Cara mula menggunakan aplikasi desktop Dropbox Business

Ya, Dropbox ialah tempat yang selamat untuk barangan penting syarikat anda. Tetapi ia juga penjimat masa yang hebat untuk setiap ahli pasukan—termasuk anda. Ciri-ciri Dropbox mengurangkan kekusutan dan kerja remeh, dan mampu menjadikan kerja anda lebih mudah.

Salah satu ciri penting ini ialah aplikasi desktop Dropbox.

Aplikasi desktop berjalan pada komputer Windows, Mac atau Linux (sama seperti aplikasi mudah alih yang dijalankan pada telefon anda). Antara pelbagai ciri hebat lain, aplikasi desktop memasang satu folder Dropbox pada pemacu keras anda. Folder ini berfungsi seperti folder-folder lain pada komputer anda, namun dengan dua perbezaan penting:

  • Fail yang disimpan di dalam folder Dropbox akan disandarkan ke Dropbox
  • Fail-fail ini disediakan secara automatik pada mana-mana komputer, telefon, atau tablet yang anda pautkan ke akaun Dropbox anda

Bersedia untuk bermula?

1. Cipta akaun Dropbox Business anda

Anda sepatutnya sudah menerima jemputan e-mel untuk menyertai pasukan Dropbox Business anda. Untuk bermula, klik pautan dalam e-mel ini dan ikut arahan. Jika anda tidak menerima e-mel, atau perlu ia dihantar semula, minta bantuan jabatan IT anda atau pentadbir Dropbox Business anda.

Petua pakar: Penyelarasan

Anda akan nampak banyak perkataan “penyelarasan” semasa menggunakan Dropbox. Penyelarasan bermakna anda melihat versi fail yang sama pada mana-mana peranti anda yang mendaftar masuk ke akaun Dropbox anda. Fail-fail yang anda seret masuk ke dalam folder Dropbox akan menyelaras secara automatik ke Dropbox dalam talian. Perubahan atau suntingan terhadap fail-fail di dalam folder ini akan turut diselaraskan ke Dropbox.

2. Buka aplikasi desktop Dropbox

Sekarang anda sudah mencipta akaun, langkah seterusnya adalah untuk memulakan (atau “melancarkan”) aplikasi desktop Dropbox. Dalam sesetengah keadaan, aplikasi mungkin sudah dipasangkan pada komputer anda. Jika belum, anda perlu muat turun dan pasangkan aplikasi.

Jika aplikasi desktop sudah dipasang

Jika aplikasi desktop sudah dipasang pada komputer, anda akan nampak dalam senarai Aplikasi pada komputer anda, ataupun sebagai ikon pada skrin desktop komputer anda. Jika anda nampak mana-mana pilihan ini, klik dua kali untuk melancarkan aplikasi, dan mara kepada langkah 3 dalam panduan ini.

Jika aplikasi desktop belum dipasang

Jika aplikasi desktop belum dipasang pada komputer, anda perlu memuat turun aplikasi. Terdapat tiga cara untuk melakukan ini:

Setelah aplikasi dimuat turun, anda akan melihatnya dalam senarai Aplikasi pada komputer anda ataupun secara langsung pada skrin desktop komputer anda. Klik dua kali untuk melancar, dan kemudian mara kepada langkah 3 dalam panduan ini.

Petua pakar: Tindakan automatik

Aplikasi desktop berjalan di latar belakang, dan memastikan fail-fail anda selaras secara automatik (selagi komputer anda berada dalam talian). Ini bermakna anda tidak perlu memuat naik atau memuat turun fail secara manual.

3. Daftar masuk ke akaun anda

Setelah aplikasi dimuat turun, anda akan nampak folder Dropbox pada pemacu keras anda (ditemui dalam menu Mula, paparan Finder atau pemapar fail). Anda juga sepatutnya nampak ikon Dropbox dalam dulang sistem atau bar menu. Klik aplikasi untuk melancarnya; kemudian anda akan diminta untuk mendaftar masuk.

Pastikan anda mendaftar masuk menggunakan alamat e-mel dan kata laluan yang sama yang digunakan untuk menyertai pasukan Dropbox Business anda. Dengan mendaftar masuk, anda akan “memautkan“ komputer anda terus dengan akaun Dropbox anda. Jika anda dapat mendaftar masuk, mara kepada langkah 4 panduan ini.

  • Petunjuk: Anda juga boleh diminta untuk memasukkan kod verifikasi dua langkah. Hubungi pasukan IT atau pentadbir Dropbox Business anda jika anda tidak pasti apa yang perlu dilakukan.

Petua pakar: Pemasangan pantas

Jika anda sudah menggunakan Dropbox, anda juga boleh melengkapkan penyediaan desktop menggunakan pembaca kod QR pada telefon anda.

Apa perlu dilakukan jika anda tidak nampak kotak kata laluan

Jika anda tidak nampak kotak untuk memasukkan kata laluan anda, barangkali pentadbir pasukan anda telah menghidupkan single sign-on (SSO). Jika benar, ikut langkah-langkah di bawah untuk mengakses Dropbox. Anda akan menggunakan nama pengguna dan kata laluan yang sama yang digunakan untuk mendaftar masuk ke rangkaian syarikat atau alat syarikat lain (seperti Active Directory).

  1. Buka aplikasi desktop Dropbox.
  2. Pilih Saya sudah ada akaun Dropbox, dan klik Teruskan.
  3. Masukkan alamat e-mel anda, tetapi biarkan ruangan kata laluan kosong.
  4. Klik Teruskan.
  5. Klik Dapatkan kod pautan anda.
  6. Jika anda belum mendaftar masuk ke halaman SSO syarikat anda, pelayar web akan dibuka dan anda akan diminta untuk mendaftar masuk. Masukkan alamat e-mel anda, kata laluan kerja (bukan kata laluan Dropbox anda), dan sebarang maklumat lain yang dikehendaki oleh syarikat anda.
  7. Anda akan nampak halaman Dropbox memaparkan satu kod khas. Klik Salin kod pautan.
  8. Kembali ke aplikasi Dropbox dan klik Tampal.
  9. Klik Teruskan, dan ikut prom untuk selesai memautkan akaun Dropbox anda.

4. Tambah fail ke folder Dropbox anda

Apabila anda mendaftar masuk ke Dropbox pada komputer, anda boleh nampak beberapa folder sudah ada dalam akaun anda. Ia akan mempunyai ikon yang berbeza untuk membantu anda memahami makna setiap satu. Anda boleh menggunakan folder-folder ini seperti mana-mana folder lain pada pemacu keras anda.

Terdapat empat jenis folder yang anda mungkin lihat:

Folder biru dengan ikon bangunan

 

Folder pasukan (atau folder di dalam ruangan pasukan). Folder-folder ini dikongsi dengan semua atau sebahagian pasukan Dropbox Business anda, dan diuruskan oleh pentadbir anda. Ia juga boleh dikongsi dengan orang di luar pasukan anda.

Folder ungu dengan ikon orang

 

Folder peribadi (atau folder ahli pasukan). Secara lalai, folder ahli pasukan anda tidak dikongsi dengan orang lain. Tetapi anda boleh berkongsinya jika mahu.

Folder biru

 

Folder biasa. Folder biasa berfungsi sama seperti mana-mana folder lain pada komputer anda: ia cara yang bagus untuk mengatur fail, tetapi tidak dikongsi dengan orang lain.

 

Folder biru dengan dua orang kayu

 

Folder kongsian. Anda boleh menukar folder biasa menjadi folder kongsian pada bila-bila masa. Ahli folder kongsian (orang yang dikongsi) boleh melihat, menulis komen, dan menyunting fail di dalam folder itu.

  • Perhatian: Folder kongsian di dalam folder pasukan mempunyai ikon bangunan.

Perhatian: Wajah ikon folder ini berbeza-beza bergantung pada dari mana anda melihatnya. Ikon-ikon di atas adalah dari laman web Dropbox (dropbox.com).

Terdapat dua cara untuk menambah fail ke folder-folder ini:

  • Seret dan lepaskan dari mana-mana lokasi pada komputer anda (atau dari folder lain dalam Dropbox)
  • Buka fail, klik "Simpan sebagai," dan simpan ke Dropbox sebagai lokasi

5. Pautkan akaun anda ke peranti mudah alih anda

Fail-fail di dalam folder Dropbox tersedia pada mana-mana komputer, telefon atau tablet yang anda pautkan ke akaun Dropbox anda. Jika anda sudah ada aplikasi Dropbox pada telefon atau tablet anda, hanya daftar masuk menggunakan akaun kerja anda. Jika anda tiada aplikasi pada peranti anda yang lain, anda boleh memuat turun:

Petua pakar: Akses berbilang peranti

Penyelarasan berfungsi ke serata peranti yang telah dipautkan ke akaun anda. Hanya daftar masuk ke Dropbox menggunakan nama pengguna dan kata laluan yang sama pada mana-mana komputer, telefon atau tablet, dan anda akan sentiasa nampak fail yang sama.

Jika anda menggunakan aplikasi mudah alih buat kali pertama, lancarkan aplikasi dan daftar masuk menggunakan nama pengguna dan kata laluan untuk akaun kerja anda. Jika anda seorang pengguna Dropbox, ikut langkah-langkah di bawah:

  1. Buka apl Dropbox.
  2. Tekan Saya Sudah Menjadi Pengguna Dropbox.
  3. Masukkan alamat e-mel tetapi tinggalkan ruang kata laluan kosong. Tekan Daftar Masuk ke Dropbox.
  4. Jika anda sudah mendaftar masuk ke halaman pengurusan peranti syarikat anda, aplikasi sepatutnya dilancarkan secara automatik. Jika belum, satu tetingkap pelayar akan dibuka dan meminta anda untuk meneruskan. Masukkan alamat e-mel anda, kata laluan kerja (bukan kata laluan Dropbox anda), dan sebarang maklumat lain yang dikehendaki.
  5. Jika syarikat anda menggunakan SSO, satu halaman baru akan dibuka dalam pelayar anda, meminta kelulusan untuk aplikasi menggunakan SSO. Tekan Benarkan.
  6. Ikut langkah selebihnya dalam aliran penyediaan aplikasi untuk selesai.

6. Pautkan ke akaun Dropbox peribadi anda

Pentadbir pasukan Dropbox Business anda boleh membenarkan anda untuk menyambungkan akaun Dropbox peribadi pada komputer kerja anda. Ini bermakna anda boleh mengakses kedua-dua fail peribadi dan kerja pada peranti yang sama.

  • Petunjuk: Jika pentadbir anda tidak membenarkan ini, anda sentiasa boleh mengakses akaun kerja dan peribadi di laman web Dropbox (dropbox.com).

Selepas anda menyambungkan akaun peribadi dan kerja, anda akan nampak dua folder Dropbox yang berasingan pada pemacu keras anda atau dalam aplikasi mudah alih. Akaun kerja anda akan muncul sebagai Dropbox (Nama syarikat), manakala akaun peribadi akan muncul sebagai Dropbox (Peribadi).

Petua pakar: Akses luar talian

Anda boleh mengakses fail di dalam folder Dropbox pada komputer anda walaupun semasa berada di luar talian. Ini kerana salinan fail-fail ini juga disimpan pada pemacu keras anda. Jika anda menyunting fail semasa berada di luar talian, Dropbox akan menyelaraskan perubahan ini apabila anda berada dalam talian.

7. Mula gunakan Dropbox

Okey. Anda sudah selesai memasang Dropbox dan mendaftar masuk pada semua peranti, dan anda sudah menambah fail-fail penting anda. Anda sudah bersedia untuk mula menggunakan Dropbox, dan meluahkan daya kreatif anda.

Perlukan apa-apa lagi? Pentadbir dalam pasukan Dropbox Business anda adalah penasihat anda, dan tempat terbaik untuk diajukan idea atau pertanyaan.

Cari pentadbir dalam pasukan Dropbox Business anda.

 

Baru dengan Dropbox?

Tidak kira anda baru dengan Dropbox atau cuma mahu belajar balik, dapatkan yang terbaik daripada akaun Dropbox anda dengan memanfaatkan latihan panduan kendiri atau kelas latihan bimbingan pelatih

Sejauh manakah artikel ini membantu?

Kami kesal mendengarnya.
Beritahu kami bagaimana kami boleh perbaiki:

Terima kasih atas maklum balas anda!
Beritahu kami bagaimana artikel ini membantu:

Terima kasih atas maklum balas anda!

Cara lain untuk mendapatkan bantuan