チーム スペース

Dropbox Business では、共有ドライブのように使えるチーム用の共有ワークスペースがあり、合理的なワークフローになるようにチームのフォルダとグループを整理し、ファイル管理を最適化することができます。

このセクションでは、チーム スペースで管理者が作成できるフォルダ タイプを紹介し、チーム全体に適用される権限の設定方法について説明します。

チーム フォルダとグループ

チーム スペースに組織の構成を反映させると、Dropbox Business を効率的に利用できます。一般的に、管理者はフォルダ構造を設定してから、各フォルダに割り当てるユーザー グループを作成し、メンバーをチームに招待します。最初にチーム フォルダとユーザー グループについて詳しく紹介しましょう。

ユーザー グループ

ユーザー グループとは、チーム、部門、プロジェクトなどで分けられた、同じ情報にアクセスする必要があるチームメートのグループです。このようなグループを使用してチーム フォルダへのアクセス権を割り当てます。

ユーザー グループの使用方法

企業管理グループを作成できるのは Dropbox Business の管理者のみです。

1. 管理者のログイン情報を使用して dropbox.com にログインします。
2. 左側のサイドバーで[管理コンソール]をクリックします。
3. 左側のサイドバーで
[グループ]をクリックします。
4.
[グループを作成]をクリックします
5. グループ名を入力します。
- このグループ名はメンバー全員に表示されます。
グループのマネージャーはいつでもグループ名を変更することができます。
6. グループを企業管理またはユーザー管理にするか選択します。
7.
[グループを作成]をクリックします。

企業管理グループにメンバーを追加できるのは管理者のみです。チーム メンバーが企業管理グループへの参加をリクエストすることはできません。

1. 管理者のログイン情報を使用して dropbox.comログインします。
2. 左側のサイドバーで[管理コンソール]をクリックします。 
3.
左側のサイドバーで[グループ]をクリックします。
4. メンバーを追加するグループ名を選択します。
5.
[メンバーを追加]をクリックします。
6.招待する相手の名前を入力し、
[メンバーを追加]をクリックします。

グループ メンバーを追加または削除する方法はこちらをご覧ください。

チーム フォルダ

チーム フォルダはコンテンツを共有する中継地点のようなものです。チーム フォルダにファイルを追加すると、そのチーム フォルダにアクセスできるグループのメンバー全員がそのファイルを利用できるようになります。チーム フォルダを設定して管理できるのは管理者のみです。また、管理者はチーム フォルダ内の特定ファイルとフォルダを閲覧または編集できるように、グループ外のユーザーを招待することができます。

誰でも追加の共有フォルダを設定できるので、チーム メンバーが特定のユーザーと自由に共同作業を進めることができます。

チーム フォルダの作成方法

コンテンツ マネージャーで、新しいチーム スペースのフォルダ構造を整理できます。また、チーム管理者はコンテンツ マネージャーから共有コンテンツのメンバーシップを管理できます。

1. 管理者アカウントで dropbox.com にログインします。
2. 左側のサイドバーで
[管理コンソール]をクリックします。
3. 左側のサイドバーで
[コンテンツ]をクリックします。
4.
[新しいフォルダ]をクリックします。
5. チーム全員または特定のグループ、メンバーのみにフォルダへのアクセスを許可するか選択します。
6. フォルダのコンテンツでメンバーに
[編集可能]または[閲覧可能]を許可するか選択します。
-
[編集可能]:メンバーはそのフォルダのコンテンツを閲覧、編集、アクセス管理できます。
-
[閲覧可能]:メンバーはフォルダのコンテンツを閲覧(およびダウンロード)することができます。
7.
[作成]をクリックします。

- 注:デフォルトでは、フォルダの編集権限があるユーザー全員に、そのフォルダ内のすべてのサブフォルダの編集権限も自動的に付与されます。つまり、メンバーに「デザイン」フォルダの編集権限があれば、「デザイン」フォルダ内に含まれる他のフォルダも編集できます。ただし、フォルダへのアクセスを制限している場合は除きます。

チーム フォルダを整理する

最初にフォルダ構造を作成する際には、「会計」「営業」「マーケティング」などの部署ごとにチーム フォルダを追加することをおすすめします。グループにチーム フォルダを割り当てると、そのフォルダは自動的にメンバーの Dropbox アカウントに表示されるようになります。

次項:チーム設定

チーム スペースでアイテムの整理と共有を行う方法をご説明したところで、次に、同期と共同作業を簡素化できるチーム向けのツールと設定について解説します。共有権限の設定、サードパーティ製アプリの接続、セキュリティ、同期、Dropbox Paper のデフォルトの管理方法についてご覧ください。