メール テンプレート

Dropbox 導入の際は、チームに今後の流れを伝えると効率的に導入できます。メンバーの招待を簡略化できるよう、重要なポイントを記載したメール テンプレートを数種類ご用意しています。

IT チーム、役員、テスト ユーザー、エンド ユーザーへの連絡を想定した各種テンプレートをご覧ください。

メール テンプレート

管理者の方は、Dropbox Business を導入する 1~2 週間前に Dropbox の招待に関するお知らせを前もって送信することをおすすめします。

 

件名:お知らせ - ファイルのアクセスと共有の一元管理がまもなく開始

[会社名を挿入] は、まもなく Dropbox Business を導入します。これは、チームの整然とした業務ファイル管理と円滑な共同作業を実現し、会社のデータのセキュリティ強化にもつながるツールです。[日付を挿入]に Dropbox より招待メールが届く予定です。

Dropbox 導入の主なメリット:

  • ビジネス用ファイルをすべて一元的に保管してアクセスできる

  • 誰とでも簡単かつ安全にファイルの共同作業が進められる

  • VPN を使わなくともファイルにリモートアクセスできる

ユーザー側で必要となる手順:

  • Dropbox からのメールを確認して招待を承諾する

  • 登録プロセスのプレビューを確認し、既存のファイルが適切な場所に保存されることを確認するために、こちらのオンボーディングの手順をよく読みます。

  • [会社名を挿入] のメール アドレスで別の Dropbox アカウントをすでにお持ちの方は、Business アカウントにアップグレードすると追加の機能と容量を利用できるようになります。また、アップグレード後もビジネス用ファイルと個人用ファイルを別々に保管できます。

  • セルフ トレーニングを受けて Dropbox の使い方を学んでください。

ご不明な点については、ADMIN@COMPANYNAME.COM にお問い合わせください。

Dropbox Business の管理コンソールからチームにメンバーを招待する当日(または前日)にこのメールを送信してください。

 

件名:[会社名] の Dropbox チーム参加のお願い

[会社名を挿入] は、会社のファイルを一括して保管、アクセス、共有するためのソリューションとして Dropbox Business を選択しました。[本日/明日]、招待メールが届く予定です。高度な共同作業機能とリモート アクセス機能をフル活用するには、招待メールで[チームに参加する]を選択し、手順に沿って登録してください。

個人用の Dropbox アカウントをすでに仕事で使用している場合はどうなりますか?

これからは個人用アカウントの容量を仕事に使う必要がなくなります。今回提供する Dropbox Business アカウントを利用することで、チーム メンバーだけでなく外部のパートナーとも大容量のファイルを共有でき、共同作業がやりやすくなります。なお、チームに参加する際には、現在利用中のアカウントに保存しているファイルの保存先を選択できます。[「[会社名を挿入]」の Dropbox にファイルを保存する]を選択すれば、アップロードし直したり、共有し直す必要はありません。

有料プランの個人用 Dropbox を使用しています。支払った料金はどうなりますか?

Dropbox が味方です。[会社名を挿入] の Dropbox Business アカウントに参加すると、アカウントの残額を Dropbox が自動的に払い戻します。既存アカウントの移行の詳細については、Dropbox のヘルプ センターをご覧ください。

Dropbox アカウントに個人用ファイルを保存している場合はどうなりますか?

仕事のメール アドレスを使用して個人用 Dropbox に登録している方は、チームに参加するときに個人のメール アドレスを使用して別の個人用 Dropbox アカウントを作成してください。そちらに元の個人用アカウントのファイルを移動することができます。ファイルの移動先を確認するメッセージが表示されたら、[ファイルを新しい Dropbox(個人用)に移動する]を選択してください。

個人のメール アドレスで Dropbox アカウントに登録している場合、[会社名を挿入] のビジネス用アカウントが個人用アカウントに影響を与えることはありません。個人のファイルは非公開(あなたのみ閲覧可能)となります。また、個人用とビジネス用の Dropbox アカウントをリンクさせると、個人用とビジネス用のファイルを区別しながら、どこからでも両方のファイルにアクセスすることができます。

チームへの参加については、こちらのオンボーディング手順で詳しく説明しています。

セルフ トレーニングを受けると、新しい Dropbox Business アカウントの詳しい利用方法がわかります。

お手数ですが、よろしくお願いいたします。

[管理者の氏名]

1 週間たっても招待を承諾していないメンバーがいる場合、このテンプレートを使用してリマインダー メールを送信してください。

 

件名:[会社名] の Dropbox 参加のお願い(再送)

[会社名を挿入] は、チームの整然とした業務ファイル管理と会社データのセキュリティ強化を目的として Dropbox Business を導入しました。Business アカウントへの参加をお願いするメールが届いているはずですが、まだご登録されていないようです。数分のシンプルな手順ですので、どうぞご参加ください。

[日付を挿入]までに Dropbox Business の招待を承諾してください。チームとすぐに共同作業し、ファイルにリモート アクセスできるようになります。チームへの参加方法についてご質問がある場合は、こちらのオンボーディング手順で詳しく説明しています。招待メールが見当たらない、またはご不明な点がある場合には、このメールに返信いただくか [メールアドレスを挿入] までお問い合わせください。

Dropbox Business チームに参加するメリットは何ですか?

  • 場所を問わずどのデバイスからでもファイルにアクセス

  • 削除してしまったファイルや前のバージョンを復元

  • 添付ファイルの容量制限を気にすることなく大容量ファイルを共有

  • 追加ソフトウェアをダウンロードしなくても 150 種類以上のファイル形式のプレビュー表示とコメント編集が可能

  • 利用できるストレージ容量が増加

セルフ トレーニングを受けると、新しい Dropbox Business アカウントの詳しい使用方法がわかります。

何卒よろしくお願いいたします。

[管理者の氏名]

Dropbox を SSO 認証プロバイダと統合している場合、このテンプレートを使用して新しいメンバーをチームに招待してください。

 

件名:[会社名] の Dropbox チーム参加のお願い

[会社名を挿入] は、会社のファイルを一括して保管、アクセス、共有するためのソリューションとして Dropbox Business を選択しました。高度な共同作業機能とリモート アクセス機能をフル活用するには、こちらをクリックして仕事のメール アドレスで登録し、シングル サインオンを通じて認証してください。

個人用の Dropbox アカウントをすでに仕事で使用している場合はどうなりますか?

これからは個人用アカウントの容量を仕事に使う必要がなくなります。今回提供する Dropbox Business アカウントを利用することで、チーム メンバーだけでなく外部のパートナーとも大容量のファイルを共有でき、共同作業がやりやすくなります。なお、チームに参加する際には、現在利用中のアカウントに保存しているファイルの保存先を選択できます。[「[会社名を挿入]」の Dropbox にファイルを保存する]を選択すれば、アップロードし直したり、共有し直す必要はありません。

有料プランの個人用 Dropbox を使用しています。支払った料金はどうなりますか?

Dropbox が味方です。[会社名を挿入] の Dropbox Business アカウントに参加すると、Pro/Plus プランの残額を Dropbox が自動的に払い戻します。既存アカウントの移行の詳細については、Dropbox のヘルプ センターをご覧ください。

Dropbox アカウントに個人用ファイルを保存している場合はどうなりますか?

仕事のメール アドレスを使用して個人用 Dropbox に登録している方は、チームに参加するときに個人のメール アドレスを使用して別の個人用 Dropbox アカウントを作成してください。そちらに元の個人用アカウントのファイルを移動することができます。ファイルの移動先を確認するメッセージが表示されたら、[ファイルを新しい Dropbox(個人用)に移動する]を選択してください。

個人のメール アドレスで Dropbox アカウントに登録している場合、[会社名を挿入] のビジネス用アカウントが個人用アカウントに影響を与えることはありません。個人のファイルは非公開(あなたのみ閲覧可能)となります。また、個人用とビジネス用の Dropbox アカウントをリンクさせると、個人用とビジネス用のファイルを区別しながら、どこからでも両方のファイルにアクセスすることができます。

セルフ トレーニングを受けると、新しい Dropbox Business アカウントの詳しい使用方法がわかります。

何卒よろしくお願いいたします。

[管理者の氏名]

1 週間たっても SSO の招待を承諾していないメンバーがいる場合、このテンプレートを使用してリマインダー メールを送信してください。

 

件名:[会社名] の Dropbox 参加のお願い(再送)

[会社名を挿入] は、チームの整然とした業務ファイル管理と会社データのセキュリティ強化を目的として Dropbox Business を導入しました。Business アカウントにご参加をお願いするメールが届いているはずですが、まだ登録されていないようです。数分のシンプルな手順ですので、[日付を挿入]までに参加するようお願いいたします。

他のメンバーと共同作業を始めるには、https://www.dropbox.com/sso にアクセスして仕事のメール アドレスでご登録ください。登録方法についてご質問がある場合は、こちらのオンボーディング手順で詳しく説明しています。参加できない場合には、このメールに返信いただくか [メールアドレスを挿入] までお問い合わせください。

Dropbox Business チームに参加するメリットは何ですか?

  • 場所を問わずどのデバイスからでもファイルにアクセス

  • 削除してしまったファイルや前のバージョンを復元

  • 添付ファイルの容量制限を気にすることなく大容量ファイルを共有

  • 追加ソフトウェアをダウンロードしなくても 150 種類以上のファイル形式のプレビュー表示とコメント編集が可能

  • 利用できるストレージ容量が増加

セルフ トレーニングを受けると、新しい Dropbox Business アカウントの詳しい使用方法がわかります。

何卒よろしくお願いいたします。

[管理者の氏名]

チーム メンバーの中には Dropbox を初めて使う方、またはすでに使い慣れている方もいらっしゃると思いますが、Business プランで利用できる新機能には、それなりに複雑な面があることも事実です。そこで、チームのオンボーディングや Dropbox を使った効率化のための各種ガイドやトレーニングをご用意しています。チーム メンバーをトレーニングに招待する際に、こちらのテンプレートをご利用ください。

 

件名:Dropbox トレーニングに参加しましょう

先日より、[会社名を挿入] では Dropbox Business の使用を開始しました。すでに Dropbox からの招待メールが届き、チームにも参加済みだと思います。

Dropbox は同社のサービスを最大限に活用できるよう、便利なトレーニング資料をいくつか提供しています。初めて Dropbox を使う場合は、トレーニングに参加することで基本情報について学ぶことができます。すでに Dropbox を利用したことがある場合でも、トレーニングに参加することで Dropbox Business 特有の機能や新機能、高度な機能について理解を深めることができます。

トレーニングには 3 つのオプションがあります。

ユーザー側で必要となる手順:

  • トレーニング セッションに登録し、予定時間に参加する

  • 時間に余裕があれば、他の資料も確認にする

  • 基本的な質問やトラブルシューティングについては Dropbox ヘルプセンターを利用する

  • 他のチーム メンバーとトレーニングを共有する

ご不明な点については、ADMIN@COMPANYNAME.COM にお問い合わせください。