Dropbox の導入プランを立てる

グループ、チーム フォルダ、セキュリティ権限の設定方法について説明しましたが、チームの Dropbox Business への移行をスムーズに進めるには、メンバーの招待と会社のデータの移行について、綿密な計画を立てる必要があります。このプランの策定とユーザーのプロビジョニングは、組織の構成がどの程度複雑かにもよりますが、数週間かかることがあります。この段階では、望ましい導入方法とアプローチ(小規模テスト、段階ごとの導入、あるいは全メンバーの一括招待)、チームの技術的なレベル、見込まれるインテグレーションなど、十分にブレインストーミングを実施してください。

詳細情報

Enterprise チームの管理者は、仕事用メール アドレスで個人用 Dropbox アカウントに登録しているチーム メンバーの監視と管理を行えます。

会社のドメインで Dropbox の不正使用を防止できるドメイン インサイトとアカウント キャプチャについての詳細をご参照ください。

チーム ライセンスの表示および追加方法

Dropbox Business アカウントの管理者は、チームで利用可能なライセンス数と容量を確認できます。

1. 管理者のログイン情報を使用して dropbox.com にログインします。

2.[管理コンソール]を開きます。

3.[インサイト]をクリックします

このページでチームの利用可能なストレージ容量を確認できます。また、利用可能なライセンス数を確認し、必要に応じて追加ライセンスを購入することも可能です。

チームのストレージ容量が上限に近づいている場合は Dropbox サポートにご連絡ください。こちらで容量を追加できる場合があります。サポートにお問い合わせの際は、管理コンソールの[ヘルプ]タブをクリックしてください。

Dropbox Business チームにライセンスや容量を追加する

導入テストの設定

チーム全員のオンボーディングを行う前に、少人数のユーザーで Dropbox をテストして設定を確認してください。たとえば、アカウント設定、メール配信、IT チームや社内の上級ユーザーによるトレーニング プランをテストすることをおすすめします。チームにユーザーを何人か招待した後、数日かけてテスト ケースの検証を行い、要件が今後のオンボーディング プロセスの流れに沿っていることを確認してもらいます。

使い方:チーム メンバーを追加する

Dropbox Business アカウントにメンバーを招待できるのは、チーム管理者とユーザー管理者のみです。招待されたメンバーは、お客様のプランのライセンスを使用します。

メンバーは管理コンソールまたはインテグレーションから招待できます。この詳細については後ほど説明します。テスト ユーザーを招待するには管理コンソールを使用することをおすすめします。

1. 管理者のアカウント情報を使用して dropbox.com にログインします。

2.[管理コンソール]をクリックします。

3.[メンバー]をクリックします。

4.[メンバーを招待]をクリックします。

5. 招待するユーザーのメール アドレスを入力して[招待を送信]をクリックします。

招待するチーム メンバーが Dropbox アカウントをすでにお持ちで、仕事に使用している場合でも問題はありません。招待を受けたユーザーは、既存の個人用アカウントを Dropbox Business アカウントに移行するか、新しいアカウントを作成するかを選択できます。

注:別の Dropbox Business チームにすでに参加している Dropbox ユーザーを、同じメール アドレスでチームに招待することはできません。別のメール アドレスで招待してください。

チームのトレーニング

Dropbox への移行時に導入を成功させるには、ユーザーに使用方法を説明して適切なサポートを提供することが大切です。Dropbox に関するトレーニングを前もって実施することで、IT 部門のコストを削減し、新しいチーム スペースの活発な利用も促進することができます。Dropbox はお客様のさまざまな学習ニーズと学習方法に合わせて柔軟なトレーニングを無料でご提供しています。

チーム メンバー向けの Dropbox オンボーディング ガイドもご用意しておりますので、チームを招待して実施することをおすすめします。このガイドでは、ファイルの追加や共有などビジネス用 Dropbox アカウントを初めて使用する際に役立つ情報や、トラブルシューティング用リソースの確認方法などを紹介しています。

その他トレーニング

チーム メンバーは Dropbox のセルフ トレーニング ライブラリでトピックを選び、各自のペースで作業内容を念頭に置きながら Dropbox の機能について学ぶことができます。管理者が目的に合ったトピックを割り当てることで、チームに最適なトレーニングを作成できます。

また、チーム メンバーは無料の Dropbox ライブ トレーニング セッションにも参加できます。これは、対話式のバーチャル クラスで Dropbox の基本機能を学ぶ新規ユーザー向けのトレーニングです。

チームを招待する

テスト ユーザーが設定やトレーニングのテストを完了したら、いよいよチーム全員を Dropbox Business に招待します。ユーザーの招待方法は現在の利用環境、チームの規模、社内での IT プロビジョニング管理方法により異なります。管理コンソールまたはインテグレーションからメンバーを招待してください。

使い方:チームを Dropbox Business に招待する

管理コンソールから

テスト ユーザーと小規模チームにおすすめ

1. 管理者のアカウント情報を使用して dropbox.com にログインします。

2.[管理コンソール]をクリックします。

3.[メンバー]をクリックします。

4.[メンバーを招待]をクリックします。

5. 招待するユーザーのメール アドレスを入力して[招待を送信]をクリックします。

:一度に複数のメンバーをチームに招待する場合は、CSV ファイルをインポートするか、チームの招待リンクを作成してください。

インテグレーションから

メール テンプレート

Dropbox 導入の際は、チームに今後の流れを伝えると効率的に導入できます。メンバーの招待を簡略化できるよう、重要なポイントを記載したメール テンプレートを数種類ご用意しています。

Dropbox のおすすめ、および IT チーム、役員、テスト ユーザー、エンド ユーザーへの連絡を想定した各種テンプレートをご覧ください。

メール テンプレート

招待に関する事前通知メールを送信する

管理者の方は、Dropbox Business を導入する 1~2 週間前に Dropbox の招待に関するお知らせを前もって送信することをおすすめします。

事前招待メールのテンプレート

管理コンソールからチーム メンバーを招待する

Dropbox Business の管理コンソールからチームにメンバーを招待する当日(または前日)にメールを送信してください。

管理コンソール招待メールのテンプレート

管理コンソールの招待のリマインダー メールを送信する

1 週間たっても招待を承諾していないメンバーがいる場合は、リマインダー メールを送信してください。

管理コンソール リマインダー メールのテンプレート

SSO からチーム メンバーを招待する

Dropbox を SSO 認証プロバイダと統合している場合、このテンプレートを使用して新しいメンバーをチームに招待してください。

SSO 招待メールのテンプレート

SSO の招待のリマインダーを送信する

1 週間たっても SSO の招待を承諾していないメンバーがいる場合は、リマインダー メールを送信してください。

SSO リマインダー メールのテンプレート

 

Dropbox トレーニングにチーム メンバーを招待する

チーム メンバーの中には Dropbox を使い慣れている方もいれば、初めて使う方もいらっしゃると思います。Business プランで利用できる新機能には、それなりに複雑な面があることも事実です。そこで、チームのオンボーディングや Dropbox を使った効率化のための各種ガイドやトレーニングをご用意しています。チーム メンバーをトレーニングに招待する場合は、こちらのテンプレートをご利用ください。

Dropbox トレーニング招待メールのテンプレート

   

ヘルプを表示

こちらで紹介した以外にもたくさんのトレーニングをご用意しています。このガイドでは Dropbox を活用する上で欠かせないポイントを説明しましたが、Dropbox のサポート用資料でさらに詳しく学ぶことができます。

わからないことがあれば、Dropbox ヘルプセンターをご覧ください。 Dropbox の各機能に関するよくある質問、簡単な修復方法および公式情報です。

検索するだけで必要なものが何でも見つかります。

コミュニティに参加する

Dropbox コミュニティは、日頃から利用しているプロダクトやサービスに関する質問や回答、解決方法、アイデアを投稿、検索できる場です。Twitter サポートのツイートもぜひご覧ください。

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次項:共同作業 & 制作

設定とオンボーディングについての説明は以上です。次に、チームで Dropbox Spaces やデスクトップ アプリの機能を活用して作業をしたり、ファイルを整理したりする方法を説明します。さらに、各ユーザーがさまざまな種類のコンテンツを作成、管理する方法も説明します。