Classificazione dei dati di Dropbox

La classificazione dei dati consente ai team di rispettare le norme aziendali e governative, permettendo agli amministratori di monitorare e segnalare le informazioni personali contenute in cartelle del team, cartelle dei membri del team e cartelle condivise, come numeri di carta di credito, passaporti, conti correnti bancari e numeri di previdenza sociale.

Attivare la classificazione automatica dei dati

Gli amministratori possono attivare la scansione automatica delle informazioni personali. 

Per attivare la scansione automatica:

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su Classificazione nella barra laterale sinistra.
4. Fai clic sul menu a discesa accanto ad Aggiunta di etichette alle informazioni personali e seleziona Esegui solo la scansione dei contenuti del team o Membri e contenuti del team.
5. Fai clic su Salva.

Tipi di informazioni che possono essere individuati

Attualmente la classificazione automatica dei dati è disponibile negli Stati Uniti, in Canada, in Australia, in Germania, in Francia, in Giappone e nel Regno Unito.

Per visualizzare una lista completa dei tipi di informazioni personali che Dropbox è in grado di individuare:

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su Classificazione nella barra laterale sinistra.
4. Sfoglia Tipi di informazioni in base alla tua posizione.

Ricevere e visualizzare gli avvisi sulla condivisione esterna

Se file o cartelle che contengono informazioni sensibili vengono condivise all'esterno del team, gli amministratori ricevono via email un avviso sulla prevenzione della perdita dei dati (DLP).

L’avviso via email include:

• Nome e posizione del file
• Tipologia e gravità dell'avviso
• Data e ora di condivisione dei contenuti 
• Tipi di informazioni rilevate nei contenuti condivisi
• Membro del team che ha condiviso i contenuti
• Destinatari della condivisione

Scopri come attivare o disattivare gli avvisi di sicurezza.

Gli amministratori possono monitorare gli avvisi dalla Console amministratore e, se necessario, bloccare l'accesso ai contenuti in questione. 

Per accedere a tutti gli avvisi DLP:

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su Sicurezza nella barra laterale sinistra
4. Fai clic su Avvisi nella barra laterale sinistra.

Per rimuovere l'accesso ai contenuti condivisi all'esterno del team:

1. Apri l'avviso DLP dalla tua email o dalla Console amministratore.
2. Fai clic su Gestisci accesso nell’angolo superiore destro.
3. Fai clic sulla freccia verso il basso accanto al nome del destinatario e seleziona Rimuovi.

Creare un rapporto sulla classificazione

Gli amministratori possono creare un rapporto sulla classificazione per visualizzare una lista di file contenenti informazioni personali. Il rapporto include:

• Nome e tipo di file
• ID file
• Posizione del file
• Tipo di informazioni rilevate
• Stato di condivisione esterna
• Metodo di condivisione
• Autore della condivisione
• Destinatari condivisione
• Date di condivisione

Per creare un rapporto sulla classificazione:

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic su Classificazione nella barra laterale sinistra.
4. Fai clic su Crea rapporto accanto a Crea un rapporto sui file contrassegnati con etichette.

Verrà generato un file .csv. Riceverai una notifica via email quando il rapporto sarà pronto per essere visualizzato o scaricato dalla cartella “Rapporti di Dropbox Business” dell’account amministratore.

Accuratezza del rilevamento

La funzione di classificazione dei dati fa delle previsioni riguardanti le informazioni personali in base all'analisi delle probabilità. Queste previsioni possono essere soggettive e non accurate al 100%.

File dei membri del team

Se sei membro di un team Dropbox per il quale l’amministratore ha attivato la classificazione dei dati, Dropbox effettuerà la scansione dei file del team alla ricerca di informazioni personali. Questo processo comporta l’assegnazione di attributi specifici ai file per aiutare l’amministratore a gestire in modo migliore i dati sensibili all’interno dell’account del team. In caso di scioglimento del team, se continuerai a usare Dropbox, i file che facevano parte dell’account del team potrebbero conservare alcuni attributi assegnati durante il processo di classificazione dei dati.