Come utilizzare la funzionalità del registro di diligence

Scopri come usare il registro di diligence in Dropbox DocSend per richiedere, raccogliere e monitorare i documenti dei visitatori durante la due diligence o altri flussi di lavoro strutturati. Puoi assegnare attività, impostare date di scadenza e monitorare l’avanzamento senza dover ricorrere a fogli di calcolo o scambi di email.
 

Come creare attività nel tuo Spazio (data room)

Utilizza il registro di diligence per richiedere file, moduli o informazioni specifici ai visitatori e organizzare i caricamenti direttamente all’interno della tua data room. Ogni attività include un assegnatario, una data di scadenza facoltativa e una cartella di destinazione in cui verranno visualizzati i documenti caricati. Puoi anche consultare un registro di controllo di tutti gli aggiornamenti delle attività o delle modifiche che avverranno all’interno del tuo spazio.

Per creare un’attività manualmente:

1. Accedi a docsend.com. 
2. Fai clic su Spazi (data room) nella barra laterale sinistra.
3. Vai allo Spazio (data room) per il quale desideri creare un’attività.
4. Fai clic su Registro di diligence nella barra laterale sinistra.
5. Fai clic su Crea attività.
6. Digita il nome dell’attività nella casella del titolo. 
7. Digita l’indirizzo o gli indirizzi email delle persone alle quali desideri assegnare le attività.
8. Imposta una data di scadenza.
9. Inserisci una descrizione dell’attività.
10. Scegli il percorso della cartella all’interno del tuo Spazio in cui devono essere caricati i file. 
11. Aggiungi eventuali allegati necessari per l’assegnatario all’interno del tuo Spazio. 
12. Fai clic su Salva.

Per informare gli assegnatari che non sono ancora stati invitati nel tuo Spazio delle attività loro assegnate:

1. Fai clic su Concedi l’accesso dalla pagina Home del registro di diligence.
2. Fai clic su Invita adesso.
3. Fai clic su Fatto.

Le attività assegnate vengono inviate via email ai destinatari e l’assegnante riceve notifiche man mano che ciascuna viene completata.

Per creare più attività utilizzando un file CSV:

1. Accedi a docsend.com. 
2. Fai clic su Spazi (data room) nella barra laterale sinistra.
3. Vai allo Spazio (data room) per il quale desideri creare un’attività.
4. Fai clic su Registro di diligence nella barra laterale sinistra.
5. Fai clic su Importa attività. 
6. Fai clic su Scarica il modello CSV.
   • Nota. Per garantire che i campi delle attività vengano caricati correttamente, è necessario utilizzare il modello CSV.
7. Compila il modello CSV.
8. Fai clic su Importa attività.
9. Fai clic su Scegli file. 
10. Carica il modello CSV compilato. 
11. Fai clic su Salva.
     

Come gestire le attività (amministratore)

Il registro di diligence offre agli amministratori una panoramica centralizzata di tutte le attività, inclusi assegnatari, date di scadenza e stato di completamento, con strumenti integrati per gestirli.

Dalla pagina del registro di diligence, gli amministratori e i proprietari dell’account possono:

• Esaminare le attività in sospeso, completate, rifiutate o scadute.
• Aprire un’attività per visualizzare i file caricati o i commenti.
• Aggiornare l’assegnatario, la data di scadenza o lo stato dell’attività.
• Aggiornare la posizione del file nello Spazio in cui gli assegnatari caricano i documenti.
• Riaprire un’attività se l’invio non è corretto e aggiungere una nota che spieghi cosa deve essere modificato.
• Eseguire azioni in blocco per aggiornare più attività contemporaneamente.
• Filtrare le attività per incaricato, stato o data di scadenza. 

Per gestire un’attività:

1. Seleziona l’attività desiderata.
2. Fai clic su   (altre opzioni).
3. Seleziona Modifica, Elimina o Contrassegna come completata.

Per gestire le singole attività:

1. Fai clic su  (altre opzioni) accanto all’attività che desideri modificare.
2. Modificare manualmente il nome dell’attività, l’assegnatario, la data di scadenza, la descrizione, la posizione del file nello Spazio o gli allegati. 
3. Fai clic su Salva.

Per modificare manualmente lo stato di un’attività:

1. Seleziona la casella accanto all’attività che vuoi aggiornare. 
2. Fai clic su (modifica). 
3. Aggiorna lo stato.
4. Fai clic su Salva.

Per gestire più attività contemporaneamente:

1. Seleziona la casella accanto a Nome attività per gestire tutte le attività disponibili, oppure seleziona le singole caselle accanto alle attività che desideri gestire in blocco.
2. Fai clic su (modifica). 
3. Aggiorna i campi desiderati. 
4. Fai clic su Salva.

Tutte le attività verranno aggiornate in blocco e rifletteranno le modifiche apportate. 

Per riaprire un’attività che è stata rifiutata:

1. Seleziona l’attività desiderata.
2. Fai clic su   (altre opzioni).
3. Fai clic su Richiedi modifiche.
4. Fornisci un feedback sulle modifiche richieste. 
5. Fai clic su Invia richiesta. 

Verrà inviata un’email per informare il destinatario delle modifiche richieste e l’attività verrà riaperta.
 

Come completare le attività come visitatore

Quando gli amministratori ti assegnano delle attività, riceverai una notifica via email con un link per accedere al registro di diligence. Una volta effettuato l’accesso, visualizzerai un elenco mirato delle attività che ti sono state assegnate, dove potrai caricare documenti, fornire informazioni o completare altre azioni richieste.

Per accedere alle attività che ti sono state assegnate:

1. Fai clic sull’email di invito nella tua casella di posta.
2. Fai clic su Visualizza contenuto.
3. Inserisci il tuo indirizzo email.
4. Fai clic su Conferma.
5. Torna alla tua casella di posta. 
6. Fai clic sull’email di verifica della tua identità.
7. Fai clic su Verifica indirizzo email.

Ti reindirizzeremo alla pagina Home del registro di diligence. 

Per completare un’attività:

1. Seleziona l’attività in questione per visualizzare i dettagli assegnati.
2. Carica i file richiesti all’interno dell’attività.
3. Fai clic su Invia per la revisione.

Rifiutare un’attività

Se un visitatore ritiene che un’attività non lo riguardi:

1. Seleziona l’attività in questione per visualizzare i dettagli assegnati.
2. Seleziona Rifiuta attività.
3. Fornisci un feedback sul motivo del rifiuto.
4. Fai clic su Rifiuta per confermare.

Se un invio viene rifiutato

Se un amministratore riapre un’attività, al visitatore verrà mostrata una nota che ne spiega il motivo e potrà caricare un nuovo file e inviarlo di nuovo.

Promemoria via email per le attività

Riceverai email di promemoria sia quando le attività sono in scadenza sia, nelle email di riepilogo settimanali, quando sono scadute.

Gestisci i promemoria via email

Puoi gestire i promemoria via email per le tue attività:

1. Accedi a docsend.com. 
2. Fai clic su (impostazioni).
3. Seleziona o deseleziona le notifiche che desideri.

Impostazioni di notifica

Gli amministratori possono modificare le impostazioni di notifica via email per il registro di diligence. Scopri di più su come modificare le impostazioni delle notifiche tramite email.