Dropbox の導入プランを立てる

グループ、チーム フォルダ、セキュリティ権限の設定方法について説明しましたが、チームの Dropbox Business への移行をスムーズに進めるには、メンバーの招待と会社のデータの移行について、綿密な計画を立てる必要があります。このプランの策定とユーザーのプロビジョニングは、組織の構成がどの程度複雑かにもよりますが、数週間かかることがあります。この段階では、望ましい導入方法とアプローチ(小規模テスト、段階ごとの導入、あるいは全メンバーの一括招待)、チームの技術的なレベル、見込まれるインテグレーションなど、十分にブレインストーミングを実施してください。

導入の詳細

Dropbox 導入について詳しくは、Dropbox Business 導入ガイドをダウンロードしてください。

チーム ライセンスの表示および追加方法

Dropbox Business アカウントの管理者は、チームで利用可能なライセンス数と容量を確認できます。

  1. dropbox.com にログインします。  管理者のアカウント情報を使用してログインします。

  2. 管理コンソール]を開きます。

  3. ダッシュボード]をクリックします。

このページでチームの利用可能なストレージ容量を確認できます。また、利用可能なライセンス数を確認し、必要に応じて追加ライセンスを購入することも可能です。

チームのストレージ容量が上限に近づいている場合は Dropbox サポートにご連絡ください。こちらで容量を追加できる場合があります。サポートにお問い合わせの際は、管理コンソールの[ヘルプ]タブをクリックしてください。

Dropbox Business チームにライセンスや容量を追加する

導入テストの設定

チーム全員のオンボーディングを行う前に、少人数のユーザーで Dropbox をテストして設定を確認してください。たとえば、アカウント設定、メール配信、IT チームや社内の上級ユーザーによるトレーニング プランをテストすることをおすすめします。チームにユーザーを何人か招待した後、数日かけてテスト ケースの検証を行い、要件が今後のオンボーディング プロセスの流れに沿っていることを確認してもらいます。

使い方:チーム メンバーを追加する

Dropbox Business アカウントにメンバーを招待できるのは、チーム管理者とユーザー管理者のみです。招待されたメンバーは、お客様のプランのライセンスを使用します。

メンバーは管理コンソールまたはインテグレーションから招待できます。この詳細については後ほど説明します。テスト ユーザーを招待するには管理コンソールを使用することをおすすめします。

  1. dropbox.com にログインします(管理者のアカウント情報を使用してください)。

  2. 管理コンソール]をクリックします。

  3. メンバー]をクリックします。

  4. メンバーを招待]をクリックします。

  5. 招待するユーザーのメール アドレスを入力して[招待を送信]をクリックします。

招待するチーム メンバーが Dropbox アカウントをすでにお持ちで、仕事に使用している場合でも問題はありません。招待を受けたユーザーは、既存の個人用アカウントを Dropbox Business アカウントに移行するか、新しいアカウントを作成するかを選択できます。

注記

別の Dropbox Business チームにすでに参加している Dropbox ユーザーを、同じメール アドレスでチームに招待することはできません。別のメール アドレスで招待してください。

チームのトレーニング

Dropbox への移行時に導入を成功させるには、ユーザーに使用方法を説明して適切なサポートを提供することが大切です。Dropbox に関するトレーニングを前もって実施することで、IT 部門のコストを削減し、新しいチーム スペースの活発な利用も促進することができます。Dropbox はお客様のさまざまな学習ニーズと学習方法に合わせて柔軟なトレーニングを無料でご提供しています。

Dropbox では、チーム メンバー個人向けの Dropbox オンボーディング ガイドにチームを招待して実施することをおすすめします。このガイドでは、ファイルの追加や共有などビジネス用 Dropbox アカウントを初めて使用する際に役立つ情報や、トラブルシューティング用リソースの確認方法などを紹介しています。

その他トレーニング

チーム メンバーは Dropbox のセルフ トレーニング ライブラリでトピックを選び、自分のペースで業務内容に応じて Dropbox の機能を試すことができます。管理者が目的に合ったトピックを指定することで、チームに最適なトレーニングを作成できます。

また、チーム メンバーは無料の Dropbox ライブ トレーニング セッションにも参加できます。これは、対話式のバーチャル クラスで Dropbox の基本機能を学ぶ新規ユーザー向けのトレーニングです。

チームを招待する

テスト ユーザーが設定やトレーニングのテストを完了したら、いよいよチーム全員を Dropbox Business に招待します。ユーザーの招待方法は現在の利用環境、チームの規模、社内での IT プロビジョニング管理方法により異なります。管理コンソールまたはインテグレーションからメンバーを招待してください。

使い方:チームを Dropbox Business に招待する

管理コンソールから

テスト ユーザーと小規模チームにおすすめ

  1. 管理者のアカウント情報を使用して dropbox.com にログインします。

  2. 管理コンソール]をクリックします。

  3. メンバー]をクリックします。

  4. メンバーを招待]をクリックします。

  5. 招待するユーザーのメール アドレスを入力して[招待を送信]をクリックします。

注:一度に多数のメンバーをチームに招待する場合は、CSV ファイルをインポートする方法もあります。

メール テンプレート

Dropbox 導入の際は、チームに今後の流れを伝えると効率的に導入できます。メンバーの招待を簡略化できるよう、重要なポイントを記載したメール テンプレートを数種類ご用意しています。

IT チーム、役員、テスト ユーザー、エンド ユーザーへの連絡を想定した各種テンプレートをご覧ください。

メール テンプレート

招待に関する事前通知メールを送信する

管理者の方は、Dropbox Business を導入する 1~2 週間前に Dropbox の招待に関するお知らせを前もって送信することをおすすめします。

 

件名:お知らせ - ファイルのアクセスと共有の一元管理がまもなく開始

[会社名を挿入] は、まもなく Dropbox Business を導入します。これは、チームの整然とした業務ファイル管理と円滑な共同作業を実現し、会社のデータのセキュリティ強化にもつながるツールです。[日付を挿入]に Dropbox より招待メールが届く予定です。

Dropbox 導入の主なメリット:

  • ビジネス用ファイルをすべて一元的に保管してアクセスできる

  • 誰とでも簡単かつ安全にファイルの共同作業が進められる

  • VPN を使わなくともファイルにリモートアクセスできる

ユーザー側で必要となる手順:

  • Dropbox からのメールを確認して招待を承諾する

  • 登録プロセスのプレビューを確認し、既存のファイルが適切な場所に保存されることを確認するために、こちらのオンボーディングの手順をよく読みます。

  • [会社名を挿入] のメール アドレスで別の Dropbox アカウントをすでにお持ちの方は、Business アカウントにアップグレードすると追加の機能と容量を利用できるようになります。また、アップグレード後もビジネス用ファイルと個人用ファイルを別々に保管できます。

  • セルフ トレーニングを受けて Dropbox の使い方を学んでください。

ご不明な点については、ADMIN@COMPANYNAME.COM にお問い合わせください。

管理コンソールからチーム メンバーを招待する

Dropbox Business の管理コンソールからチームにメンバーを招待する当日(または前日)にこのメールを送信してください。

 

件名:[会社名] の Dropbox チーム参加のお願い

[会社名を挿入] は、会社のファイルを一括して保管、アクセス、共有するためのソリューションとして Dropbox Business を選択しました。[本日/明日]、招待メールが届く予定です。高度な共同作業機能とリモート アクセス機能をフル活用するには、招待メールで[チームに参加する]を選択し、手順に沿って登録してください。

個人用の Dropbox アカウントをすでに仕事で使用している場合はどうなりますか?

これからは個人用アカウントの容量を仕事に使う必要がなくなります。今回提供する Dropbox Business アカウントを利用することで、チーム メンバーだけでなく外部のパートナーとも大容量のファイルを共有でき、共同作業がやりやすくなります。なお、チームに参加する際には、現在利用中のアカウントに保存しているファイルの保存先を選択できます。[「[会社名を挿入]」の Dropbox にファイルを保存する]を選択すれば、アップロードし直したり、共有し直す必要はありません。

有料プランの個人用 Dropbox を使用しています。支払った料金はどうなりますか?

Dropbox が味方です。[会社名を挿入] の Dropbox Business アカウントに参加すると、アカウントの残額を Dropbox が自動的に払い戻します。既存アカウントの移行の詳細については、Dropbox のヘルプ センターをご覧ください。

Dropbox アカウントに個人用ファイルを保存している場合はどうなりますか?

仕事のメール アドレスを使用して個人用 Dropbox に登録している方は、チームに参加するときに個人のメール アドレスを使用して別の個人用 Dropbox アカウントを作成してください。そちらに元の個人用アカウントのファイルを移動することができます。ファイルの移動先を確認するメッセージが表示されたら、[ファイルを新しい Dropbox(個人用)に移動する]を選択してください。

個人のメール アドレスで Dropbox アカウントに登録している場合、[会社名を挿入] のビジネス用アカウントが個人用アカウントに影響を与えることはありません。個人のファイルは非公開(あなたのみ閲覧可能)となります。また、個人用とビジネス用の Dropbox アカウントをリンクさせると、個人用とビジネス用のファイルを区別しながら、どこからでも両方のファイルにアクセスすることができます。

チームへの参加については、こちらのオンボーディング手順で詳しく説明しています。

セルフ トレーニングを受けると、新しい Dropbox Business アカウントの詳しい利用方法がわかります。

お手数ですが、よろしくお願いいたします。

[管理者の氏名]

管理コンソールの招待のリマインダー メールを送信する

1 週間たっても招待を承諾していないメンバーがいる場合、このテンプレートを使用してリマインダー メールを送信してください。

 

件名:[会社名] の Dropbox 参加のお願い(再送)

[会社名を挿入] は、チームの整然とした業務ファイル管理と会社データのセキュリティ強化を目的として Dropbox Business を導入しました。Business アカウントへの参加をお願いするメールが届いているはずですが、まだご登録されていないようです。数分のシンプルな手順ですので、どうぞご参加ください。

[日付を挿入]までに Dropbox Business の招待を承諾してください。チームとすぐに共同作業し、ファイルにリモート アクセスできるようになります。チームへの参加方法についてご質問がある場合は、こちらのオンボーディング手順で詳しく説明しています。招待メールが見当たらない、またはご不明な点がある場合には、このメールに返信いただくか [メールアドレスを挿入] までお問い合わせください。

Dropbox Business チームに参加するメリットは何ですか?

  • 場所を問わずどのデバイスからでもファイルにアクセス

  • 削除してしまったファイルや前のバージョンを復元

  • 添付ファイルの容量制限を気にすることなく大容量ファイルを共有

  • 追加ソフトウェアをダウンロードしなくても 150 種類以上のファイル形式のプレビュー表示とコメント編集が可能

  • 利用できるストレージ容量が増加

セルフ トレーニングを受けると、新しい Dropbox Business アカウントの詳しい使用方法がわかります。

何卒よろしくお願いいたします。

[管理者の氏名]

SSO からチーム メンバーを招待する

Dropbox を SSO 認証プロバイダと統合している場合、このテンプレートを使用して新しいメンバーをチームに招待してください。

 

件名:[会社名] の Dropbox チーム参加のお願い

[会社名を挿入] は、会社のファイルを一括して保管、アクセス、共有するためのソリューションとして Dropbox Business を選択しました。高度な共同作業機能とリモート アクセス機能をフル活用するには、こちらをクリックして仕事のメール アドレスで登録し、シングル サインオンを通じて認証してください。

個人用の Dropbox アカウントをすでに仕事で使用している場合はどうなりますか?

これからは個人用アカウントの容量を仕事に使う必要がなくなります。今回提供する Dropbox Business アカウントを利用することで、チーム メンバーだけでなく外部のパートナーとも大容量のファイルを共有でき、共同作業がやりやすくなります。なお、チームに参加する際には、現在利用中のアカウントに保存しているファイルの保存先を選択できます。[「[会社名を挿入]」の Dropbox にファイルを保存する]を選択すれば、アップロードし直したり、共有し直す必要はありません。

有料プランの個人用 Dropbox を使用しています。支払った料金はどうなりますか?

Dropbox が味方です。[会社名を挿入] の Dropbox Business アカウントに参加すると、Pro/Plus プランの残額を Dropbox が自動的に払い戻します。既存アカウントの移行の詳細については、Dropbox のヘルプ センターをご覧ください。

Dropbox アカウントに個人用ファイルを保存している場合はどうなりますか?

仕事のメール アドレスを使用して個人用 Dropbox に登録している方は、チームに参加するときに個人のメール アドレスを使用して別の個人用 Dropbox アカウントを作成してください。そちらに元の個人用アカウントのファイルを移動することができます。ファイルの移動先を確認するメッセージが表示されたら、[ファイルを新しい Dropbox(個人用)に移動する]を選択してください。

個人のメール アドレスで Dropbox アカウントに登録している場合、[会社名を挿入] のビジネス用アカウントが個人用アカウントに影響を与えることはありません。個人のファイルは非公開(あなたのみ閲覧可能)となります。また、個人用とビジネス用の Dropbox アカウントをリンクさせると、個人用とビジネス用のファイルを区別しながら、どこからでも両方のファイルにアクセスすることができます。

セルフ トレーニングを受けると、新しい Dropbox Business アカウントの詳しい使用方法がわかります。

何卒よろしくお願いいたします。

[管理者の氏名]

SSO の招待のリマインダーを送信する

1 週間たっても SSO の招待を承諾していないメンバーがいる場合、このテンプレートを使用してリマインダー メールを送信してください。

 

件名:[会社名] の Dropbox 参加のお願い(再送)

[会社名を挿入] は、チームの整然とした業務ファイル管理と会社データのセキュリティ強化を目的として Dropbox Business を導入しました。Business アカウントにご参加をお願いするメールが届いているはずですが、まだ登録されていないようです。数分のシンプルな手順ですので、[日付を挿入]までに参加するようお願いいたします。

他のメンバーと共同作業を始めるには、https://www.dropbox.com/sso にアクセスして仕事のメール アドレスでご登録ください。登録方法についてご質問がある場合は、こちらのオンボーディング手順で詳しく説明しています。参加できない場合には、このメールに返信いただくか [メールアドレスを挿入] までお問い合わせください。

Dropbox Business チームに参加するメリットは何ですか?

  • 場所を問わずどのデバイスからでもファイルにアクセス

  • 削除してしまったファイルや前のバージョンを復元

  • 添付ファイルの容量制限を気にすることなく大容量ファイルを共有

  • 追加ソフトウェアをダウンロードしなくても 150 種類以上のファイル形式のプレビュー表示とコメント編集が可能

  • 利用できるストレージ容量が増加

セルフ トレーニングを受けると、新しい Dropbox Business アカウントの詳しい使用方法がわかります。

何卒よろしくお願いいたします。

[管理者の氏名]

Dropbox トレーニングにチーム メンバーを招待する

チーム メンバーの中には Dropbox を初めて使う方、またはすでに使い慣れている方もいらっしゃると思いますが、Business プランで利用できる新機能には、それなりに複雑な面があることも事実です。そこで、チームのオンボーディングや Dropbox を使った効率化のための各種ガイドやトレーニングをご用意しています。チーム メンバーをトレーニングに招待する際に、こちらのテンプレートをご利用ください。

 

件名:Dropbox トレーニングに参加しましょう

先日より、[会社名を挿入] では Dropbox Business の使用を開始しました。すでに Dropbox からの招待メールが届き、チームにも参加済みだと思います。

Dropbox は同社のサービスを最大限に活用できるよう、便利なトレーニング資料をいくつか提供しています。初めて Dropbox を使う場合は、トレーニングに参加することで基本情報について学ぶことができます。すでに Dropbox を利用したことがある場合でも、トレーニングに参加することで Dropbox Business 特有の機能や新機能、高度な機能について理解を深めることができます。

トレーニングには 3 つのオプションがあります。

ユーザー側で必要となる手順:

  • トレーニング セッションに登録し、予定時間に参加する

  • 時間に余裕があれば、他の資料も確認にする

  • 基本的な質問やトラブルシューティングについては Dropbox ヘルプセンターを利用する

  • 他のチーム メンバーとトレーニングを共有する

ご不明な点については、ADMIN@COMPANYNAME.COM にお問い合わせください。

   

ヘルプを表示

こちらで紹介した以外にもたくさんのトレーニングをご用意しています。このガイドでは Dropbox を活用する上で欠かせないポイントを説明しましたが、Dropbox のサポート用資料でさらに詳しく学ぶことができます。

わからないことがあれば、Dropbox ヘルプセンターをご覧ください。Dropbox の各機能についてのよくある質問、簡単な修復方法、公式情報を紹介しています。どんな疑問も、まずは検索してみてください。

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Dropbox フォーラムは参加型コミュニティで、日頃から利用している製品やサービスに関する質問への回答や解決方法、改善のためのアイデアを寄せ合う場です。また、Twitter サポートの会話もぜひご覧ください。

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