Dropbox で管理コンソールのレポートを使用する方法

組織内のユーザーのアクティビティを確認する方法

管理コンソールのチームのアクティビティレポートには、メンバーがいつどのような操作を行ったかが記録されます。管理者は、インタラクティブでリアルタイムのダッシュボードを使用して、これらのアクティビティに関する詳細なインサイトを取得できます。

アクティビティ

• 機能：
  • Dropbox チーム全体で実行されたすべてのアクションについて、フィルターで絞り込み可能な詳細なログを提供します。
  • 管理者は、イベントの種類、チーム メンバー、日付範囲で絞り込みを行い、特定のインシデントの調査やチームのアクティビティ履歴の確認を行うことができます。

• 得られるもの：
  • エクスポート可能な CSV ファイルが「Dropbox Business レポート」フォルダに保存されます。
    • レポートの準備ができると、メール通知が送信されます。
  • 各行には、日付、アクションを実行したメンバー、アクティビティの詳細、関連するコンテンツが含まれます。
  • レポートは、期間、ユーザー、アクティビティなどで絞り込めます。

管理コンソールでチーム アクティビティを確認する方法について詳細をご覧ください。

ダッシュボード

• 機能： 
  • ライセンスの使用状況、ストレージの使用量、セキュリティ、請求ステータスなど、チームの健全性を一目で把握できるビューを管理者に提供します。
  • 保留中の招待とアクション アイテムを表示します。
  • Advanced と Enterprise の管理者に、ダッシュボード上で外部共有の概要を提供します。

• 得られるもの：
  • 管理コンソール内のインタラクティブなリアルタイムダッシュボード（ダウンロード可能なレポートではありません）。
  • 下記の専用レポートから、より詳細な調査を行うための起点となります。

• チームでの活用例：
  • セキュリティ インシデントの調査（例：「このファイルにアクセスしたのは誰か？」）
  • 不審な行動の追跡（大量ダウンロード、不審なログインなど）
  • コンプライアンス監査（SOC 2、HIPAA など）のサポート
  • ユーザーから報告された問題のデバッグ

Dropbox チーム ダッシュボードの詳細をご覧ください。

Dropbox を使用しているユーザーと、その利用状況を確認する方法

メンバーのユーザー レポートでは、各チーム メンバーの Dropbox の使用状況の内訳を確認できます。個々のデータ使用量、アクセス情報、メンバーの行動についての分析を提供します。

メンバー データ レポート

• 機能：
  • すべてのチーム メンバーの一覧と、その役割、ステータス、ストレージ使用量、グループ所属、アクセス フットプリントを提供します。
  • ライセンス監査、オンボーディングまたはオフボーディング時の確認、ユーザーごとのストレージ使用量の把握に役立ちます。

• 得られるもの：
  • 次を含むチーム メンバーごとに 1 行の CSV ファイル：
    • 名、姓、メール アドレス
    • 役割（例：チーム管理者、コンプライアンス管理者、メンバー）
    • ステータス（アクティブ、招待済み、削除済み、停止中）
    • ストレージ使用量（MB）、容量制限、参加日/招待日
    • 会社管理およびユーザー管理のグループ メンバーシップ
    • 2 段階認証のステータス
    • メンバーがアクセスできるデータ量
    • アクセス可能なファイル総数、個人用ファイル数、ルート チーム フォルダ数、外部/内部共有フォルダ数

• チームでの活用例：
  • ライセンス監査の実施
  • オンボーディングおよびオフボーディング時の確認
  • ユーザーごとのデータ使用状況の把握

メンバー データ レポートを作成する方法の詳細をご覧ください。

メンバー アクセス レポート

• 機能：
  • 1 人のチーム メンバーに対して実行し、チーム フォルダ、内部/外部の共有フォルダ、プライベート スペースなど、そのメンバーがアクセスできるすべてのフォルダ パスを表示します。
  • 管理者は、過剰なアクセス権限の特定、ストレージ利用状況の分析、オフボーディングのサポートに活用できます。

• 得られるもの：
  • 次を含むフォルダごとに 1 行の CSV ファイル：
    • パス、フォルダの種類（チーム フォルダ、共有フォルダ、個人用フォルダ）
    • 内部所有か外部所有か
    • フォルダの所有者（メール アドレスまたは「チーム所有」）
    • サイズ（MB）とファイル数

• チームでの活用例：
  • ユーザーのストレージ使用状況の傾向を把握
  • 個々のユーザーがアクセスできる内容の把握

メンバー アクセス レポートを作成する方法をご覧ください。

ドメイン インサイト レポート

• 機能：
  • 管理者には、確認済みの会社ドメインに存在する個人用 Dropbox アカウントの数が表示されます。
    • 注：これは Dropbox Enterprise のみの機能です。

• 得られるもの：
  • コンソール内ビューで、確認済みドメインごとの個人用（管理対象外）Dropbox アカウント数を表示します。アカウント キャプチャ ワークフローと連携し、対象アカウントを移行または削除します。

• チームでの活用例：
  • アカウント キャプチャをサポート
  • 組織内のすべての Dropbox 利用を、単一の管理対象チームに統合するのに役立ちます。

ドメイン インサイトとアカウント キャプチャの詳細をご覧ください。

チームの Dropbox 利用状況を確認する方法

コンテンツのチーム ストレージ レポートでは、チームの利用状況を分析し、ストレージ使用量の把握や容量制限の管理に役立ちます。

チーム ストレージ使用量レポート

• 機能：
  • チームのストレージ容量を消費しているコンテンツを、フォルダごとに正確に内訳表示します。

• 得られるもの：
  • 次を含むフォルダごとに 1 行の CSV ファイル：
    • パスとフォルダの種類（チーム フォルダ、チーム サブフォルダ、制限付きフォルダ、共有フォルダ、プライベート コンテンツ、一時停止中のプライベート コンテンツ、アプリ サンドボックス フォルダ、アーカイブ済みチーム フォルダ、削除済みプライベート コンテンツ）。
    • フォルダの所有者。
    • サイズ（MB）とファイル数。

• チームでの活用例：
  • ストレージ最適化に不可欠な情報にアクセスできます。
  • ストレージ使用量とチームの容量制限の分析を理解できます。
  • ストレージ管理とデータ クリーンアップを支援するためのデータを収集します。

チームのストレージ レポートを作成する方法をご覧ください。

共有されているデータを確認する方法

共有と外部アクセスのレポートは、組織外で共有されている内容を分析し、状況を把握してリスク管理に役立てます。

外部との共有レポート

• 機能：
  • 組織外のユーザーと共有されているすべてのファイル、フォルダ、共有リンクを包括的に一覧表示します。
  • パスワードなしの保護されていないリンク、および有効期限なしで 3 か月以上経過したリンク、さらに一意のビューのあるリンクに関するターゲット サブレポートを生成します。これは、データ ガバナンスや外部への公開抑制に活用できます。

• 得られるもの：
  • 次を含む CSV ファイル：
    • アイテムの種類、名前、ファイル パス。
    • 誰がコンテンツを共有したか、いつ共有したか、誰と共有したか。
    • アクセス権（編集、閲覧のみ）および共有方法（リンクまたは直接共有）。
    • 受信者のドメイン。
    • パスワード保護、有効期限、ダウンロード設定。
    • 最終アクティビティの種類および日時。
    • コンテンツにアクセスしたユーザー。
  • 次を含むレポートのサブタイプ：
    • メールで共有されたすべてのリンクおよびすべてのコンテンツ。
    • 有効期限なしで 3 か月以上前に作成されたリンクの一意のビュー。
    • パスワードなしのリンクの一意のビュー。

• チームでの活用例：
  • 企業データの外部公開状況を監視します。
  • リスクのある共有行動を特定します。
  • セキュリティ レビューおよび監査を実施します。
  • ユーザーの外部共有パターンを把握します。

Dropbox チーム共有アクティビティを監視する方法をご覧ください。

環境が安全かどうかを確認する方法

セキュリティおよびコンプライアンス レポートは、個人を特定できる情報（PII）の管理を支援し、組織の規制およびコンプライアンス要件の遵守に役立ちます。

データ分類レポート

• 機能：
  • チームのファイルを自動的にスキャンし、個人情報（クレジットカード番号、パスポート番号、銀行口座番号、社会保障番号、その他の地域固有の個人情報）を検出します。
  • フラグが立てられたすべてのファイルのレポートを作成します。

• 得られるもの：
  • 個人情報を含むとフラグ付けされたすべてのファイルを一覧表示する CSV ファイル：
    • ファイル名、ファイル形式、およびファイル ID。
    • ファイルの場所。
    • 検出された個人情報の種類。
    • 外部共有ステータス。
    • 共有方法、共有元、受信者、および日時。

• チームでの活用例：
  • 企業や政府のデータ規制への準拠をサポートします。
  • 分類されたファイルが外部に共有されると、リアルタイムの DLP アラートを発します。

Dropbox データ分類の詳細をご覧ください。

レポート概要ガイド