Cara mengelola penyimpanan Dropbox tim Anda

Admin tim dapat mengakses berbagai alat dan fitur yang memungkinkan Anda memantau, mengontrol, dan mengoptimalkan ruang penyimpanan tim Dropbox Anda.  

Apa saja yang diperhitungkan dalam ruang penyimpanan tim Anda?

Segala sesuatu di ruang bersama tim Anda, termasuk folder tim, folder bersama yang dimiliki oleh tim, dan konten yang disimpan di folder anggota tim Anda akan diperhitungkan terhadap ruang penyimpanan yang tersedia untuk tim Anda. Folder berperilaku berbeda tergantung kepemilikan dan keanggotaannya. 

Misalnya:

• Folder tim menggunakan ruang penyimpanan tim Anda dan tidak diperhitungkan terhadap batas penyimpanan anggota tim.
• Folder bersama eksternal menggunakan ruang penyimpanan tim Anda jika ditambahkan ke Dropbox tim Anda.
• Folder bersama yang dimiliki oleh anggota menggunakan ruang penyimpanan tim Anda dan diperhitungkan terhadap batas penyimpanan masing-masing anggota.
• Konten Replay dan Cadangan yang dimiliki oleh anggota menggunakan ruang penyimpanan tim Anda dan diperhitungkan terhadap batas penyimpanan masing-masing anggota.

Pelajari bagaimana folder bersama memengaruhi ruang penyimpanan Anda.

Cara melihat ruang penyimpanan yang digunakan tim Anda 

Admin dapat membuat, melihat, dan mengunduh laporan yang menunjukkan cara tim dan masing-masing anggota menggunakan ruang penyimpanan mereka.

Laporan penyimpanan tim

Laporan ini memberi tahu Anda apa saja yang menggunakan ruang penyimpanan tim, termasuk:

• Folder dan subfolder tim
• Folder bersama (internal dan eksternal)
• Folder pribadi dari anggota (aktif, ditangguhkan, atau dihapus)
• Folder yang diarsipkan dan dibuat oleh aplikasi

Pelajari cara membuat laporan penyimpanan tim.


Laporan anggota 

Lihat apa yang dapat diakses setiap anggota tim, dan berapa banyak ruang penyimpanan yang mereka gunakan: 

• Laporan data anggota: Menampilkan penggunaan, batas, dan akses file untuk setiap pengguna
• Laporan akses anggota: Menampilkan folder yang dapat diakses setiap pengguna

Ini dapat membantu Anda menyelidiki kelebihan atau pola akses yang tidak biasa.


Tren penyimpanan

Anda bisa mendapatkan ikhtisar real-time yang jelas tentang cara anggota tim menggunakan penyimpanan mereka. Di bagian Tren penyimpanan di dasbor konsol admin, Anda dapat:

• Melihat penyimpanan total yang digunakan tim Anda dari waktu ke waktu. 
• Melihat penyimpanan yang digunakan oleh setiap anggota tim Anda.
  • Catatan: Bagian Tren penyimpanan menampilkan 10 anggota tim teratas berdasarkan penggunaan penyimpanan. Untuk melihat semua anggota tim, klik Lihat semua anggota.
• Temukan dengan cepat siapa yang menggunakan penyimpanan terbanyak dan siapa yang mungkin hampir mendekati batas.

Cara mengelola batas penyimpanan

Admin tim dapat menetapkan batas penyimpanan perorangan untuk anggota guna mencegah kelebihan penggunaan yang tidak disengaja.  Pelajari cara membatasi berapa banyak ruang penyimpanan yang dapat digunakan oleh anggota tim Dropbox.

Cara mengoptimalkan ruang penyimpanan untuk tim Anda

Pembersihan penyimpanan

Jika tim Anda mendekati batas penyimpanan, Anda dapat menggunakan alat Kelola pembersihan penyimpanan untuk mendapatkan ikhtisar penggunaan penyimpanan dan rekomendasi terkait cara menghemat ruang penyimpanan.

Dari alat Kelola pembersihan penyimpanan, Anda dapat melihat file dan folder, melihat jumlah penyimpanan yang digunakan, dan mengambil tindakan jika diperlukan:

1. Ketuk ☑ (opsi lainnya) di samping folder yang ingin Anda kelola.
2. Klik Lainnya.
3. Klik Kelola penyimpanan.
4. Filter konten berdasarkan Ukuran Terbesar atau Aktivitas Terakhir.
5. Arahkan kursor ke konten yang ingin Anda kelola:
   • Untuk menghapus konten, klik Hapus.
   • Untuk membuka konten di tab baru, klik ☑ (buka).

Pelajari cara memulihkan file dan folder yang dihapus.

Kelola penyimpanan anggota yang sudah keluar

Menghapus pengguna tidak langsung mengosongkan ruang. File dan cadangan tetap ada kecuali dihapus, jadi Anda disarankan untuk: 

• Mengalihkan kepemilikan konten pengguna sebelum penghapusan
• Menghapus secara permanen konten pribadi dan cadangan yang sebelumnya telah dihapus

Pelajari cara mengelola file anggota tim yang telah dihapus.

Tingkatkan atau tambahkan lebih banyak ruang penyimpanan

Jika Anda mendekati batas penggunaan untuk tim Anda, admin dapat:

• Meningkatkan paket
• Membeli ruang penyimpanan tambahan

Pelajari cara mendapatkan lebih banyak ruang penyimpanan.

Cara memecahkan masalah ruang penyimpanan 

Untuk mengatasi masalah sinkronisasi atau ruang hard drive, Anda dapat menggunakan:

• Sinkronisasi selektif: Pilih folder yang disinkronkan secara lokal
• File hanya online: Simpan file di awan saja

Pelajari cara memecahkan masalah ruang hard drive.