Dropbox で共有する

かんたんで安全な共有で効率性をアップ!メールにファイルを添付してやり取りする代わりに、Dropbox アカウントからファイルを直接共有できます。ファイルに変更を加えると、共有相手にも自動的にリアルタイムで反映されます。Dropbox を使用すると、同僚との作業だけでなく、社外のクライアントと行う共同作業のワークフローも簡素化できます。

この章では、Dropbox や Dropbox Paper で他のユーザーとファイルを共有する方法や、グループを共有フォルダに招待する方法、フィードバックをリクエストする方法をご説明します。

読み取り専用権限

Dropbox に保管しているファイルはすべて共有できます。まず、共有相手にファイルの編集を許可するのか、閲覧だけ許可するのかを決めます。

共有相手にファイルやフォルダの閲覧権限だけ付与して共有するには、ファイルまたはフォルダから直接ユーザーを招待するか、固有のウェブサイト リンクを作成してメールまたは任意のメッセージ アプリで送信します。

読み取り専用:直接共有する

Dropbox から直接招待してファイルやフォルダを共有する方法

  1. dropbox.com にログインします。

  2. 左側の列で[自分のファイル]をクリックします。

  3. 共有するファイルまたはフォルダにカーソルを合わせます。

  4. 共有]をクリックします。

  5. To]の後に共有相手のメール アドレスまたは名前を入力します(複数入力可)。

  6. フォルダを共有する場合、共有相手に付与するファイルの権限を選択できます。右側のプルダウン メニューから[編集可能]または[閲覧可能]を選択してください。

  7. 共有]をクリックします。そのファイルまたはフォルダのリンクが記載されたメールが共有相手に届きます。

  1. まだインストールしていない場合は、パソコンに Dropbox アプリをインストールします。

  2. そのファイルを右クリック(または control キーを押しながらクリック)し、[Dropbox リンクをコピー]をクリックします。

  3. リンクがクリップボードにコピーされます。そのリンクをメールやチャット、その他のコミュニケーション チャネルに貼り付けます。

  1. 共有するファイルまたはフォルダの保存場所に移動します。

  2. 省略記号[...]をタップします。

  3. 共有]をタップします。

  4. リンクを作成]を選択します。

  5. このファイルまたはフォルダの既存のリンクがある場合は、[リンクを持つユーザーであれば、誰でも閲覧できます]の横にある[共有]をタップします。

  6. 複数のオプションの中から、リンクを共有する方法を選択します。

フォルダを直接共有する

共有相手にファイルの編集権限を付与するには、Dropbox を使用して共有相手とフォルダを直接共有します。

  • フォルダを共有する際に[編集可能]を選択します

  • 共有相手が自分の Dropbox アカウントにログインすると、あなたが共有したコンテンツにアクセスして編集できるようになります

  • 共有フォルダ内のコンテンツに加えた変更は、そのフォルダのメンバーと同期されます

  • 複数のユーザーから成るグループと一括共有する

Dropbox の共有フォルダの詳細をご覧ください。

手順:グループと共有する

管理者が許可している場合、チーム メンバーはユーザー管理グループを作成できます。

  1. Dropbox Business アカウントのログイン情報を使用して dropbox.com にログインします。

  2. ページ左下にあるチーム名をクリックします。

  3. チーム名の横の[グループとメンバー]をクリックします。

  4. グループを作成]をクリックします。

  5. グループ名を入力します。

    - このグループ名はチーム メンバー全員のアカウントに反映されます。グループのマネージャーはいつでもグループ名を変更することができます。

  6. グループを作成]をクリックします。

グループにメンバーを追加したり、グループから削除したりする方法についてはこちらをご覧ください。

ファイル リクエスト

ファイル リクエストを使用すると、Dropbox アカウントを使用して任意のユーザーからファイル(20 GB まで)を集めることができます。リクエスト先のユーザーが行う操作は、まずファイル リクエストをクリックし、次にパソコン上のファイルを選択してから自分の名前またはメール アドレスを入力して[アップロード]をクリックするだけです。ログインの必要がないため、Dropbox アカウントを持っていないユーザーからでも簡単にファイルを集めることができます。また、ファイルの送信方法を先方に細かく指示する必要もないため、ベンダーからの提案書など、さまざまなファイルを手軽に送ってもらうことができて便利です。

収集したファイルはすべて自動的に 1 つの Dropbox フォルダに整理されます。他のユーザーがアップロードしたファイルを閲覧できるのはお客様のみです(共有している場合を除く)。

手順:ファイル リクエストを作成する

  1. dropbox.com にログインします。

  2. ファイル]をクリックします。

  3. ファイル リクエスト]をクリックします。

  4. 新しいファイル リクエストを作成する]をクリックします。

  5. リクエストするファイル]に、ファイルの保存先になるフォルダの名前を入力します。

  6. Dropbox 内でのファイル保存先]に新しいフォルダへのパスが表示されます。フォルダの場所を変更する場合は[フォルダを変更]をクリックします。[締切日を指定]をクリックしてファイル リクエストに締め切りを設定することも可能です。または、[延滞アップロードを許可]を選択して期間を選択します。

  7. 次へ]をクリックします。

  8. ファイル リクエストのリンクをコピーするか、Dropbox アカウントから招待状を直接送信します。

    - [リンクをコピー]をクリックしてファイル リクエストのリンクをコピーし、ファイルをリクエストする相手にリンクを送信します。

    - または、ファイルをリクエストする相手のメール アドレスを入力し、ご利用の Dropbox アカウントから直接送信します。[完了]をクリックして招待メールを送信し、[ファイル リクエスト]画面に戻ります。

リクエストした相手がファイルをアップロードすると、通知メールが届きます。

Dropbox Paper

すべての Dropbox アカウントでご利用いただける Dropbox Paper でアイデアを共有しましょう。Paper は単なるドキュメントではありません。1 か所でアイデアを出し合ったり共同作業を行うのに最適なオンラインのドキュメント ワークスペースです。Paper を利用すると、チームで行う作業の整理や、フィードバックのやり取り、デザインの見直し、会議の運営、共同編集を思いどおりに行うことができます。ドキュメントを共有するかどうかや、共有相手に編集や閲覧、ドキュメントでのコメントを許可するかどうかも選択できます。

Paper はあらゆるウェブ ブラウザに対応しています。集中して作業を行いたい場合は、Paper デスクトップ アプリやモバイル アプリもインストールしてご利用ください。Paper ではドキュメントの保管にクラウドが用いられるため、パソコンのハード ドライブや Dropbox アカウントのストレージの保存容量を消費することがありません。

手順:Dropbox Paper

Paper ドキュメントを新規作成するには次の手順に沿ってください。

  1. Paper]にログインします。

  2. 新規ドキュメントを作成]をクリックします。

よく使用するドキュメントの書式設定には、Paper のテンプレートを使用すると便利です。テンプレートを使用してプロジェクトの作業効率を上げるためのヒント(下記)をぜひご覧ください。

共有可能なテンプレートを任意のドキュメントから作成することも可能です。チームのワークフローに適した書式設定に適宜カスタマイズしてください。

Dropbox Paper でテンプレートを作成、使用、共有する方法をご覧ください。

  1. 共有する Paper ドキュメントを開きます。

  2. ドキュメントの上部にある青色の[招待する]ボタンをクリックします。

  3. 共有相手のメール アドレスを入力して(複数可)、必要に応じてメッセージを追加します。

  4. 編集可能]をクリックして招待する相手に付与する権限を選択します。

    - [コメント可能]を選択すると、他のユーザーがコンテンツにコメントを追加できるようになります。

    - [編集可能]を選択すると、共有相手もコンテンツを直接追加、編集、削除したり、他のユーザーをこのドキュメントに招待したりできるようになります。

  5. 送信]をクリックします。

注:招待メールの受信者が Dropbox Paper アカウントを持っていない場合は、あなたのドキュメントを閲覧する前にアカウント作成画面が表示されます。

デフォルトの設定では、共有するドキュメントへのリンクを持っているユーザーであれば、誰でも編集できます。設定の変更方法を表示

  1. 共有する Paper ドキュメントを開きます。

  2. ドキュメントの上部にある[リンクをコピー]ボタン(チェーンのアイコン)をクリックします。

  3. メールやチャット メッセージ、テキスト メッセージにリンクを貼り付けます。

注:非公開で未整理の(いずれのフォルダにも属さない)ドキュメントを作成した場合、あなた以外のユーザーはそのドキュメントの検索や編集を行えません。この場合、他のユーザーも検索や編集を行えるようにするには、そのドキュメントを共有する必要があります。フォルダ内にドキュメントを作成すると、そのフォルダのメンバーであれば誰でもドキュメントを閲覧、検索、編集することができます。

コメントと共同作業

受信トレイに重要なフィードバックが埋もれてしまうことなく、安心して共同作業に取り組むことができます。メールで繰り返しコメントをやり取りするのではなく、作業中のファイルに提案を直に入力することができます。テキスト、画像、動画でフィードバックを共有したり、他のユーザーをタグ付けして、コメントを追加したことを知らせることができます。許可されているアクセス権によっては、ドキュメント内のテキストを編集できる場合もあります。

使い方:コメントと共同作業

Dropbox ファイルにアクセスできるユーザーであれば誰でもコメントを残したり、他のコメントを見ることができます(ファイルの所有者や管理者がこの機能をオフにしている場合を除く)。

ご利用のパソコン、スマートフォン、タブレットからファイルにコメントする:

  1. dropbox.com でコメントするファイルを開きます。

  2. ページや画像全体にコメントするには、[コメントを入力]と書かれたテキスト ボックスをクリックまたはタップします。

    - コメントを入力します。他のユーザーを @メンションしたり、絵文字を使うこともできます。

  3. 投稿]をクリックします。

ファイルで特定の箇所にコメントを残すこともできます。その場合は dropbox.com にログインしていること、そのファイルが対応しているファイル形式であることが条件になります。

注:コメントを残すと、ファイルの所有者とそのファイルに参加しているユーザー、コメントのスレッドにコメントしたユーザー、コメントのスレッドで @メンションされたユーザーに通知が送信されます。

コメントを編集したり削除する方法、コメント欄を非表示にする方法、通知設定を変更する方法などについては、こちらをご覧ください。

Dropbox Paper では次の方法でドキュメントを共同編集できます。

  • 本文内やコメントでユーザーをメンションできます。同僚をメンションするには、Paper ドキュメントまたはコメントの任意の場所に「@」(アットマーク)とユーザー名を入力してください。 相手がすぐに確認できるように、Dropbox が通知を送信します。

  • 完了しなければならないタスクの To-do リストを作成することができます。友達や同僚にタスクを割り当て、締め切りを設定することもできます。

テキストと画像にコメントする:

  1. テキストを 1 行ハイライト表示すると、書式設定ツールバーが開きます。

  2. 表示されたメニューで、コメント アイコン(吹き出し)をクリックします。

画像の一部にコメントする:

  1. コメントを追加する画像をクリックします。

  2. [+]記号とサークルの付いたアイコンをクリックします。このアイコンをクリックすると、画像の特定の部分にコメントを追加できます。

  3. 画像上で、コメントを追加する部分をクリックします。

  4. コメントを入力し[投稿]をクリックします。

Dropbox Paper でコンテンツの共同作業を行う場合の詳細についてはこちらをご覧ください。