チームのデータ保持ポリシーを管理する

データ保持機能は、データ ガバナンス アドオンをご購入いただいた Dropbox Business チームのみご利用いただけます。

Dropbox Business の管理者は、データ保持機能を使用することで、コンプライアンスや規制要件を満たすためのポリシーを作成することができます。データ保持ポリシーには、保持と処理という 2 つのタイプがあります。

  • 保持ポリシーは、ファイルの最後のアクティビティに基づいています。データ保持ポリシーを使用すると、チーム メンバーがコンテンツを削除するか完全に削除するかに関係なく、ポリシーが終了するまでコンテンツは保持されます。
  • 処理ポリシーは、ファイルが作成またはアップロードされた時点に基づいています。処理ポリシーでは、コンテンツはポリシーの終了時に自動的に削除され、ポリシーの終了から31日後に完全に削除されます。チーム メンバーはいつでもコンテンツを削除できますが、管理者はコンテンツを完全に削除する前にいつでもダウンロードできます。

  • アクティブなデータ保持ポリシーを最大 100 件まで設定できます。
  • ファイルが完全に削除され、完全に同じ名前で新しいファイルが作成された場合、新しいファイルのみが保持されます。

データ保持ポリシーを作成する

データ保持ポリシーを作成するには、以下の手順に従います。

  1. 管理者のアカウント情報を使用して dropbox.com にログインします。
  2. 管理コンソール]を開きます。
  3. データ ガバナンス]をクリックします。
  4. データ保持]をクリックします。
  5. 新しいポリシー]をクリックします。
  6. ポリシーの名前と詳細情報を入力します。
  7. ポリシータイプを選択します。
  8. 保持期間または処理時間を追加します。
  9. チーム フォルダを追加 ]をクリックして、ポリシーに含めるフォルダを追加します。
  10. 作成]をクリックします。
  11. もう一度[作成]をクリックして確定します。

24 時間以内に、新しいポリシーが適用されたことを確認するメールが届きます。

データ保持ポリシーに含まれるコンテンツをダウンロードする

データ保持ポリシーのコンテンツをダウンロードするには、以下の手順を実行します。

  1. 管理者のアカウント情報を使用して dropbox.com にログインします。
  2. 管理コンソール]を開きます。
  3. データ ガバナンス]をクリックします。
  4. データ保持]をクリックします。
  5. エクスポートするポリシーの横の[... (省略記号) をクリックします。
  6. コンテンツをダウンロード]をクリックします。
  7. ダウンロードに名前とメモを追加します。
  8. 準備する]をクリックします。
ダウンロード用のリンクが記載されたメールが届きます。

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  • 保持されているファイルの最新バージョンのみをダウンロードできます。
  • ダウンロードできるのは、アクティブなデータ保持ポリシーのコンテンツのみです。ポリシーを削除すると、そのポリシーのコンテンツをダウンロードできなくなります。

データ保持レポートを作成する

処理ポリシーを設定した場合、コンテンツが削除される前に電子メールレポートを受信します。レポートはいつでも手動で作成することもできます。

データ保持レポートを作成するには、次の手順に従います。

  1. 管理者のアカウント情報を使用して dropbox.com にログインします。
  2. 管理コンソール]を開きます。
  3. データ ガバナンス]をクリックします。
  4. データ保持]をクリックします。
  5. レポートを作成するポリシーの横の[... (省略記号)をクリックします。
  6. レポートを作成]をクリックします。レポートは自動的に「Dropbox Business レポート」フォルダに保存されます。

データ保持ポリシーを編集する

データ保持ポリシーを編集するには、以下の手順を実行します。

  1. 管理者のアカウント情報を使用して dropbox.com にログインします。
  2. 管理コンソール]を開きます。
  3. データ ガバナンス]をクリックします。
  4. データ保持]をクリックします。
  5. 編集するポリシーの横の[... (省略記号)をクリックします。
  6. ポリシーを編集]をクリックします。
  7. 変更するポリシーの詳細を編集します。
  8. 保存]をクリックし、表示されたウィンドウで[保存]をもう一度クリックします。

データ保持ポリシーを削除する

データ保持ポリシーを削除するには、以下の手順を実行します。

  1. 管理者のアカウント情報を使用して dropbox.com にログインします。
  2. 管理コンソール]を開きます。
  3. データ ガバナンス]をクリックします。
  4. データ保持]をクリックします。
  5. 削除するポリシーの横の[... (省略記号)をクリックします。
  6. ポリシーを削除]をクリックします。
  7. 表示されるウィンドウで[削除]をクリックします。
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