Lo spazio di lavoro del tuo team

Con Dropbox Business, il tuo team dispone di un'area di lavoro che funziona in modo analogo a un disco rigido condiviso. Ottimizza subito il flusso di lavoro del tuo team organizzando cartelle e gruppi per ottimizzare la gestione dei file.

In questa sezione, esamineremo i tipi di amministratori delle cartelle che puoi creare nello spazio di lavoro del team e come impostare le autorizzazioni a livello di team.

Se sei l'amministratore di un team Dropbox Business con più di 250 membri, consulta la guida introduttiva per team di grandi dimensioni.

Cartelle dei team e gruppi

Dropbox Business funziona al meglio se le cartelle nello spazio di lavoro del team riflettono la struttura della tua organizzazione. Prima di invitare i colleghi a unirsi ai loro team, gli amministratori di solito impostano una struttura di cartelle e creano i gruppi di utenti che intendono assegnare a tali cartelle. Per iniziare, vediamo che cosa sono le cartelle del team e i gruppi di utenti.

Gruppi di utenti

Un gruppo di utenti non è altro che un gruppo di persone del team che hanno bisogno di accedere alle stesse informazioni, a prescindere che siano suddivise per team, reparto o anche progetto. Utilizzerai questi gruppi per assegnare l'accesso alle cartelle del team.

Procedura: gruppi di utenti

Crea un gruppo

Solo gli amministratori di Dropbox Business possono creare un gruppo gestito dall'azienda.

  1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.

  2. Fai clic su Console amministratore.

  3. Fai clic su Gruppi.

  4. Fai clic su Crea gruppo.

  5. Inserisci un nome per il tuo gruppo.

    - Questo è il nome che vedranno tutti i membri del team. In qualità di gestore del gruppo, puoi cambiare il nome del gruppo in qualsiasi momento.

  6. Scegli se il gruppo verrà gestito dall'azienda o dagli utenti.

  7. Fai clic su Crea gruppo.

Aggiungere membri a un gruppo

Solo gli amministratori possono aggiungere membri a un gruppo gestito dall'azienda e i membri del team non possono chiedere di partecipare a un gruppo gestito dall'azienda.

  1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.

  2. Fai clic su Console amministratore.

  3. Fai clic su Gruppi.

  4. Seleziona il nome del gruppo a cui desideri aggiungere membri.

  5. Fai clic su Aggiungi membri.

  6. Inserisci il nome della persona che desideri invitare e fai clic su Aggiungi membri.

Ulteriori informazioni su come aggiungere e rimuovere membri da un gruppo.

Cartelle del team

Considera le cartelle del team come un posto centralizzato per la condivisione dei contenuti. Quando aggiungi un file a una cartella del team, questo è automaticamente disponibile per tutti i membri del gruppo associato alla cartella. Solo gli amministratori possono configurare e gestire le cartelle del team. Gli amministratori possono anche invitare altre persone esterne al gruppo a visualizzare o modificare file e sottofile specifici all'interno di una cartella del team.

Chiunque può impostare ulteriori cartelle condivise, offrendo ai tuoi collaboratori la flessibilità di collaborare con persone specifiche.

Procedura: come creare una cartella del team

In Gestione contenuti, puoi organizzare la struttura di cartelle del tuo nuovo spazio di lavoro del team e gli amministratori del team possono gestire l'iscrizione ai contenuti condivisi.

  1. Accedi a dropbox.com con il tuo account amministratore.

  2. Fai clic su Console amministratore.

  3. Fai clic su Contenuti.

  4. Fai clic su Nuova cartella.

  5. Scegli se consentire l'accesso a questa cartella a tutti i membri del tuo team o solo a specifici gruppi o membri.

  6. Scegli se consentire ai membri l'accesso di tipo Può modificare oppure Può visualizzare ai contenuti della cartella.

    Può modificare: i membri possono visualizzare, modificare e gestire l'accesso ai contenuti della cartella.

    Può visualizzare: i membri possono solo visualizzare (e scaricare) i contenuti di questa cartella.

    Nota. Per impostazione predefinita, chiunque sia in possesso delle autorizzazioni di modifica per una cartella possiede anche le autorizzazioni di modifica per tutte le cartelle al suo interno. Ad esempio, se i membri di un gruppo possono modificare la cartella “Design”, sono autorizzati a modificare anche qualsiasi cartella al suo interno, a meno che non limiti l'accesso a una di esse.

  7. Fai clic su Crea.

Organizza le cartelle del tuo team

Valuta la possibilità di creare una struttura di cartelle iniziale aggiungendo cartelle del team per reparti quali Contabilità, Vendite e Marketing. Dopo aver assegnato un gruppo a una cartella del team, la cartella viene visualizzata automaticamente negli account Dropbox dei membri.