Dropbox DocSend 콘텐츠 폴더를 관리하는 방법

콘텐츠 라이브러리에서는 폴더를 활용하여 콘텐츠를 구성할 수 있습니다. 폴더를 만들면 팀, 유망 고객 또는 고객, 문서 유형 등을 기준으로 콘텐츠를 구분할 수 있습니다.

• 팀 폴더는 팀이 액세스할 수 있는 공개 콘텐츠를 저장하고 정렬하는 데 사용할 수 있습니다. 팀 폴더에 있는 파일이 스페이스에 추가되면 해당 스페이스에 액세스할 수 있는 팀원 모두가 파일을 볼 수 있습니다. 팀 폴더는 콘텐츠 라이브러리 페이지의 팀 폴더 섹션에서 찾을 수 있습니다.

• 개인 폴더는 비공개 또는 민감한 문서를 저장하는 데 적합합니다. 이 섹션은 각 사용자에게만 공개되며 계정의 다른 사용자가 보거나 액세스할 수 없습니다.
  • 개인 폴더에 저장된 콘텐츠가 스페이스에 추가되면, 팀원은 제한된 액세스를 나타내는 잠금 아이콘이 있는 파일의 이름만 볼 수 있습니다.

폴더 만들기

콘텐츠 라이브러리에서는 새 폴더나 하위 폴더를 쉽게 만들 수 있습니다.

새 폴더 만들기:

1. 왼쪽 사이드바에서 콘텐츠 라이브러리를 클릭합니다.
2. 팀 폴더 또는 개인 폴더를 클릭합니다.
3. 폴더 만들기를 클릭합니다.
4. 폴더 이름을 지정합니다.
5. 폴더 추가를 클릭합니다.
6. [확인]을 클릭합니다.

이제 새로운 폴더에 콘텐츠를 업로드하거나 기존 콘텐츠를 폴더로 끌어다 놓을 수 있습니다.

콘텐츠 라이브러리는 회사 및 외부 방문자 활동을 모두 반영하여 폴더의 각 파일에 대한 최근 방문 횟수를 합산하여 표시합니다.

스페이스 내에 폴더 만들기:

1. 폴더를 만들려는 스페이스를 클릭합니다.
2. 오른쪽 상단에서 폴더 아이콘(폴더 추가)을 클릭합니다.
3. 폴더 이름을 지정합니다.
4. 만들기 또는 CSV에서 가져오기를 클릭합니다.

폴더에 있는 항목 수와 스페이스 내 파일 유형을 볼 수 있습니다.

폴더 관리

콘텐츠 페이지에서는 콘텐츠 폴더를 관리하기 위한 추가 작업을 수행할 수 있습니다. 폴더에 마우스를 올려놓고 '…'(추가 옵션)을 클릭하면 다음을 수행할 수 있습니다.

• 공유: 폴더의 모든 문서가 포함된 스페이스 링크를 생성합니다.
• 폴더 추가: 새 폴더 또는 하위 폴더를 만듭니다.
• 이름 변경: 폴더 이름을 변경합니다.
• 파일 요청: 양식을 사용하여 계정에서 파일을 요청합니다.
• 삭제: 폴더를 삭제합니다. 폴더를 삭제하기 전에 확인 메시지가 표시됩니다.

콘텐츠를 다른 폴더로 끌어다 놓아서 옮길 수도 있습니다. 콘텐츠를 다른 폴더로 옮길 때 염두에 두어야 할 사항이 몇 가지 있습니다.

• 콘텐츠를 팀 폴더에서 다른 팀 폴더로 옮기면 일반적으로 콘텐츠나 그 가시성에 영향을 주지 않습니다.
• 콘텐츠를 개인 폴더에서 팀 폴더로 옮기면 콘텐츠를 즉시 팀과 공유하게 되고 다른 사용자도 해당 콘텐츠를 볼 수 있게 됩니다.
• 콘텐츠를 팀 폴더에서 개인 폴더로 옮기면 모든 팀원의 링크가 즉시 제거되고 다른 사용자가 콘텐츠에 액세스할 수 없게 됩니다. 콘텐츠가 이동되기 전에 확인 메시지가 표시됩니다.
  
  

스페이스의 색인 다운로드

데이터룸 색인은 스페이스에 있는 모든 폴더와 파일의 분석이 포함된 콘텐츠 트리를 포함합니다. 관리자와 공동 작업자, 외부 방문자는 스페이스의 색인을 포함된 개별 항목의 메타데이터가 포함된 CSV 파일로 다운로드할 수 있습니다. 스페이스의 색인 다운로드에 대해 자세히 알아보세요.

• 협업을 원활하게 하려면 여러 팀원의 검토가 필요한 문서에 팀 폴더를 사용하세요.
• 기밀 문서나 초안 형식의 문서의 경우, 개인 폴더를 사용하여 누가 액세스할 수 있는지 관리하세요.
• 개인 폴더와 팀 폴더의 콘텐츠를 정기적으로 확인하여 실제로 액세스해야 하는 사용자가 올바른 파일에 액세스할 수 있는지 확인하세요.
• 파일을 팀 폴더에서 개인 폴더로 끌어다 놓거나, 그 반대로도 끌어다 놓을 수 있습니다. 콘텐츠 폴더에 대해 자세히 알아보세요.
  • 참고: 파일을 팀 폴더에서 개인 폴더로, 혹은 그 반대로 옮기면 개인정보 보호 및 액세스 설정이 변경됩니다.