Come creare un rapporto sui dati dei membri

I rapporti sui dati dei membri mostrano la quantità di informazioni a cui può accedere ciascun membro del team, oltre allo spazio di archiviazione che sta utilizzando. Il rapporto è costituito da un elenco con una riga per ogni membro del team. 

Chi può creare un rapporto sui dati dei membri?

Questo tipo di rapporto può essere creato dai seguenti tipi di amministratori: 

• Amministratori del team 
• Amministratori della gestione utenti
• Amministratori dei rapporti 
• Gli amministratori della sicurezza

Che cosa è incluso in un rapporto sui dati dei membri?

Un rapporto sui dati dei membri include una colonna per ciascuno dei seguenti dati:

• Nome
• Cognome
• Indirizzo email
• Ruolo: se la persona in questione è un amministratore, in questa colonna apparirà una dicitura tipo “Amministratore conformità”, altrimenti risulterà come “Membro”.
• Stato: un membro può essere attivo, invitato, eliminato o sospeso.
• Uso (in MB): questo campo si aggiorna ogni 8 ore e mostra la quantità di spazio utilizzata da ogni membro, inclusi file personali, uso dei backup e cartelle aggiunte da team esterni.
  • Nota. La somma dello spazio usato dai singoli membri potrebbe non equivalere allo spazio di archiviazione totale. Se una stessa cartella esterna viene aggiunta da più membri alle rispettive cartelle personali, tale cartella esterna viene conteggiata una sola volta, pur comparendo nello spazio utilizzato da ciascun membro nel rapporto.
• Limite di spazio: corrisponde al limite di spazio di archiviazione garantito a ogni membro dall’amministratore del team.
• Data di iscrizione: la data in cui la persona è entrata a far parte del team.
• Data di invito: la data in cui la persona ha ricevuto l’invito a entrare nel team. Viene visualizzata solo se l’invito non è ancora stato accettato.
• Gruppi gestiti dall’azienda: un elenco di tutti i gruppi gestiti dall’azienda di cui fa parte il membro.
• Gruppi gestiti dagli utenti: un elenco di tutti i gruppi gestiti da altri membri di cui fa parte il membro.
• Verifica in due passaggi: si specifica se è obbligatoria o meno.
• Volume totale dei dati accessibili dal membro selezionato: il totale dei dati a cui il membro ha accesso. Non indica l’uso dei dati del membro.
• Numero di file accessibili dal membro: il totale dei file a cui il membro può accedere tra fonti interne ed esterne.
• Numero di file personali del membro: il numero di file contenuti nella cartella personale del membro.
• Numero di cartelle del team principali a cui il membro ha accesso: il numero di cartelle principali a cui il membro può accedere.
• Numero di cartelle condivise esternamente a cui il membro ha accesso: il numero di cartelle condivise da team o utenti esterni a cui il membro può accedere.
• Numero di cartelle condivise internamente a cui il membro ha accesso: il numero di cartelle condivise all’interno del team a cui il membro può accedere.

Come creare un rapporto sui dati dei membri:

Per esportare i dati dei membri in formato .csv:

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali da amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore.
3. Fai clic su Membri.
4. Fai clic su Esporta i dati del membro a destra.
5. Fai clic s  Avvia esportazione.

Una volta generato, il rapporto verrà visualizzato nella cartella Dropbox dal titolo “Rapporti Dropbox per aziende”. Il rapporto si chiamerà “GG-MM-AAAA/[Nome del team]/Dati dei membri”. Nessun altro avrà la possibilità di accedervi, a meno che tu non lo condivida. Inoltre, non appena il rapporto sarà pronto riceverai un’email.