Cara mengelola penyimpanan Dropbox tim Anda

Admin tim memiliki akses ke alat yang membantu memantau, mengontrol, dan mengoptimalkan ruang penyimpanan tim Dropbox Anda.

Apa saja yang diperhitungkan dalam ruang penyimpanan tim Anda?

Segala sesuatu di ruang bersama tim Anda, termasuk folder tim, folder bersama yang dimiliki oleh tim, dan konten yang disimpan di folder anggota tim Anda akan diperhitungkan terhadap ruang penyimpanan yang tersedia untuk tim Anda. Folder berperilaku berbeda tergantung kepemilikan dan keanggotaannya. 

Misalnya:

• Folder tim menggunakan ruang penyimpanan tim Anda dan tidak diperhitungkan terhadap batas penyimpanan anggota tim.
• Folder bersama eksternal menggunakan ruang penyimpanan tim Anda jika ditambahkan ke Dropbox tim Anda.
• Folder bersama yang dimiliki oleh anggota menggunakan ruang penyimpanan tim Anda dan diperhitungkan terhadap batas penyimpanan masing-masing anggota.
• Konten Replay dan Cadangan yang dimiliki oleh anggota menggunakan ruang penyimpanan tim Anda dan diperhitungkan terhadap batas penyimpanan masing-masing anggota.

Pelajari bagaimana folder bersama memengaruhi ruang penyimpanan Anda.

Cara melihat ruang penyimpanan yang digunakan tim Anda 

Admin dapat membuat, melihat, dan mengunduh laporan yang menunjukkan cara tim dan masing-masing anggota menggunakan ruang penyimpanan mereka.

Laporan penyimpanan tim

Laporan ini memberi tahu Anda apa saja yang menggunakan ruang penyimpanan tim, termasuk:

• Folder dan subfolder tim
• Folder bersama (internal dan eksternal)
• Folder pribadi dari anggota (aktif, ditangguhkan, atau dihapus)
• Folder yang diarsipkan dan dibuat oleh aplikasi

Pelajari cara membuat laporan penyimpanan tim.

Laporan anggota

Laporan anggota menunjukkan apa yang dapat diakses setiap anggota tim, dan berapa banyak penyimpanan yang mereka gunakan: 

• Laporan data anggota: Menampilkan penggunaan, batas, dan akses file untuk setiap pengguna.
• Laporan akses anggota: Menampilkan folder yang dapat diakses setiap pengguna.

Laporan-laporan ini dapat membantu mengidentifikasi kelebihan atau pola akses yang tidak biasa.



Detail penyimpanan

Bagian Detail penyimpanan di dasbor konsol admin memberi Anda ikhtisar real-time yang jelas tentang bagaimana penyimpanan digunakan di seluruh folder tim dan anggota tim Anda.

Anda dapat melihat penggunaan penyimpanan berdasarkan folder tim, waktu, dan anggota:

• Folder tim: Lihat penyimpanan yang digunakan oleh setiap folder tim Anda. Bagan interaktif Folder tim menampilkan folder yang menggunakan sebagian besar penyimpanan, dan mengelompokkan sisanya di bawah Lainnya. Anda dapat melihat semua folder tim yang tercantum di samping bagan. Untuk mendapatkan informasi lebih mendetail tentang penyimpanan yang digunakan oleh setiap folder tim, klik nama folder pada bagan, atau pada daftar di sebelahnya.
• Riwayat penggunaan: Lihat total penyimpanan yang digunakan tim Anda dari waktu ke waktu. Untuk melihat jumlah TB yang digunakan, persentase penyimpanan yang digunakan, serta tanggal dan waktu spesifik untuk data tersebut secara pasti, arahkan kursor ke tren Dari waktu ke waktu. 
• Anggota tim: Melihat penyimpanan yang digunakan oleh setiap anggota tim Anda. Bagian Anggota tim menampilkan 10 anggota tim teratas berdasarkan penggunaan penyimpanan, untuk melihat semua anggota tim, klik Lihat semua anggota. Untuk melihat jumlah TB yang digunakan anggota tim, batas penyimpanannya, serta tanggal dan waktu spesifik untuk data tersebut secara pasti, arahkan kursor ke nama anggota tim.

Cara mengelola batas penyimpanan

Admin tim dapat mengatur batas penyimpanan kustom untuk setiap anggota tim. Batasan ini hanya berlaku untuk folder milik anggota dan membantu mencegah kelebihan penggunaan yang tidak disengaja tanpa membatasi kolaborasi.

Batas penyimpanan per pengguna

• Hanya berlaku untuk folder milik anggota tim tersebut.
• Tidak memengaruhi folder tim, folder bersama, atau konten yang dimiliki di luar tim.
• Bantu admin mengelola penyimpanan tanpa hanya mengandalkan satu kumpulan penyimpanan tim bersama.

Tetapkan batas penyimpanan kustom untuk semua anggota tim

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
3. Di bawah Produk, klik menu tarik turun di sebelah Dropbox.
4. Klik Pengaturan.
5. Di bawah bagian Konten, gulir ke Penyimpanan.
6. Atur Batas penyimpanan anggota ke Aktif (Tetap sinkronkan) atau Aktif (Berhenti sinkronkan).
7. Masukkan nilai batas kustom menggunakan menu tarik turun di samping Batas penyimpanan setiap anggota.
8. Klik Save.

Edit batas penyimpanan anggota tim dari tab Anggota

Admin tim dapat memperbarui batas penyimpanan masing-masing anggota tim dari tab Anggota. Sebelum memulai, pastikan Batas penyimpanan anggota diatur ke Aktif (Tetap sinkronkan) atau Aktif (Berhenti sinkronkan) di konsol admin.

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin di bilah sisi sebelah kiri.
3. Klik Anggota
4. Pilih anggota tim yang ingin Anda perbarui.
5. Di kolom Penyimpanan yang digunakan, klik ☑ (edit).
6. Masukkan batas kustom baru.

Anda juga dapat memperbarui batas penyimpanan anggota dengan memilih anggota tim langsung di tab Anggota dan mengeklik Edit batas ruang penyimpanan.

Pelajari cara membatasi berapa banyak ruang penyimpanan yang dapat digunakan oleh anggota tim Dropbox.

Cara mengoptimalkan ruang penyimpanan untuk tim Anda

Pembersihan penyimpanan

Jika tim Anda mendekati batas penyimpanan, Anda dapat menggunakan alat Kelola pembersihan penyimpanan untuk mendapatkan ikhtisar penggunaan penyimpanan dan rekomendasi terkait cara menghemat ruang penyimpanan.

Dari alat Kelola pembersihan penyimpanan, Anda dapat melihat file dan folder, melihat jumlah penyimpanan yang digunakan, dan mengambil tindakan jika diperlukan:

1. Ketuk ☑ (opsi lainnya) di samping folder yang ingin Anda kelola.
2. Klik Lainnya.
3. Klik Kelola penyimpanan.
4. Filter konten berdasarkan Ukuran Terbesar atau Aktivitas Terakhir.
5. Arahkan kursor ke konten yang ingin Anda kelola:
   • Untuk menghapus konten, klik Hapus.
   • Untuk membuka konten di tab baru, klik ☑ (buka).

Pelajari cara memulihkan file dan folder yang dihapus.

Kelola penyimpanan anggota yang sudah keluar

Menghapus pengguna tidak langsung mengosongkan ruang. File dan cadangan tetap ada kecuali dihapus, jadi Anda disarankan untuk:

• Mentransfer kepemilikan konten pengguna sebelum penghapusan.
• Menghapus secara permanen konten pribadi dan cadangan.

Pelajari cara mengelola file anggota tim yang telah dihapus.

Tingkatkan atau tambahkan lebih banyak ruang penyimpanan

Jika Anda mendekati batas penggunaan untuk tim Anda, admin dapat:

• Tingkatkan paket tim.
• Beli ruang penyimpanan tambahan.

Pelajari cara mendapatkan lebih banyak ruang penyimpanan.

Cara memecahkan masalah ruang penyimpanan 

Untuk mengatasi masalah sinkronisasi atau ruang hard drive, Anda dapat menggunakan:

• Sinkronisasi selektif: Pilih folder yang disinkronkan secara lokal.
• File hanya online: Simpan file di cloud saja.

Pelajari cara memecahkan masalah ruang hard drive.