Lo spazio di lavoro del tuo team Dropbox

Con Dropbox Business hai a disposizione un nuovo punto in cui sincronizzare il tuo team: lo spazio di lavoro del team. Qui puoi archiviare, accedere, condividere e modificare file, cartelle e Space Dropbox con i tuoi colleghi, richiedere feedback e altro ancora.

In questa sezione esamineremo lo spazio di lavoro del team e in che modo iniziare a utilizzare utili strumenti come Smart Sync e Dropbox Paper.

Lo spazio di lavoro del tuo team Dropbox

Cartelle dei team Dropbox

Una volta eseguito l'accesso, nello spazio di lavoro del team potresti vedere cartelle blu con l'icona di un edificio. Sono le cartelle del team configurate dal tuo amministratore. Se hai già utilizzato Dropbox Basic, queste nuove cartelle speciali ti offriranno un modo in più per organizzarti.

Considera le cartelle del team come uno spazio centralizzato per la condivisione dei contenuti con i colleghi. Quando aggiungi un file a una cartella del team, questo risulta automaticamente disponibile per tutti i membri del gruppo o dei gruppi che hanno accesso alla cartella. Gli amministratori possono invitare altre persone esterne al gruppo a visualizzare o modificare sottocartelle e file specifici oppure limitare l'accesso ai relativi contenuti. Le cartelle del team sono configurate e gestite dall'amministratore, ma è possibile anche creare cartelle e Space condivisi personalizzati (l'argomento verrà trattato nel prossimo capitolo).

Ulteriori informazioni sulle cartelle del team.

Cartelle dei membri del team

I file salvati in una cartella del team Dropbox Business vengono condivisi automaticamente con tutti i membri del team appartenenti alla cartella. Se non sei ancora pronto per condividere, aggiungi il file alla tua cartella di singolo membro del team, che è riservata solo a te e ai tuoi file di lavoro. Che un file si trovi nella cartella del team o in uno dei tuoi Space o delle tue cartelle, puoi personalizzare la condivisione per definire chi può visualizzare e modificare i tuoi file.

Nota. Sebbene le cartelle e gli Space dei singoli membri del team non siano automaticamente condivisi, gli amministratori possono accedervi tramite la Console amministratore o eseguendo l'accesso con le credenziali dei rispettivi membri.

Cartelle dei membri del team

Smart Sync

Con Dropbox puoi facilmente liberare spazio sul disco rigido spostando i tuoi contenuti dal computer al cloud. Grazie a Dropbox Smart Sync, puoi comunque visualizzare e accedere a tali contenuti direttamente dall'applicazione desktop o dalla cartella Dropbox sul tuo computer. Devi solo selezionare il file, la cartella o lo Space desiderato per scaricarlo automaticamente sul tuo disco rigido, solo quando ne hai bisogno.

L'amministratore può scegliere le impostazioni di sincronizzazione predefinite per il team, mentre tu puoi sempre attivare Smart Sync per file, cartelle e Space specifici e scegliere di impostarli come locali o solo online. Con Smart Sync e altre funzioni come la sincronizzazione selettiva, perderai meno tempo a gestire lo spazio di archiviazione e potrai dedicarti di più alle attività importanti.

Procedura: Smart Sync

1. Apri l'applicazione desktop.
2. Individua i contenuti da impostare come solo online o locali.
3. Fai clic tenendo premuto il tasto Ctrl oppure fai clic con il pulsante destro del mouse sul file, sulla cartella o sullo Space.
4. Scegli Smart Sync.
5. Scegli Solo online o Locale.
1. Apri la cartella Dropbox sul disco rigido del computer.
2. Individua i contenuti da impostare come solo online o locali.
3. Fai clic tenendo premuto il tasto Ctrl oppure fai clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento.
4. Scegli Smart Sync.
5. Scegli Solo online o Locale.
 

Apri normalmente un file tramite l'applicazione desktop Dropbox, la sua applicazione nativa, Finder (Mac) o Esplora risorse. Dropbox scarica immediatamente il file sul tuo computer. Questo file continuerà a essere sincronizzato con il tuo account Dropbox, ma utilizzerà anche spazio sul tuo disco rigido.

La sincronizzazione selettiva è un'altra funzione di Dropbox che ti consente di scegliere quali file rimuovere dal disco rigido. Potrai comunque accedervi su dropbox.com, ma non appariranno sul tuo computer. La sincronizzazione selettiva ti aiuta a liberare spazio sul disco rigido senza eliminare nulla dal tuo account Dropbox.

Come risolvere i problemi comuni di sincronizzazione selettiva.

Accedere ai contenuti offline

Dropbox funziona in modo diverso sul telefono rispetto al computer: le app per dispositivi mobili non salvano i tuoi file sul dispositivo, ma li visualizzano nel cloud, proprio come in dropbox.com. Anche quando apri e modifichi un file sul telefono, interagisci con il file nel cloud anziché scaricarlo direttamente sul tuo dispositivo.

Per accedere al tuo lavoro in assenza di una rete Wi-Fi o un servizio dati, puoi impostare i file come disponibili offline attivando l'opzione Disponibile offline. Vuoi fare un passo in più? Etichetta un'intera cartella o un intero Space Dropbox in modo che i relativi contenuti siano disponibili offline sul tuo telefono o tablet.

Procedura: impostare i contenuti come disponibili offline

1. Nell'app Dropbox per dispositivi mobili, cerca il file che desideri rendere disponibile offline.

2. Tocca l'icona (puntini di sospensione) accanto al nome del file.

3. Tocca l'interruttore Disponibile offline.

Per accedere ai file offline, tocca Offline nel menu (Android) o nella scheda Dropbox (iOS) nell'app Dropbox per dispositivi mobili.

1. Nell'app Dropbox per dispositivi mobili, cerca la cartella che desideri rendere disponibile offline.

2. Tocca l'icona (puntini di sospensione) sotto il nome dell'elemento.

3. Tocca l'interruttore Disponibile offline.

Per accedere alle cartelle e agli Space offline, tocca Offline nel menu (Android) o nella scheda Dropbox (iOS) nell'app Dropbox per dispositivi mobili.

Prossimo argomento: coordinare e creare

Dropbox trasforma le tue cartelle in aree di lavoro collegate. Esaminiamo ora in che modo puoi organizzarti con Dropbox Spaces e quali sono le funzionalità dell'applicazione desktop. Vedremo inoltre come creare e gestire vari tipi di contenuti.