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La guida per diventare amministratore Dropbox

La guida per diventare amministratore Dropbox

30 minuti di lettura

Dropbox Business è un posto sicuro per tutti i file di lavoro del tuo team. Con una console amministratore intuitiva, uno spazio di lavoro del team e funzioni di sicurezza avanzate, Dropbox mette a disposizione gli strumenti necessari per consentire al tuo team di lavorare efficientemente.

Questa guida presenta le funzioni, le autorizzazioni e i controlli di sicurezza che dovrai gestire nella nuova veste di amministratore. Per saperne di più sulle informazioni di base su Dropbox, come la sincronizzazione e la condivisione, consulta la guida per i membri del team.

Iniziamo con la configurazione del team.

Come accedere all’account Dropbox come amministratore

Puoi accedere al tuo account Dropbox su dropbox.com, dall’app desktop Dropbox o dall’app per dispositivi mobili Dropbox.

Come accedere all’account amministratore Dropbox da dropbox.com

Quando registri un account Dropbox Business, ti verrà chiesto di configurare un account su dropbox.com in qualità di amministratore. Per utilizzare Dropbox, devi accedere al tuo account con le credenziali che hai scelto durante la configurazione iniziale.

  1. Apri un browser web.

  2. Vai su www.dropbox.com.

  3. Seleziona una delle seguenti opzioni di accesso:

    • Fai clic su Accedi con Google.

    • Fai clic su Accedi con Apple.

  4. Fai clic su Accedi.

  5. Inserisci l’indirizzo email e la password.

Dopodiché, installa le app su computer, tablet e telefono per sfruttare al massimo il tuo account. 

Per scoprire di più sulle app, consulta la guida per membri di team.

Come accedere all'account Dropbox utilizzando Accesso con Google.

Come accedere all’account Dropbox tramite Accedi con Apple

Come accedere all’account Dropbox utilizzando il Single sign-on (SSO)

Non riesci ad accedere al tuo account Dropbox?

Come accedere alla Console amministratore

La Console amministratore è uno strumento centralizzato che offre visibilità e funzionalità di controllo dei contenuti. Puoi accedervi tramite due semplici passaggi:

  1. Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.

  2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.

A seconda del tuo ruolo di amministratore, visualizzerai diverse schede che ti aiutano a supervisionare i membri, verificare il flusso di lavoro del team e invitare i membri a creare account.

Come impostare una struttura di cartelle per il team

Con Dropbox Business, il tuo team dispone di un'area di lavoro che funziona in modo analogo a un disco rigido condiviso. Dropbox Business funziona al meglio se la struttura dello spazio di lavoro del team riflette la struttura della tua organizzazione.

Prima di invitare i colleghi a unirsi ai loro team, gli amministratori di solito impostano una struttura di cartelle e creano i gruppi di utenti che intendono assegnare a tali cartelle.

Creazione di una cartella del team

Pensa alla cartella del team come a un archivio senza i tipici problemi legati ai documenti di carta. Sei tu a scegliere la struttura delle cartelle e come organizzarle, così troverai sempre ciò che ti serve in pochi passaggi. 

Puoi organizzare la struttura di cartelle del nuovo spazio di lavoro del team nella pagina Contenuti. Nella stessa pagina, alcuni tipi di amministratori possono anche gestire l’iscrizione ai contenuti condivisi.

Come creare una cartella del team

  1. Accedi a dropbox.com con il tuo account amministratore.

  2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.

  3. Fai clic su Contenuti nella barra laterale sinistra.

  4. Fai clic su Nuova cartella.

  5. Scegli se consentire l’accesso a questa cartella a tutti i membri del tuo team o solo ad alcune persone.

  6. Scegli se consentire ai membri l’accesso del tipo Modifica oppure Visualizzazione ai contenuti della cartella.

    • Visualizzazione: i membri possono solo visualizzare

      e scaricare i contenuti della cartella.

    • Modifica: i membri possono visualizzare, modificare e gestire l’accesso ai contenuti della cartella.

  7. Fai clic su Crea.

Nota. Per impostazione predefinita, chiunque sia in possesso delle autorizzazioni in modifica per una cartella dispone delle stesse autorizzazioni anche per tutte le sottocartelle al suo interno. Ad esempio, se i membri di un gruppo possono modificare la cartella “Design”, possono anche modificare qualsiasi cartella all’interno di “Design”.

Creazione di un gruppo

Un gruppo è un gruppo di membri del team che ha bisogno di accedere alle stesse informazioni, a prescindere che siano suddivise per team, reparto o progetto. Utilizzerai questi gruppi per assegnare l’accesso alle cartelle del team. Solo alcuni tipi di amministratori possono creare un gruppo gestito dall’azienda.

Come creare un gruppo

  1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.

  2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.

  3. Fai clic su Gruppi nella barra laterale sinistra.

  4. Fai clic su Crea gruppo.

  5. Inserisci un nome per il tuo gruppo.

  6. Scegli se il gruppo verrà gestito dall'azienda o dagli utenti.

  7. Fai clic su Crea.

Aggiungere membri a un gruppo

Solo gli amministratori possono aggiungere membri a un gruppo gestito dall'azienda e i membri del team non possono chiedere di partecipare a un gruppo gestito dall'azienda.

  1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.

  2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.

  3. Fai clic su Gruppi nella barra laterale sinistra.

  4. Seleziona il nome del gruppo a cui desideri aggiungere membri.

  5. Fai clic su Aggiungi membri.

  6. Inserisci il nome della persona che desideri invitare.

  7. Fai clic su Aggiungi membri.

Scopri di più su come aggiungere e rimuovere membri da un gruppo. 

Scopri di più sulle cartelle nello spazio di lavoro del team.

Scopri che cosa significano le icone sulle cartelle.

Scopri come spostare file e cartelle all’interno e all’esterno dello spazio di lavoro del team.

How to download Dropbox for your computer and mobile devices

Whether you’re working from home, from the office, or traveling to a business meeting, Dropbox makes it easy to access all your files, photos and videos on the go. 

You can easily do this by visiting dropbox.com, or by downloading Dropbox for your devices.

How to download the Dropbox desktop app

  1. Download the Dropbox desktop app.

  2. Once Dropbox is installed on your computer, you’ll see a Dropbox icon in the taskbar (Windows) or menu bar (Mac) and a Dropbox folder on your hard drive.

  3. You’ll be prompted to log in with your Dropbox team account credentials. You should use the same email address and password that you logged in with on dropbox.com (this will be the same for all your devices). 

The Dropbox desktop app is available for Linux, Windows, and macOS operating systems. Find out more about using the Dropbox with Windows 10 in S mode or on Linux.

Find more information on Dropbox compatibility with your operating system

What to do if Dropbox won't install

How to download the Dropbox mobile app

Download it from dropbox.com/mobile, or your preferred app store.

If you already have the Dropbox mobile app on your phone or tablet, simply log in with your email and password. You can also log in using SSO with your Google or Apple account. 

How to add files and folders to your Dropbox account

Once you’ve downloaded the mobile and desktop apps, it’s time to put Dropbox to work by adding your files, pictures, and videos.

Add a file or folder to your account via dropbox.com

Once you’ve signed in at dropbox.com, adding files to your account is as easy as dragging and dropping from your computer’s file system. Or, just follow these steps to upload a file or folder from your computer:

  1. Log in to dropbox.com.

  2. Click Upload under the search bar at the top.

  3. Click Files or Folder:

    • If you choose Files, select as many files as you like and click Open.

    • If you choose Folder, select a folder and click Upload.

Add files or folders to Dropbox from your computer

Drag and drop files or folders into the Dropbox folder on your desktop. Or, use the Save As menu option in most applications to save files directly to your Dropbox folder.

Files and folders in your Dropbox folder will automatically sync to dropbox.com, and to the Dropbox desktop or mobile apps on any other devices you’ve connected to your account.

Add a file or folder from your desktop to your Dropbox account

Like with File Explorer (Windows) or Finder (Mac), you can drag and drop into the desktop app:

  1. Drag and drop the file or folder into the Dropbox folder on your hard drive.

  2. Select the Dropbox folder when using the Save As option in most applications.

Like to use Microsoft Office? Dive into the “General” area of “Preferences” and you can make Dropbox a default “Save As” location. Just a little time-saver.

Add a file or folder using the Dropbox mobile app

You can manually upload files, photos and videos to your Dropbox account using the mobile app. The steps you take to manually upload files on your mobile device will vary slightly depending on the type of device you use.


Find instructions for your specific device (Android, iPad, iPhone, Windows Mobile and Windows Tablet)

How to upload other types of files or files from your device’s storage and external SD card

Telefono o tablet Android

  1. Apri l'app Dropbox per dispositivi mobili.
  2. Apri la cartella in cui vuoi salvare i file.
  3. Tocca " + " (più).
  4. Tocca Carica file .
  5. Individua i file da caricare e toccali per selezionarli per il caricamento.
  6. Tocca Carica .

Telefono o tablet iOS

  1. Apri l'app Dropbox per dispositivi mobili.
  2. Apri la cartella in cui vuoi salvare i file.
  3. Tocca " + " (più).
  4. Tocca Crea o carica file .
  5. Tocca Carica file .
  6. Tocca Sfoglia e individua il file che vuoi caricare.
  7. Seleziona la posizione in cui vuoi salvare il file nel tuo account Dropbox.
  8. Tocca Carica .

Come configurare le impostazioni di condivisione per i team Dropbox per aziende

Gli amministratori configurano e gestiscono la condivisione automatica con le cartelle del team. Puoi anche personalizzare le regole per tutto il team per tutte le cartelle condivise create dal team.

  1.  Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.

  2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.

  3. Fai clic su Impostazioni.

  4. Fai clic su Condivisione.

Nota. Le modifiche a queste impostazioni non hanno effetto retroattivo.

Come impedire ai membri di condividere contenuti all’esterno del team

A seconda di come il team deve utilizzare Dropbox per aziende, potresti voler limitare i contenuti condivisibili esternamente.

  1. Vai alla scheda Impostazioni e scorri verso il basso fino a Contenuti.

  2. Seleziona Condivisione.

  3. Accanto a Condividi link al di fuori del team, seleziona No.

    • Questa procedura garantisce che i membri del team possano condividere file e cartelle solo con altri membri del team.

Per scoprire di più su come impostare le autorizzazioni di condivisione a livello di team, consulta il nostro corso di formazione per amministratori.

How to share a file or folder from your Dropbox account

Share a file or folder from dropbox.com

  1. Log in to dropbox.com.

  2. Hover over the item you’d like to share.

  3. Click the Share icon that appears.

  4. Type the email or name of the person, people, or group you’d like to share with.

  5. Select Can edit or Can view from the dropdown menu.

  6. Click Settings to customize who has access or disable downloads. You can require a password and set an expiry date too.

  7. Click Share file or Share folder. Recipients will receive an email invitation to the content you shared.

  8. You can also click Copy link (If a link hasn't been created yet, click Create and copy link).

  9. The link will be copied to your clipboard. You can then paste it into an email, chat, or other message.

Share a file or folder from the Dropbox folder from the Dropbox desktop app

  1. Open the Dropbox folder on your computer.

  2. Click Share

  3. Type the Email, name, or group of the person (or people) you’d like to share with.

  4. Select Can edit or Can view from the dropdown menu.

  5. Click Share. They’ll receive an email with a link to the file or folder.

Share a file or folder using the Dropbox mobile app

  1. Navigate to the file or folder you want to share.

  2. Tap "" (ellipsis).

  3. Tap Share.

  4. Tap Create a link.

  5. If a link was already created for this content, tap Share link next to Anyone with the link can view.

  6. Select the way you'd like to share the link from the options Can edit or Can view. Either option will allow them to comment.

Come configurare Dropbox Paper per il team

Dropbox Paper è uno strumento che consente al team di appuntare riflessioni, collaborare e condividere idee in modo rapido e semplice.

Scopri di più sull’utilizzo di Dropbox Paper

Come invitare membri del team a Dropbox per aziende

A meno che tu non abbia autorizzato i membri a invitare altre persone, solo alcuni tipi di amministratori possono invitare persone a unirsi all’account del team. Ogni membro invitato utilizza una delle licenze del piano.

Puoi invitare i membri nella Console amministratore o con il connettore Dropbox Active Directory Connector, ma ti consigliamo di farlo tramite la Console amministratore.

Invitare membri del team tramite la Console amministratore

  1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.

  2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.

  3. Fai clic su Membri nella barra laterale di sinistra.

  4. Fai clic su Invita membri.

  5. Inserisci gli indirizzi email delle persone che vuoi invitare.

  6. Fai clic su Invia inviti.

Se un membro del team ha già un account Dropbox che utilizza per lavoro, può convertire un account personale esistente in un account Dropbox per aziende. In alternativa, può creare un nuovo account.

Invitare membri del team tramite un’integrazione

Se disponi già di un sistema Single sign-on (SSO) o intendi implementarne uno, ti consigliamo di invitare i membri del team utilizzando il connettore Active Directory.

Come aggiungere un altro amministratore all’account Dropbox Business

È consigliabile che ogni team abbia almeno due amministratori che possano eseguire attività specifiche, come la gestione della sicurezza degli account o l’integrazione di nuovi membri. 

Per aggiungere nuovi amministratori tramite la Console amministratore:

  1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.

  2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.

  3. Fai clic su Membri nella barra laterale di sinistra.

  4. Trova il membro che vuoi rendere amministratore.

  5. Seleziona l’icona dell’ingranaggio a destra del nome.

  6. Seleziona Aggiungi ruolo amministratore.

Puoi modificare le autorizzazioni in qualsiasi momento. Esistono otto ruoli di amministratore preimpostati, ognuno con un diverso gruppo di autorizzazioni: 

  • Gli amministratori del team hanno accesso a tutte le autorizzazioni.

  • Gli amministratori della gestione utenti possono aggiungere, rimuovere e gestire gli account dei membri del team.

  • Gli amministratori del supporto possono aiutare i membri del team solo in determinate attività, tra cui reimpostare le password.

  • Gli amministratori della fatturazione possono effettuare pagamenti e rinnovare contratti.

  • Gli amministratori dei contenuti possono impostare le autorizzazioni e gestire i contenuti.

  • Gli amministratori della conformità* possono gestire le norme sulla conservazione dei dati e le conservazioni ai fini giudiziari. *Questo ruolo è disponibile solo per i team che hanno acquistato il componente aggiuntivo per la governance dei dati.

  • Gli amministratori dei rapporti

    possono creare rapporti su attività del team e dati dei membri.

  • Gli amministratori della sicurezza

    possono gestire avvisi di sicurezza, condivisione esterna e rischi per la sicurezza.

Per saperne di più sulle attività che può svolgere ciascun tipo di amministratore, segui il nostro corso di formazione dedicato

Come accedere come membro di un team Dropbox per aziende

La funzionalità “Accedi come utente” ti permette di accedere all’account di qualsiasi membro del team. 

Come alcuni tipi di amministratori possono utilizzare la funzionalità “Accedi come utente”

  1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.

  2. Fai clic su Console amministratore.

  3. Apri la pagina Membri.

  4. Fai clic sull'icona dell'ingranaggio accanto al nome del membro del team a nome del quale vuoi accedere.

  5. Fai clic su Accedi come utente.

  6. Fai clic su Accedi per confermare che desideri accedere come l'utente selezionato.

Verrà visualizzato l’account dell’utente selezionato e potrai eseguire azioni per conto di questo utente.

L’accesso ti consente di eseguire una delle seguenti operazioni:

  • Visualizzare la struttura delle cartelle del membro del team.

  • Condividere file e cartelle con altre persone.

  • Visualizzare, aprire e scaricare i file.

  • Eliminare file o ripristinare file eliminati.

Terminata l'operazione, fai clic su Esci nel banner rosso nella parte superiore della pagina. Questo ti consentirà di evitare successive modifiche accidentali all'account sbagliato.

Nota. Questa funzionalità è disponibile solo per i team Dropbox per aziende con un piano Advanced o Enterprise.

Scopri di più sulla funzionalitàAccedi come utente

Come sospendere o eliminare un membro del team da Dropbox per aziende

La Console amministratore ti permette sia di sospendere che di rimuovere membri del tuo team.

Come sospendere un membro di un team Dropbox per aziende

  1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.

  2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.

  3. Seleziona la scheda Membri.

  4. Trova il membro che desideri sospendere.

  5. Seleziona l’icona dell’ingranaggio. 

  6. Dal menu, seleziona Sospendi membro.

Come annullare la sospensione di un membro

  1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.

  2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.

  3. Seleziona la scheda Membri.

  4. Trova il membro per il quale desideri annullare la sospensione.

  5. Seleziona l’icona dell’ingranaggio. 

  6. Dal menu, seleziona Annulla sospensione membro.

Come eliminare un membro di un team Dropbox per aziende

  1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.

  2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.

  3. Seleziona la scheda Membri.

  4. Trova il membro che vuoi eliminare.

  5. Seleziona l’icona dell’ingranaggio. 

  6. Dal menu, seleziona Elimina.

Il membro eliminato perderà immediatamente l’accesso al suo account Dropbox per aziende e a tutto il suo contenuto. Gli amministratori possono riusare la licenza del membro eliminato e invitare un’altra persona a entrare a far parte del team. 

Come trasferire gli account Dropbox per aziende ai nuovi membri del team

Se una persona subentra nel ruolo di un ex dipendente e vuoi fornirle tutto ciò di cui ha bisogno in pochi passaggi, il Trasferimento di account ti consente di procedere in due modi: 

  • Trasferire tutti dati dall’account precedente a quello del nuovo membro (compresi file, cartelle e rapporti di condivisione).

  • Trasferire i contenuti al tuo account amministratore e scegliere quali assegnare al nuovo dipendente.

Scopri come trasferire i file di un membro eliminato

Come formare il team all’utilizzo di Dropbox

Fornire istruzioni e supportare i membri durante la transizione a Dropbox è fondamentale affinché l’implementazione avvenga in modo corretto. 

Ti consigliamo di invitare il tuo team a completare questa guida introduttiva a Dropbox, che spiega ai nuovi membri di team aziendali come aggiungere e condividere file, trovare risorse per la risoluzione dei problemi e altro ancora.

Ulteriore formazione

Nella nostra libreria per la formazione autoguidata, il team può scegliere un argomento e analizzare le funzionalità di Dropbox con i propri tempi e nel contesto del proprio lavoro. Come amministratore, puoi assegnare argomenti specifici per creare il percorso formativo ottimale per il team.

Lezioni virtuali

Il team ha anche la possibilità di partecipare a una sessione gratuita di formazione Dropbox in tempo reale. In questo modo, i nuovi membri vengono guidati alla scoperta delle funzioni fondamentali di Dropbox in un’aula virtuale interattiva.

Come utilizzare le integrazioni delle app con Dropbox

Gli amministratori possono gestire le integrazioni delle app dalla Console amministratore e i membri del team possono collegare e gestire app di terze parti nelle impostazioni del proprio account, a meno che gli amministratori non blocchino la possibilità di collegare app.

I membri del team possono anche utilizzare Dropbox App Center per scoprire e collegare le app.

Inizia a utilizzare il Dropbox App Center

  1. Accedi a dropbox.com

  2. Fai clic sull’icona della griglia nell’angolo in alto a destra e seleziona App Center.

  3. Esplora o cerca un'app che desideri collegare o conoscere.

Presentare con Zoom

Con Dropbox e Zoom, tu e i membri del team potrete discutere in tempo reale dei contenuti condivisi. Questa integrazione consente al team di presentare file, nonché di creare riunioni e parteciparvi, direttamente da Dropbox.

  1. Accedi a dropbox.com.

  2. Fai clic su Tutti i file nella barra laterale di sinistra.

  3. Passa con il mouse sul file che desideri presentare e fai clic sulla casella di controllo visualizzata a sinistra.

  4. Fai clic sulla freccia accanto a Condividi in alto a destra.

  5. Fai clic su Zoom

  6. Fai clic su Inserisci ID riunione Zoom e inserisci l'ID della riunione.

  7. Fai clic su Present.

Scopri di più sull’utilizzo di Zoom con Dropbox

Condividere con Slack

Con Dropbox e Slack, contenuti e conversazioni vengono salvati senza difficoltà in un’unica posizione. Questa integrazione permette al team di condividere file e inviare messaggi ad altre persone su Slack direttamente da Dropbox. Il team può vedere chi ha condiviso il file in Slack, quando è stato condiviso e su quali canali.

  1. Accedi a dropbox.com.

  2. Fai clic su Tutti i file nella barra laterale di sinistra.

  3. Passa con il mouse sul nome del file e fai clic sulla casella di controllo visualizzata a sinistra.

  4. Fai clic sulla freccia accanto a Condividi in alto a destra.

  5. Fai clic su Slack.

    • Hai la possibilità di aggiungere un messaggio.

  6. Fai clic su Invia accanto al canale o alla persona con cui vorresti condividere il file.

Scopri di più sull’utilizzo di Slack con Dropbox

Collega il tuo calendario

Quando i membri del team collegano il calendario di Google o Outlook al proprio account Dropbox, possono trovare facilmente ciò di cui hanno bisogno in qualsiasi momento. Questa integrazione consente al team di visualizzare le riunioni imminenti, partecipare a riunioni e allegare file alle riunioni direttamente dal proprio PC desktop.

Per collegare il calendario nell’App Center:

  1. Accedi a dropbox.com.

  2. Fai clic sull'icona della griglia nell'angolo in alto a destra e seleziona Centro applicazioni.

  3. Fai clic su Calendario Google o Calendario e contatti Outlook.

    Nota. Se non vedi Calendario e contatti Google o Calendario e contatti Outlook, utilizza la barra di ricerca dell’App Center.

  4. Fai clic su Collega e segui le istruzioni.

Scopri come allegare file e partecipare alle riunioni da Dropbox

Ottimizzare il proprio team Dropbox Business

Mantenere allineato il team è tanto importante quanto assicurarsi che tutti i file e le cartelle siano sincronizzati. Scopri come controllare l’accesso del team a Dropbox, impostare le autorizzazioni per tutto il team e molto altro ancora.

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