Visualizzare l'attività del team con il registro delle attività di Dropbox
Nella dashboard della Console amministratore puoi trovare informazioni su come il tuo team sta utilizzando Dropbox, tra cui:
- Membri attivi: numero di membri del team che hanno intrapreso un'azione nei 28 giorni precedenti, ad esempio accesso a un account o aggiunta, modifica, visualizzazione e condivisione di file
- Spazio di archiviazione: quantità totale di spazio di archiviazione utilizzato dal tuo team
- Link creati: numero di link creati dal tuo team
- Cartelle condivise attive: numero di cartelle condivise, con almeno due membri, che hanno registrato un'attività nei 28 giorni precedenti
- Dispositivi attivi: numero di computer e dispositivi mobili utilizzati dai membri del team per accedere a Dropbox, che hanno registrato un'attività nei 28 giorni precedenti
Sezioni di questo articolo:
Come visualizzare l'attività del team
- Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore.
- Fai clic su Dashboard.
- Sopra il grafico, utilizza i menu a discesa per scegliere il tipo di dati e il periodo di tempo (la settimana scorsa, il mese scorso o gli ultimi sei mesi) che vuoi visualizzare.
Puoi passare il cursore del mouse su una riga o un'area colorata nel grafico per visualizzare le statistiche relative a determinati periodi di tempo.
Note sull'attività del team:
- I dati di utilizzo sono disponibili a partire da agosto 2014 o dal momento in cui il tuo team ha iniziato a utilizzare Dropbox
- Quando cerchi di visualizzare le date di cui stai ancora elaborando i dati, potresti ricevere un messaggio di "elaborazione in corso"
- Se il tuo team Dropbox Business è nuovo, i grafici saranno vuoti in quanto non vi sono ancora dati da visualizzare
- Se vuoi visualizzare attività più dettagliate per il tuo team, puoi anche visualizzare l'attività di condivisione del team
Come creare un rapporto del registro delle attività
Gli amministratori team possono creare rapporti del registro delle attività per i loro team.
- Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore.
- Fai clic sulla scheda Attività.
- Scegli le informazioni pertinenti per filtrare i risultati. Puoi filtrare:
- Per attività: fai clic su Aggiungi attività a filtra per attività
- Per periodo specifico: inserisce un intervallo di date specifiche nel campo Data per visualizzare le attività verificatesi durante un determinato periodo di tempo
- Per membro: per visualizzare l'attività recente di uno specifico membro del team (o di più membri), fai clic su Membri e inserisci il nome del membro del team
- Per contenuto: cerca per parola chiave per effettuare la scansione di file, cartelle, documenti Paper o vetrine
- Fai clic su Crea rapporto.
Quali informazioni sono riportate nei registri delle attività?
Per ogni voce del registro delle attività sono indicati i seguenti dati:
- Data e ora: data e ora esatte in cui si è verificata un'azione
- Membro: membro che ha avviato l'azione
- Attività: dettagli dell'evento
- Località: località da cui l'utente ha avviato l'azione e indirizzo IP del computer utilizzato
Di norma, le azioni dei membri del team appaiono nei registri delle attività entro qualche ora (al massimo entro 24 ore).
Nei registri delle attività del team degli amministratori sono disponibili i seguenti eventi:
- Condivisione: tutte le azioni relative alla condivisione, tra cui invio di un link a un file o iscrizione a una cartella oppure condivisione di un file o una cartella di proprietà di un membro del team
- Password: un membro del team cambia le impostazioni della password o della verifica in due passaggi
- Gruppi: un amministratore crea un gruppo o configura l'appartenenza a un gruppo
- Appartenenza a un team: una persona entra a far parte del team oppure viene rimossa dal team
- Accessi: un membro del team accede o non riesce ad accedere al sito web di dropbox.com
- Azioni amministratore: tu o un altro amministratore cambiate le impostazioni nella Console amministratore, ad esempio le autorizzazioni delle cartelle condivise
- Applicazioni: un membro del team collega un'applicazione di terze parti al proprio account Dropbox
- Dispositivi: un membro del team collega un computer o un dispositivo mobile al proprio account Dropbox
- Paper: tutte le azioni correlate a Paper, inclusa la condivisione di documenti di Paper di proprietà dei membri del team e le impostazioni di Paper per tutto il team.
Se sei l'amministratore di un team con piano Dropbox Business Advanced o Enterprise, puoi visualizzare tutte le azioni del tuo team relative ai file. Tra le attività a livello di file vi sono l'aggiunta, la modifica, lo spostamento e l'eliminazione di file. Puoi utilizzare questi eventi per individuare e risolvere i problemi, ad esempio le eliminazioni accidentali di file, il posizionamento erroneo di file o cartelle o gli audit di sicurezza delle informazioni.
Come esportare il registro delle attività
Puoi esportare i risultati di una visualizzazione filtrata. In particolare, puoi:
- Copiare e incollare i risultati filtrati in Excel
- Inviare un URL dei risultati filtrati a un altro amministratore
- Fare clic su una specifica attività e aggiungerla come filtro da utilizzare in futuro
Nota. I risultati filtrati non sono troncati nel browser. Questo significa che puoi continuare a scorrere nel browser per visualizzare le attività più vecchie.
Come utilizzare i registri delle attività per trovare i file eliminati
Quando cerchi un file eliminato devi considerare due fattori:
- Il nome del file
- La cartella nella quale si trovava il file
Se è stato eliminato un singolo file, basta cercare il suo nome. Se hai provato a cercare un file ma non lo hai trovato, pensa se si trovava in una cartella eliminata.
L'eliminazione di una cartella determina l'eliminazione anche di tutti i file al suo interno. Tuttavia, i nomi dei singoli file eliminati non compariranno nei registri di controllo delle attività. Vi comparirà solo il nome della cartella.
Per trovare un file che si trovava in una cartella eliminata, cerca il percorso della cartella nel registro di controllo delle attività. Ad esempio: /Marketing/01/03/2016/Progetto_1.docx.
Perché "Supporto Dropbox" o "Sistema Dropbox" sono riportati nella mia pagina Attività?
In rare occasioni Dropbox può aggiornare al posto tuo il tuo account. Per gli amministratori di Dropbox Business, queste voci sono visualizzate nella pagina Attività della Console amministratore. In particolare, gli amministratori potrebbero vedere una delle seguenti voci:
- Supporto Dropbox : se hai contattato il nostro team di supporto, le eventuali azioni intraprese sono visualizzate nella pagina Attività e attribuite a "Supporto Dropbox". Tali azioni possono includere l'invito o la rimozione di membri del team oppure l'invito degli amministratori originali del tuo team. Tuttavia, il team di supporto di Dropbox non esegue alcuna azione nel tuo account senza la tua autorizzazione.
- Sistema Dropbox: raramente, il sistema Dropbox deve aggiornare il tuo account affinché tu possa usufruire dei nuovi prodotti. Le azioni da noi intraprese sono visualizzate nella pagina Attività e attribuite a "Sistema Dropbox". Tali azioni possono includere la ridenominazione o lo spostamento di cartelle del team oppure la verifica che il tuo account Dropbox Business sia aggiornato con nuovi prodotti. Tuttavia, "Sistema Dropbox" non esegue alcuna azione nel tuo account senza la tua autorizzazione.
Grazie per i tuoi commenti!
