Come creare un rapporto sugli accessi dei membri

I rapporti sugli accessi del membro possono aiutare gli amministratori a identificare le azioni ricorrenti nello spazio di archiviazione dei membri, mostrando i percorsi a cui hanno accesso i singoli membri del team. Ciascun rapporto si riferisce all’attività di un singolo membro.

Che cosa è incluso in un rapporto sugli accessi del membro?

Il report sull'accesso dei membri include una colonna per ciascuno dei seguenti elementi:

• Percorso: il percorso della cartella in ogni riga. La quantità di dettagli visualizzati per il percorso varia a seconda del tipo di cartella.
• Tipo di cartella: questa colonna descrive il tipo di cartella. Esistono diversi tipi di cartelle:
  • Cartelle del team. Per questo tipo di cartella, viene visualizzato solo il percorso principale.
  • Cartelle condivise. Le cartelle condivise possono essere di proprietà interna o esterna. Quelle di proprietà esterna vengono incluse nel rapporto solo se sono state aggiunte all’account Dropbox del team. Visualizzerai la cartella principale di primo livello della cartella condivisa.
  • Cartelle private. Si tratta degli spazi personali dei membri del team. Il percorso corrisponderà al nome del membro del team.
• Interna o esterna: questa colonna descrive se la cartella è di proprietà interna o esterna. Le cartelle di proprietà esterna sono appartengono a una persona esterna al team Dropbox.

• Proprietario della cartella: questa colonna descrive il proprietario della cartella nella riga selezionata. 
  • Per le cartelle private, verrà mostrato l'indirizzo email del membro del team che possiede la cartella. L'unica di queste che verrà visualizzata nel report è la cartella privata del membro del team per il quale hai eseguito il report.
  • Le cartelle del team e quelle condivise di proprietà interna vengono indicate come “di proprietà del team”.
  • Per le cartelle condivise di proprietà esterna, verrà mostrato l'indirizzo email della persona che ha condiviso la cartella con il team.
• Dimensioni (in MB): la quantità di dati contenuti nel percorso.

Perché i numeri di archiviazione differiscono tra la Console amministratore e altre visualizzazioni? C’è un ritardo nella segnalazione?

Le metriche di archiviazione possono variare tra le diverse sezioni della Console amministratore a causa degli intervalli di sincronizzazione e dei tempi di elaborazione dei dati. Ad esempio, i rapporti generati nella Console amministratore potrebbero non riflettere i dati in tempo reale, causando discrepanze temporanee.

Per ottenere informazioni di archiviazione più precise e aggiornate:

• Aggiorna regolarmente la Console amministratore prima di generare i rapporti.
• Attendi qualche tempo dopo aver apportato modifiche significative ai dati (come il caricamento o l’eliminazione di file di grandi dimensioni) affinché il sistema aggiorni tutte le metriche in modo coerente.

• Numero di file: questa colonna indica il numero di file contenuti nel percorso.

Come creare un rapporto sugli accessi dei membri

Per esportare i dati di accesso dei membri come file .csv:

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore.
3. Fai clic su Membri nella barra laterale di sinistra.
4. Fai clic su “…” (puntini di sospensione) accanto a un singolo utente.
5. Fai clic su Crea report sull'accesso.
6. Fai clic su Avvia esportazione.

Una volta generato, il rapporto verrà visualizzato nella cartella Dropbox “Rapporti Dropbox per aziende” e si chiamerà “GG-MM-AAAA/[Nome del membro]/Rapporto sui dettagli di accesso”. Nessun altro avrà la possibilità di accedervi, a meno che tu non lo condivida. Inoltre, non appena il rapporto sarà pronto riceverai un’email.