini tidak memengaruhi akses yang ada.
- Anggota tim dapat mengelola izin lihat dan komentari secara langsung di Dropbox Replay pada pengaturan berbagi setiap file media.
- Anggota tim dapat mencabut izin di Dropbox Replay dengan menonaktifkan tautan bersama yang ada. Ketahui selanjutnya tentang mengelola izin di Dropbox Replay.
Jika Berbagi eksternal diatur menjadi Aktif (tim + pihak disetujui), Anda dapat menambahkan pengguna individual berdasarkan email atau seluruh domain email. Untuk menambahkan orang atau domain email yang valid ke daftar pihak yang disetujui:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin.
- Klik Pengaturan.
- Di bawah Konten, klik Berbagi.
- Klik Tampilkan daftar disetujui.
- Isi email atau nama domain yang ingin Anda tambahkan ke daftar pengecualian.
- Klik X di samping email atau domain untuk menghapusnya.
Catatan:
- Dengan menambahkan domain tingkat atas, misalnya “contoh.com”, anggota juga akan dapat berbagi dengan subdomain, misalnya “x.contoh.com” atau “y.contoh.com”.
- Daftar pihak yang disetujui tidak berlaku untuk tautan bersama.
Bagikan tautan ke file
Pengaturan ini mengatur apakah anggota tim dapat berbagi tautan dengan orang di luar tim.
Catatan: Kebijakan pembatasan tautan Anda hanya akan berlaku bagi anggota tim. Jika Anda memberikan akses ke suatu file atau folder kepada mitra eksternal, orang tersebut dapat membuat tautan untuk membagikan konten tersebut kepada orang lain, meskipun kebijakan Berbagi tautan secara eksternal tim Anda diatur menjadi Nonaktif.
- Aktif: Anggota tim dapat membagikan tautan kepada orang di luar tim. Anggota tim dapat mengganti pengaturan Privasi tautan bersama default yang dijelaskan di bawah.
- Nonaktif: Anggota tim tidak dapat membagikan tautan dengan orang di luar tim atau membuat tautkan baru. Selain itu, tautan lama yang dibuat oleh anggota tim tidak akan berfungsi lagi bagi orang di luar tim.
Catatan:
- Dropbox beralih ke arsitektur tautan bersama baru di mana tautan didasarkan pada konten, bukan pengguna. Ini akan memengaruhi cara tautan dibuat dan dibagikan. Tautan baru dapat dikenali dengan adanya parameter ‘rlkey’ di URL. Untuk tautan ini, perilaku di atas bekerja secara berbeda.
- Jika Anda berbagi file atau folder dengan mitra eksternal menggunakan tautan, mereka dapat membagikannya dengan pihak eksternal lain dengan tautan yang sama. Mereka tidak dapat membuat tautan bersama sendiri karena setiap file atau folder hanya dapat memiliki satu tautan mengedit dan satu tautan hanya lihat.
Membagikan tautan Kirim dan lacak
Pengaturan ini diterapkan pada file yang dikirim menggunakan Kirim dan lacak. Untuk mengelola pengaturan ini:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
- Klik Pengaturan.
- Di bawah Konten, klik Berbagi.
- Di bawah Izinkan berbagi di luar tim Anda, aktifkan Bagikan tautan “Kirim dan lacak” untuk mengizinkan anggota tim membagikan tautan “Kirim dan lacak” di luar tim.
Mengirim permintaan tanda tangan
Pengaturan ini diterapkan pada file yang dikirim menggunakan halaman Signatures. Untuk mengelola pengaturan ini:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
- Klik Pengaturan.
- Di bawah Konten, klik Berbagi.
- Di bawah bagian Izinkan berbagi di luar tim Anda, aktifkan Kirim permintaan tanda tangan untuk mengizinkan anggota tim mengirim permintaan tanda tangan ke luar tim.
Membagikan file menggunakan Transfer
Pengaturan ini diterapkan untuk file yang dikirim menggunakan Dropbox Transfer. Untuk mengelola pengaturan ini:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
- Klik Pengaturan.
- Di bawah Konten, klik Berbagi.
- Di bawah bagian Izinkan berbagi di luar tim Anda, aktifkan Bagikan file menggunakan Transfer.
Bagikan tautan Replay
Pengaturan ini diterapkan untuk tautan yang dikirim menggunakan Dropbox Replay. Untuk mengelola pengaturan ini:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
- Klik Pengaturan.
- Di bawah Konten, klik Berbagi.
- Di bawah bagian Izinkan berbagi di luar tim Anda, klik Kelola di samping Bagikan tautan Replay untuk membuka Replay dan mengelola langsung tautan bersama.
Berbagi tautan Capture
Pengaturan ini diterapkan untuk tautan yang dikirim menggunakan Dropbox Capture. Untuk mengelola pengaturan ini:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
- Klik Pengaturan.
- Di bawah Konten, klik Berbagi.
- Di bawah bagian Izinkan berbagi di luar tim Anda, klik Kelola di samping Bagikan tautan Capture untuk membuka Capture dan mengelola langsung tautan bersama.
Pengaturan tautan dari file yang dibagikan
Pengaturan ini diterapkan pada file yang dibagikan melalui tautan. Pengaturan tersebut tidak diterapkan pada aktivitas Signatures, tautan Dropbox Replay, Dropbox Capture, Dropbox Transfer, atau “Kirim dan lacak”.
Akses default untuk tautan bersama
Pengaturan ini mengendalikan privasi default untuk tautan bersama yang dibuat oleh anggota tim.
- Anggota tim: Hanya anggota tim yang dapat mengakses tautan bersama secara default.
- Siapa pun yang memiliki tautan: Siapa pun dapat mengakses tautan bersama secara default, terlepas dari apakah mereka bagian dari tim atau bukan.
- Hanya orang yang diundang: Anggota tim harus mengundang orang untuk mengakses tautan yang mereka buat.
Izin default untuk tautan bersama
Pengaturan ini mengontrol izin default untuk tautan bersama yang dibuat oleh anggota tim.
- Nonaktif: Anggota tim dapat menentukan sendiri izin default untuk tautan bersama.
- Sunting: Siapa pun yang memiliki akses ke file melalui tautan dapat mengeditnya.
- Hanya Lihat: Siapa pun yang memiliki akses ke file melalui tautan hanya dapat melihatnya.
Catatan:
- Anggota tim dapat mengesampingkan pengaturan privasi dan izin default tautan bersama dan memilih untuk memberikan akses ke tautan bersama kepada siapa pun.
- Jika ingin menetapkan masa kedaluwarsa atau mensyaratkan kata sandi, Anda harus mengatur akses default untuk tautan bersama menjadi Anggota tim atau Hanya orang yang diundang.
Menetapkan masa kedaluwarsa untuk tautan baru yang dibagikan di luar tim
Pengaturan ini memungkinkan Anda mengatur tanggal kedaluwarsa tertentu untuk tautan bersama yang dibuat oleh anggota tim. Setelah tanggal yang dipilih, Dropbox akan otomatis menonaktifkan tautan bersama. Setiap orang yang mencoba mengakses tautan tersebut setelah tanggal kedaluwarsa akan menerima pesan kesalahan.
Catatan: Anda dapat Mengatur masa kedaluwarsa untuk tautan yang dibagikan di luar tim Anda. Dari sini, Anda dapat memilih Izinkan anggota menghapus atau mengubah kedaluwarsa untuk tautan bersama.
Mensyaratkan kata sandi untuk tautan bersama baru di luar tim
Pengaturan ini memungkinkan anggota tim mengatur kata sandi akses saat membuat tautan bersama.
- Aktif: Orang yang memiliki tautan memerlukan kata sandi untuk melihatnya. Anggota tim yang membuat tautan harus membagikan kata sandi kepada penerima.
- Nonaktif: Penerima tidak memerlukan kata sandi untuk mengakses tautan bersama.
Pembatasan tautan menyeluruh
Jika Anda adalah admin di tim Dropbox, Anda dapat mengelola akses tautan ke folder dan subfolder bersama tim Anda. Mengaktifkan pembatasan tautan akan menghalangi akses pengguna Dropbox yang belum ditambahkan ke folder bersama melalui tautan. Ini menggantikan pengaturan berbagi folder individual.
- Aktif: Semua folder bersama akan mengaktifkan pembatasan tautannya.
- Nonaktif: Pembatasan tautan tidak akan diaktifkan secara default, tetapi anggota tim masih dapat mengaktifkannya di folder bersama tertentu.
Catatan: Pembatasan tautan menyeluruh hanya berlaku untuk folder dan subfolder tim Anda. Pembatasan ini tidak berlaku untuk folder bersama milik orang lain.
Jika Anda bukan admin, Anda dapat mengatur batasan tautan untuk tiap folder yang Anda miliki.
Untuk melakukannya:
- Masuk ke dropbox.com.
- Arahkan kursor ke nama folder dan klik ikon berbagi (persegi panjang dengan panah ke atas).
- Di sembulan, klik Pengaturan.
- Pilih tab Pengaturan folder.
- Alihkan Batasan tautan ke 'Aktif'.
Folder yang dibagikan dengan tim
Menambahkan folder luar
Pilih apakah anggota tim dapat menambahkan folder yang dapat diedit dari luar tim Dropbox Anda:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
- Klik Pengaturan.
- Klik Berbagi.
- Di bawah Folder yang dibagikan dengan tim, alihkan Menambahkan folder luar ke Aktif.
Catatan: Saat menonaktifkan pengaturan ini, folder yang hanya dapat dilihat oleh anggota tidak akan terpengaruh.
