Cara bermula sebagai pentadbir pasukan Dropbox Business

Tahniah kerana memilih Dropbox Business! Panduan ini akan membimbing anda melalui lapan langkah mudah untuk menyediakan akaun anda. Beralih kepada Dropbox Business akan membantu pasukan anda kekal selaras, memastikan data mereka selamat, dan kekal fokus pada kerja penting anda.

Sebagai pentadbir, anda boleh menambah atau membuang ahli pasukan, memantau aktiviti perkongsian, dan melindungi data organisasi dengan mudah. Untuk membolehkan pasukan anda bekerjasama dengan pantas dan berkesan, kami mengesyorkan anda melengkapkan langkah-langkah ini dalam masa 30 hari yang pertama.

Ada orang lain yang boleh membantu menyediakan pasukan anda? Ketahui bagaimana untuk menambah dan menukar pentadbir.

Sila beri perhatian sebelum anda bermula

• Jika anda seorang ahli pasukan Dropbox Business, baca panduan bermula untuk ahli pasukan.
• Jika anda pentadbir pasukan Dropbox Business dengan lebih 250 ahli pasukan, baca panduan bermula untuk pasukan besar.

1. Beri pasukan anda satu ruangan untuk bekerja bersama-sama

Dengan ruangan pasukan yang teratur, pasukan anda boleh mula memanfaatkan Dropbox Business dengan lantas. Pasukan anda mempunyai ruangan kerja kongsian yang berfungsi seperti pemacu kongsian. Cipta folder hanya untuk orang tertentu, atau untuk seluruh pasukan anda. Tetapan lalai akan memberikan semua orang akses, tetapi anda boleh mengubahnya bagi setiap folder. Anda juga akan mempunyai folder anda sendiri untuk fail peribadi.

Untuk bermula dengan ruangan pasukan anda:

• Cipta struktur folder permulaan (anda boleh kemas kini dan tambah lagi kemudian). Ruangan pasukan paling berkesan apabila anda mengatur folder anda dengan jelas berdasarkan struktur organisasi anda. Anda boleh mulakan dengan menambah folder bagi setiap sub-pasukan seperti, “Perakaunan,“ “Jualan,“ dan “Pemasaran.“
• Tambah beberapa fail kerja. Sediakan pasukan anda dengan menambah beberapa dokumen, PDF, atau hamparan. Galakkan ketua pasukan anda untuk mengikut struktur anda.
• Sambil-sambil itu, anda boleh pertimbangkan untuk mengatur pengguna anda ke dalam kumpulan berdasarkan sub-pasukan atau jabatan dalam organisasi anda.

 Konfigurasikan ruangan pasukan anda

2. Berkomunikasi dengan pasukan anda

Memastikan semua orang sedia maklum penting untuk menjayakan pelaksanaan Dropbox. Untuk menjadikan menambah ahli pasukan semudah yang boleh, kami telah mencipta beberapa templat e-mel dengan kebanyakan inti sari yang penting. Layari senarai mesej templat di sini, atau terus cipta templat anda sendiri.

 Lihat templat e-mel

3. Tambah orang ke dalam pasukan anda

Bergantung pada saiz organisasi, anda mungkin mahu memilih beberapa pengguna rintis untuk menguji alat Dropbox sebelum melancarkan kepada seluruh pasukan. Jika anda ada kurang daripada 50 pekerja, mungkin tiada masalah untuk memastikan semua orang bermula sekali gus.

Anda ada dua pilihan untuk menjemput pengguna ke pasukan anda:

 Masukkan alamat e-mel menerusi konsol pentadbir (ringkas dan disyorkan untuk kebanyakan pasukan)

 Gunakan Active Directory connector atau rakan niaga pengurusan identiti (kurang lazim, tetapi berguna untuk syarikat yang mempunyai banyak integrasi)

4. Jadikan Dropbox lebih mudah untuk digunakan dengan aplikasi desktop

Dengan aplikasi dipasangkan, Dropbox berfungsi seperti mana-mana folder lain pada komputer anda. Seret dan lepaskan (atau klik kanan) fail untuk mengalihnya ke dalam folder Dropbox anda. Ia akan dimuat naik secara automatik ke Dropbox, dan anda akan dapat mengaksesnya dari mana sahaja menggunakan aplikasi desktop dan mudah alih kami, atau dengan melayari laman web Dropbox.

 Muat turun dan pasang aplikasi untuk Mac, Windows, atau Linux

5. Jimatkan ruang pemacu keras dengan Smart Sync

Smart Sync ialah satu ciri Dropbox yang membolehkan pasukan anda melihat dan mengakses setiap fail dan folder dalam Dropbox mereka, terus daripada desktop mereka, sementara langsung tidak menggunakan ruang pemacu keras. Ia cara yang sempurna untuk mendapat balik banyak ruang tanpa mengubah aliran kerja pasukan anda. Di bawah ini, anda boleh memilih sama ada fail-fail baru akan dimuat turun secara automatik ke komputer pasukan anda, ataupun jika ia bermula sebagai dalam talian sahaja.

 Semak tetapan Smart Sync

6. Lindungi pasukan anda dengan tetapan keselamatan tambahan

Walaupun Dropbox mematuhi beberapa piawaian penyulitan dan keselamatan yang diterima meluas secara lalai, kami amat mengesyorkan supaya anda mengambil langkah tambahan ini bagi memastikan pasukan dan data anda lebih selamat.

 Hidupkan verifikasi dua langkah (2FA) untuk seluruh pasukan anda

 Tetapkan keizinan perkongsian seluruh pasukan

 Hidupkan single sign-on (pasukan Advanced sahaja)

7. Sambungkan Dropbox ke aplikasi produktiviti kegemaran anda

Kekal fokus pada kerja paling penting anda dengan menyambungkan Dropbox ke aplikasi kegemaran anda. Sama ada anda menggunakan Google, Microsoft, Adobe, Slack, Salesforce atau Atlassian, kemungkinan besar kami ada integrasi ini supaya pasukan anda dapat mengelak daripada bertukar antara alat dan menduakan kerja. Lihat senarai lengkap rakan niaga ini, dan cuba sambungkan sekurang-kurangnya satu aplikasi pihak ketiga semasa anda bermula.

 Sambungkan aplikasi pihak ketiga

8. Belajar lebih lanjut mengenai Dropbox

Ada banyak lagi tentang Dropbox daripada sekadar menyelaraskan fail dan folder. Walaupun panduan ini akan membimbing anda melalui kebanyakan langkah penting untuk bermula, anda dan pasukan anda boleh mempelajari lebih banyak lagi dengan kursus latihan kendiri:

 Hadiri latihan sendiri, atau lihat panduan mula cepat yang lain

 Jemput pasukan anda ke latihan

Itu sahaja! Dengan langkah-langkah ini selesai, anda sudah bersedia untuk menggunakan Dropbox bersama pasukan anda. Ini beberapa pautan jika anda ingin membaca sumber tambahan.

 Belajar lebih lanjut tentang Dropbox dalam pusat bantuan

 Hubungi Sokongan Dropbox

 Periksa jika Dropbox sudah sedia