Cara mengelola penyimpanan Dropbox tim Anda

Apa saja yang diperhitungkan dalam ruang penyimpanan tim Anda?

Segala sesuatu di ruang bersama tim Anda, termasuk folder tim, folder bersama yang dimiliki oleh tim, dan konten yang disimpan di folder anggota tim Anda diperhitungkan terhadap ruang penyimpanan yang tersedia untuk tim Anda. Folder berperilaku berbeda tergantung kepemilikan dan keanggotaannya. 

Misalnya:

• Folder tim menggunakan ruang penyimpanan tim Anda dan tidak diperhitungkan terhadap batas penyimpanan anggota tim.
• Folder bersama eksternal menggunakan ruang penyimpanan tim Anda jika ditambahkan ke Dropbox tim Anda.
• Folder bersama yang dimiliki oleh anggota menggunakan ruang penyimpanan tim Anda dan diperhitungkan terhadap batas penyimpanan masing-masing anggota.
• Konten Replay dan Cadangan yang dimiliki oleh anggota menggunakan ruang penyimpanan tim Anda dan diperhitungkan terhadap batas penyimpanan masing-masing anggota.

Pelajari bagaimana folder bersama memengaruhi ruang penyimpanan Anda.

Cara melihat ruang penyimpanan yang digunakan tim Anda

Ada dua cara bagi admin tim untuk mendapatkan wawasan tentang cara tim atau anggota tim menggunakan ruang penyimpanan mereka:

• Penjelajah penyimpanan: Bagian interaktif di konsol admin yang menunjukkan ruang penyimpanan yang digunakan tim Anda dan lokasi konten.
• Laporan penyimpanan: Laporan penyimpanan tim menunjukkan ruang penyimpanan yang sedang digunakan oleh folder tim, folder bersama (internal dan eksternal), dan folder pribadi.

Penjelajah penyimpanan

Penjelajah penyimpanan di dasbor konsol admin Anda memberikan perincian penggunaan ruang penyimpanan tim Anda, termasuk:

• Folder anggota tim: File yang dimiliki dan disimpan di ruang pribadi anggota tim  
• Folder tim: File yang disimpan di folder tim
• Folder yang dibagikan secara internal: Folder yang dibagikan oleh anggota tim Anda
• Folder yang dibagikan secara eksternal: Folder yang dibagikan ke tim Anda oleh orang di luar tim Anda 
• Folder bersama tanpa pemilik: Folder bersama tanpa pemilik yang ditetapkan yang masih menggunakan ruang penyimpanan tim Anda (misalnya, pemiliknya dinonaktifkan).
• Anggota yang dihapus: Konten yang terkait dengan anggota tim yang telah dihapus yang masih menggunakan ruang penyimpanan tim Anda
• Replay: Ruang penyimpanan yang digunakan oleh Dropbox Replay (hanya ditampilkan untuk tim yang menggunakan Dropbox Replay)
• Lainnya: Konten lain yang berkontribusi pada penggunaan penyimpanan tim Anda

Ikhtisar interaktif ini menunjukkan berapa banyak ruang penyimpanan yang digunakan setiap kategori, dalam bentuk jumlah dan persentase dari ruang penyimpanan yang digunakan tim. Anda dapat mengeklik kategori tertentu untuk melihat konten terkait, siapa pemiliknya, dan berapa banyak ruang penyimpanan yang digunakan setiap item.

Ini memungkinkan Anda untuk mengeklik folder anggota tim dan folder tim untuk menelusuri dan mengelola subfolder serta konten tim. Kategori lain, seperti folder yang dibagikan secara internal, hanya memungkinkan Anda melihat kumpulan folder pertama. 

Anda juga dapat membuat laporan untuk folder tim dan folder bersama langsung dari penjelajah penyimpanan.

Laporan penyimpanan tentang anggota dan folder

Admin dapat membuat, melihat, dan mengunduh laporan untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara tim dan masing-masing anggota menggunakan penyimpanan.

Pelajari selengkapnya tentang membuat laporan untuk folder tim, folder bersama, dan anggota tim.

Cara mengelola batas penyimpanan

Admin tim dapat mengatur batas penyimpanan kustom untuk setiap anggota tim. Batasan ini hanya berlaku untuk folder milik anggota dan membantu mencegah kelebihan penggunaan yang tidak disengaja tanpa membatasi kolaborasi.

Batas penyimpanan per pengguna

• Hanya berlaku untuk folder milik anggota tim tersebut.
• Tidak memengaruhi folder tim, folder bersama, atau konten yang dimiliki di luar tim.
• Bantu admin mengelola penyimpanan tanpa hanya mengandalkan satu kumpulan penyimpanan tim bersama.

Tetapkan batas penyimpanan kustom untuk semua anggota tim

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
3. Di bawah Produk, klik menu tarik turun di sebelah Dropbox.
4. Klik Pengaturan.
5. Di bawah bagian Konten, gulir ke Penyimpanan.
6. Atur Batas penyimpanan anggota ke Aktif (Tetap sinkronkan) atau Aktif (Berhenti sinkronkan).
7. Masukkan nilai batas kustom menggunakan menu tarik turun di samping Batas penyimpanan setiap anggota.
8. Klik Save.

Pelajari cara mengatur batas penyimpanan untuk folder tim.

Edit batas penyimpanan untuk anggota tim

Admin tim dapat memperbarui batas penyimpanan masing-masing anggota tim dari tab Anggota. Sebelum memulai, pastikan Batas penyimpanan anggota diatur ke Aktif (Tetap sinkronkan) atau Aktif (Berhenti sinkronkan) di konsol admin.

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
3. Klik Anggota.
4. Pilih anggota tim yang ingin Anda perbarui.
5. Di kolom Penyimpanan yang digunakan, klik ☑ (edit).
6. Masukkan batas kustom baru.

Anda juga dapat memperbarui batas penyimpanan anggota dengan memilih anggota tim langsung di tab Anggota dan mengeklik Edit batas ruang penyimpanan.

Cara mengoptimalkan ruang penyimpanan untuk tim Anda

Pembersihan penyimpanan

Jika tim Anda mendekati batas penyimpanan, gunakan alat Kelola pembersihan penyimpanan untuk meninjau penggunaan penyimpanan dan mengidentifikasi peluang terkait cara menghemat ruang penyimpanan.

Dari alat Kelola pembersihan penyimpanan, Anda dapat melihat file dan folder, melihat jumlah penyimpanan yang digunakan, dan mengambil tindakan jika diperlukan.

Untuk mengelola pembersihan penyimpanan:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Ketuk ☑ (opsi lainnya) di samping folder yang ingin Anda kelola.
3. Klik Lainnya.
4. Klik Kelola penyimpanan.
5. Filter konten berdasarkan Ukuran Terbesar atau Aktivitas Terakhir.
6. Arahkan kursor ke konten untuk mengambil tindakan:
   • Untuk menghapus konten, klik Hapus.
   • Untuk membuka konten di tab baru, klik ☑ (buka).

Pelajari cara memulihkan file dan folder yang dihapus.

Kelola penyimpanan dari anggota yang dihapus

Menghapus anggota tim tidak langsung mengosongkan ruang. File dan cadangan tetap ada kecuali dihapus, jadi Anda disarankan untuk:

• Mentransfer kepemilikan konten pengguna sebelum penghapusan.
• Menghapus secara permanen konten pribadi dan cadangan.

Pelajari cara mengelola file anggota tim yang telah dihapus.

Tingkatkan atau tambahkan lebih banyak ruang penyimpanan

Jika penggunaan ruang tim Anda mendekati batas penyimpanan, admin dapat:

• Tingkatkan paket tim.
• Beli ruang penyimpanan tambahan.

Pelajari cara mendapatkan lebih banyak ruang penyimpanan.

Cara memecahkan masalah ruang penyimpanan

Untuk mengatasi masalah sinkronisasi atau ruang hard drive, Anda dapat menggunakan:

• Sinkronisasi selektif: Pilih folder yang disinkronkan secara lokal.
• File hanya online: Simpan file di cloud saja.

Pelajari cara memecahkan masalah ruang hard drive.