Guida introduttiva per gli amministratori di team Dropbox Business

Complimenti per aver scelto Dropbox Business! Questa guida ti mostrerà come configurare il tuo account in otto semplici passaggi. Il passaggio a Dropbox Business aiuterà il tuo team a restare sincronizzato, mantenere i dati al sicuro e dare la priorità ai lavori più importanti. 

Come amministratore puoi facilmente aggiungere o rimuovere membri del team, monitorare le attività di condivisione e proteggere i dati dell'organizzazione. Per consentire al tuo team di collaborare nel modo più rapido ed efficace possibile, consigliamo di completare questa procedura entro i primi 30 giorni.

Qualche altra persona può aiutarti a configurare il tuo team? Scopri come aggiungere o cambiare un amministratore.

Note prima di iniziare

• Se sei membro di un team Dropbox Business, consulta la guida introduttiva per membri dei team.
• Se sei l'amministratore di un team Dropbox Business con più di 250 membri, consulta la guida introduttiva per team di grandi dimensioni.

1. Fornisci al tuo team uno spazio per collaborare

Con uno spazio di lavoro ben organizzato, il tuo team potrà iniziare subito a utilizzare Dropbox Business al massimo delle sue potenzialità. Il tuo team dispone di un'area di lavoro condivisa che funziona in modo analogo a un disco rigido condiviso. Puoi creare cartelle solo per alcune persone o per l'intero team. L'impostazione predefinita dà accesso a tutti, ma puoi modificarla per ogni cartella. Inoltre, avrai a disposizione una cartella per i tuoi file personali.

Per iniziare a utilizzare lo spazio di lavoro del team:

• Crea una struttura di cartelle iniziale (puoi sempre modificarla e aggiungere altre cartelle in secondo momento). Lo spazio di lavoro del team funziona al meglio se organizzi in modo chiaro le cartelle in base alla struttura della tua organizzazione. Puoi iniziare aggiungendo una cartella per ogni team secondario, ad esempio "Amministrazione", "Vendite" e "Marketing".
• Aggiungi alcuni file di lavoro. Inizia a lavorare con il tuo team aggiungendo documenti, PDF o fogli di calcolo. Invita i responsabili del team a riprendere dal punto in cui vi siete interrotti.
• Inoltre, valuta la possibilità di organizzare gli utenti in gruppi in base ai team secondari o ai reparti della tua organizzazione.

 Configura lo spazio di lavoro del team–

2. Comunica con il tuo team

Coinvolgere tutti i membri del team è essenziale per un inizio efficace. Per semplificare l'aggiunta dei membri al team, abbiamo creato alcuni modelli di email contenenti le informazioni più importanti. Consulta qui l'elenco dei modelli di messaggio o crea i tuoi modelli personali.

 Guarda i modelli

3. Aggiungi persone al tuo team

A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, ti consigliamo di scegliere alcuni utenti pilota per provare gli strumenti di Dropbox prima di metterli a disposizione di tutto il team. Se l'organizzazione ha meno di 50 dipendenti, probabilmente non è un problema se tutti iniziano contemporaneamente.

Per invitare gli utenti al team puoi procedere in due modi:

 Inserisci l'indirizzo email nella Console amministratore (operazione semplice e consigliata per la maggior parte dei team)

 Utilizza il connettore Active Directory o un partner per la gestione delle identità (meno comune, ma utile per le aziende che hanno già implementato molte integrazioni)

4. Semplifica ulteriormente l'uso di Dropbox con l'applicazione desktop

Una volta installata l'applicazione, Dropbox funziona come qualsiasi altra cartella sul tuo computer. Trascina i file o fai clic su di essi con il pulsante destro del mouse per spostarli nella cartella Dropbox. I file verranno caricati automaticamente su Dropbox e potrai accedervi ovunque ti trovi utilizzando le nostre applicazioni desktop e per dispositivi mobili oppure andando sul sito web di Dropbox.

 Scarica e installa l'applicazione per Mac, Windows o Linux

5. Risparmia spazio sul disco rigido con Smart Sync

Smart Sync è una funzione di Dropbox che permette ai membri dei team di vedere tutti i file e le cartelle di Dropbox e di accedervi direttamente dal computer senza occupare spazio sul disco rigido. È ideale per recuperare gigabyte di spazio senza modificare il flusso di lavoro del team. Qui di seguito puoi scegliere se i nuovi file si scaricheranno automaticamente sul computer del team o se rimarranno solo online.

 Rivedi le impostazioni di Smart Sync

6. Proteggi il tuo team con impostazioni di sicurezza aggiuntive

Sebbene Dropbox segua automaticamente alcuni degli standard di crittografia e sicurezza più accettati, ti consigliamo vivamente di seguire questi passaggi aggiuntivi per mantenere il più al sicuro possibile il tuo team e i tuoi dati.

 Attiva la verifica in due passaggi (2FA) per l'intero team

 Imposta autorizzazioni di condivisione valide a livello di team

 Attiva il single sign-on (solo per i team con piano Advanced)

7. Collega Dropbox alle tue app di produttività preferite

Riduci al minimo le interruzioni del tuo flusso di lavoro collegando Dropbox alle app che conosci e apprezzi. Utilizzi Google, Microsoft, Adobe, Slack, Salesforce o Atlassian? Molto probabilmente disponiamo di un'integrazione grazie alla quale il tuo team non dovrà passare da uno strumento all'altro e duplicare il lavoro. Dai un'occhiata all'elenco completo dei partner e prova a collegare inizialmente almeno un'app di terze parti.

 Collega app di terze parti

8. Scopri di più su Dropbox

Dropbox è molto più di uno strumento per sincronizzare file e cartelle. Questa guida illustra i passaggi più importanti per iniziare, ma tu ed il tuo team potrete ottenere informazioni molto più approfondite con i seguenti corsi di formazione autonoma:

 Segui un corso di formazione o dai un'occhiata ad altre guide introduttive

 Invita il tuo team alla formazione

È tutto! Una volta completati questi passaggi, potrai iniziare a utilizzare Dropbox con il tuo team. Se vuoi consultare alcune risorse aggiuntive, ecco alcuni link:

 Scopri di più su Dropbox consultando il Centro assistenza

 Contatta il supporto Dropbox

 Controlla se Dropbox è funzionante