スタート ガイド
Dropbox 管理者向けガイド
Dropbox Business はチーム作業を 1 か所にまとめます。直感的な管理コンソール、チーム スペース、高度なセキュリティ機能を備えた Dropbox。チームでの作業を円滑に進めるのに必要なツールがそろっています。
企業アカウントの管理者には、チーム メンバーの追加や削除、共有アクティビティの監視、お支払い情報の管理、企業データの保護など、特別な権限があります。
このガイドでは、新しい管理者として管理する機能や権限、セキュリティについて紹介しています。同期や共有など基本的な Dropbox の使い方は、チーム メンバー向けガイドをご覧ください。
まず、チームの設定方法をご覧ください。
クラウドの Dropbox
Dropbox はファイルをオンラインのクラウドに安全に保管します。そのため、いつ、どこにいても、どのデバイスからでも重要な情報を保存し、その情報にアクセスして共有できます。
クラウドに保管したファイルには、ハード ドライブや特定のデバイスがなくてもアクセスすることができます。Dropbox アカウントに追加したデータはすべて dropbox.com とアカウントにリンクしたすべてのパソコン、スマートフォン、タブレットに同期されます。ドキュメントの変更や削除も反映されます。安心して Dropbox にお任せください。
アカウントにアクセスする
Dropbox アカウントにアクセスする方法は、dropbox.com、Dropbox デスクトップ アプリ、Dropbox モバイル アプリの 3 種類です。まず、dropbox.com でアカウントにログインします。その後、アプリをパソコンやタブレット、スマートフォンにインストールしてアカウントを最大限に活用しましょう。アプリについては、チーム メンバー向けガイドをご覧ください。
dropbox.com
このガイドでは、dropbox.com について説明します。Dropbox アカウントにログインして、ファイルの追加や共有、チームの最新情報の確認、チーム設定やアカウント基本設定の管理、Paper などの機能へのアクセス、自分のアカウント設定の管理を実施しましょう。
dropbox.com にログインします。
Dropbox Business アカウントに登録すると、管理者として dropbox.com でアカウントを設定する画面が表示されます。Dropbox を利用するには、この最初の設定で選択したログイン情報でアカウントにログインしてください。
管理者の追加
管理者としての役割を全うするために 1 日中ヘルプデスクの仕事をする必要はありません。1 人でチームの設定を行う必要もありません。各チームに 2 人以上の管理者を設定しておくと、アカウントのセキュリティ管理や新規ユーザーのオンボーディングといった特定のタスクを分担できて便利です。チームのオンボーディングを担当するユーザーが他にもいる場合は、管理者を追加または変更してください。
使い方：管理コンソールにアクセスする
チーム全体の管理機能や権限の設定に加え、アカウント情報の確認やサポートへのお問い合わせも管理コンソールから実施できます。チームを設定する前に、管理コンソールの各セクションを確認しておきましょう。
インサイト：チーム アクティビティの主要情報の確認、重要な管理者向け操作のショートカットへのアクセス、メンバーの検索を行い、アカウントを管理できます。インサイト ダッシュボードの詳細については、こちらをご覧ください。（すべての管理者）
メンバー：チーム メンバーを追加/削除したり、メンバーのアクティビティを監視して迅速に対処（例：パスワードをリセットや別のメンバーを管理者に追加）できます（すべての管理者）。
アクティビティ：特定のイベントを表示したり、すべてのイベントを記載したレポートを作成したりして、チームのワークフローを監視できます。チーム メンバーの名前をクリックすると、詳細な情報を確認できます。（チーム管理者とユーザー管理者のみ）
- コンテンツ：チーム フォルダ、共有フォルダ、共有 Space の管理と監視を行えます。管理者は共有フォルダとチーム フォルダの追加、削除、コピーを行えるほか、フォルダのメンバーシップも管理できます。（チーム管理者*）
グループ：グループ機能を使うと、管理者とチーム メンバーの両方が、ファイルやフォルダ、Dropbox Spaces のアクセス権を付与する対象ユーザーのリストを部署、チーム、プロジェクトごとに作成できます（すべての管理者）。
アカウント：プランにライセンスを追加、お支払い情報を変更、お支払い履歴を確認できます。（チーム管理者）
*Enterprise チームの管理者全員が使用できます。
用語集
- @メンション：ファイル、Paper ドキュメント、概要に追加されたコメントまたはタスクについて特定のユーザーに知らせる方法
- 管理コンソール：dropbox.com 上のエリアの一つで、管理者はここでチームのワークフローの監視や、ユーザーおよび設定の管理を行う
- 管理者の役割：管理者に付与できる権限（サポート管理者、ユーザー管理者、チーム管理者）
- アバター：ユーザーまたはアカウントのプロフィール写真、イニシャル、人物のアイコンなどとして表示される画像
- クラウド：ローカルのハード ドライブや外付けストレージ デバイスではなく、インターネット経由でコンテンツにアクセスできるようにするストレージのネットワーク
- クラウド ストレージ：リンク済みの各デバイスからアクセスできるオンラインのストレージ容量
- コンテンツ：自分のデバイスで作成または保存するあらゆる形式のファイルおよびフォルダ
- クラウド コンテンツ：オンラインで作成、保存されているファイル（Dropbox Paper のドキュメント、G Suite や Microsoft Online のファイルなど）
- インサイト ダッシュボード：管理コンソールの画面の一つで、管理者はここでチームへの招待の管理や、ライセンスの追加、メンバー アクティビティの監視、使用状況の確認を行う
- Dropbox App Center: dropbox.com でサードパーティ アプリの検索、リンク、管理を行う場所
- Dropbox Business: 複数のユーザーが所属するビジネス向けに設計された Dropbox プラン。ビジネスのニーズに合わせて、Standard、Advanced、Enterprise、Education から選択可能
- Dropbox Paper: 使いやすい入力ツール、共有ツール、共同作業ツールを備えたオンラインのドキュメント ワークスペース
- Dropbox Spaces: 1 か所からデータの整理やローカル/クラウド上でコンテンツの編集ができるフォルダ
- Dropbox Transfer: 大容量または共同作業の必要がないファイルやフォルダを転送する機能
- 編集権限：ファイルおよびフォルダを他のユーザーと共有する際に付与できる権限の一つで、共有相手もコンテンツの編集が可能になる
- メールのテンプレート：管理者がチームを招待したり、オンボーディングを行ったりする際に使用できる標準化されたメールのメッセージ
- ファイル リクエスト：自分の Dropbox アカウントに誰かからファイルをアップロードしてもらいたいときに、その相手に送信する招待状
- フォルダ構造：チーム全体または特定のグループと共有中のチーム スペース内で、チーム フォルダを整理する方式
- グループ：チーム全体でコンテンツを簡単に共有できるように、管理者またはユーザーによって設定されたチーム メンバーのグループ
- メンバー：Dropbox Business アカウントを使用している管理者以外のユーザー全員
- 多要素認証：ログイン時にパスワードに加えてコードの入力も必須にすることで、セキュリティを一段と強化する機能
- テスト：特定の Dropbox ツールをチーム全体で有効にする前に、管理者が選出したチーム内のごく一部のユーザーが目的のツールを評価する期間
- 固定：フォルダまたは Dropbox Space の一番上に特定のファイルを表示して、簡単に見つけられるようにする機能
- 復元：Dropbox アカウントから削除されたファイルまたはフォルダを元に戻す操作
- 復元：ファイルのバージョンを Dropbox アカウントに保存されている前のバージョンに戻す操作
- 統合元の管理者：統合先チームの管理者をサポートしたり、職務を共に担ったりする管理者
- 選択型同期：dropbox.com からアクセス可能なオンラインのみのストレージにコンテンツを移動して、ハード ドライブの容量を節約する機能
- スマート シンク：ファイルとフォルダをオンラインに保存し、それらをパソコンまたはモバイル デバイスで表示して、アクセスできるようにする機能
- SSO: 「シングルサインオン」の頭字語で、管理者が設定できるログイン方法の一つ。Google などの 1 社のサービス プロバイダを通じてチーム メンバーがログインできる
- スターを付ける：さまざまなフォルダや Dropbox Space に保存されているファイルを 1 つのリストに表示して見つけやすくする機能
- サポート管理者：グループやメンバー レベルの設定を管理する権限を持つユーザー
- 同期：コンテンツをローカルとクラウドの両方で更新して、どのデバイスでも最新バージョンのコンテンツを使用できるようにする機能
- チームのアクティビティ：管理コンソールに表示されるメンバーの使用状況の概要（アクティブ メンバー、使用中のストレージ容量、リンク、アクティブなフォルダ、アクティブなデバイスなど）
- チーム管理者：チームまたは会社全体のアカウント、およびユーザー設定の管理権限があるユーザー
- チーム フォルダ：チーム メンバー全員がアクセスできるフォルダで、ここにコンテンツを追加するだけでチーム全体と簡単に共有できる
- チーム設定：同期やアプリのインテグレーションなどの機能およびツールの使用を管理するためにチーム管理者が使用する設定
- チーム スペース：チームの管理者が作成する 1 件または複数のフォルダで、コンテンツの共有および整理を簡素化できる
- チーム全体のルール：チーム内外を対象にしたコンテンツの共有を管理するためにチーム管理者が使用する設定
- ユーザー管理者：大半のメンバー レベルの設定を管理する権限を持つユーザー
- 読み取り専用権限：ファイルおよびフォルダを他のユーザーと共有する際に付与できる権限の一つで、共有相手はコンテンツの表示のみ可能になり、編集はできない