Dropbox Protect でポリシーを使用する方法

Dropbox Protect のポリシーは、管理者が組織全体の潜在的なデータ リスクを自動的に検出して修正するのに役立ちます。ポリシーを使用すると、有効なリンクが含まれるファイル、外部共有コンテンツ、非アクティブ アカウントなどの状態を毎日スキャンできます。

ポリシーの使用方法

要件を設定した後、ポリシーを使用するには次の 2 つの方法があります。複数のポリシーを組み合わせて使うことも、単独で使用することもできます。

• アラートを送信：手動での確認が必要なポリシーの概要を記載したメールを、毎日 8:00（協定世界時）に管理者に送信します。
• 自動的に修正する：毎日午前 8 時（協定世界時）に、一致するアイテムに対して自動修正を実行し、変更内容をアクション履歴に記録します。
  • 組織の規模によっては、自動修正が完了するまでに数時間かかる場合があります。

ポリシーによる、最上位レベルで管理されているアクセス権の処理方法

ポリシーが自動修正を実行する際は、アクセス権が直接追加されたアイテムのみが評価され、修正の対象となります。アクセス権が最上位レベルで管理されているアイテムはスキップされ、修正の対象とはなりません。

これは、ポリシーを介して実行されるオートメーションにのみ当てはまります。修正が適用されないため、これらのアイテムは［アクション履歴］に「スキップ」として記録されます。

最上位レベルの権限に関する詳細をご覧ください。

ポリシーにアクセスする方法

Dropbox Protect にアクセスしてから、サイド パネルの［ポリシー］をクリックします。

ポリシー要件を管理する方法

編集およびカスタマイズできるポリシー カードは 14 枚あります。

1. 無効なポリシー カードの［設定］または有効なポリシー カードの歯車アイコンをクリックします。
2. ポリシーに一意の名前を付けます。
3. ［編集モード］をクリックします。
4. 該当するすべてのフィルターを設定します。
5. ［保存して閉じる］をクリックします。
6. ［アラートを送信する］か、［自動的に修正する］またはその両方を選択します。
   • ［アラートを送信する］を選択した場合は、通知先の管理者の名前またはメール アドレスを入力したり、それらを削除したり、すべてを選択または選択解除したりできます。デフォルトでは、アラートを設定した管理者のみ追加されます。
7. ［確認］を入力します。
8. 無効なポリシー カードの［有効化］または有効なポリシー カードの［更新］をクリックします。

ポリシーの一致を確認しながら、既存のポリシーを編集することもできます。左側のパネルのフィルターを使用して、変更後の一致の内容をプレビューします。

変更する準備ができたら［編集］をクリックし、完了したら［保存して閉じる］をクリックしてください。

利用可能な自動修正

各ポリシー カードには自動修正が設定されており、変更することはできません。

アラートの仕組み

毎日 8:00（協定世界時）に、手動での確認が必要なポリシーの概要を記載したメールが管理者に送信されます。メールには、マッチングを確認するためのリンクも記載されており、アラートを作成したユーザーが特定されます。

ポリシーに一致するアラートを確認して対応する方法

アラート メールの［マッチングを表示］またはポリシー カードのマッチングをクリックすると、ポリシーのマッチングを表示できます。そこから、一致するアラートに対して個別に、または一括して手動で対応できます。

1. 対応する一致を選択します。
2. 実行するアクションをクリックします。
   • リンクタイプを追加
   • リンクタイプを削除
   • 共同編集者を追加
   • 共同編集者を削除
   • 共有を停止
   • 削除
3. 該当する場合は、アクションを選択するか、コラボレーターを入力します。
4. ［確認］を入力します。
5. ［アクション］ボタンをクリックします。

ポリシーを無効にする方法

1. 有効なポリシー カードの歯車アイコンをクリックします。
2. ポリシー カードの下部までスクロールします。
3. ［確認］を入力します。
4. ポリシー カードの左下にある［無効化］をクリックします。
5. 次に、ポップアップで［無効化］をもう一度クリックします。