팀의 데이터 보존 정책 관리

데이터 보존은 데이터 거버넌스 부가 기능을 구매한 Dropbox Business 팀에서 사용할 수 있는 기능입니다.

데이터 보존을 사용하면 Dropbox Business 계정 관리자는 규정 준수 및 규제 요건을 충족하는 데 도움이 되는 정책을 만들 수 있습니다. 데이터 보존 정책에는 두 가지 유형의 정책, 즉 보존 및 처리 정책이 있습니다.

  • 보존 정책은 파일의 마지막 활동을 기준으로 합니다. 보존 정책을 사용하면 팀원의 콘텐츠 삭제 또는 영구 삭제 여부와 상관없이 정책이 종료될 때까지 콘텐츠가 보존됩니다.
  • 처리 정책은 파일이 만들어지거나 업로드된 시기를 기준으로 합니다. 처리 정책을 사용하면 정책 종료 시 콘텐츠가 자동 삭제되고, 정책 종료일로부터 31일 이후에 영구 삭제됩니다. 팀원은 언제든지 콘텐츠를 삭제할 수 있지만, 관리자는 콘텐츠가 영구 삭제되기 전에 언제든지 다운로드할 수 있습니다.

참고:

  • 데이터 보존 정책은 최대 100개까지 활성화할 수 있습니다.
  • 파일을 영구 삭제한 다음 삭제한 파일과 동일한 이름으로 새 파일을 생성하는 경우 새 파일만 보존됩니다.

데이터 보존 정책 만들기

데이터 보존 정책을 만들려면 다음과 같이 하세요.

  1. 관리자 로그인 정보로 dropbox.com에 로그인합니다.
  2. 관리 콘솔을 클릭합니다.
  3. 데이터 거버넌스를 클릭합니다.
  4. 데이터 보존을 클릭합니다.
  5. 새 정책을 클릭합니다.
  6. 정책의 이름 및 세부내용을 입력합니다.
  7. 정책 유형을 선택합니다.
  8. 보존 기간 또는 처리 시간을 추가합니다.
  9. 팀 폴더 추가를 클릭해서 정책에 포함할 폴더를 추가합니다.
  10. 만들기를 클릭합니다.
  11. 만들기를 다시 클릭해서 확인합니다.

24시간 이내에 새 정책이 적용되었다는 확인 이메일을 받게 됩니다.

데이터 보존 정책에 포함된 콘텐츠 다운로드

데이터 보존 정책의 콘텐츠를 다운로드하려면 다음과 같이 하세요.

  1. 관리자 로그인 정보로 dropbox.com에 로그인합니다.
  2. 관리 콘솔을 클릭합니다.
  3. 데이터 거버넌스를 클릭합니다.
  4. 데이터 보존을 클릭합니다.
  5. 내보내려는 정책 옆의 ‘(줄임표)를 클릭합니다.
  6. 콘텐츠 다운로드를 클릭합니다.
  7. 다운로드에 이름과 참고 사항을 추가합니다.
  8. 준비를 클릭합니다.
다운로드 링크가 있는 이메일을 받게 됩니다.

참고

  • 보존된 파일의 최신 버전만 다운로드할 수 있습니다.
  • 활성화된 데이터 보존 정책의 콘텐츠만 다운로드할 수 있습니다. 정책을 삭제하면 해당 정책의 콘텐츠를 더 이상 다운로드할 수 없습니다.

데이터 보존 보고서 만들기

처리 정책을 설정하면 콘텐츠가 삭제되기 전에 이메일 보고서를 받을 수 있습니다. 또한 언제든지 보고서를 수동으로 만들 수 있습니다.

데이터 보존 보고서를 만들려면 다음과 같이 하세요.

  1. 관리자 로그인 정보로 dropbox.com에 로그인합니다.
  2. 관리 콘솔을 클릭합니다.
  3. 데이터 거버넌스를 클릭합니다.
  4. 데이터 보존을 클릭합니다.
  5. 보고서를 만들려면 해당 정책 옆의 ‘(줄임표)를 클릭합니다.
  6. 보고서 만들기를 클릭합니다. 보고서가 ‘Dropbox Business 보고서’ 폴더에 자동 저장됩니다.

데이터 보존 정책 수정

데이터 보존 정책을 수정하려면 다음과 같이 하세요.

  1. 관리자 로그인 정보로 dropbox.com에 로그인합니다.
  2. 관리 콘솔을 클릭합니다.
  3. 데이터 거버넌스를 클릭합니다.
  4. 데이터 보존을 클릭합니다.
  5. 수정하려는 정책 옆의 ‘(줄임표)를 클릭합니다.
  6. 정책 수정을 클릭합니다.
  7. 변경하려는 정책 세부내용을 수정합니다.
  8. 저장을 클릭한 다음 창이 나타나면 저장을 다시 클릭합니다.

데이터 보존 정책 삭제

데이터 보존 정책을 삭제하려면 다음과 같이 하세요.

  1. 관리자 로그인 정보로 dropbox.com에 로그인합니다.
  2. 관리 콘솔을 클릭합니다.
  3. 데이터 거버넌스를 클릭합니다.
  4. 데이터 보존을 클릭합니다.
  5. 삭제하려는 정책 옆의 ‘(줄임표)를 클릭합니다.
  6. 정책 삭제를 클릭합니다.
  7. 창이 나타나면 삭제를 클릭합니다.
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