Condivisione con Dropbox

Ottimizza il tuo lavoro ogni giorno con una condivisione facile e sicura. Anziché scambiare file come allegati email, condividi il tuo lavoro all'istante dal tuo account Dropbox. Qualsiasi modifica apportata ai file si riflette automaticamente e in tempo reale per tutti coloro che condividono il file. Utilizza Dropbox per semplificare il tuo flusso di lavoro, ad esempio per collaborare con i colleghi o i clienti esterni alla tua azienda.

In questo capitolo, ti illustreremo come condividere file con altre persone, invitare un gruppo a una cartella condivisa e richiedere un feedback in Dropbox o Dropbox Paper.

Autorizzazioni di sola visualizzazione

Condividi tutto ciò che archivi in Dropbox. Decidi prima se vuoi che le persone possano modificare i tuoi contenuti o solo visualizzarli.

Se vuoi che una o più persone possano visualizzare i tuoi file o le tue cartelle, ma non modificarli, puoi utilizzare Dropbox per condividerli in due modi. Puoi invitare le persone direttamente dal file o dalla cartella oppure creare un link univoco al sito web da inviare via email o tramite la tua app di messaggistica preferita.

Sola visualizzazione: condivisione diretta

Come condividere un file o una cartella tramite un invito diretto in Dropbox

  1. Accedi a dropbox.com.

  2. Fai clic su I miei file nella colonna di sinistra.

  3. Passa con il mouse sul file o sulla cartella che vuoi condividere.

  4. Fai clic su Condividi.

  5. Dopo A, digita l'indirizzo email della persona (o delle persone) con cui vuoi condividere.

  6. Se condividi una cartella, puoi controllare il modo in cui le persone interagiscono con i tuoi file. Per poterlo fare, seleziona Può modificare o Può visualizzare nel menu a discesa a destra.

  7. Fai clic su Condividi. I destinatari riceveranno un'email con un link al file o alla cartella.

  1. Se non lo hai già fatto, installa l'applicazione Dropbox sul computer.

  2. Fai clic con il pulsante destro del mouse (o fai clic tenendo premuto il tasto Ctrl) sul file, quindi fai clic su Copia link Dropbox.

  3. Il link verrà copiato negli appunti. Puoi quindi incollarlo in un'email, una chat o qualsiasi altro strumento di comunicazione.

  1. Vai al file o cartella che desideri condividere.

  2. Tocca “…” (puntini di sospensione).

  3. Tocca Condividi.

  4. Tocca Crea un link.

  5. Se era già stato creato un link a questo file o questa cartella, tocca Condividi accanto a Chiunque in possesso del link può visualizzare.

  6. Seleziona nelle opzioni il modo in cui vuoi condividere il link.

Condividere direttamente una cartella

Se vuoi che le persone con cui condividi possano modificare i tuoi file, puoi utilizzare Dropbox per condividere una cartella direttamente con loro.

  • Seleziona Può modificare quando condividi la cartella

  • Per accedere e modificare i contenuti, i destinatari devono essere registrati a un account Dropbox

  • Le modifiche apportate ai contenuti di una cartella condivisa vengono sincronizzate con i membri di tale cartella

  • Condividi con un gruppo di persone contemporaneamente

Ulteriori informazioni sulle cartelle condivise di Dropbox.

Procedura: come condividere con un gruppo

I membri dei team possono creare gruppi gestiti dagli utenti se l'amministratore lo consente:

  1. Accedi a dropbox.com con le credenziali Dropbox Business.

  2. Fai clic sul nome del tuo team in basso a sinistra della pagina.

  3. Fai clic sul pulsante in corrispondenza del nome del tuo team: Gruppi e membri.

  4. Fai clic su Crea gruppo.

  5. Inserisci un nome per il tuo gruppo.

    - Questo è il nome che vedranno tutti i membri del team. In qualità di gestore del gruppo, puoi cambiare il nome del gruppo in qualsiasi momento.

  6. Fai clic su Crea gruppo.

Ulteriori informazioni su come aggiungere e rimuovere membri da un gruppo.

Richieste di file

Utilizza le richieste di file per raccogliere e ricevere file (fino a 20 GB) da chiunque, direttamente nel tuo account Dropbox. Quando una persona fa clic sul link della tua richiesta di file, non deve fare altro che scegliere i file dal suo computer, inserire il proprio nome e indirizzo email e fare clic su Carica. È tutto: non occorre eseguire l'accesso. Chiunque può aggiungere file, anche se non possiede un account Dropbox. È un metodo semplice per ricevere file, ad esempio proposte di fornitori, senza dover illustrare la procedura.

Tutti i file che raccogli sono automaticamente organizzati in un'unica cartella Dropbox. Solo tu puoi visualizzare i file caricati da altri, a meno che tu non decida di condividerli.

Procedura: come creare una richiesta di file

  1. Accedi a dropbox.com.

  2. Fai clic su  File.

  3. Fai clic su Richieste di file.

  4. Fai clic su Crea una nuova richiesta file.

  5. In Che cosa stai richiedendo?, inserisci un nome per la cartella in cui verranno archiviati tutti i file raccolti.

  6. In Dove dovrebbero andare a finire questi file nel tuo Dropbox?, vedrai il percorso della nuova cartella. Se vuoi cambiare la posizione della cartella, fai clic su Cambia cartella. Puoi anche fare clic su Aggiungi una scadenza per impostare una scadenza per la richiesta di file oppure selezionare Consenti i caricamenti oltre la scadenza e scegliere un intervallo di tempo.

  7. Fai clic su Avanti.

  8. Copia il link di richiesta di file o invia gli inviti direttamente dal tuo account Dropbox:

    - Fai clic su Copia link per copiare il link di richiesta di file e inviarlo a chiunque desideri richiedere file.

    - In alternativa, inserisci gli indirizzi email delle persone a cui vuoi richiedere file e invia direttamente gli inviti dal tuo account Dropbox. Fai clic su Fatto per inviare gli inviti via email e tornare alla schermata Richieste file.

Riceverai un'email ogni volta che qualcuno carica file nella tua richiesta.

Dropbox Paper

Condividi le idee utilizzando Dropbox Paper, una funzione offerta con ogni account Dropbox. Paper è più di un documento: è un'area di lavoro online per documenti che riunisce creazione e coordinazione in un unico posto. Con Paper puoi scrivere, organizzare il lavoro con i membri del team, dare e ricevere feedback, rivedere progetti, organizzare riunioni e modificare in modo congiunto quanto e come vuoi. Puoi scegliere se condividere il documento e se le persone con cui lo condividi possono modificarlo, visualizzarlo o aggiungere commenti al tuo lavoro.

Paper può sincronizzare il tuo team con il tuo browser web preferito. Oppure, scarica l'applicazione desktop Paper e le app per dispositivi mobili per lavorare senza distrazioni. Sebbene Paper archivi i documenti nel cloud, non utilizza spazio sul disco rigido del tuo computer o spazio di archiviazione del tuo account Dropbox.

Procedura: Dropbox Paper

Per creare un documento vuoto:

  1. Accedi a Paper.

  2. Fai clic su Crea nuovo documento.

Puoi utilizzare un modello di Paper per i formati di documenti regolarmente utilizzati. Scopri i suggerimenti per l'utilizzo dei modelli per far avanzare rapidamente i progetti:

Puoi anche trasformare qualsiasi documento in un modello condivisibile. Personalizza il formato più adatto per il flusso di lavoro del tuo team.

Ulteriori informazioni su come creare, utilizzare e condividere un modello in Dropbox Paper.

  1. Apri il documento di Paper che vuoi condividere.

  2. Fai clic sul pulsante blu Invita nella parte superiore del documento.

  3. Digita l'indirizzo email delle persone con cui vuoi condividere e, se lo desideri, includi un messaggio.

  4. Fai clic su Può modificare per scegliere il tipo di autorizzazioni che vuoi assegnare agli invitati:

    - Può commentare consente ad altre persone di lasciare commenti sui tuoi contenuti.

    Può modificare consente di effettuare aggiunte ai tuoi contenuti, di modificarli o eliminarli, nonché di invitare altri al documento

  5. Fai clic su Invia.

Nota. Se il destinatario non ha un account Dropbox Paper, gli verrà richiesto di crearne uno prima di visualizzare il documento.

Per impostazione predefinita, chiunque sia in possesso del link che condividi potrà modificare il tuo file. Scopri come modificare tale impostazione.

  1. Apri il documento di Paper che vuoi condividere.

  2. Fai clic sul pulsante Copia link (icona della catena) nella parte superiore del documento.

  3. Incolla il link in un'email, un messaggio di chat o un SMS.

Nota. Se crei un documento privato non classificato (che non sia all'interno di una cartella), sei l'unico a poterlo cercare e modificare, finché non decidi di condividerlo. Se crei un documento all'interno di una cartella, tutti i membri di tale cartella possono aprire, cercare e modificare il tuo documento.

Commentare e collaborare

Collabora con facilità sapendo che il feedback importante non è sepolto nella tua casella di posta. Invece di inviare in continuazione commenti via email, inserisci suggerimenti direttamente nel file a cui stai lavorando. Condividi feedback su testo, immagini e video o tagga qualcuno per fargli sapere che hai lasciato dei commenti. A seconda delle tue autorizzazioni, potresti persino essere in grado di modificare il testo direttamente all'interno del documento.

Procedura: commentare e collaborare

Chiunque abbia accesso a un file Dropbox può aggiungervi un commento e visualizzarne altri, a meno che il proprietario o l'amministratore del file non abbia disattivato questa funzione.

Per aggiungere un commento a un file dal computer, dal telefono o dal tablet:

  1. Su dropbox.com, Apri il file a cui desideri aggiungere un commento.

  2. Per commentare l'intera pagina o immagine, fai clic sulla casella di testo Scrivi un commento.

    - Puoi digitare il tuo commento, @menzionare qualcuno o anche aggiungere un emoji

  3. Fai clic su Invia.

Puoi anche commentare una parte specifica di un file, a condizione che tu sia in dropbox.com e che lavori con un tipo di file supportato.

Nota. Quando lasci un commento, riceveranno una notifica il proprietario del file e chiunque sia iscritto al file, abbia aggiunto un commento al thread o sia stato @menzionato nel thread di commenti.

Ulteriori informazioni su come modificare o eliminare un commento, nascondere il riquadro dei commenti e modificare le preferenze di notifica.

In Dropbox Paper puoi collaborare con altre persone:

  • Menziona le persone in linea e nei commenti. Puoi menzionare un collega o un amico in qualsiasi punto di un documento di Paper digitando @ (chiocciola) seguita dal suo nome. Dropbox invia una notifica alla persona menzionata in modo che possa rispondere immediatamente.

  • Crea elenchi di cose da fare per le attività che devono essere svolte. Quindi puoi assegnarle ad amici o colleghi e aggiungere date di scadenza.

Aggiungi commenti a testo e immagini:

  1. Evidenzia una riga di testo per visualizzare la barra degli strumenti di formattazione.

  2. Fai clic sull'icona dei commenti (fumetto) nel menu visualizzato.

Per commentare una parte di un'immagine:

  1. Fai clic sull'immagine alla quale vuoi aggiungere un commento.

  2. Fai clic sull'icona del cerchio con il segno più per aggiungere un commento in un punto specifico di un'immagine.

  3. Fai clic sulla sezione dell'immagine alla quale vuoi aggiungere il commento.

  4. Scrivi il tuo commento e fai clic su Pubblica.

Ulteriori informazioni sulla collaborazione sui contenuti con Dropbox Paper.