Guida per amministratori Dropbox

Dropbox Business è un posto sicuro per tutti i file di lavoro del tuo team. Con una console amministratore intuitiva, uno spazio di lavoro del team e funzioni di sicurezza avanzate, Dropbox mette a disposizione gli strumenti necessari per consentire al tuo team di lavorare efficientemente.

Come amministratore dell'account aziendale, godi di privilegi speciali. Puoi facilmente aggiungere o rimuovere membri del team, monitorare l'attività di condivisione e proteggere i dati aziendali.

Questa guida presenta le funzioni, le autorizzazioni e i controlli di sicurezza che dovrai gestire nella nuova veste di amministratore. Per saperne di più sui fondamenti di Dropbox, come la sincronizzazione e la condivisione, consulta la Guida per i membri del team.

Iniziamo con la configurazione del team.

Dropbox nel cloud

Dropbox archivia in modo sicuro il tuo lavoro nel cloud. Puoi salvare, accedere e condividere i tuoi file importanti ovunque ti trovi, in qualunque momento e su qualsiasi dispositivo.

Quando un file viene archiviato nel cloud, non sei più vincolato al disco rigido del computer o a un unico dispositivo. Tutto ciò che aggiungi all'account Dropbox viene aggiornato su dropbox.com e su qualsiasi computer, telefono o tablet collegato al tuo account. Apporti una modifica o elimini un documento? Anche queste modifiche vengono rispecchiate. Stai tranquillo: con Dropbox sei sempre al sicuro.

Dropbox nel cloud

Accedere al tuo account

Puoi accedere al tuo account Dropbox in tre modi: su dropbox.com, con l'applicazione desktop Dropbox e con l'app Dropbox per dispositivi mobili. Inizia accedendo al tuo account su dropbox.com. Quindi, installa le app su computer, tablet e telefono per ottenere il massimo dal tuo account. Consulta ulteriori informazioni sulle app nella Guida per i membri del team.

 

dropbox.com

Questa guida riguarda dropbox.com. Accedi al tuo account Dropbox per aggiungere e condividere file, ricevere gli aggiornamenti del team, gestire le impostazioni del team e le preferenze dell'account, nonché per accedere a funzioni quali Paper e gestire le impostazioni dell'account.

Ulteriori informazioni

Fai attenzione alle informazioni aggiuntive su funzionalità specifiche. Fai clic su Ulteriori informazioni in qualsiasi punto per visualizzare informazioni supplementari, istruzioni dettagliate e risorse del Centro assistenza, direttamente sulla stessa pagina.

Accedi a dropbox.com

Quando ti registri per ottenere un account Dropbox Business, ti verrà chiesto di configurare un account su dropbox.com in qualità di amministratore del team. Per utilizzare Dropbox, devi accedere al tuo account con le credenziali che hai scelto durante la configurazione iniziale.

Come accedere all'account Dropbox.

Come accedere all'account Dropbox utilizzando la funzione di accesso con Google.

Non riesco ad accedere al mio account Dropbox.

Amministratori secondari

Per svolgere bene il ruolo di amministratore, non occorre lavorare a tempo pieno per l'help desk della tua azienda. Non devi nemmeno configurare il team da solo. Per ogni team, consigliamo di nominare almeno due amministratori che possano contribuire ad attività specifiche, come la gestione della sicurezza degli account o l'integrazione dei nuovi utenti. Se è disponibile una seconda persona che può aiutare a inserire membri  nel team,aggiungi o cambia un amministratore.

Console amministratore Dropbox

La Console amministratore su dropbox.com è il punto centrale da cui visualizzare i vari elementi e accedere ai controlli. A seconda del tuo ruolo di amministratore e del tuo account Dropbox Business, vedrai varie schede attraverso le quali potrai monitorare il flusso di lavoro degli utenti e del team e invitare i membri a creare account.

Procedura: accedere alla Console amministratore

Nella Console amministratore, puoi impostare controlli e autorizzazioni a livello di team, trovare informazioni sull'account e richiedere assistenza. Prima di configurare il tuo team, esamina attentamente tutte le sezioni della Console amministratore:

  • Membri: aggiungi o elimina membri del team, monitora la loro attività e svolgi azioni rapide, ad es. reimpostazione di password o aggiunta di un altro membro come amministratore (tutti gli amministratori).

  • Attività: monitora il flusso di lavoro del team visualizzando eventi specifici o creando rapporti completi. Facendo clic sul nome di un membro del team, puoi accedere a informazioni più dettagliate (amministratori del team e della gestione utenti)

  • Contenuti: gestisci e monitora cartelle del team, cartelle condivise e Space condivisi. Gli amministratori possono aggiungere, eliminare e copiare le cartelle del team e quelle condivise e gestire l'iscrizione alle cartelle (amministratori del team*)
  • Gruppi: con i gruppi, sia gli amministratori che i membri del team possono creare elenchi di persone che devono disporre dell'accesso agli stessi file e cartelle e Dropbox Spaces (in base a reparti, team o progetti). (tutti gli amministratori).

  • Account: aggiungi altre licenze al tuo piano, aggiorna le informazioni di fatturazione e rivedi la cronologia di fatturazione (amministratori del team)

  • Guida: accedi a risorse come il Centro assistenza e la presente guida oppure contatta il team del tuo account per ottenere supporto ulteriore (tutti gli amministratori).

*Disponibile per tutti gli amministratori dei team Enterprise.

Ulteriori informazioni sui vari tipi di amministratori.

 

 

Prossima mossa: spazio di lavoro del team Dropbox

Lo spazio di lavoro del team Dropbox è il luogo in cui il team può condividere e collaborare. Impareremo a formare il team, organizzare le cartelle e i Dropbox Spaces nello spazio di lavoro del team, impostare le autorizzazioni di condivisione, collegare le applicazioni di terze parti, gestire le impostazioni predefinite di sicurezza, sincronizzazione e Dropbox Paper.

 

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Glossario

  • @menzione: un modo per inviare una notifica a qualcuno riguardo un commento o un'attività su un file, un documento di Paper o una panoramica
  • console amministratore: un'area su dropbox.com dove gli amministratori possono monitorare i flussi di lavoro e gestire utenti e impostazioni per i loro team
  • ruoli amministratore: l'insieme di autorizzazioni che un amministratore può avere (amministratori del supporto, amministratori gestione utenti o amministratori team)
  • avatar:un'immagine che rappresenta l'utente o l'account, mostrata come immagine del profilo, iniziali o icona di una persona
  • il cloud: una rete di posizioni di archiviazione che consente di accedere ai contenuti tramite Internet anziché da un disco rigido locale o da un dispositivo di archiviazione rimovibile
  • spazio di archiviazione cloud: spazio di archiviazione online a cui si può accedere tramite più dispositivi collegati
  • contenuti: qualsiasi tipo di file e cartelle creati o memorizzati sui tuoi dispositivi
  • contenuti cloud: file creati e archiviati online, come documenti di Dropbox Paper e file GSuite o Microsoft Online
  • Dashboard statistiche: una pagina nella Console amministratore dove gli amministratori possono gestire gli inviti ai membri del team, aggiungere licenze, monitorare l'attività dei membri e consultare le statistiche d'uso
  • Dropbox App Center: un'area in dropbox.com in cui puoi trovare, collegare e gestire applicazioni di terze parti
  • Dropbox Business: piani Dropbox pensati per aziende con più utenti. Quattro piani che offrono ai clienti funzionalità distinte per soddisfare le loro esigenze: Standard, Advanced, Enterprise ed Education.
  • Dropbox Paper: un'area di lavoro per documenti online con strumenti di scrittura, condivisione e collaborazione facili da usare
  • Dropbox Spaces: cartelle con funzioni aggiunte per organizzare i tuoi file e il lavoro per contenuti locali e cloud da un unico posto
  • Dropbox Transfer: una funzione che ti consente di distribuire file e cartelle di grandi dimensioni o che non richiedono collaborazione
  • accesso in modifica: un modo per condividere file e cartelle con altri utenti e consentirgli di modificare i tuoi contenuti
  • modelli email: messaggi email standardizzati che gli amministratori possono utilizzare per invitare e inserire nuovi membri in un team
  • richiesta di file: un invito che puoi inviare ad altri per chiedergli di caricare file sul tuo account Dropbox
  • struttura delle cartelle: il modo in cui le cartelle dei team sono organizzate nello spazio di lavoro del team, che siano condivise con tutti i membri o solo con gruppi specifici
  • gruppi: gruppi di membri del team impostati dagli amministratori o dagli utenti per semplificare la condivisione dei contenuti nel team
  • membri: tutti gli utenti non amministratori su un account Dropbox Business
  • autenticazione multi-fattore: una funzione di sicurezza che aggiunge un livello di protezione richiedendo per l'accesso un codice in aggiunta alla password
  • test: un periodo di prova nel quale un amministratore può selezionare un numero ridotto di utenti per testare gli strumenti Dropbox prima di inserire tutti gli altri membri del team
  • bloccare: una funzione che permette di visualizzare un determinato file nella parte superiore di una cartella o Dropbox Space, così da trovarlo facilmente
  • recuperare: rendere nuovamente disponibili file o cartelle eliminati dal tuo account Dropbox
  • ripristinare: riportare un file a una versione precedente salvata sul tuo account Dropbox
  • amministratore secondario: un amministratore che aiuta e collabora con l'amministratore principale del team  
  • sincronizzazione selettiva: una funzione che consente di risparmiare spazio su disco rigido spostando contenuti in uno spazio di archiviazione solo online, accessibile da dropbox.com
  • Smart Sync: una funzione che consente di archiviare file e cartelle online continuando comunque a visualizzarle e ad accedervi dal proprio computer o dispositivo mobile
  • SSO: sigla per “single sign-on,” un metodo di accesso che può essere impostato da un amministratore e che permette ai membri del team di effettuare l'accesso tramite un unico fornitore di servizi, ad esempio Google
  • aggiungere a Speciali: una funzione che facilita la ricerca dei file visualizzandoli in un unico elenco, a prescindere dalla cartella o dallo spazio Dropbox in cui sono archiviati
  • Amministratore del supporto: un utente con privilegi per gestire alcune impostazioni a livello di gruppo e membro
  • sync: abbreviazione di "sincronizzazione", il processo che aggiorna i tuoi contenuti locali e nel cloud in modo che l'ultima versione sia disponibile su qualsiasi dispositivo
  • attività del team: riepiloghi dell'utilizzo da parte dei membri trovati sulla console amministratore, inclusi i membri attivi, lo spazio di archiviazione utilizzato, l'archiviazione dei link, le cartelle attive e i dispositivi attivi 
  • amministratore del team: un utente con privilegi sufficienti per gestire le impostazioni del team o dell'intera azienda e le impostazioni utente
  • cartelle del team: cartelle che semplificano la condivisione rendendo i contenuti all'interno disponibili a tutti i membri che hanno accesso
  • impostazioni del team: impostazioni che gli amministratori possono utilizzare per gestire il modo in cui il team utilizza funzionalità e strumenti quali la sincronizzazione e l'integrazione delle applicazioni
  • spazio di lavoro del team: una cartella o un insieme di cartelle create dall'amministratore di un team per semplificare la condivisione e l'organizzazione dei contenuti
  • regole per tutto il team: impostazioni che gli amministratori possono utilizzare per gestire il modo in cui il team può condividere i contenuti, sia all'interno che all'esterno del team
  • Amministratore gestione utenti: un utente con privilegi per gestire la maggior parte delle impostazioni a livello di membro
  • autorizzazioni di sola visualizzazione: un modo per condividere file e cartelle con altri utenti e consentirgli di visualizzare i tuoi contenuti, ma non di apportare modifiche