Come utilizzare Advanced Team & Content Controls

Il componente aggiuntivo Advanced Team & Content Controls è disponibile per i clienti Dropbox Business Advanced e Dropbox Business Enterprise tramite il team vendite di Dropbox. Se sei un amministratore di team Dropbox Business e desideri maggiori informazioni su questo componente aggiuntivo, contatta il tuo Customer Success Manager.

Il componente aggiuntivo Advanced Team & Content Controls, basato su BetterCloud, consente agli amministratori del team di distribuire, gestire e governare in modo sicuro i propri team Dropbox Business con un unico strumento di gestione delle operazioni.

Ad esempio, gli amministratori del team possono utilizzare tale componente aggiuntivo per:

  • Proteggere i dati individuando la presenza di contenuti sensibili 
  • Automatizzare l'allineamento con gli standard di sicurezza specifici di un'azienda a livello dettagliato
  • Avere visibilità sull'attività del team e creare rapporti completi
  • Semplificare i flussi di lavoro personalizzabili nonché l'ingresso e l'uscita dal team dei dipendenti

Questo articolo guida gli amministratori nei passaggi per installare e utilizzare il componente aggiuntivo per i propri team Dropbox Business.

Installare ed eseguire l'integrazione del componente aggiuntivo

Per installare il componente aggiuntivo Controlli avanzati per team e contenuti e integrarlo con Dropbox, segui i passaggi per l'accesso e l'installazione nel Centro assistenza BetterCloud.

Impostare gli avvisi

Con gli avvisi, gli amministratori possono monitorare i problemi di sicurezza in tempo reale ed evitare le vulnerabilità dei dati. Vai ai seguenti link per una panoramica completa su come impostare gli avvisi:

Consulta questo articolo per visualizzare tutti gli avvisi Dropbox disponibili.

Avviso ”File Shared Externally”

Gli avvisi “File Shared Externally” e “Folder Shared Externally” notificano quando qualsiasi cartella o file Dropbox viene condiviso direttamente con un utente esterno al tuo team Dropbox. Gli amministratori possono anche eseguire la scansione dei file condivisi esternamente alla ricerca di contenuti sensibili. Scopri come impostare l'avviso “Files Shared Externally”.

Avviso “Sensitive Data Scanned”

L'avviso “Sensitive Data Scanned” ti informa quando i file del tuo dominio contengono dati sensibili e può attivare un flusso di lavoro di correzione automatica. Scopri come impostare l' avviso “Sensitive Data Scanned”.

Nota. Questo avviso analizza solo il contenuto creato dopo la configurazione del componente aggiuntivo. Gli amministratori possono utilizzare “Select Scans” e “Fileaudit” per eseguire la scansione dei contenuti passati.

Creare flussi di lavoro automatizzati

I flussi di lavoro consentono agli amministratori di automatizzare le azioni in un team Dropbox Business utilizzando la logica ”if, then”. In “Workflow Manager”, gli amministratori possono visualizzare e controllare in un unico posto tutti i flussi di lavoro. Vai ai seguenti link per una panoramica completa su come creare i flussi di lavoro:

Flusso di lavoro di Account Capture

Gli amministratori possono ricevere un avviso quando i membri del team sono stati scelti per migrare il proprio account Dropbox indipendente nel proprio team Dropbox Business. Questo avviso può essere utilizzato per garantire che le impostazioni dei membri del team siano conformi alle norme di sicurezza. Scopri come creare il flusso di lavoro “Account Captured”.

Nota. La funzione “Account Capture” o “All Users Capture” è disponibile solo per i team Dropbox Business Enterprise.

Inserimento e uscita dal team dei dipendenti

I flussi di lavoro relativi all'inserimento dei dipendenti possono aggiungere automaticamente nuovi membri del team a tutte le cartelle e a tutti i gruppi richiesti. I flussi di lavoro relativi all'uscita dal team possono limitare rapidamente l'accesso degli utenti ai dati sensibili ed eliminarli dai dispositivi collegati quando qualcuno abbandona un team Dropbox Business o cambia ruolo. Visita i link di seguito per scoprire come creare flussi di lavoro di inserimento e uscita dal team:

Eseguire la scansione dei contenuti

Gli amministratori possono eseguire la scansione di contenuti nuovi ed esistenti nel proprio team Dropbox Business per individuare ed evitare vulnerabilità dei dati e verificare la conformità alla sicurezza. Consulta questo articolo per informazioni su come eseguire la scansione dei contenuti nel tuo team Dropbox Business.

Nota. Gli amministratori possono anche impostare un avviso “Sensitive Data Scanned”.

Controllare i risultati

Gli amministratori possono effettuare verifiche dalle scansioni dei contenuti utilizzando condizioni personalizzate. Consulta questo articolo per informazioni su come controllare i risultati della scansione dei contenuti.

Attivare un flusso di lavoro da una norma “Go Forward”

Una volta pubblicato un avviso di scansione del contenuto, può essere utilizzato come evento del flusso di lavoro. Consulta questo articolo per informazioni su come attivare un flusso di lavoro da una norma “Go Forward”.

Intraprendere azioni per file che violano una scansione o una norma

Gli amministratori possono intraprendere azioni personalizzabili contro i file che violano una norma impostata. Visita i link di seguito per scoprire come intervenire in caso di violazioni di file:

Funzioni per il componente aggiuntivo Advanced Team & Content Controls

Protezione dei dati                                                                

  • Crea avvisi per minacce interne ed esterne                                    
  • Rileva e proteggi le informazioni riservate durante il caricamento                         
  • Cerca e proteggi le informazioni riservate nei contenuti esistenti                   
  • Impedisci la condivisione non autorizzata con file e cartelle                                  
  • Crea flussi di lavoro di correzione personalizzata                                                

Visibilità e controllo                                                               

  • Cerca e controlla tutti i contenuti e le autorizzazioni in un'unica vista                      
  • Effettua azioni in blocco su file e cartelle in tutto il team                      

Gestione del ciclo di vita degli utenti                                                          

  • Imposta i processi di richiesta del servizio con le notifiche di Cattura dell'account e i flussi di lavoro 
  • Concedi agli utenti l'accesso ai contenuti pertinenti in base al gruppo, alla gerarchia e al ruolo         
  • Imposta flussi di lavoro personalizzati per l'uscita dal team che rispecchiano i tuoi processi                     
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